8 نکته فنی مدیریت پروژه پیاده ‌سازی ERP

پیاده سازی ERP انجام مسئولیت‌های مختلفی است که درصد شکست زیاد و آشکارایی دارد. به عنوان یک مدیر پروژه، چگونه خود و تیمتان را برای یک پیاده‌سازی موفق ERP آماده می‌کنید؟

ما براساس تجارب خود لیستی از نکات فنی مدیریت پروژه را گردآوری کرده‌ایم. این نکات ایده‌ی خوبی برای مدیران پروژه هستند تا پس از آن سبک خود را بر پایه‌ی پیاده‌سازی سیستم ERP قرار داده و بر پویایی تیم پروژه ERP را بیافزایند.

هشت نکته طلایی برای مدیریت پروژه پیاده‌ سازی ERP

ما در ادامه به هشت نکته مهم برای مدیریت بهتر پروژه‌های ERP اشاره می‌کنیم. تاکید اکثر این نکات بر روی مسئله‌ی زمان‌بندی است.

1. پیش‌گیری از بزرگ‌تر شدن دامنه‌ی پروژه

ممکن است با خودتان فکر کنید این نکته شماره 101 مدیریت پروژه است، درست است اما تا به حال تجربه کرده‌اید که چقدر به سرعت می‌تواند در پیاده‌سازی نرم‌افزار سر دربیاورد؟

گزارش ERP سال 2021

این گزارش تحقیقات مستقل ما را در مورد انتخاب‌ها و تصمیم‌ها در پیاده‌سازی و نتایج پروژه‌ها را برای سازمان‌ها خلاصه میکند.

این یک نمونه ساده‌ای است که چگونه چیزی که خارج از پارامترها تصور می‌شود می‌تواند ناگهان راه خود را در برنامه پروژه ERP شما پیدا کند: شرح کار نشان می‌دهد که تمام حساب‌های پرداختنی در روند کسب‌و‌کار، در دامنه پروژه قرار دارند.

لیست روال‌های کسب‌و‌کار در شرح کار قرار داده شده‌اند، و “پرداخت صورت‌حساب‌های فروشنده” مرحله‌ی پایانی است. در شرح کار، همچنین اشاره شده که روال‌های اتوماتیک خارج از محدوده‌ی پروژه است. حالا تصور کنید که تیم یک کارگاه برای جمع‌آوری الزامات ERP اجرا می‌کند و متوجه می‌شود که چندین مورد از الزامات مربوط به جریان کار هستند.

این نیازمندی‌ها معتبر هستند چراکه برای تکمیل روند کسب‌وکارشان ضروری هستند. اگر نرم‌افزار ERP می‌تواند الزامات را مدیریت کند تحلیل‌گران یا مشاوران در تیم شما ممکن است جلوتر بروند و این نیازمندی‌ها را دسته‌بندی کنند.

نتیجه چیست؟ در حالی که این کار قابل‌تحسین است که تیم سیستم ERP را برای مطابقت با الزامات کسب‌وکار، پیکربندی کند، چیزی که همان اول واضح نیست، تاثیری است که بر روی زمان پروژه دارد.

معرفی گردش‌کار در دامنه‌ی پروژه اکنون ساعت‌ها برای تست و تست رگرسیون افزوده است (به نکته شماره ۴ مراجعه کنید). به همین دلیل است که پیش‌گیری به موقع در اوایل راه بسیار مهم است و می‌تواند شما را از چند هفته عقب افتادن از برنامه پروژه مراقبت کند.

2. واقع‌گرا بودن در مورد زمان

مدیریت پروژه کلاسیک اگر هر یک از عوامل مثلث حوزه، زمان و هزینه پروژه را محدود کند؛ مخرب است. یک نفر نمی‌تواند یک عامل را بدون درنظر گرفتن آن که برای دیگران نیز به طور مناسب همانگونه عمل کند، افزایش یا کاهش دهد.

متاسفانه، از آنجاکه زمان اساس پیش‌بینی آینده است، اغلب عاملی است که دست کم گرفته می‌شود. گفته می‌شود زمانی‌که برنامه زمانی پروزه خود را تهیه می‌کنید، مهم است که نسبت به زمان واقع‌گرا باشید.

اگر حامیان پروژه شما در مورد داشتن تمام الزامات در عرض دو ماه مصر هستند، اما شما ۱۲ هفته وقت دارید تا بتوانید آن را تحویل دهید، زمان آن است که یک بررسی واقعی با رهبری شما برای افزایش زمان و یا کاهش دامنه وجود داشته باشد.

برای بسیاری از پروژه‌های پیاده‌سازی ERP، نیاز به منابع بیشتر رایج است. به هر حال اضافه کردن منابع بیشتر همیشه مسائل زمان‌بندی را حل نمی‌کند. در بیشتر موارد، منابع پروژه بسیاری وجود دارد (برای نمونه متخصصان موضوع) که باید در تمام جلسات شرکت کنند و فقط به این دلیل که چهار مشاور ERP برای یک تیم کاری وجود دارند، بدین معنی نیست که چهار کارگاه را می‌توان به طور همزمان اجرا کرد.

3. درنظر گرفتن زمان برای تست رگرسیون

ایجاد یک جدول زمانی برای جمع‌آوری نیازمندی‌های نرم‌افزار، طراحی و توسعه نسبتا ساده است: شما می‌توانید پیچیدگی یک ویژگی از نظر طراحی و توسعه را برآورد کنید و براساس این پیچیدگی، مشخص کنید که چقدر زمان یا چند روز برای تست لازم است.

با این حال، یک عنصر که تقریبا همیشه زمان طراحی جدول زمانی پروژه فراموش می‌شود، زمان تست رگرسیون است. برای اطمینان از این که هیچ توسعه جدیدی تاثیری بر نتایج نداشته است، تست رگرسیون تمام نسخه‌های آزمایشی را دوباره تست می‌کند. تست رگرسیون برای الزامات ERP می‌تواند حتی بیشتر از تست خود یک ویژگی جدید طول بکشد.

اخیرا، گرایشی از اتوماتیک‌سازی تست رگرسیون با استفاده از دستورالعمل‌های تست از پیش تعیین‌شده وجود داشته ‌است. در حالی که این اتوماتیک‌سازی می‌تواند زمان شما برای اجرای تست رگرسیون را ذخیره کند، اما همچنان مهم است که در پلن پروژه برای ساخت برنامه‌ی تست، زمان برای ساخت ابزار در نظر گرفته شود.

4. استفاده از الگوها برای اسناد طراحی و یکپارچه سازی

ممکن است که چند عضو تیم در حال نوشتن اسناد طراحی و یکپارچه‌سازی باشند، اما تنها تعداد کمی آن‌ها را بازنگری و تایید می‌کنند.

برای ایجاد کمی همخوانی با تایید‌کنندگان، ما توصیه می‌کنیم که از یک الگوی استاندارد شده برای اسناد طراحی و یکپارچه‌سازی استفاده کنیم. این امر به تایید‌کنندگان اجازه می‌دهد تا به سرعت اسناد بزرگ را بازنگری کنند و به آن‌ها در بخش‌های پیچیده که نیاز به بازنگری گسترده دارند، کمک می‌کند.

این امر همچنین در زمان نویسندگان سند صرفه‌جویی می‌کند، زیرا آن‌ها یاد می‌گیرند که چه عواملی می‌توانند شامل ملاحظات عملکرد، الزامات امنیتی و برنامه تست شوند.

5. قدرت نفوذ ابزار دیواپس برای ردیابی وضعیت قابلیت تحویل

DevOps یا دِوآپس، مجموعه‌ای از روش‌ها، فرایندها و ابزارهایی است که با تمرکز بر ارتباطات و همکاری و یکپارچگی بین تیم‌های توسعه، تضمین کیفیت و عملیات، ارزش‌های تولید شده را سریع و به شکل مستمر به مشتریان نهایی می‌رساند.

ادغام کلمات اختصاریDev و Ops به این موضوع اشاره دارد که توسعه و عملیات به عنوان دو تیم مستقل و کاملا جدای از هم، جای خود را به تیم‌های چند تخصصی با مهارت‌ها، روش‌ها و ابزار یکپارچه داده است.

یک برنامه هفتگی یا حتی گاهی روزانه، برای مدیران پروژه ERP جهت گزارش دادن از وضعیت پروژه نیاز هست. از آنجا که مدیران پروژه احتمالا نمی‌توانند در همه کارگاه‌ها و جلسات شرکت کنند، داده‌ها برای این گزارش‌ها توسط دیگر اعضای تیم پروژه آماده می‌شوند.

درخواست برای به‌روزرسانی روزانه و هفتگی از هر یک از اعضای تیم‌ شما برای تمام طرف‌های درگیر زمان‌بر است. تحلیل‌گران کسب‌وکار و مشاوران ERP باید هر روز زمان را کنار بگذارند تا گزارش بنویسند و سپس شما به عنوان مدیر پروژه باید تمام این گزارش‌ها را با هم ترکیب کنید.

با این حال، اگر پروژه شما از ابزار دِوآپس استفاده می‌کند، می‌توانید به سادگی داده‌های مورد نیاز درخواست شده در یک گزارش را استخراج کنید. این کار این نیاز را که تیم پروژه شما دوبرابر کار کند در حالی‌که که کارها در حال تکمیل و به‌روزرسانی در دِوآپس هستند، از بین می‌برد.

ابزارهای DevOps به طور فزاینده‌ای از زمانی که برای ارائه‌ی گزارش آمده‌اند پیشرفت کرده‌اند. با برخی از ابزارها، ممکن است شما حتی نیازی به استخراج داده‌ها نداشته باشید چون قابلیت‌های داخلی گزارش کافی است.

6. ساختن برنامه تغییر فشرده

یک چیزی که اغلب مورد غفلت قرار می‌گیرد یا به سرعت از طریق یک پروژه ERP اجرا می‌شود، یک برنامه تغییر است. برنامه تغییر فهرستی از فعالیت‌هایی است که برای آماده‌سازی محیط تولید برای استفاده کاربر نهایی مورد نیاز است. نمونه‌ کارهایی از تغییر شامل بارگذاری کارت شناسایی کاربر در سیستم، آغاز کار گروهی، اتصال قطعات سخت‌افزاری به راهکار ERP و شروع هر گونه خدمات یکپارچه‌سازی است.

برنامه‌های تغییر بسیار مهم هستند چون کارهای بسیاری برای آماده‌سازی تولید سیستم ERP لازم است و بسیاری به یکدیگر وابسته هستند. برای نمونه، وظیفه شروع خدمات یکپارچه‌سازی را در نظر بگیرید. اکثر سیستم‌های ERP نیاز به یک نام کاربری برای شناسایی هر گونه اسناد ایجاد شده یا به‌روزرسانی شده از طریق یکپارچه‌سازی دارند. با این حال، اگر نام کاربران هنوز بارگذاری نشده باشد، این کار نمی‌تواند کامل شود. بخشی از ایجاد یک برنامه تغییر، رشته‌ای از تمام کارها به ترتیب وابستگی است.

یکی دیگر از عوامل کلیدی موفقیت در ساخت یک برنامه تغییر، ساخت آن در حالی است که سیستم طراحی شده ‌است. در طول یک پروژه شش ماهه (یا طولانی‌تر) ERP، ریسک فراموش کردن فعالیت ها را دارید اگر تا ماه قبل از اینکه برنامه تغییر را ایجاد کنید صبر کنید. بهتر است از تمام اعضای تیم در طول پروژه به دنبال ورودی باشید.

7. ایجاد انتظارات برای دسترسی به تیم

ایجاد انتظارات در مقابل کل تیم جایی که در آن تیم با کنترل از راه دور کار می‌کند چند هفته طول می‌کشد و از عدم توافق در آینده جلوگیری می‌کند. از مشاور ERP خود بخواهید که برنامه زمانی که آن‌ها آنلاین هستند یا بیرون سایت قرار دارند را تهیه کند تا بر طبق آن جلسات منتقدانه و فعالیت‌ها را برنامه‌ریزی کنید.

همچنین مشخص کردن یک برنامه‌ی تعطیلی در میان تمام تیم‌ها مهم است. بین گروه داخلی شما، شریک مشاوره دهنده‌ی ERP و فروشنده ERP، تمامی شما ممکن است سیاست‌های تعطیلی متفاوتی داشته باشید. این ممکن است یک نکته جزیی به نظر برسد، اما زمانی که صحبت از پشتیبانی از یک سیستم فعال ERP به میان می‌آید، دانستن ظرفیت منابع حیاتی است.

8. زمان‌بندی برای کمی سرگرمی

تحلیل رفتگی کارمند واقعی است. تماما کار و بدون هیچ سرگرمی می‌تواند در طول راه روحیه‌ی تیم، سلامت و انگیزه اعضای تیم را پایین بیاورد. ممکن است به نظر برسد برای بیرون رفتن از اداره بازدهی بیشتری داشته و کمی سرگرمی داشته باشید، اما تحقیقات گسترده‌ای وجود دارد که نشان می‌دهد کارکنان شادتر نتایج بهتری ایجاد می‌کنند.

در حقیقت، فعالیت‌های تیمی می‌تواند به شکستن موانعی که در محل کار وجود دارند کمک کند. اعضای تیم که به طور معمول تعامل نمی‌کنند می‌توانند یکدیگر را بشناسند و بدانند مسئولیت‌های آن‌ها در پروژه چیست.

در این مقاله تلاش کردیم تا به هشت نکته برای پیاده‌سازی موفق ERP در سازمان اشاره کنیم. برای جلوگیری از شکست بهتر است متخصصان و شرکت‌های ارائه‌دهنده خدمات نرم‌افزاری را با خود به همراه داشته باشید. همکاران سیستم با تجربه چندین دهه اجرای موفقیت‌آمیز پروژه‌های نرم‌افزاری و با نرم‌ افزار ERP در کنار شماست.

ترجمه : مریم مردانی

مصاحبه گروه مشاوره پاناروما – 18 نوامبر 2020