با بزرگ شدن اندازه شرکت‌ها، پیچیدگی عملیات و فرآیندها افزایش پیدا میکند. از طرفی انجام تحلیل‌های دقیق با روش‌های سنتی، دشوار و زمان‌بر است و نتایج بدست آمده از بررسی‌های دستی، به قدر کافی مطمئن و قابل استناد نخواهند بود.
در این شرایط به‌کارگیری یک سیستم ERP برای مدیریت یکپارچه و اتوماتیک فرایندهای سازمان بیش از پیش اهمیت می‌یابد. در این مقاله قصد داریم ERP چیست را توضیح دهیم و به مزایا و ویژگی‌های آن اشاره کنیم.
ERP چیست و چه کاربردهایی دارد؟
ERP مخفف عبارت لاتین Enterprise resource planning یا همان سیستم برنامه ریزی منابع سازمان است. منابع می‌تواند شامل نیروی انسانی، مواد اولیه، سرمایه، دارایی و هر آنچه سازمان در اختیار دارد، باشد.
یکی از ویژگی‌های نرم افزار ERP این است که بر پایگاه داده اشتراکی استوار است. این پایگاه داده، مجموعه‌ی جامعی از اطلاعات است که هر کسب‌و‌کاری برای مدیریت فرآیندهای اساسی‌اش (از حسابداری و مدیریت مالی تا مدیریت موجودی کالا، تولید، سفارشات و منابع انسانی) به آن نیاز دارد.
با استفاده از چنین داده‌هایی است که سیستم ERP ماژول‌های مختلفی ایجاد و از این طریق، گردش کاری سازمان را خودکار و یکپارچه میکند، عملیات را پیگیری و تحلیل میکند و در نهایت باعث می‌شود فرآیند تصمیمگیری در سازمان سریع‌تر و هوشمندانه‌تر باشد.
ERP یک بسته نرمافزاری کاربردی درون سازمانی، جامع و سازماننگر، ماژولار، استاندارد و شامل یک مجموعه از ماژول‌های یکپارچه، آماده راه‌اندازی، از پیش طراحی شده و از پیش مهندسی شده ولی قابل تنظیم و پیکربندی بر اساس نیازهای پویای سازمان‌ها است.
این راهحل کاملا انعطاف‌پذیر، فرآیندگرا و اطلاعات محور بوده و شامل کلیه فعالیت‌ها و فرآیندهای اصلی و مؤثر در ایجاد ارزش افزوده سازمان است. فرآیندهای از پیش تعریف شده در سیستم بر اساس تجربیات و گزینه‌های بر‌تر استخراج شده‌اند.
در یک تعریف کلی میتوان گفت ERP یک راهحل نرمافزاری است که تمام فعالیت‌های واحدهای مختلف سازمان را به طور یکپارچه در یک سیستم نرمافزاری واحد تعریف و ایجاد میکند.
در واقع از طریق سیستم ای آر پی در یک سازمان بین واحدهای مختلف منابع انسانی، مالی، اداری، فروش و … یک نوع یکپارچگی اطلاعات ایجاد می‌شود. با توجه به تعاریف فوق میتوان دریافت مهمترین ویژگی یک سیستم ERP فرآیندگرا بودن آن یا به عبارت بهتر توجه به فرآیندهای سازمانی در بین حوزه‌های کارکردی است.
در ویدئو زیر به شکل خلاصه به این موضوع پرداختیم که ERP چیست و در پیش‌برد اهداف یک سازمان چگونه می‌تواند موثر واقع شود. پیشنهاد می‌کنیم حتما آن را مشاهده کنید.
اصلی‌ترین دلایل خرید یک سیستم ERP چیست؟
همراه با رشد فناوری اطلاعات در سال‌های اخیر، بسیاری از کسبوکارها برای حل مشکلات سیستمی خود از راهکار ERP استفاده می‌کنند. ERP به عنوان یک راهکار موثر نرمافزاری، قادر است با یکپارچه‌سازی اطلاعات و ایجاد بستری برای موثر کردن فرآیندها، سازمان را در مواجهه با تغییرات کسب و کار توانمند کرده و رقابت‌پذیری را در حد مطلوبی افزایش می‌دهد.
شرکت‌ها معمولا به این دلیل سراغ سیستم های ERP می‌روند که:
- سیستم فعلی، سهولت مورد انتظار برای مدیریت فرآیندهای کسبوکار را فراهم نمی‌کند. مثلا یک نرم‌افزار حسابداری را تصور کنید که توان پردازش حساب‌هایی با سطوح تفصیلی بیشتر یا متصل کردن آنها به فرایندهای مدیریت موجودی کالا را ندارد.
- با رشد کسبوکار شرکت، لزوم به‌کارگیری سیستمی که نیاز کمتری به دخالت مستقیم نیروی انسانی داشته باشد؛ پررنگ‌تر می‌شود. در نتیجه اعضای تیم می‌توانند زمان کمتری صرف کارهایی مانند پاسخگویی به پرسش‌های مشتریان کرده و زمان بیشتری صرف رسیدگی به شکایت‌های جدی‌‌تر مشتریان کنند.
سه مزیت اصلی سیستم های ERP چیست؟
اما مزایای ERP چیست و چه سودی برای کسبوکارها دارد؟ این مزایا را میتوان در سه دسته کلی تقسیم بندی کرد: اثرات مستقیم و غیرمستقیم آن بر صرفه‌جویی در هزینه‌ها، فرصت‌های افزایش درآمد و بهبود اثربخشی کسبوکار.
استفاده از سیستم ERP به کاهش مستقیم و غیرمستقیم هزینه‌ها می‌انجامد.
نرم‌افزار ERP از چند طریق باعث صرفه‌جویی در هزینه‌ها می‌شود. این سیستم‌ها می‌توانند با اتوماتیک‌سازی و ساده کردن برخی فرآیندهای پیچیده‌ی کسبوکار، از زمان زیادی که صرف انجام کارهای ابتدایی و دم‌دستی می‌شود، صرفه‌جویی کنند.
سیستم‌های ERP همچنین کمک می‌کنند تا فرآیندهای اضافه‌ای که ارزش افزوده ایجاد نمی‌کنند، حذف شوند؛ عملکرد بخشهای مختلف کسبوکار یکپارچه شود و آگاهی پرسنل و توانمندی آنها برای انطباق بهتر با شرایط افزایش یابد. این ابزارهای برنامهریزی، با پشتیبانی از فرآیندهای استاندارد و تکرارپذیر، می‌توانند باعث بهبود کیفیت و کاهش اتلاف زمان شوند.
با جایگزین کردن چندین نرم‌افزار با یک نرم‌افزار واحد، تعداد ارتباطاتی که باید با شرکت‌های سرویس‌دهنده داشت، کاهش می‌یابد و این امر در نهایت باعث کاهش هزینههای خرید لایسنس، یکپارچه‌سازی‌های مورد نیاز، مدیریت برنامه‌های کاربردی و کاهش نیاز به آموزش پرنسل برای کار با روش‌ها و نرمافزارهای مختلف می‌شود.
با انتخاب یک سیستم ابری سرویس‌دهنده وظیفه تجهیز و مدیریت زیرساخت‌ها، بهینه‌سازی و بهروزرسانی سیستم را برعهده دارد، این امر کمک میکند مسئولیت‌های پرسنل بخش IT شرکت کاهش یابد.
باعث خلق فرصت‌های افزایش درآمد می‌شود
سیستم های ERP با فراهم کردن زمینه‌ای برای اطمینان از موجودی کافی برای پاسخ به تقاضای مشتریان و بهبود تجربه آنها، احتمال تعامل مجدد هر مشتری با کسبوکار را افزایش داده و باعث رشد فروش می‌شوند. به کمک ERP، تیم‌های مختلف می‌توانند با سرعت بیشتری پاسخگوی درخواست‌های مشتریان باشند.
دقت پردازش سفارش‌ها و زمان تحویل آن به مشتری بهبود یافته و با ایجاد گزینه‌هایی برای اتوماتیک شدن هرچه بیشتر کارها، مشتریان را قادر می‌سازد تا هر زمانی که آمادگی لازم را داشتند، خرید کنند.
سیستم ERP با داشتن پایگاه داده‌ای مرکزی برای ذخیره تمامی داده‌های مالی شرکت، مدیران را در شناسایی سود‌آور‌ترین محصولات و خدمات کسبوکار، بهبود جریان نقدینگی و پیش‌بینی تقاضای مشتریان یاری می‌کنند.
نرم‌افزار ERP به افزایش اثربخشی کسبوکار کمک میکند
از مزایای سیستم ERP، بهبود اثربخشی کسبوکار از طریق تسهیل و تسریع همکاری بخشهای مختلف، مشخص کردن بهترین روش‌های انجام هر کار، ایجاد اتوماسیون بر مبنای آن و فراهم کردن داده‌های در لحظه از عملکرد شرکت به جای جمع‌آوری دستی داده‌ها از تیم‌های مختلف است.
این سیستم‌ها به مدیران کمک می‌کنند تا داغ‌ترین فرصت‌ها را شناسایی کنند و از آنها در تعیین استراتژی‌ها و اتخاذ تصمیم‌ها استفاده کنند. به کمک ERP، تیم‌ها می‌توانند به جای جمع‌آوری دستی داده‌ها از منابع مختلفی که قدمت و دقت متفاوتی دارند، داده‌های مشابه را با یکدیگر به اشتراک گذارند.
هر سیستم ERP به محض پیاده‌سازی باید بتواند به بستری برای رشد و تحول کسبوکار تبدیل شود و پیشنهادهای جدیدی برای ورود سریع و آسان به بازارهای جدید ارائه کند.
ویژگی‌های عمومی نرمافزارهای ERP چیست؟
بیشتر سیستم‌های ERP ساختاری ماژولار (حسابداری، فروش، اتوماسیون اداری و….) دارند؛ چنین ساختاری کسبوکارها را قادر میکند تا کار را با ماژول‌های کلیدی آغاز کنند و سپس با افزایش آمادگی، عملکرد خود را توسعه دهند و یا ماژول‌های خاصی که با نیازها و مشخصات صنعت و کسب‌وکارشان تناسب بیشتری دارد به سیستم خود اضافه کنند.
سیستم‌های ERP، علاوه بر داشتن یک پایگاه داده اصلی، ویژگی‌ها و ابزارهای مختلفی را برای حسابداری و مدیریت مالی، تدارکات، کنترل زنجیره تامین، مدیریت تولید، مدیریت ارتباط با مشتریان، مدیریت سفارشات و تامین و ارسال سفارشات در اختیار کسبوکارها قرار می‌دهند.
این ابزارها محدود به موارد فوق نیستند و این سیستم‌های پیشرفته‌ی برنامهریزی پیشنهادهای مکملی در زمینه‌های تجارت الکترونیک، اتوماسیون خدمات حرفه‌ای و مدیریت منابع انسانی نیز به کسبوکارها ارائه می‌دهند. سیستم های ERP می‌توانند به قابلیت‌هایی برای تحلیل کسبوکار، هوش تجاری، یکپارچه‌سازی و اتوماسیون گردش کارها مجهز باشند و داشبورد‌هایی برای دسترسی و کنترل ساده‌تر در اختیار مدیران قرار دهند.
چگونه سیستم ERP مناسبی انتخاب کنیم؟
برای آنکه بتوانید نرم‌افزار ERP مناسبی انتخاب کنید، پیش از هر چیز اهداف و انتظارات‌تان را مشخص کنید. البته برای انتخاب و پیاده‌سازی یک سیستم ERP مناسب، بهتر است تمامی کسانی را که در استفاده از سیستم سهیم‌اند و از آن منتفع می‌شوند (و یا در صورت بروز هرگونه مشکلی در سیستم، آسیب می‌بینند)، مشارکت داده شوند.
اگر با سیستم ERP آشنایی کافی ندارید، از شرکت‌های ارائه‌دهنده این خدمات بخواهید تا اطلاعات کافی در اختیارتان بگذارند. برای این کار کافی است برای سرویس‌دهنده توضیح دهید که به دنبال چه چیزی هستید و دریابید که آنها چه خدماتی می‌توانند در اختیار شما قرار دهند.
در صورت تمایل، برای ارزیابی بهتر گزینه‌های موجود و تدوین درخواستی دقیق برای ارائه به سرویس‌دهنده، می‌توانید از مشاوران و متخصصان این حوزه کمک بگیرید.
در فرآیند انتخاب سرویس‌دهنده از میان مجموعه شرکت‌های ارائه‌دهنده ERP، می‌توانید چک لیستی درست کنید و جزییات خواسته‌هایتان درباره مسائلی همچون پشتیبانی فنی، فرآیندهای حل مشکل و هزینه‌ها را مشخص کنید. در ادامه به مواردی اشاره شده است:
بازه زمانی: پیاده‌سازی سیستم ERP چه مدت زمان طول خواهد کشید؟ برنامه زمان‌بندی دقیق این مرحله به چه صورت است؟ در مراحل پیاده‌سازی، چه منابعی باید فراهم شود؟ اختلالات عملکردی محدود به چه مواردی هستند و در چه صورت ممکن است با چنین اختلالاتی مواجه شویم؟
شخصی‌سازی: تا چه میزان میتوان سیستم را مطابق نیازها شخصی‌سازی کرد؟ انجام چنین شخصی‌سازی‌هایی چه زمانی ضروری است و چه زمانی میتوان از ماژول‌ها، گزارش‌ها یا دیگر منابعی که در حال حاضر موجوداند و سرویس‌دهنده برای صنعت و کسبوکارهای مشابه ایجاد کرده استفاده کرد؟
مدیریت پروژه: سرویس‌دهنده چگونه قرار است این پروژه را مدیریت کند؟ آیا فرد مشخصی رابط با آن شرکت خواهد بود؟ کدام اعضای تیم در فرآیند پیاده‌سازی این سیستم مشارکت خواهند داشت؟ سرویس‌دهنده چگونه در پیگیری و ردیابی روند پیشرفت پروژه کمک خواهد کرد؟ در صورت وجود مشکل چه کسی و در چه بازه زمانی پاسخگو است؟
کاربردپذیری: تطبیق پذیری کاربران یکی از اساسی‌ترین قسمت‌های اجرای موفقیت‌آمیز یک سیستم ERP است. برای اینکه بتوان از برآورده شدن این شرط مطمئن شد، باید مشخص شود که کار با این سیستم تا چه اندازه برای کاربران نقش‌های مختلف، آسان و قابل درک است.
هزینههای اشتراک: در توافقات اشتراک استفاده از این سیستم، ساختار هزینههای در نظر گرفته شده به چه شکل است؟ کدام هزینه‌ها را باید پیش‌پرداخت کرد و کدام هزینه‌ها در قالب پرداخت‌های ماهیانه انجام می‌شوند؟ رویکرد در نظرگرفته شانتقال داده‌ها: در مورد انتقال داده‌های موجود چه چیزهایی باید بدانیم؟ آیا سازمان وظیفه دارد همراه شرکت سرویس‌دهنده، به بررسی و حل پیچیدگی‌های انتقال داده‌ها از سیستم قدیمی به سیستم جدید، پاکسازی داده‌ها، حذف اضافات و داده‌های منقضی شده و … بپردازد؟ده در بندهای قرارداد برای مواردی که نیاز به تغییر این هزینه‌ها باشد چگونه است؟ (مثلا افزایش مصرف یا …)
هزینههای پروژه: آیا فرآیند پیاده‌سازی سیستم، مستلزم پرداخت هزینههای اضافی است؟ چه زمانی ممکن است هزینههای اضافه دیگری برای مشتریان لحاظ شود؟ کدام بخشهای پروزه مستلزم توجه و اقدام از سوی شرکت است؟
انتقال داده‌ها: در مورد انتقال داده‌های موجود چه چیزهایی باید بدانیم؟ آیا سازمان وظیفه دارد همراه شرکت سرویس‌دهنده، به بررسی و حل پیچیدگی‌های انتقال داده‌ها از سیستم قدیمی به سیستم جدید، پاکسازی داده‌ها، حذف اضافات و داده‌های منقضی شده و … بپردازد؟
بهروزرسانی و نگهداری: چنانچه پس از پیاده‌سازی ERP، نیاز به ایجاد تغییری بود، باید چه کرد؟ فرآیند اضافه کردن ویژگی‌های جدید، تغییر تعداد کاربران، شخصی‌سازی گزارش‌ها و تغییراتی از این دست به چه صورت است؟ چه تغییراتی را توسط پرسنل شرکت میتوان اعمال کرد. برای اعمال چه نوع تغییراتی باید از شرکت‌های سرویس‌دهنده، مشاوران و برنامه‌نویسان کمک گرفت؟
انعطاف‌پذیری پلتفرم: آیا شرکت سرویس‌دهنده، ابزارهایی برای شخصی‌سازی بیشتر سیستم در اختیار شرکت قرار خواهد داد؟ آیا برنامه‌های کاربردی از پیش ساخته شده‌ای وجود دارند که بتوان با استفاده از آن، امکانات جدیدی به سیستم اضافه کرد؟
آموزش: سرویس‌دهنده امکان برخورداری از چه نوع آموزش‌هایی را شامل آموزش‌های حضوری، آموزش از راه دور و یا در اختیار دادن منابع آموزشی مختلف برای شرکت فراهم خواهد کرد؟ دریافت چنین آموزش‌هایی رایگان است یا باید بابت آنها هزینه‌ای اضافی پرداخت شود؟ این آموزش‌ها هر چند‌وقت یکبار به‌روز می‌شوند و تا چه میزان پیشرفته خواهند بود؟
راهکارهای نرمافزاری ERP برای شرکت‌های کوچک و متوسط
نرم‌افزار مدیریت منابع سازمانی (ERP) راهکاری برای برنامهریزی و کنترل فعالیت‌های اصلی سازمان به شمار می‌رود. مفهوم ERP از آغاز پیدایش آن از سال۱۹۹۰ تاکنون تغییرات زیادی داشته و مسیر رو به بهبودی را طی میکند. با این حال این تصور وجود دارد که راهکارهای ERP برای سازمان‌های کوچک و متوسط مناسب نیستند و تنها سازمان‌های بزرگ می‌توانند از منافع آن بهره‌مند شوند. این تصور بر این پیش‌فرض استوار است که استفاده از ERP نیازمند صرف هزینههای بالای زیرساختی و سخت‌افزاری است و برای نگهداری آن به نیروهای متخصص مستقر در سازمان نیاز است. افزون بر این موارد، تصور می‌شود با توجه به پویایی و رشد بالای سازمان‌های متوسط و کوچک، سیستم‌های ERP، نمی توانند پاسخگوی نیازهای این سازمان‌ها باشند.
امروزه، با ظهور فناوری‌های نوین در صنعت فناوری اطلاعات، بسیاری از این محدودیت‌ها بر طرف شده و شرایط استفاده از مزیت‌های راهکارهای ERP برای بهبود فرایند تصمیمگیری مدیران در زمینه‌ی همه‌ی منابع در سازمان‌های کوچک و متوسط فراهم شده است. یکی از این‌فناوری‌ها که در رفع این محدودیت‌ها نقش اساسی ایفا میکند، فناوری رایانش ابری (Cloud Computing) است. از زمان ارائه‌ی راهکارهای ابری، این فناوری با استقبال ِ خوب کسبوکارهای کوچک و متوسط روبرو شده و این شرکت‌ها، تمایل بیشتری به به‌کارگیری سیستم های ابری نسبت به خرید نرم افزار و استقرار آن روی سرورهای داخلی خود دارند. در ادامه مهمترین دلایل استقبال از راهکارهای ERP ابری در شرکت‌های کوچک و متوسط را مرور می‌کنیم:
کاهش هزینه‌ها
راهکارهای ERP که با فناوری رایانش ابری (Cloud) ارائه می‌شوند، از مدل SaaS استفاده می‌کنند. در این مدل، نیازی به تهیه‌ی سخت‌افزار و زیرساخت نیست، همچنین این راهکارها برای نگهداشت، نیاز به نیروهای متخصص در سازمان ندارند. با این فناوری، راهکارهای ERP روی سرورهای شرکت ارائه‌دهنده این راهکارها نصب می‌شود و وظیفه‌ی نگهداشت سیستم‌ها نیز به عهده ارائه‌کننده خدمت است؛ شرکت‌هایی هم که می‌خواهند از این راهکارها استفاده کنند، بدون نیاز به خرید نرم‌افزار، متناسب با نیاز خود هزینه‌ی اشتراک پرداخت می‌کنند و از طریق اینترنت می‌توانند بدون محدودیت جغرافیایی از هر مکانی به راحتی از این راهکارها بهره ببرند.
امنیت
در مدل‌های رایج ERP، اطلاعات روی سرورهای شرکت ذخیره می‌شوند و مسئولیت حفاظت از آنها به عهده‌ی خود شرکت است. این کار به دلیل هزینه‌ی بالا و ریسک هک شدن توسط هکرهایی که دقیقا می‌دانند اطلاعات کجا ثبت و نگهداری می‌شود، بسیار دشوار است.
اما در راهکارهای مبتنی بر رایانش ابری (Cloud)، اطلاعات روی سرورهای ارائه‌دهنده سرویس ذخیره می‌شوند. این سرورها با بالاترین استانداردهای امنیتی حفاظت می‌شوند و امکان هک شدن آنها بسیار پایین است. همچنین از این اطلاعات به صورت دوره‌ای نسخه‌ی پشتیبان تهیه می‌شود و به‌دلیل نگهداری در نقاط مختلف، ریسک از دست دادن اطلاعات حتی بر اثر بلایای طبیعی و حوادث غیرمترقبه از بین می‌رود.
این دلایل سبب می‌شود ریسک‌های امنیتی در راهکارهای ابری به حداقل برسد. برای درک بهتر تفاوت این دو روش ِ حفظ امنیت اطلاعات، امنیت نگهداری یک دارایی ارزشمند در صندوق امانات یکی از بانک‌های سوییس را با امنیت یک گاوصندوق در منزل مقایسه کنید.
انعطاف‌پذیری
یکی از محدودیت‌های به‌کارگیری راهکارهای ERP در شرکت‌های کوچک و متوسط انعطاف‌پذیری پایین و هزینه‌ی بالای توسعه‌ی آن است. دلیل این محدویت این است که سازمان‌ها نیاز به تامین زیرساخت و خرید حق امتیاز نرم‌افزار دارند و در صورت تغییر نیاز سیستمی، همه‌ی این هزینه‌ها باید دوباره انجام شوند. در راهکارهای ابری، به دلیل اینکه نیازی به تهیه‌ی زیرساخت و خرید حق امتیاز نرم‌افزار نیست، هزینههای راه‌اندازی در آنها به شدت کاهش می‌یابد و در صورت نیاز به تغییر، به راحتی میتوان تعداد کاربر را تغییر داد و بدون دغدغه در مورد هزینههای توسعه‌ی زیرساخت، با کمترین هزینه‌ی ممکن سیستم‌های جدید را به سیستم‌های موجود متصل کرد.
مجموعه‌ی این مزایا شرایطی را فراهم کرده که کسبوکارهای متوسط و کوچک، از این راهکارهای مبتنی بر رایانش ابری (Cloud) استقبال کنند و با خیال آسوده درخصوص مدیریت فرایندهای سازمانشان، روی اهداف توسعه کسبوکار خود تمرکز کنند.
همکاران سیستم با ارائه راهکاران ابری؛ erp ابری همکاران سیستم به کسبوکارهای کوچک و متوسط کمک کرده است با هزینه‌ای کمتر از یک نرم افزار یکپارچه سازمانی استفاده کنند. راهکاران ابری شامل مجموعه‌ای از نرم افزارهای حسابداری ابری ، تدارکات و لجستیک ابری، نرم‌افزار فروش، مدیریت منابع انسانی، فروش و پخش مویرگی، خرده‌فروشی، سیستم بهای تمام شده و داشبوردهای مدیریتی ابری است.
چه زمانی از ERP بر بستر ابر باید استفاده کرد؟
بسیاری از کسب و کارها تصور می‌کنند یا آمادگی لازم برای داشتن یک سیستم یکپارچه ندارند یا بودجه کافی برای آن ندارند. ایجاد یکپارچگی بین واحدهای مختلف به دلایلی از جمله از دست رفتن داده، فرآیندهای دستی و افزایش خطا‌های کاربری، به مراتب سخت‌تر می‌شود. در ادامه نشانه‌هایی مطرح شده که نشان می‌دهد کسبوکار شما آماده تغییر به سیستم‌ها و نرم افزار ERP ابری است:
- به‌دست آوردن یک دید جامع از تمام واحدهای کسبوکار غیرممکن شده است
انتقال داده‌ها بین واحدهای مختلف معمولا به شکل دستی انجام می‌شود. این کار باعث می‌شود دوباره‌کاری و خطا‌های کاربری افزایش یابد. از طرفی واحدهای مختلف کسبوکار مجبور می‌شوند از اپلیکیشن‌های متفاوتی برای پیش‌برد کارهای خود استفاده کنند. این موضوع معمولا ریسک عملیات شرکت را افزایش می‌دهد.
بنابراین برنامه‌ریزی‌های بلند‌مدت، تحلیل روند‌ها، بودجه‌ریزی و تحلیل سودآوری سازمان بر پایه حدس و گمان خواهد بود و پیدان کردن اطلاعات واقعی و درست و مشاهده وضعیت کلی کسبوکار عملا ممکن نیست. از طرفی بخشهای مختلف سازمان دائما با شرکت‌های عرضه‌کننده‌ی متفاوت درگیر هستند در نتیجه زمان زیادی را از دست می‌دهند.
- موضوعاتی مانند پشتیبان‌گیری و امنیت داده‌ها دچار ریسک هستند
وقتی تمام اطلاعات مالی یک سازمان فقط در یک جا ذخیره شود و به‌شکل استاندارد فرآیند پشتیبان‌گیری انجام نشود ریسک امنیت اطلاعات سازمان افزایش می‌یابد. اگر حتی بخشی از اطلاعات سازمان به دلایلی مثل بلایای طبیعی، حمله ویروسی یا مواردی از این قبیل از بین رود سازمان با فاجعه مواجه می‌شود. نگرانی‌های دیگر، حمله بد‌افزار‌ها و سرقت داده‌ها است. اگر به هر دلیلی سرورتان دچار مشکل شود چقدر سریع می‌توانید داده‌های پشتیبان خود را بازیابی کنید؟
- بهروزرسانی سیستم و ارتقای آن فرآیندی زمان‌بر و هزینه‌بر است
ارتقا سیستم به نسخه جدید‌تر فرآیندی هزینه‌بر و زمان‌بر است. بنابراین بهروزرسانی سیستم همیشه در اولویت پایین‌تری قرار می‌گیرد. علاوه بر این، شرکت‌ها برای پیاده‌سازی و مدیریت فناوری‌های جدید با کمبود منابع روبرو هستند. بنابراین کارکنان و مشتریان از امکانات به‌روز شده سیستم محروم می‌شوند.
- زمان لازم برای بازگشت سرمایه چقدر است؟
هدف هر سازمان در پیاده‌سازی نرم افزار ERP بهینه‌سازی فرآیندها و در نتیجه کاهش هزینههای سازمان و افزایش سود تحقق یافته است. به همین دلیل با توجه به هزینههای اولیه خرید سیستم‌های ERP، محاسبه سود احتمالی ناشی از پیاده‌سازی این نرم‌افزار در آینده و زمان لازم برای رسیدن به این سود، از اهمیت بالایی برخوردار است.
برای خرید نرم‌افزار به هزینه زیادی نیاز است و بازگشت سرمایه حاصل از آن امکان دارد سال‌ها طول بکشد. از طرفی با وجود اینکه استفاده از سیستم های ERP بازدهی بالایی برای سازمان‌ها دارد، تعدادی از مدیران به دلیل هزینه ورود بالا، از خرید سیستم‌های ERP خودداری می‌کنند.
بنابراین استفاده از سیستم ERP مبتنی بر ابر و پرداخت هزینه آن به‌شکل حق اشتراکی، نرخ بازگشت سرمایه را تا حدود زیادی افزایش و هزینه ورود را به مراتب کاهش می‌دهد.
- برای بارگذاری گزارش‌ها به زمان زیادی نیاز است
وقتی که گزارش‌ها زمان طولانی برای بارگذاری نیاز داشته باشند این نشانه‌ای است که حجم داده‌ها برای پردازش بالا است. از طرفی وقتی تعداد مراحل دستی به نسبت فعالیت‌های سیستمی بیشتر شود، تعداد خطا‌های کاربری نیز افزایش می‌یابد. بنابراین گزارش‌ها قابل اعتماد نیستند.
- به جای تمرکز بر نتایج کسبوکار زمان زیادی صرف فرآیندهای مربوط به تامین و نگهداری زیرساختهای تکنولوژی شده است
هر زمان که شرکتی قصد داشته باشد راهکار نرمافزاری جدید اضافه کند یا ارتقاء دهد، تامین زیرساختهای لازم برای آن از جمله الزامات اساسی است که معمولا هزینه زیادی را به سازمان تحمیل میکند. سرمایه‌گذاری‌های اولیه در سخت‌افزار و نرمافزارهای on-premises و نگهداری از آن هزینه‌بر و زمان‌بر است.
سرعت، انعطاف‌پذیری و صرفه‌جویی در هزینه با استفاده از سیستم ابری بسیار مطرح و پذیرفته‌شده است. اما این مزایا تا زمانی که نرم‌افزار‌ها یکپارچه نباشند هرگز به‌شکل کامل شناخته نمی‌شود. بنابراین استفاده از یک سیستم ابری به تنهایی کافی نیست. بلکه لازم است کل نرمافزارهای واحدهای مختلف را به‌شکل یکپارچه روی سیستم‌های ابری داشته باشید.
نرم‌افزار مدیریت منابع سازمانی (ERP) راهکاری برای برنامهریزی و کنترل فعالیت‌های اصلی سازمان به شمار می‌رود. مفهوم ERP از آغاز پیدایش آن از سال۱۹۹۰ تاکنون تغییرات زیادی داشته و مسیر رو به بهبودی را طی میکند. با این حال این تصور وجود دارد که راهکارهای ERP برای سازمان‌های کوچک و متوسط مناسب نیستند و تنها سازمان‌های بزرگ می‌توانند از منافع آن بهره‌مند شوند. این تصور بر این پیش‌فرض استوار است که استفاده از ERP نیازمند صرف هزینههای بالای زیرساختی و سخت‌افزاری است و برای نگهداری آن به نیروهای متخصص مستقر در سازمان نیاز است. افزون بر این موارد، تصور می‌شود با توجه به پویایی و رشد بالای سازمان‌های متوسط و کوچک، سیستم‌های ERP، نمی توانند پاسخگوی نیازهای این سازمان‌ها باشند.
امروزه، با ظهور فناوری‌های نوین در صنعت فناوری اطلاعات، بسیاری از این محدودیت‌ها بر طرف شده و شرایط استفاده از مزیت‌های راهکارهای ERP برای بهبود فرایند تصمیمگیری مدیران در زمینه‌ی همه‌ی منابع در سازمان‌های کوچک و متوسط فراهم شده است. یکی از این‌فناوری‌ها که در رفع این محدودیت‌ها نقش اساسی ایفا میکند، فناوری رایانش ابری (Cloud Computing) است. از زمان ارائه‌ی راهکارهای ابری، این فناوری با استقبال ِ خوب کسبوکارهای کوچک و متوسط روبرو شده و این شرکت‌ها، تمایل بیشتری به به‌کارگیری سیستم های ابری نسبت به خرید نرم افزار و استقرار آن روی سرورهای داخلی خود دارند. در ادامه مهمترین دلایل استقبال از راهکارهای ERP ابری در شرکت‌های کوچک و متوسط را مرور می‌کنیم:
کاهش هزینه‌ها
راهکارهای ERP که با فناوری رایانش ابری (Cloud) ارائه می‌شوند، از مدل SaaS استفاده می‌کنند. در این مدل، نیازی به تهیه‌ی سخت‌افزار و زیرساخت نیست، همچنین این راهکارها برای نگهداشت، نیاز به نیروهای متخصص در سازمان ندارند. با این فناوری، راهکارهای ERP روی سرورهای شرکت ارائه‌دهنده این راهکارها نصب می‌شود و وظیفه‌ی نگهداشت سیستم‌ها نیز به عهده ارائه‌کننده خدمت است؛ شرکت‌هایی هم که می‌خواهند از این راهکارها استفاده کنند، بدون نیاز به خرید نرم‌افزار، متناسب با نیاز خود هزینه‌ی اشتراک پرداخت می‌کنند و از طریق اینترنت می‌توانند بدون محدودیت جغرافیایی از هر مکانی به راحتی از این راهکارها بهره ببرند.
امنیت
در مدل‌های رایج ERP، اطلاعات روی سرورهای شرکت ذخیره می‌شوند و مسئولیت حفاظت از آنها به عهده‌ی خود شرکت است. این کار به دلیل هزینه‌ی بالا و ریسک هک شدن توسط هکرهایی که دقیقا می‌دانند اطلاعات کجا ثبت و نگهداری می‌شود، بسیار دشوار است.
اما در راهکارهای مبتنی بر رایانش ابری (Cloud)، اطلاعات روی سرورهای ارائه‌دهنده سرویس ذخیره می‌شوند. این سرورها با بالاترین استانداردهای امنیتی حفاظت می‌شوند و امکان هک شدن آنها بسیار پایین است. همچنین از این اطلاعات به صورت دوره‌ای نسخه‌ی پشتیبان تهیه می‌شود و به‌دلیل نگهداری در نقاط مختلف، ریسک از دست دادن اطلاعات حتی بر اثر بلایای طبیعی و حوادث غیرمترقبه از بین می‌رود.
این دلایل سبب می‌شود ریسک‌های امنیتی در راهکارهای ابری به حداقل برسد. برای درک بهتر تفاوت این دو روش ِ حفظ امنیت اطلاعات، امنیت نگهداری یک دارایی ارزشمند در صندوق امانات یکی از بانک‌های سوییس را با امنیت یک گاوصندوق در منزل مقایسه کنید.
انعطاف‌پذیری
یکی از محدودیت‌های به‌کارگیری راهکارهای ERP در شرکت‌های کوچک و متوسط انعطاف‌پذیری پایین و هزینه‌ی بالای توسعه‌ی آن است. دلیل این محدویت این است که سازمان‌ها نیاز به تامین زیرساخت و خرید حق امتیاز نرم‌افزار دارند و در صورت تغییر نیاز سیستمی، همه‌ی این هزینه‌ها باید دوباره انجام شوند. در راهکارهای ابری، به دلیل اینکه نیازی به تهیه‌ی زیرساخت و خرید حق امتیاز نرم‌افزار نیست، هزینههای راه‌اندازی در آنها به شدت کاهش می‌یابد و در صورت نیاز به تغییر، به راحتی میتوان تعداد کاربر را تغییر داد و بدون دغدغه در مورد هزینههای توسعه‌ی زیرساخت، با کمترین هزینه‌ی ممکن سیستم‌های جدید را به سیستم‌های موجود متصل کرد.
مجموعه‌ی این مزایا شرایطی را فراهم کرده که کسبوکارهای متوسط و کوچک، از این راهکارهای مبتنی بر رایانش ابری (Cloud) استقبال کنند و با خیال آسوده درخصوص مدیریت فرایندهای سازمانشان، روی اهداف توسعه کسبوکار خود تمرکز کنند.
همکاران سیستم با ارائه راهکاران ابری؛ erp ابری همکاران سیستم به کسبوکارهای کوچک و متوسط کمک کرده است با هزینه‌ای کمتر از یک نرم افزار یکپارچه سازمانی استفاده کنند. راهکاران ابری شامل مجموعه‌ای از نرم افزارهای حسابداری ابری ، تدارکات و لجستیک ابری، نرم‌افزار فروش، مدیریت منابع انسانی، فروش و پخش مویرگی، خرده‌فروشی، سیستم بهای تمام شده و داشبوردهای مدیریتی ابری است.
جمع‌بندی
فراهم شدن زیرساختهای ارتباطی در کشور و وجود نیازهایی در بازار نرمافزارهای سازمانی که فناوری رایانش ابری می‌تواند بهترین پاسخ به آنها باشد، همکاران سیستم را بر آن داشت تا ERP بومی خود را که با نام تجاری «راهکاران» در بازار شناخته می‌شود، با این فناوری در اختیار مشتریان قرار دهد. این راهکار که با عنوان «اهکاران ابری» به بازار معرفی شده است، قصد دارد به نیاز شرکت‌های با اندازه متوسط پاسخ دهد. این کسبوکارها فرآیندهای استاندارد و نیازهای سیستمی مشخصی داشته و کاهش هزینههای استفاده از نرمافزارهای سازمانی، تاثیر قابل توجهی در عملکرد آنها دارد.
راهکاران ابری، شامل نرم افزارهای حسابداری ابری ، فروش ابری، تدارکات و لجستیک، منابع انسانی، حسابداری مدیریت، پخش، خرده‌فروشی و هوش تجاری ابری است. ابزار کاوشگر هم برای ساخت گزارش‌های متنوع در کنار همه ماژول‌ها در اختیار مشتریان قرار می‌گیرد. در این راهکار به دلیل استفاده از فناوری پردازش ابری، کسبوکارها می‌توانند هزینه‌ی مالکیت خود را کاهش دهند و به جای سرمایه‌گذاری در زیرساخت و نرم‌افزار، هزینه‌ی استفاده از نرم‌افزار را مانند سایر هزینههای عملیاتی، به صورت دوره‌ای پرداخت کنند. در این راهکار علاوه بر منافع هزینه‌ای که از نحوه پرداخت برای مشتریان ایجاد می‌شود، برخورداری از امنیت اطلاعات با بالاترین استانداردهای امنیتی و دسترسی در هر لحظه و هر مکان بر بستر اینترنت نیز برای مشتریان فراهم می‌شود.
سازمان‌های ایرانی چند سالی است که تمایل بیشتری برای استفاده از مزایای ERP در کسبوکار خود دارند. راهکاران؛ ERP بومی همکاران سیستم است که با پوشش وجوه مختلف کسبوکار و ارائه اطلاعات درست و به‌موقع، سازمان‌ها را در تصمیمگیری صحیح برای افزایش بهره‌وری، کارایی و در نتیجه سودآوری یاری میکند.
ارائه نرم‌افزار راهکاران بر بستر ابر؛ راهکاران ابری همکاران سیستم به کسبوکارهای متوسط این امکان را می‌دهد که با هزینه به‌صرفه از یک سیستم ERP حرفه‌ای برای مدیریت همه فرایندهای سازمان استفاده کنند.
سیستم فعلی، سهولت مورد انتظار برای مدیریت فرآیندهای کسبوکار را فراهم نمی‌کند.
با رشد کسبوکار شرکت، لزوم به‌کارگیری سیستمی که نیاز کمتری به دخالت مستقیم نیروی انسانی داشته باشد؛ پررنگ‌تر می‌شود.