استقرار ERP یکی از مهم‌ترین و پرهزینه‌ترین پروژه‌های فناوری اطلاعات در سازمان‌هاست. این سیستم قرار است فرایندهای سازمان را یکپارچه، بهره‌وری را افزایش و تصمیم‌گیری را بهبود بخشد. اما واقعیت این است که بسیاری از پروژه‌های ERP به اهداف مورد انتظار نمی‌رسند. اگر شما هم در مسیر پیاده‌سازی ERP با مشکلاتی مثل افزایش بی‌رویه هزینه‌ها، نارضایتی کاربران، کاهش بهره‌وری یا حتی توقف پروژه مواجه شده‌اید، تنها نیستید.
شکست استقرار ERP پدیده‌ای است که دلایل متعددی دارد؛ از انتخاب اشتباه نرم‌افزار گرفته تا ضعف در مدیریت تغییر و آموزش ناکافی پرسنل. در این مقاله، با نگاهی عمیق و کاربردی به دلایل رایج شکست پروژه‌های ERP، نمونه‌های واقعی و راهکارهایی برای پیشگیری از آن خواهیم پرداخت. اگر در آستانه انتخاب یا اجرای یک سیستم ERP هستید، خواندن این مطلب می‌تواند مسیر شما را تغییر دهد.
در شکست استقرار ERP، چه کسی مقصر است؟
در صورت بروز مشکلات سیستم یا نرم افزار ERP ممکن است به سرعت فروشنده، مشاور ERP یا یکپارچه‌ساز سیستم را متهم کنید، مهم است که نگاهی دقیق‌تر به وضعیت بیندازید. این احتمال وجود دارد که تیم پروژه شما برخی از مسئولیت‌ها را بر عهده بگیرد. در ادامه با 6 دلیل شکست پروژه‌های نرم‌افزاری ERP آشنا شوید:
1. مجری فروشنده نامطمئن
اجرای سیستم ERP پیش از اینکه مدیران ارشد در آن شرکت کنند، دستورالعملی برای فاجعه است. به طور کل رضایت مدیران هر سازمان یکی از اصلی‌ترین دلایل موفقیت یا شکست پروژه‌های نرم‌افزاری است. پیاده‌سازی موفقیت‌آمیز ERP به یک تیم فعال و درگیر از مدیران و مجریان که حاضر به پشتیبانی از شما با پول، منابع و ارتباطات هستند، بستگی دارد.
بدون این پشتیبانی، پروژه شما ممکن است قبل از تکمیل متوقف شود. ایجاد هر تحولی در کسبوکار مقدار زیادی ریسک را به همراه دارد، اما وقتی مجریان با اهداف پروژه و الزامات دستیابی به آن هماهنگ نیستند؛ این ریسک‌ها بیشتر می‌شوند.
2. تشکیل یک تیم پروژه غیرمنسجم
آیا تیم پروژه ERP شما شامل افرادی است که می‌توانند مسئولیت‌های فنی پروژه ERP را کنترل کنند؟ بسیاری از سازمان‌ها تیم‌های پروژه خود را با کارمندانی تجهیز می‌کنند که توانایی یا تمایلی برای ایجاد تغییر به بخش‌های دیگر سازمان خود، به پیشگامی در فعالیت‌های آموزشی یا حضور در مهندسی مجدد فرآیند کسبوکار، ندارند.
حتی اگر تیم پروژه شما به اندازه کافی بزرگ باشد، ممکن است ترکیبی از افراد مناسب نباشد. تشکیل تیم پروژه با افراد بی‌تجربه؛ می‌تواند منجر به قطع ارتباطات بین واحدهای شرکت، تاخیر در بازدهی و سوتفاهم‌های شدیدی شود که در نهایت منجر به شکست ERP می‌شوند.
3. خودکار کردن ناکارآمدی‌ها
یکی دیگر از مهم‌ترین عوامل موفقیت و شکست ERP مربوط به فرایندهای سازمان و بهبود آنها است. زمانی که نمی‌توانید فرآیندهای خود را قبل از انتخاب یک سیستم ERP بهبود ببخشید، شما خطر ناکارآمدی خودکار را دارید. اما چطور می‌توانید بگویید که آیا به طور مناسب بر بهبود فرآیند تمرکز کرده‌اید یا خیر؟
اگر پیاده‌سازی سیستم ERP به کمتر از تحقق منافع مورد انتظار منجر شود، نشانه‌ای است که فرآیندهای سازمان شما به توجه بیشتری نیاز دارند. خودکار کردن یک فرآیند ناکارآمد همیشه آن را کارآمدتر نمی‌کند. نرم‌افزار ERP نمی‌تواند به طور جادویی ناکارآمدی‌هایی مانند تکرار کار یا فرایندهای مصوب پیچیده را حذف کند.
این فرایندها باید قبل از انتخاب ERP بهبود یابند تا شما بتوانید مشخص کنید که آیا فروشنده ERP می‌تواند از این فرایندهای بهینه به روشی پشتیبانی کند که برای سازمان شما قابل درک باشد یا خیر. زمانی که یک راهکار ERP نمی‌تواند الزامات کسبوکار شما را برآورده کند، ممکن است بخواهید فروشنده را مقصر بدانید، اما اغلب، علت بهبود فرایند ناکافی و جمع‌آوری الزامات ERP است.
4-پروژه را به مانند پروژه
4. فناوری تلقی کردن
باید دقت کنید که پیاده‌سازی ERPشما بیشتر جزء یک پروژه کسبوکار است تا یک پروژه فناوری. با این حال، بسیاری از شرکت‌ها تمرکز بسیاری را روی جنبه‌های فنی پروژه می‌گذارند و افراد و جنبه‌های بهبود فرآیند را نادیده می‌گیرند. در نتیجه، این پروژه به مزایای قابل‌اندازه‌گیری در کسبوکار نمی‌انجامد.
یک مزیت واقعی کسبوکار چیزی شبیه این است که «زمان انتظار خدمات مشتری را x دقیقه کم می‌کند.» این یک مزیت تجاری ERP است که با اهداف سازمانی وسیع‌تر همسو است، مانند بهبود تجربه مشتری. دستیابی به این اهداف مرتبط با کسبوکار نیازمند تمرکز بر روی فرآیندهای کسبوکار و سرمایه انسانی است.
به هر حال، کارمندان شما اولین کسانی هستند که فرایندها را متحول می‌کنند و بر ارزش کسبوکار می‌افزایند. بنابراین اگر آنها برای استفاده موثر از راهکار جدید نرم‌افزار ERP تجهیز نشده باشند، شما نباید انتظار منافع تجاری زیادی داشته باشید. در حقیقت، یکی از مهم‌ترین مشکلات ERP در زمان اجرا؛ مدیریت تغییر سازمانی است. بنابراین شرکت‌هایی که مدیریت تغییر سازمانی را نادیده می‌گیرند به احتمال زیاد شکست پیاده‌سازی ERP را تجربه می‌کنند.
5. داشتن انتظارات زمانی و هزینه‌ای غیر واقع‌گرایانه
برآورد هزینه یک پروژه ERP می‌تواند دشوار باشد. فعالیت‌های بسیاری وجود دارند که در ابتدا در نظر گرفته نمی‌شوند و این انتظارات غیرواقعی می‌توانند منجر به هزینه‌های پیش‌بینی‌نشده و هزینه‌های مازاد بودجه شوند. با توجه به گزارش ERP سال 2020 ما، سازمان‌ها به طور متوسط ۶۶ % بیشتر از بودجه هزینه کرده‌اند و ۳۳ % بیشتر از برنامه‌ی زمان‌بندی‌شده زمان صرف کرده‌اند.
در حالی که فروشنده یا یکپارچه‌ساز سیستم شما ممکن است بتواند به طور دقیق هزینه‌های پیاده‌سازی فنی را برآورد کند، اما آنها همیشه هزینه‌ی عوامل موفقیت مانند آموزش سفارشی و ارتباط هدفمند را حساب نمی‌کنند. این وظیفه شماست که تلاش خود را انجام دهید و مشخص کنید که آیا تخمین هزینه‌ی فروشنده قبل از این که آن را امضا کنید، دقیق است یا نه.
6. مجوز دادن به شخصی‌سازی بسیار زیاد نرم‌افزار
با وجود امکانات زیاد سیستم‌های ERP، اما شما ممکن است به مقداری سفارشی‌سازی برای متناسب کردن فرآیندهای کسبوکار خود با هدف ایجاد مزیت رقابتی نیاز داشته باشید. در حالی که هیچ مشکلی با حداقل سفارشی‌سازی کردن وجود ندارد، اما این مساله می‌تواند دردسرساز باشد.
کارمندان ممکن است به درخواست‌های سفارشی‌سازی خود برای ساختن یک فرآیند مانوس‌تر و آسان‌تر برای یادگیری ادامه دهند. بدون نظارت ساختار مدیریت پروژه برای تعیین اینکه کدام یک از این درخواست‌ها ارزش واقعی به کسبوکار می‌افزایند، پروژه شما ممکن است تمام شود و در نهایت منجر به شکست ERP شود.
راه‌های جلوگیری از شکست پروژه ERP
جلوگیری از شکست پروژه ERP نیازمند نگاه جامع، برنامه‌ریزی دقیق و همراهی با یک تیم متخصص است. بسیاری از شکست‌ها نه به خاطر فناوری، بلکه به دلیل تصمیم‌گیری‌های اشتباه، عدم آمادگی سازمان یا انتخاب نادرست شریک اجرایی رخ می‌دهند. برای کاهش ریسک و افزایش شانس موفقیت، به موارد زیر توجه ویژه داشته باشید:
۱. تعریف دقیق اهداف پروژه
پیش از هر اقدامی، باید مشخص شود که سازمان دقیقاً چه انتظاری از پیاده‌سازی ERP دارد. آیا هدف صرفاً خودکارسازی فرآیندهاست یا دستیابی به یکپارچگی اطلاعات و بهبود تصمیم‌گیری؟ بدون هدف‌گذاری شفاف، مسیر پروژه مبهم شده و احتمال انحراف بالا می‌رود.
۲. انتخاب نرم‌افزار متناسب با نیاز کسبوکار
هر سازمان ویژگی‌ها و فرآیندهای منحصربه‌فردی دارد. انتخاب نرم‌افزاری که قابلیت سفارشی‌سازی، مقیاس‌پذیری و پوشش نیازهای واقعی سازمان را داشته باشد، یکی از مهم‌ترین عوامل موفقیت پروژه است.
۳. مشارکت فعال مدیریت ارشد
پروژه‌های ERP بدون حمایت و حضور فعال مدیران ارشد معمولاً با مقاومت داخلی و ضعف در تصمیم‌گیری مواجه می‌شوند. مدیریت باید نقش رهبری پروژه را برعهده گرفته و از تخصیص منابع لازم اطمینان حاصل کند.
۴. آموزش و مشارکت کارکنان
کارکنانی که قرار است با سیستم جدید کار کنند، باید از ابتدا در جریان پروژه قرار گرفته و آموزش ببینند. مشارکت دادن کاربران کلیدی در فاز تحلیل نیازمندی‌ها، هم‌راستایی سیستم با واقعیت‌های عملیاتی را تضمین می‌کند و مقاومت در برابر تغییر را کاهش می‌دهد.
۵. انتخاب یک شریک اجرایی باتجربه
همکاری با شرکتی که تجربه پیاده‌سازی موفق ERP در سازمان‌های مشابه را دارد، ریسک‌های فنی، زمانی و مالی را به حداقل می‌رساند. چنین شرکتی می‌تواند نقش راهبر و مشاور را در تمامی مراحل پروژه ایفا کند و از تکرار اشتباهات رایج جلوگیری نماید.
۶. مدیریت تغییر
ERP تنها یک پروژه نرم‌افزاری نیست، بلکه یک پروژه تغییر سازمانی است. بدون برنامه‌ریزی برای مدیریت تغییر (Change Management)، حتی بهترین نرم‌افزارها هم با شکست مواجه می‌شوند. ایجاد شفافیت، برقراری ارتباط مؤثر و مدیریت انتظارات ذی‌نفعان، کلید عبور موفق از این مسیر است.
جمع‌بندی
شکست استقرار ERP می‌تواند خسارت‌های جبران‌ناپذیری برای یک سازمان به همراه داشته باشد؛ از اتلاف منابع مالی گرفته تا کاهش انگیزه کارکنان و اختلال در عملیات روزمره. همان‌طور که در این مقاله بررسی کردیم، دلایل زیادی پشت این شکست‌ها وجود دارد، اما با برنامه‌ریزی دقیق، انتخاب نرم‌افزار مناسب و همراهی یک تیم متخصص می‌توان از بروز بسیاری از آنها جلوگیری کرد.
همکاران سیستم با تکیه بر دهه‌ها تجربه در پیاده‌سازی پروژه‌های ERP در سازمان‌های متوسط و بزرگ و ارائه‌ی راهکارهای متناسب با نیاز کسب‌وکارها، می‌تواند نقش مؤثری در موفقیت پروژه ERP شما ایفا کند. پیش از هر تصمیمی، از تجربه متخصصان استفاده کنید و گام‌های اجرایی خود را هوشمندانه بردارید.
مترجم: مریم مردانی منبع: panorama