تصور کنید همه‌چیز در یک سازمان به‌خوبی در حال پیش رفتن است؛ تولید با سرعت انجام می‌شود، انبارها به‌موقع شارژ می‌شوند، کالاها دقیقا همان موقعی که باید، به دست مشتری می‌رسند و هیچ خبری از تأخیر یا کمبود نیست. چه کسی پشت این هماهنگی بی‌نقص ایستاده است؟ کارشناس یا مدیر لجستیک.
موفقیت یک سازمان دیگر فقط به کیفیت محصول یا خدمات وابسته نیست، بلکه به کارآمدی و چابکی زنجیره تأمین آن نیز بستگی دارد. در قلب این زنجیره، مدیر یا کارشناس لجستیک قرار دارد؛ فردی که نه‌تنها وظیفه هماهنگی بین بخش‌های مختلف را بر عهده دارد، بلکه باید به کمک فناوری، داده و تصمیم‌گیری‌های دقیق، سازمان را در مسیر بهره‌وری و رضایت مشتری هدایت کند.
این مقاله شما را با شرح وظایف کارمند لجستیک، مدیر لجستیک، تفاوت آنها با دیگر نقش‌های مرتبط، وظایف کلیدی، مهارت‌های ضروری برای موفقیت در این جایگاه و همچنین تأثیر فناوری‌های نوین بر آینده لجستیک آشنا می‌کند.
کارشناس لجستیک کیست و چه نقشی در سازمان دارد؟
کارشناس و مدیر لجستیک باهم فعالیت می‌کنند و می‌توان گفت کارشناس لجستیک یکی از اعضای کلیدی تیم زنجیره تأمین در سازمان‌هاست که معمولا با نظارت مدیر لجستیک فعالیت می‌کند. خلاصه شرح وظایف کارشناس لجستیک این است که از اجرای دقیق، به‌موقع و بهینه فرآیندهای لجستیکی اطمینان حاصل کند. این نقش معمولا در سطح اجرایی و عملیاتی تعریف می‌شود و تمرکز آن بر پیاده‌سازی و هماهنگی فعالیت‌های مرتبط با حمل‌ونقل، انبارداری، توزیع و پشتیبانی از فرآیندهای تأمین است.
در واقع، کارشناسان لجستیک با جمع‌آوری و تحلیل داده‌ها، تعامل با تأمین‌کنندگان، مدیریت عملیات روزمره و پشتیبانی از مدیر لجستیک، نقش مهمی در عملکرد بهینه زنجیره تأمین ایفا می‌کنند.
شرح وظایف کارشناس و کارمند لجستیک
برنامه‌ریزی و پیگیری حمل‌ونقل: هماهنگی با شرکت‌های حمل‌ونقل، برنامه‌ریزی مسیرها و زمان‌بندی ارسال و دریافت کالاها.
کنترل موجودی و انبار: نظارت بر ورود و خروج کالاها، اطمینان از ثبت دقیق اطلاعات در سیستم و بررسی مغایرت‌های موجودی.
ثبت و پردازش اسناد لجستیکی: تهیه، بایگانی و پیگیری اسناد مرتبط با بارنامه، فاکتورها، مجوزها و سایر مدارک حمل و توزیع.
تعامل با تأمین‌کنندگان و مشتریان: پیگیری سفارشات، پاسخگویی به مشکلات مربوط به تحویل، و ایجاد هماهنگی میان واحدهای داخلی و خارجی سازمان.
پایش شاخص‌های عملکردی (KPI) : تحلیل داده‌ها برای سنجش کارایی لجستیک، مانند زمان تحویل، نرخ خطا، و هزینه‌های حمل.
همکاری با سایر واحدها: کارشناس لجستیک به‌طور مستقیم با واحدهای تدارکات، انبار، فروش و برنامه‌ریزی در ارتباط است و نقش هماهنگ‌کننده بین این بخش‌ها را ایفا می‌کند.
مدیر لجستیک کیست و چه نقشی در سازمان دارد؟
حالا به نقش مدیر لجستیک در سازمان اشاره می‌کنیم. مدیر لجستیک فردی است که مسئولیت هماهنگی و مدیریت فرآیندهای مرتبط با جریان مواد، اطلاعات و کالاها در داخل و خارج از سازمان را بر عهده دارد. این مسئولیت‌ها شامل نظارت بر انبارداری، حمل‌ونقل، توزیع و مدیریت موجودی است، به طوری که فرآیندهای تأمین و توزیع کالا به شکل مؤثر و به موقع انجام شوند. در حقیقت، این مدیر در قلب زنجیره تأمین قرار دارد و باید اطمینان حاصل کند که همه مراحل از تأمین مواد اولیه تا تحویل نهایی به مشتریان، به‌طور هماهنگ و بدون اختلال پیش بروند.
فرض کنید یک شرکت تولید لوازم خانگی در حال راه‌اندازی یک مدل جدید یخچال است. در این پروژه، مدیر لجستیک یا کارشناس لجستیک مسئول اطمینان از تأمین به موقع مواد اولیه، هماهنگی حمل‌ونقل و توزیع سریع به مشتریان است. اگر تأمین‌کننده مواد نتواند به‌موقع کالا ارسال کند، مدیر لجستیک باید با همکاری مدیر تدارکات، تأمین‌کننده جدیدی پیدا کرده و اطمینان حاصل کند که تولید بدون وقفه ادامه یابد.
ارتباط مدیر لجستیک با مدیر انبار و تدارکات
مدیر لجستیک به طور کلی مسئول نظارت بر تمامی فرآیندهای لجستیکی سازمان است و باید اطمینان حاصل کند که تمام اجزای زنجیره تأمین به‌طور یکپارچه عمل می‌کنند. این شامل مدیریت جریان مواد، حمل‌ونقل، توزیع و ارتباط با سایر بخش‌ها است.
در حالی که مدیر لجستیک دیدگاه کلان‌تری به فرآیندهای لجستیکی دارد و مسئول هماهنگی تمامی بخش‌ها و فرآیندهای مختلف است، مدیر انبار و تدارکات بیشتر به جنبه‌های عملیاتی و تخصصی خود متمرکز هستند. به عبارت دیگر، مدیر لجستیک نقشی استراتژیک دارد که نظارت کلی بر فعالیت‌ها را بر عهده دارد، در حالی که مدیران انبار و تدارکات به‌طور خاص روی جنبه‌های خاصی از لجستیک مانند ذخیره‌سازی و تأمین مواد اولیه تمرکز می‌کنند.
مهم‌ترین وظایف مدیر لجستیک چیست
۱. برنامه‌ریزی و مدیریت زنجیره تأمین
مدیر لجستیک مسئول طراحی و پیاده‌سازی راهبردهای مؤثر برای مدیریت جریان کالا، اطلاعات و منابع در کل زنجیره تأمین است. او باید تعادل بین عرضه و تقاضا را حفظ کند و از تحقق اهداف زمانی و کیفی سازمان در فرآیندهای لجستیکی اطمینان یابد.
۲. مدیریت تأمین‌کنندگان و قراردادها
یکی از وظایف مهم مدیر لجستیک، انتخاب تأمین‌کنندگان قابل اعتماد، مدیریت قراردادها و ارزیابی مداوم عملکرد آن‌هاست. او باید بتواند با مذاکره مؤثر، بهترین شرایط قیمت، زمان تحویل و کیفیت را برای سازمان فراهم کند.
۳. نظارت بر انبارداری و کنترل موجودی
مدیر لجستیک باید بر عملیات انبار نظارت داشته باشد، موجودی‌ها را پایش و تجزیه‌وتحلیل کند و از به‌روز بودن اطلاعات در سیستم‌های انبارداری اطمینان حاصل نماید. هدف، کاهش هزینه‌های نگهداری و جلوگیری از کمبود یا مازاد موجودی است.
۴. مدیریت حمل‌ونقل و توزیع
او باید مسیرها و شیوه‌های حمل‌ونقل را بهینه‌سازی کند، با شرکت‌های حمل‌ونقلی هماهنگ باشد و برنامه‌ریزی دقیقی برای توزیع کالاها داشته باشد. این کار به کاهش هزینه‌ها، زمان تحویل و افزایش رضایت مشتری کمک می‌کند.
۵. تحلیل داده‌ها و بهبود مستمر
کارشناس لجستیک یا مدیر لجستیک باید شاخص‌های عملکرد کلیدی (KPIs) مانند زمان تحویل، دقت موجودی و هزینه‌های لجستیک را رصد کند. از طریق تحلیل داده‌ها، فرآیندها را بهبود می‌دهد و اقداماتی برای افزایش کارایی و کاهش اتلاف منابع پیشنهاد می‌کند.
۶. مدیریت تیم و هماهنگی بین‌بخشی
مدیریت کارکنان واحد لجستیک، آموزش، ارزیابی عملکرد و انگیزش تیم بخشی از وظایف مدیر لجستیک است. او همچنین باید ارتباط مؤثری با سایر بخش‌ها مانند تولید، فروش، مالی و فناوری برقرار کند تا فرآیندها به شکل یکپارچه پیش بروند.
مهارت‌های مورد نیاز مدیر و کارشناس لجستیک
۱. مهارت برنامه‌ریزی و سازماندهی
یک کارمند لجستیک باید توانایی بالایی در برنامه‌ریزی مسیرها، زمان‌بندی فعالیت‌ها و تخصیص منابع داشته باشد. بدون این مهارت، هماهنگی بین بخش‌های مختلف زنجیره تأمین دچار اختلال می‌شود.
۲. تفکر تحلیلی و حل مسئله
توانایی تحلیل داده‌ها، شناسایی گلوگاه‌ها و ارائه راه‌حل‌های منطقی و عملی برای بهبود فرآیندها از ویژگی‌های حیاتی در این نقش است. این مهارت به تصمیم‌گیری بهتر در شرایط پیچیده و متغیر کمک می‌کند.
۳. ارتباطات مؤثر
مدیر لجستیک باید بتواند با تیم داخلی، تأمین‌کنندگان، مشتریان و سایر واحدهای سازمان ارتباط شفاف، حرفه‌ای و سازنده برقرار کند. این مهارت در هماهنگی بین‌بخشی و پیشبرد مؤثر پروژه‌ها نقش مهمی دارد.
۴. آشنایی با فناوری و ابزارهای نرم‌افزاری
تسلط به نرم‌افزارهای مختلف از جمله نرم افزار SCM (مدیریت زنجیره تأمین)، سیستم ERPو نرم افزار انبارداری در کنار ابزارهای ردیابی حمل‌ونقل برای تحلیل و کنترل دقیق فرآیندها ضروری است. فناوری، بازوی توانمندساز مدیر لجستیک است.
۵. رهبری و مدیریت تیم
او باید بتواند تیم‌های چندوظیفه‌ای را هدایت، آموزش و انگیزه‌بخشی کند. موفقیت در لجستیک بدون توانایی در مدیریت منابع انسانی و ایجاد فرهنگ همکاری و پاسخگویی، دشوار است.
6. آشنایی با فرآیندهای خرید و تدارکات
درک عمیق از سازوکارهای خرید، مزایده، مناقصه و قراردادها به او کمک می‌کند تا تعامل مؤثری با تیم تدارکات داشته باشد و در کنترل هزینه‌ها و ریسک‌های تأمین موفق عمل کند.
کاربرد فناوری‌های نوین در شغل مدیر و کارشناس لجستیک
واقعیت آن است که در محیط کسب‌وکار کنونی، زنجیره تأمین تنها یک شبکه از حمل‌ونقل و انبارداری نیست، بلکه یک سیستم پیچیده و هوشمند است که باید در برابر تغییرات بازار، نوسانات تقاضا، بحران‌های جهانی و نیاز به تحویل سریع و به‌موقع واکنش نشان دهد.
در چنین شرایطی، به‌کارگیری فناوری‌های نوین خصوصا اینترنت اشیاء، هوش مصنوعی، تحلیل داده و فناوری ERP برای مدیران و کارشناسان لجستیک دیگر یک انتخاب نیست، بلکه به یک ضرورت رقابتی تبدیل شده است.
۱ . اینترنت اشیا (IoT)
اینترنت اشیا به مدیران لجستیک این امکان را می‌دهد که اجزای مختلف زنجیره تأمین مانند وسایل نقلیه، انبارها، بسته‌ها و حتی تجهیزات را به شکل لحظه‌ای ردیابی و پایش کنند. یک شرکت لجستیکی می‌تواند با نصب حسگرهای IoT روی کانتینرهای حمل کالا، دمای داخلی آنها را پایش کند. اگر دما از حد مجاز خارج شود (مثلاً در حمل دارو یا مواد غذایی)، بلافاصله هشدار ارسال می‌شود و اقدامات اصلاحی انجام می‌گیرد.
۲. سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP)
نرم افزار ERP به شرکت‌ها کمک می‌کنند تا تمام اطلاعات مربوط به منابع، عملیات و فرآیندهای مالی، فروش، تولید و تدارکات را در یک بستر یکپارچه مدیریت کنند. برای مثال، یک مدیر لجستیک با استفاده از نرم افزار خرید و تدارکات در سیستم ERP، می‌تواند وضعیت سفارشات خرید، سطح موجودی و قراردادهای تأمین را هم‌زمان مشاهده کند و تصمیم‌گیری سریع‌تری برای تأمین به‌موقع مواد اولیه انجام دهد.
۳. سیستم‌های مدیریت زنجیره تأمین (SCM)
نرم افزار SCM برای برنامه‌ریزی، کنترل و هماهنگی تمامی فعالیت‌های مرتبط با زنجیره تأمین طراحی شده‌اند، از تأمین مواد اولیه تا تحویل محصول نهایی به مشتری. در یک شرکت تولیدی، سیستم SCM می‌تواند بر اساس داده‌های فروش و موجودی انبار، سفارشات تأمین را به طور خودکار تنظیم کند تا هم از کمبود موجودی جلوگیری شود و هم از انباشت بیش از حد کالا.
۴. هوش مصنوعی و یادگیری ماشین
هوش مصنوعی و یادگیری ماشینی ابزارهایی هستند که به تحلیل حجم انبوهی از داده‌ها، پیش‌بینی رفتار بازار، بهینه‌سازی مسیرهای توزیع و شناسایی الگوهای پنهان کمک می‌کنند. یک پلتفرم لجستیکی مبتنی بر هوش مصنوعی می‌تواند داده‌های آب‌وهوایی، ترافیک، ظرفیت حمل‌ونقل و سفارش‌های ورودی را تحلیل کند و بهترین مسیر حمل کالا را با کمترین هزینه و زمان پیشنهاد دهد.