پرتال مکاتبات الکترونیک
از آنجا که پاسخ به ارباب رجوع در اسرع وقت و با دقت لازم در جهت طرح تکریم ارباب رجوع از اهداف اصلی سازمان‌هاست و با توجه به نیاز روزافزون برقراری ارتباطات الکترونیکی برای کاهش هزینه‌های عمومی جامعه، زیرسیستم پرتال مکاتبات الکترونیکی به عنوان ابزاری کارآمد برای رسیدن به اهداف مذکور ارائه شده است. با استفاده از این زیر سیستم، ارباب رجوع بدون نیاز به مراجعه حضوری و با متصل بودن به شبکه اینترنت می تواند اقدام به ثبت نامه یا فرم‌های مختلف در سیستم اتوماسیون سازمان مورد نظر نموده و با مراجعات بعدی به پرتال مکاتبات از طریق اینترنت یا توسط پست الکترونیک شخصی خود، از آخرین اقدامات انجام شده اطلاع حاصل کند.
همچنین این زیر سیستم درگاهی برای ارائه خدمات الکترونیک یک سازمان در دفاتر پیشخوان خواهد بود که نمایندگان سازمان قادر به ارائه خدمات به ارباب رجوع خواهند بود.
پرتال مکاتبات، درگاهی جهت ثبت و پیگیری درخواست‌های نمایندگان یا شرکای تجاری یک سازمان به حساب می آید.
طراحی واسط کاربری پرتال مکاتبات به گونه ای است که بتوان از آن به صورت یک پورتلت در سایتهای دیگر استفاده کرد.به این معنی که دیگر سایت‌ها بتوانند با کمترین تغییر در محتوای سایت خود به راحتی واسط کاربری پرتال مکاتبات را در کنار بقیه محتویات خود قرار دهند و از امکانات پرتال مکاتبات استفاده کنند.
منافع و مزایا
پاسخ به ارباب رجوع در اسرع وقت و با دقت لازم
پرتال مکاتبات الکترونیک پل ارتباطی سازمان با ارباب رجوع است. به عبارتی دریچه‌ای از اتوماسیون اداری به خارج از مرزهای سازمان است که در کنار مکانیزه کردن فرایندهای داخلی، ارائه خدمات به مشتریان و ارباب رجوع را ساماندهی می‌کند. ارباب رجوع یا مشتری امکان اطلاع لحظه‌ای از وضعیت درخواست خود در هر مکان را خواهد داشت.
پیوند الکترونیک سازمان با زیرمجموعه‌ها و شرکای تجاری
پرتال مکاتبات الکترونیک با امکان در اختیار قرار دادن برخی از فرم‌های سازمان به کاربران عضو سازمان امکان ارائه خدمات سازمان به نمایندگی‌ها و شرکای تجاری را فراهم می‌کند. درخواست‌های شرکای تجاری سازمان با این روش به طور مکانیزه وارد فرایندهای سازمان می‌شود و امکان پیگیری آنلاین را خواهد داشت.
امکانات و ابزارها
- ثبت درخواست و ذخیره یا ارسال نهایی آن توسط ارباب رجوع و دریافت کد پیگیری
- ثبت رسید و چاپ فرم درخواست و کد پیگیری توسط ارباب رجوع
- پیگیری درخواست توسط ارباب رجوع با استفاده از کد پیگیری
- مشاهده چرخه درخواست و وضعیت درخواست
- مشاهده نامه پاسخ درخواست و دانلود متن نامه توسط ارباب رجوع
- اطلاع از زمان پاسخگویی به درخواست به محض ثبت درخواست و دریافت کد پیگیری
- استفاده از ایمیل اطلاع رسانی در صورت تغییر وضعیت درخواست ارباب رجوع
- ارتباط با سازمان از طریق ارسال و دریافت پیام در ارتباط با درخواست
- بازیابی کد پیگیری در صورت فراموش کردن کد پیگیری با استفاده از آدرس ایمیل و شماره تلفن همراه
- ثبت عضویت در پرتال مکاتبات و استفاده از امکانات کارتابل شخصی
- تغییر مشخصات عضویت و تغییر رمز عبور توسط کاربر عضو
- تدوین راهنمای استفاده از پرتال مکاتبات توسط راهبر سیستم و مشاهده راهنما در صفحه اصلی و سایر بخش‌ها توسط کاربران
- استفاده از یک پرتال برای یک سازمان و زیرمجموعه ها با چندین اتوماسیون
- گروه‌بندی فرم‌ها
- تغییر واسط کاربری (شامل سرصفحه و رنگ و پوسته) توسط راهبر
- تایید فرم‌های ارسالی از سمت اتوماسیون برای انتشار روی پرتال توسط راهبر
- تعیین محدودیت حجم و اندازه فایل های ارسالی توسط راهبر
- ارائه‌ی دسترسی برخی کاربران به فرم های خاص