در بسیاری از سازمان‌ها، هر واحد برای خودش سیستمی جداگانه دارد و از این نرم‌افزارها به‌عنوان ابزاری جزیره‌ای استفاده می‌کنند؛ این نرم‌افزارها داده‌ها را ایجاد می‌کنند اما نمی‌توانند در تحلیل یا تصمیم‌گیری به سازمان کمک کنند. نرم افزار ERP با هدف حل همین مسئله شکل گرفته است. این نرم‌افزار داده‌های بخش‌های مختلف سازمان را در یک پایگاه داده واحد جمع‌آوری می‌کند تا از تکرار، دوباره‌کاری و ناهماهنگی جلوگیری شود. با استفاده از این ابزار، سازمان‌ها به‌جای استفاده از چندین نرم‌افزار مختلف در سازمان، از یک نرم‌افزار واحد برای جمع‌آوری داده و انجام فرایندها استفاده می‌کنند. اما جمع‌آوری داده‌های خام به‌تنهایی کافی نیست. سازمان‌ها باید برای درک این داده‌ها و فرایندهایی که رخ می‌دهد، از ابزاری استفاده کنند که این داده‌ها را تحلیل کند تا بتوان با استفاده از داده‌های تحلیل شده، تصمیم گرفت. هوش تجاری (BI) ابزاری است که در این زمینه به سازمان‌ها کمک می‌کند.
هوش تجاری (BI) و ERP در نگاه اول دو سیستم مجزا به‌نظر می‌رسند، اما در واقع مکمل یکدیگرند. در حالی که ERP داده‌های حیاتی را از بخش‌های مختلف سازمان جمع‌آوری و سامان‌دهی می‌کند، نرم افزار هوش تجاری این داده‌ها را تحلیل کرده و به مدیران کمک می‌کند تصمیم‌هایی آگاهانه و سریع‌تر بگیرند. با بهره‌مندی از این دو نرم‌افزار در کنار یکدیگر، سیستمی ایجاد می‌شود که منجر به تصمیم‌گیری‌های دقیق در سازمان می‌شود.
در این مقاله قصد داریم تا درباره اهمیت یکپارچگی هوش تجاری و ERP، مزایای بهره‌مندی از این دو نرم‌افزار در کنار یکدیگر و پیاده سازی هوش تجاری در ERP صحبت کنیم. با ما همراه باشید.
هوش تجاری (BI) چیست؟
هوش تجاری (Business Intelligence) مجموعه‌ای از فناوری‌ها، فرایندها و ابزارهایی است که در قالب یک نرم‌افزار، داده‌های خام سازمان را به تحلیل‌ها برای تصمیم‌گیری تبدیل می‌کند. نرم‌افزارهای BI با تحلیل داده‌های عملیاتی، سازمان و مشتریان، به مدیران کمک می‌کنند تا الگوها و فرصت‌ها را شناسایی کنند، عملکرد واحدها را بسنجند و مسیر بهینه برای رشد سازمان را تعیین کنند. نرم‌افزار BI توانایی تولید داده را ندارد و باید منابع داده و اطلاعات خود را از یک پایگاه اصلی دریافت کند. در بسیاری از شرکت‌ها، داده‌های موردنیاز BI از سیستم ERP دریافت می‌شود؛ به همین دلیل، ارتباط هوش تجاری و ERP نقش حیاتی در تصمیم‌سازی هوشمند و تحلیل عملکرد سازمان دارد. در واقع، هوش تجاری در سیستم ERP با گردآوری داده‌ها از واحدهای مالی، فروش، تولید و منابع انسانی، تصویری جامع از وضعیت واقعی کسب‌وکار ارائه می‌دهد.
اهمیت یکپارچگی BI و ERP در سال‌های اخیر بیش از پیش افزایش یافته است. بر اساس گزارش G2، حدود ۲۶٪ از سازمان‌های جهان از ابزارهای هوش تجاری استفاده می‌کنند. همچنین ۴۳٪ از شرکت‌ها، یکپارچگی نرم‌افزار BI با سیستم ERP یا مانند آن را بسیار ضروری می‌دانند.
برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) چیست؟
برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) یک نرم‌افزار یکپارچه است که انواع نرم‌افزارهاو ماژول‌های مختلف مانند نرم افزار حسابداری و نرم افزار تولید را در دل خود جای داده است. نرم‌افزار ERP وظیفه دارد داده‌ها و فرایندهای بخش‌های مختلف سازمان، از مالی و منابع انسانی گرفته تا زنجیره تامین و فروش را در یک پایگاه داده مشترک جمع‌آوری کند. سیستم ERP با حذف داده‌های پراکنده و نامتمرکز در سطح سازمان، هماهنگی میان بخش‌های مختلف را افزایش می‌دهد و زمینه تصمیم‌گیری سریع‌تر و دقیق‌تر را فراهم می‌کند.
زمانی می‌توان از قدرت واقعی داده‌های جمع‌آوری شده در سیستم ERP نهایت استفاده را برد که هوش تجاری و ERP با یکدیگر یکپارچه شوند. ارتباط هوش تجاری و ERP به سازمان‌ها امکان می‌دهد از حجم عظیم اطلاعات عملیاتی خود، تحلیل‌هایی استخراج کنند که علاوه‌بر تحلیل وضعیت فعلی، در پیش‌بینی آینده نیز از آن‌ها استفاده کرد. در واقع، پیاده‌سازی BI در ERP باعث می‌شود تصمیم‌های مدیران نه‌تنها بر مبنای داده‌های گذشته، بلکه بر اساس تحلیل روندها و پیش‌بینی آینده اتخاذ شود.
تفاوت های هوش تجاری و ERP
درست است که نرم‌افزار BI و سیستم ERP هر دو با داده سروکار دارند و هدف مشترکشان بهبود تصمیم‌گیری در سطح سازمان است، اما نقش اصلی آن‌ها متفاوت است. در ادامه مهم‌ترین تفاوت های هوش تجاری و ERP را با یکدیگر بررسی می‌کنیم.
سطح تحلیلی برابر سطح عملیاتی
ERP بیشتر بر سطح عملیاتی تصمیم‌گیری متمرکز است؛ تصمیم‌هایی که برای مدیریت عملیات روزانه سازمان مانند حسابداری، منابع انسانی و فروش مورد نیاز است. در مقابل، هوش تجاری داده‌های به دست آمده از ERP و نرم‌افزارهای دیگر را تحلیل می‌کند تا مدیران بتوانند تصمیم‌های استراتژیک و آینده‌نگرانه بگیرند. به معنای دیگر نرم‌افزار ERP نشان می‌دهد که به‌صورت روزانه چه اتفاقی در سازمان رخ می‌دهد اما هوش تجاری، چرایی این اتفاقات و نحوه بهبود آن‌ها را مشخص می‌کند.
پردازش داده OLTP برابر OLAP
سیستم ERP برای پردازش و تحلیل اطلاعات و داده‌های لحظه‌ای و عملیاتی طراحی شده است (OLTP). این یعنی ERP داده‌ها را به‌صورت مداوم و در لحظه ثبت و ذخیره می‌کند تا علاوه‌بر اینکه جریان فعالیت‌های سازمان بدون وقفه ادامه پیدا کند، اطلاعات جریان فعالیت‌ها نیز ثبت شوند. در مقابل، هوش تجاری از پردازش تحلیلی آنلاین (OLAP) استفاده می‌کند تا داده‌های گذشته را تحلیل کرده، الگوها و روندها را شناسایی کند و تصویری بلندمدت از سازمان ارائه دهد تا برای برنامه‌ریزی آینده سازمان نیز مورد استفاده قرار گیرد.
کارایی عملیاتی برابر تحلیل‌های آینده‌نگرانه
هدف ERP افزایش کارایی عملیاتی است. یعنی نرم‌افزار ERP با جمع‌آوری داده‌ها و یکپارچه‌سازی آن‌ها، خطاهای انسانی در ثبت این داده‌ها را کاهش می‌دهد و باعث هماهنگی کامل میان تمام واحدها می‌شود. در مقابل، BI به دنبال این است که با استفاده از داده‌های جمع‌آوری شده، امکان تحلیل‌های آینده‌نگرانه را ارائه دهد.
نقش اجرایی برابر هدایتگر
برنامه‌ریزی منابع سازمانی مرکز عملیات سازمان است؛ یعنی جایی که فرایندها اجرا و ثبت می‌شوند. اما BI به منزله مغز تحلیلی سازمان عمل می‌کند که نتایج حاصل از اجرای فرایندها را بررسی کرده و مسیر آینده و برنامه‌ریزی سازمانی را مشخص می‌کند. در واقع، نرم‌افزار ERP در سازمان، نقش اجرایی دارد و در فرایندهای روزمره دخیل است، اما نرم‌افزار BI، با استفاده از داده‌های گردآوری شده، نقش هدایتگر را ایفا می‌کند.
مزایای هوش تجاری در ERP
یکپارچگی هوش تجاری و ERP برای سازمان‌ها مزایای مهمی را به همراه دارد. در ادامه، مهم‌ترین مزایای هوش تجاری در ERP را مرور می‌کنیم:
گزارش‌گیری دقیق و یکپارچه
یکی از اصلی‌ترین مزایای پیاده‌سازی هوش تجاری (BI) در ERP، این است که باعث ارتقای کیفیت ارتقای کیفیت گزارش‌گیری در ERP می‌شود. برای مثال زمانی که اکثر اطلاعات مالی سازمان‌ها به‌صورت دستی ثبت می‌شد، این اطلاعات با خطاهای انسانی همراه بودند و حتی با تاخیر گزارش‌های مالی منتشر می‌شدند. اما امروزه با استفاده از نرم افزارهای مالی موجود در سیستم ERP و با یکپارچگی با هوش تجاری این اطلاعات در لحظه، در اختیار مدیران قرار می‌گیرد و آن‌ها می‌توانند در کم‌ترین زمان ممکن تصمیم‌های خود را مشخص کنند.
پیش‌بینی و تحلیل روندها
با ترکیب هوش تجاری و ERP سازمان‌ها می‌توانند از داده‌های گذشته استفاده کرده تا روندهای آینده و موانع پیش‌رو را مشخص کنند. با تحلیل روند فروش، تولید یا مصرف منابع، مدیران می‌توانند تغییرات احتمالی بازار را پیش‌بینی کرده و اقدامات اصلاحی را زودتر انجام دهند.
تصمیم‌گیری دقیق با داده‌های در لحظه
وقتی داده‌های بخش‌های مختلف سازمان از طریق یکپارچگی هوش تجاری و ERP به‌صورت در لحظه در اختیار مدیران قرار می‌گیرد، تصمیم‌گیری از حالت واکنشی خارج شده و به پیش‌بینی تغییر می‌کند. از این طریق، مدیران می‌توانند وضعیت فروش، تولید، زنجیره تامین یا عملکرد مالی را لحظه‌به‌لحظه رصد کنند و در صورت مشاهده انحراف، بلافاصله اقدام اصلاحی لازم را انجام دهند.
بهبود بهره‌وری و تمرکز تیم‌ها
پیش از پیاده سازی هوش تجاری در ERP، تهیه گزارش‌های تحلیلی نیازمند تیم‌های متعدد بود که باید زمان زیادی را نیز صرف تهیه این گزارش‌ها می‌کردند. اما اکنون با وجود داشبوردهای BI در ERP، هر کاربر می‌تواند با چند کلیک ساده، گزارش‌های تحلیلی و مدیریتی مورد نیاز خود را ایجاد کند و در اختیار مدیران قرار دهد.
آینده هوش تجاری و ERP
سازمان‌ها دیگر به گزارش‌های دوره‌ای و تحلیل‌های پس از وقوع حادثه اکتفا نمی‌کنند؛ بلکه به دنبال این هستند تا بتوانند آینده را پیش‌بینی کنند و تصمیم‌های به‌موقع بگیرند. با ادغام هوش مصنوعی و یادگیری ماشین در بستر ERP، داده‌ها نه‌تنها سریع‌تر تحلیل می‌شوند، بلکه قابلیت اجرای بیشتری نیز دارند. چنین سطحی از هوشمندی در سیستم‌های ERP آینده، به معنی حرکت از گزارش‌دهی به سمت پیش‌بینی و تصمیم‌سازی خودکار است.
ترکیب قابلیت‌های هوش تجاری با زیرساخت یکپارچه ERP، نه‌تنها چابکی و شفافیت سازمانی را افزایش می‌دهد، بلکه زمینه‌ساز شکل‌گیری سازمان‌هایی است که تصمیم‌گیری داده‌محور را به‌عنوان فرهنگ اصلی خود نهادینه کرده‌اند.
سخن نهایی
همان‌طور که در بخش‌های مختلف این مقاله دیدیم، ارتباط هوش تجاری و ERP باعث می‌شود داده‌های پراکنده سازمان به تحلیل‌های معنادار از کسب‌وکار تبدیل شوند؛ تحلیل‌هایی که مدیران را در مسیر برنامه‌ریزی دقیق‌تر، پیش‌بینی آینده و بهبود عملکرد یاری می‌کنند.
در آینده‌ای نزدیک، سازمان‌هایی که از یکپارچگی BI و ERP بهره می‌برند، نه‌تنها سریع‌تر تصمیم می‌گیرند، بلکه می‌توانند تغییرات بازار را پیش از وقوع شناسایی کنند و با اطمینان بیشتری مسیر رشد خود را انتخاب کنند. یکی از بهترین نمونه‌های این موضوع، نرم‌افزار ERP همکاران سیستم است که با یکپارچگی با هوشمندی تجاری (BI) همکاران سیستم، امکانات پیشرفته‌ای برای تحلیل داده‌ها، ایجاد داشبوردهای مدیریتی ERP و تولید گزارش‌های مدیریتی هوشمند در اختیار کسب‌وکارها قرار می‌دهد.
اگر شما هم به‌دنبال تصمیم‌گیری دقیق‌تر، شفافیت داده و رشد پایدار در سازمان خود هستید، وقت آن رسیده است که از مزایای یکپارچگی هوش تجاری و ERP همکاران سیستم بهره‌مند شوید.