تفاوت ERP و BPM: مقایسه و مزایایی که باید بدانید

اگر تجربه کار در یک سازمان بزرگ با فرایندهای پیچیده را داشته باشید، می‌دانید که بازدهی پایین عملکردهای سازمانی و جزیره‌ی بودن سیستم‌های مختلف در سازمان یکی از معضلات مهمی است که باعث عملکرد نامناسب کل سازمان می‌شود، بهینه‌سازی و یکپارچه‌سازی سیستم‌ها در کاهش این مشکلات نقش مهمی دارند. نقش کلیدی بهینه‌سازی و یکپارچگی در افزایش بهره‌وری کل سازمان و کاهش هزینه‌ها خود را نشان می‌دهد. اما باید توجه داشت که یکپارچگی و بهینه‌سازی به تنهایی حاصل نمی‌شوند و نیاز به ابزارهای مخصوص خود دارند. دو سیستم مهم در این زمینه، مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPM) و برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) هستند که شرکت‌ها برای بهبود عملکرد خود از آن‌ها استفاده می‌کنند.

انتخاب بین این دو ابزار یعنی نرم افزار ERP و مدیریت فرایندهای کسب و کار BPM برای شرکت‌ها چالش‌برانگیز است، چون هر دوی این ابزارها به کسب‌وکارها کمک می کنند تا مشکلات و نیازهای خود را برطرف کنند و به موفقیت برسند، اما نکته اصل این است که کدام یک از این دو نرم افزار برای سازمان اولویت دارد؟ آیا استفاده از آن‌ها به‌صورت همزمان مورد نیاز است؟

برای پاسخ به این سوال، در این مقاله به تعریف نرم افزار ERP و BPM می‌پردازیم و با ذکر چالش‌ها و مزایای هر کدام از آن‌ها، تفاوت این دو ابزار را بیان می‌کنیم. با ما همراه باشید.

BPM چیست؟

مدیریت فرایندهای کسب و کار (Business process management) هنر طراحی، سازماندهی و اتوماسیون فرایندهای تکرارپذیر است تا با پیش‌بینی‌پذیری و سرعت بالاتر، نتایج مطلوب‌تری حاصل شود. با استفاده از BPM فرایندهایی که زمان زیادی را می‌گیرند تا به نتیجه برسند، به‌صورت خودکار و بدون نیاز به صرف زمان، انجام می‌شوند.  تمرکز BPM بر سه محور اصلی است: 

1. تعریف اقدامات تکراری در سازمان

2. سازماندهی این اقدامات به صورت زنجیره‌ای در قالب گردش‌کار (Workflow)

3. خودکارسازی گردش‌کارها برای اجرا با حداقل دخالت انسانی

چرا شرکت‌ها از BPM استفاده می‌کنند؟

مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار (BPM) در سازمان‌هایی کاربرد دارد که کارها حول فرآیندهایی با گردش کارِ مشخص طراحی شده‌اند، یا به عبارت دیگر، در جایی که برای دستیابی به نتیجه‌ای خاص، نیاز به تکرار مراحل مشخصی وجود دارد. در ادامه، مزایای استفاده از BPM در شرکت‌ها آورده شده است:

افزایش دقت و سرعت: یک فرآیند دقیق‌طراحی‌شده می‌تواند اطلاعات را پردازش و کارها را سریع‌تر از ارسال پرونده‌ها و یادداشت‌ها بین تیم‌ها به انجام برساند.  علاوه بر این، BPM تضمین می‌کند که هر مرحله از فرآیند در زمان مناسب خود اجرا می‌شود، بدون اینکه نیاز باشد به حافظه کارکنان مختلف تکیه شود تا آن را به شکلی یکسان انجام دهند.

بهبود مستمر: با تحلیل داده‌های فرآیندها، سازمان‌ها می‌توانند به‌طور مداوم عملکرد خود را ارزیابی و بهبود بخشند. 

کاهش خطاهای انسانی: خودکارسازی فرآیندها احتمال بروز اشتباهات ناشی از عوامل انسانی را به حداقل می‌رساند. 

شفافیت و ردگیری: BPM امکان رصد دقیق پیشرفت کارها و شناسایی گلوگاه‌ها را فراهم می‌آورد. 

انعطاف‌پذیری: سازمان‌ها می‌توانند به سرعت فرآیندها را با تغییرات کسب‌وکار یا قوانین جدید تطبیق دهند. 

صرفه‌جویی در هزینه: با حذف فعالیت‌های تکراری و غیرضروری، منابع سازمان بهینه‌تر مورد استفاده قرار می‌گیرند. 

تجربه بهتر کارکنان: کارمندان با حذف کارهای تکراری و خسته‌کننده می‌توانند بر وظایف باارزش‌تر تمرکز کنند. 

رضایت مشتری: فرآیندهای استانداردشده و کارآمد منجر به ارائه خدمات باکیفیت‌تر و یکدست به مشتریان می‌شود. 

انطباق با مقررات: BPM به سازمان‌ها کمک می‌کند تا الزامات قانونی و استانداردهای صنعتی را به شکلی سیستماتیک رعایت کنند.

بهینه‌سازی منابع: BPM به شرکت‌های پیشرو کمک می‌کند تا با حداقل خطای ممکن به نتایج مطلوب دست یابند. در واقع، تنها خطایی که BPM ممکن است با آن مواجه شود، خطای انسانی است که ممکن است در جمع‌آوری و ثبت داده‌ها یا در خود فرایند برنامه‌ریزی ایجاد شود.

به طور کلی، BPM راهکاری نسبتاً ساده برای بهره‌گیری از قدرت فناوری ارائه می‌دهد تا: 

• دستیابی به نتایج را تسریع کند.
• موفقیت را به شکلی قابل پیش‌بینی محقق سازد.
• و خطاهای انسانی را به طور کامل حذف کند. 

چالش های پیاده سازی BPM در سازمان و راهکارهای مقابله با آن

پیاده‌سازی BPM با چالش‌های زیادی همراه است. در این بخش، به بررسی ده چالش رایج BPM که سازمان‌ها با آن مواجه می‌شوند و راهکارهای غلبه بر آن‌ها می‌پردازیم. 

۱. مقاومت در برابر تغییر 

یکی از بزرگ‌ترین چالش‌های پیاده‌سازی BPM، مقاومت کارکنان در برابر تغییر است. کارمندان ممکن است از پذیرش فرایندهای جدید امتناع کنند، زیرا از جایگزینی شغل خود یا افزایش حجم کار می‌ترسند. 

راهکار: برای غلبه بر این چالش، سازمان‌ها باید روی مدیریت تغییر سرمایه‌گذاری کنند. ارتباطات مؤثر، آموزش و مشارکت دادن کارکنان در طراحی فرآیندهای BPM می‌تواند به جلب حمایت و کاهش مقاومت کمک کند. کارکنان باید مزایای BPM از جمله افزایش بهره‌وری و کاهش کارهای دستی را درک کنند. 

۲. عدم حمایت مدیران ارشد 

بدون حمایت مدیریت ارشد، اجرای BPM با شکست مواجه شود. ممکن است مدیران اجرایی ارزش فوری آن را درک نکنند یا پروژه‌های دیگر را در اولویت قرار دهند. 

راهکار: برای حل این مشکل، طرفداران BPM باید یک توجیه اقتصادی قانع‌کننده ارائه دهند. نشان دهید که چگونه BPM می‌تواند با اهداف استراتژیک سازمان همسو شود، رضایت مشتری را افزایش یا هزینه‌ها را کاهش دهد. هنگامی که مدیران بازده سرمایه‌گذاری (ROI) بالقوه را درک کنند، احتمال حمایت از BPM بیشتر می‌شود. 

۳. کمبود منابع 

پروژه‌های BPM اغلب نیازمند سرمایه‌گذاری قابل‌توجهی در زمان، هزینه و نیروی انسانی هستند. محدودیت منابع می‌تواند مانع پیاده‌سازی BPM شود. 

راهکار: سازمان‌ها باید منابع و بودجه کافی به پروژه‌های BPM اختصاص دهند. این ممکن است شامل تغییر اولویت‌های پروژه‌ها یا استفاده از مشاوران خارجی در صورت نیاز باشد. یک پروژه BPM با منابع کافی، احتمال موفقیت بیشتری دارد و بازده مثبتی خواهد داشت. 

۴. عدم شفافیت در اهداف 

ابتکارات BPM زمانی که اهداف به‌وضوح تعریف نشده‌اند، می‌توانند مسیر خود را گم کنند. بدون یک مقصد مشخص، سازمان‌ها نمی‌توانند پیشرفت را به‌طور مؤثر اندازه‌گیری کنند. 

راهکار: پروژه‌های BPM را با اهداف مشخص آغاز کنید. اهداف SMART (معین، قابل‌اندازه‌گیری، دست‌یافتنی، واقع‌بینانه و زمان‌بندی‌شده) تعیین کنید. پیشرفت را به‌طور منظم بررسی کنید تا اطمینان حاصل شود که پروژه در مسیر درست قرار دارد. 

۵. بخش‌های مجزا و غیرهماهنگ

بسیاری از سازمان‌ها با بخش‌های مجزایی مواجه هستند که به‌صورت مستقل کار می‌کنند و اغلب از تأثیر فرآیندهای خود بر دیگر بخش‌ها بی‌اطلاع هستند. 

راهکار: BPM همکاری بین بخش‌ها را تقویت می‌کند. از BPM برای از بین بردن این جدایی‌ها با طراحی فرآیندهای سرتاسری که چندین بخش را پوشش می‌دهند، استفاده کنید. این کار ارتباطات و همکاری را بهبود می‌بخشد و منجر به فرآیندهای کارآمدتر و نتایج بهتر می‌شود. 

۶. سیستم‌های قدیمی (Legacy Systems) 

سیستم‌های قدیمی می‌توانند مانع پیاده‌سازی BPM شوند. یکپارچه‌سازی BPM با فناوری‌های قدیمی ممکن است پیچیده و پرهزینه باشد. 

راهکار: یک رویکرد مرحله‌ای برای پیاده‌سازی BPM در نظر بگیرید. ابتدا فرآیندهایی را اجرا کنید که وابسته به سیستم‌های قدیمی نیستند تا بتوانید تخصص لازم را کسب کنید و ارزش آن را به‌تدریج نشان دهید. با کسب تجربه، یکپارچه‌سازی‌های پیچیده‌تر را انجام دهید.

۷. عدم شفافیت داده‌ها 

داده‌ها قلب تپنده BPM هستند، اما بسیاری از سازمان‌ها با مشکل عدم شفافیت داده‌ها مواجهند. داده‌های نادرست یا ناقص می‌توانند منجر به تصمیم‌گیری‌های ضعیف شوند. 

راهکار: در ابزارهای تحلیل داده و گزارش‌دهی سرمایه‌گذاری کنید تا شفافیت داده‌ها بهبود پیدا کند. کیفیت و دقت داده‌ها را از طریق پاکسازی و اعتبارسنجی داده‌ها تضمین کنید. دسترسی به داده‌های لحظه‌ای به سازمان‌ها کمک می‌کند تصمیمات آگاهانه‌تری بگیرند و فرآیندها را بهینه‌تر کنند. 

۸. مقاومت در برابر پذیرش فناوری 

پیاده‌سازی BPM اغلب مستلزم استفاده از فناوری‌های جدید است. برخی از کارکنان ممکن است در برابر استفاده از ابزارهای ناآشنا مقاومت کنند یا از منسوخ شدن شغل خود بترسند. 

راهکار: آموزش و پشتیبانی جامعی برای فناوری‌های جدید BPM ارائه دهید. اطمینان حاصل کنید که کارکنان درک می‌کنند این ابزارها چگونه می‌توانند کار آنها را آسان‌تر و کارآمدتر کنند. مزایای فناوری BPM، مانند کاهش کارهای دستی و بهبود دقت داده‌ها را برجسته کنید.

۹. عدم بهبود مستمر 

BPM یک پروژه یک‌باره نیست، بلکه یک فرآیند مستمر است. برخی سازمان‌ها در حفظ انگیزه برای بهبود مستمر فرآیندها مشکل دارند. 

راهکار: با بررسی منظم فرآیندها، جمع‌آوری بازخورد و اعمال تغییرات، فرهنگ بهبود مستمر را ایجاد کنید. از نرم‌افزارهای BPM که از اتوماسیون، نظارت و گزارش‌دهی پشتیبانی می‌کنند، استفاده کنید تا بهینه‌سازی مداوم تسهیل شود.

۱۰. چالش‌های انطباق و مقررات 

بسیاری از صنایع با مقررات و الزامات انطباق سختگیرانه‌ای مواجه هستند که بر فرآیندهای آنها تأثیر می‌گذارد. رعایت این مقررات در عین بهینه‌سازی فرآیندها می‌تواند چالش‌برانگیز باشد. 

راهکار: BPM می‌تواند با گنجاندن الزامات قانونی در طراحی فرآیندها، به سازمان‌ها کمک کند تا انطباق را رعایت کنند. از نرم‌افزارهای BPM برای خودکارسازی بررسی‌های انطباق و ایجاد گزارش‌های حسابرسی استفاده کنید. فرآیندها را به‌طور منظم به‌روزرسانی کنید تا انطباق مداوم تضمین شود.

ERP چیست؟

حال که درباره BPM اطلاعات کافی را کسب کردیم، باید بدانیم که ERP چیست؟ برنام ‌ریزی منابع سازمانی (Enterprise resource planning) یک پایگاه داده مرکزی است که اطلاعات مورد نیاز کارکنان در سراسر سازمان را برای انجام کارهایشان تأمین می‌کند. درواقع، ERP یک مرکز داده یکپارچه است که برای مدیریت منابع داخلی و خارجی در یک کسب‌وکار طراحی شده است. 

یک سیستم ERP به‌طور مؤثر به عنوان یک مخزن داده سطح بالا عمل می‌کند که کل سازمان به آن متصل است و به موارد زیر کمک می‌کند: 

• منبع واحدی برای تمام داده‌های سازمان ارائه می‌دهد، 
• نیاز به ورود چندباره داده‌ها را از بین می‌برد، زیرا تمام اطلاعات مورد نیاز هر فرد از پایگاه داده مرکزی به هر جایی که لازم باشد جریان پیدا می‌کند،
• کارهای سازمان را در یک متمرکز می‌کند.

یک سیستم ERP داده‌ها را از مرکز گرفته و دقیقاً به جایی که مورد نیاز است منتقل می‌کند. همچنین، به اعضای تیم کمک می‌کند تا با ابزارهای خود تعامل داشته باشند تا بتوانند کارها را سریع‌تر و با شفافیت بیشتر انجام دهند. 

چرا شرکت‌ها از ERP استفاده می‌کنند؟

افزایش سرعت: ERP به عنوان یک پایگاه داده چندمنظوره پرتوان عمل می‌کند که داده‌ها را در نقاط مختلف مدیریت و پردازش کرده و مرکز را به‌روزرسانی کند تا تمام افراد سازمان بتوانند با حداقل تأخیر یا بدون هیچ تأخیری هماهنگ بمانند.

افزایش بهره‌وری: در سازمان‌های بزرگ که نیاز به شفافیت داده بیشتر است، تلاش برای هماهنگ نگه داشتن تمامی کارمندان از طریق ایمیل‌های بی‌پایان و به‌روزرسانی‌ها، نه تنها خسته‌کننده بلکه غیرممکن است. اینجاست که ERP وارد عمل می‌شود. این سیستم تمام حجم داده‌های تولیدشده توسط سازمان را در چند ثانیه پردازش و در پایگاه داده جایگذاری می‌کند. بدین ترتیب، کارکنان می‌توانند به جای صرف زمان برای مدیریت صفحات و نمودارها، به کارهای مهم‌تر بپردازند.

شفافیت داده: مزیت بزرگ دیگر چارچوب ERP، شفافیت داده است. ERP اطمینان می‌دهد که داده‌های پایگاه داده مرکزی در هر لحظه برای همه قابل دسترس است. علاوه بر این، اگر تغییری رخ دهد، تمام کارکنان مربوطه بلافاصله به‌روزرسانی‌ها را دریافت می‌کنند که به آنها کمک می‌کند ببینند چه اتفاقی در حال رخ دادن است و چگونه باید تطبیق پیدا کنند.

چالش‌های پیاده‌سازی ERP در سازمان و راهکارهای مقابله با آن

پیاده‌سازی یک سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) می‌تواند عملیات شما را متحول کند، اما این فرآیند با چالش‌هایی همراه است. از انتقال داده‌ها تا پذیرش کاربران، هر مرحله نیازمند برنامه‌ریزی و اجرای دقیق است.

در ادامه، ۱۰ مشکل رایج در پیاده‌سازی ERP که ممکن است منجر به شکست پروژه شوند به همراه راهکارهای حل آنها آورده شده است: 

 1. فرآیندهای کسب‌وکار نامنظم

فرآیندهای مستندنشده یا ضعیف‌تعریف‌شده می‌توانند در طول پیاده‌سازی ERP باعث سردرگمی و ناکارآمدی شوند و دستیابی به نتایج مطلوب را دشوار کنند.

راهکار: برای حل این مشکل، نقشه‌برداری دقیق فرآیندها را انجام دهید تا جریان‌های کاری فعلی را مستند کنید، شکاف‌ها را شناسایی کرده و فرآیندهای بهینه‌شده‌ای را ایجاد کنید که با اهداف کسب‌وکار شما همسو باشند. اگر این قابلیت‌ها را در داخل سازمان ندارید، یک شریک پیاده‌سازی یا راهکارهای ERP می‌تواند اطمینان حاصل کند که این موارد بررسی شده‌اند.

2. سرعت و دقت انتقال داده‌ها

انتقال داده‌ها از یک سیستم قدیمی به یک ERP جدید می‌تواند کند، پیچیده و مستعد خطا باشد، به‌ویژه اگر داده‌ها ناقص، ناسازگار یا نادرست باشند.

راهکار: یک قاعده کلی خوب این است که سازماندهی و استانداردسازی داده‌های خود را مدتها قبل از انتقال شروع کنید تا خطاها زودتر شناسایی شوند و انتقال به‌صورت روان انجام شود. همچنین، می‌توانید با همکاری یک متخصص پیاده‌سازی ERP که در پاکسازی، اعتبارسنجی و نگاشت دقیق داده‌ها مهارت دارد، از خطرات مهمی، مانند داده‌های نادرست و زمان‌های انتقال کُند اجتناب کنید.

فرآیند پیاده‌سازی ظریف، و مانند یک مسئله ریاضی طولانی است. اگر مراحل اولیه را درست انجام ندهید، نتیجه کاملاً منحرف خواهد شد – بنابراین مطمئن شوید که این مراحل اولیه را با دقت و توجه انجام دهید.

3. انطباق و کیفیت پایین داده‌ها

سیستم ERP باید تمام الزامات نظارتی مربوط به صنعت شما را برآورده کند. همچنین، باید بتواند گزارش‌دهی دقیقی ارائه دهد تا تصمیم‌گیری‌های شما معتبر باشد. با این حال، این عملکردها اغلب مختل می‌شوند، به‌ویژه در صنایع بسیار نظارت‌شده که مشکلات کیفیتی در داده‌های ERP می‌تواند انطباق و کارایی عملیاتی را تضعیف کند.

راهکار: مرسوم است که برای اطمینان از رعایت مقررات صنعت، به‌طور منظم داده‌های خود را حسابرسی کرده و تنظیمات انطباق ERP خود را مطابق با این مقررات به‌روزرسانی کنید. اما اغلب، سازمان‌ها این نوع تخصص را در داخل سازمان و در دسترس ندارند. اینجا است که یک مشاور یا شریک راه‌حل‌های ERP می‌تواند کمک کند. اگر در حال سرمایه‌گذاری روی یک پلتفرم هستید که گستردگی کسب‌وکار شما را پوشش می‌دهد، به یک متخصص نیاز دارید که بداند چگونه:

• عملیات و بینش‌های داده را برای چرخش‌های هوشمندانه‌تر به هم متصل کند،
• با مقررات صنعت و استانداردهای کیفیت داده مطابقت داشته باشد،
• قابلیت‌های ERP شما را با یکپارچه‌سازی‌های بدون ریسک و روان افزایش دهد.

4. مشکلات یکپارچه‌سازی ERP

حتما این را شنیده‌اید که: یکپارچه‌سازی نرم‌افزار ERP با سیستم‌های موجود یکی از حساس‌ترین مراحل پیاده‌سازی است.

اهمیت این مرحله به این دلیل است که سیستم‌های ناهمگون، فرمت‌های داده ناسازگار و جریان‌های کاری پیچیده اغلب گلوگاه ایجاد می‌کنند که منجر به فرآیندهای ناشیانه و افزایش هزینه‌ها می‌شود. بدون یکپارچه‌سازی روان، داده‌های حیاتی شما نیز جدا می‌شوند و دروازه‌هایی را برای ناکارآمدی‌ها و فرصت‌های ازدست‌رفته برای بینش‌های قدرتمند باز می‌کنند.

راهکار: برای جلوگیری از هرگونه مشکل یکپارچه‌سازی ERP یا شکست کامل آن، گزینه‌های یکپارچه‌سازی خود را زودتر مورد بررسی قرار دهید و توجه کنید که چگونه با جریان‌های کاری و فرآیندهای اصلی شما همسو می‌شوند. همچنین، راه‌حل‌هایی را فیلتر کنید که انعطاف‌پذیری، مقیاس‌پذیری و البته سازگاری با سیستم‌های فعلی شما را ارائه می‌دهند تا پیاده‌سازی بهتر ادامه پیدا کند. با این حال، کار با یک شریک ERP که در پیاده‌سازی و حسابرسی تخصص دارد، ایمن‌ترین گزینه است.

چه روی Oracle/NetSuite، SAP یا Dynamics 365 باشید، داشتن یک مشاور فنی در کنار شما برای شناسایی موانع در مراحل اولیه و حذف این خطرات بسیار ارزشمند است. بدون این تخصص، شما با خطر خطاهای حیاتی مواجه هستید که می‌تواند جدول زمانی پیاده‌سازی ERP را به تعویق بیندازد – یا بدتر، منجر به شکست پیاده‌سازی شود.

5. سفارشی‌سازی برای تکرار سیستم‌های قدیمی

سفارشی‌سازی بیش از حد بدون تخصص مناسب می‌تواند به سرعت به سیستم‌های غیرمنعطفی تبدیل شود که ارتقا، یکپارچه‌سازی یا مقیاس‌گذاری آنها دشوار است. علاوه بر این، تکرار جریان‌های کاری قدیمی می‌تواند مانع از استفاده کامل کسب‌وکار شما از ویژگی‌ها و کارایی‌های پیشرفته سیستم ERP جدید شما شود – که می‌تواند سرمایه‌گذاری‌تان را بی‌اعتبار کند.

راهکار: برای اجتناب از این نتایج و ادامه مسیر، نگاهی دقیق به عملکردهایی بیندازید که:

1. باید حفظ شوند: ویژگی‌هایی که در حال حاضر دارید و نیاز به حفظ آنها دارید.

2. می‌توانید از آنها صرف نظر کنید: ویژگی‌هایی که در حال حاضر دارید اما نیازی به آنها ندارید.

3. نیاز به اضافه کردن دارید: ویژگی‌هایی که نیاز دارید اما در حال حاضر ندارید.

اگر ویژگی‌ را شناسایی کردید که به نیاز دارید و به‌صورت پیش‌فرض وجود ندارد، به یکپارچه‌سازی‌های موجود و راه‌حل‌های ISV فکر کنید که می‌توانند عملکرد را بدون سفارشی‌سازی بیش از حد افزایش دهند. بهتر است به دنبال ویژگی‌های بهبودیافته‌ای باشید که برای فرآیندهای شما کلیدی هستند و در عین حال، باید نسبت به سفارشی‌سازی بیش از حد محتاطانه عمل کنید.

6. مدیریت پروژه بی‌تجربه

یکی از قوی‌ترین اما خاموش‌ترین قاتل‌های هر پیاده‌سازی ERP، عدم رهبری مناسب است. بدون مدیران پروژه با تجربه و در دسترس، با تاخیرهای ناامیدکننده و افزایش بودجه مواجه خواهید شد – این چالش می‌تواند کل فرآیند پیاده‌سازی را منحرف کند.

راهکار: با آگاهی از اینکه باید به دنبال چه نقش‌هایی باشید، می‌توانید از این دام اجتناب کنید. مطئن شوید که افراد در جایگاه مناسب قرار دارند. به عبارت دیگر، مدیران پروژه‌ی با تجربه را استخدام کرده و روش‌های مدیریت پروژه کاربردی را اتخاذ کنید تا برنامه شما طبق برنامه و در بودجه باقی بماند.

با رهبری قوی در محل، می‌توانید اطمینان حاصل کنید که هیچ کاری از قلم نمی‌افتد و پیاده‌سازی ERP شما طبق برنامه پیش می‌رود.

7. افزایش هزینه و زمان

فراتر رفتن از محدوده هزینه‌ای پروژه چالش رایج دیگری در پیاده‌سازی ERP است. غیرمعمول نیست که پروژه‌های ERP از بودجه و جدول زمانی فراتر روند، که اغلب به دلیل احتمالات یا مدیریت پروژه ضعیف است. با دانستن این موضوع، مهم است که از ابتدا یک بودجه و جدول زمانی واقع‌بینانه بسازید.

راهکار: یک مدیریت پروژه قوی با شناسایی ذینفعان برای پیاده‌سازی و ارتباطات واضح می‌تواند به حفظ پیاده‌سازی طبق برنامه کمک کند. اگر مدیران پروژه با تجربه در داخل سازمان ندارید، همیشه می‌توانید با یک شریک پیاده‌سازی ERP تماس بگیرید تا این شکاف‌ها را پر کنید.

8. تست و تضمین کیفیت ضعیف

تست ناکافی می‌تواند منجر به اشکالات، خطاها و حتی خرابی‌های کامل سیستم پس از راه‌اندازی شود که به عنوان یکی از بزرگترین تهدیدها برای پیاده‌سازی موفق ERP رتبه‌بندی می‌شود. بدون تست دقیق و تخصصی، با عملیات متوقف شده و جدول زمانی به تأخیر افتاده تنها می‌مانید.

راهکار: با انجام تست‌های سختگیرانه در طول فرآیند – از جمله تست واحد، یکپارچه‌سازی و پذیرش کاربر (UA) – می‌توانید از پیاده‌سازی درست ERP مطمئن شوید.

9. پذیرش سخت کاربر

عدم پذیرش کاربر می‌تواند به سرعت پیاده‌سازی ERP شما را از مسیر خارج کند. این اتفاق معمولاً زمانی می‌افتد که کارکنان به‌درستی آماده نشده‌اند یا مزایای سیستم جدید شما را درک نمی‌کنند، که فقط پیشرفت را کند کرده و اثربخشی سیستم را محدود می‌کند و منجر به ناامیدی در بین کاربران کلیدی می‌شود.

راهکار: برای افزایش پذیرش بین کارکنان، درباره ارزش سیستم ERP جدید ترجیحاً پس از فرآیند انتخاب و قبل از شروع پیاده‌سازی با آنها صحبت کنید. پس از راه‌اندازی سیستم، آموزش‌های خاص و پشتیبانی مستمر ارائه دهید تا کارکنان شما در استفاده از ابزارهای جدید احساس اطمینان کنند. همچنین،  می‌توانید کاربران کلیدی را تعیین کنید که با پلتفرم جدید کاملاً آشنا هستند و می‌توانند به سایر کارکنان کمک کنند تا مزایای سیستم جدید و نحوه استفاده مؤثر از آن را درک کنند.

10. تأثیر نابرابر در تیم‌ها

تیم‌های مختلف ممکن است از سیستم ERP جدید شما به روش‌های مختلف و در درجات متفاوتی استفاده کنند که می‌تواند منجر به قطع ارتباط برای برخی کاربران شود. برای کسانی که روزانه از آن استفاده نمی‌کنند، درک مزایای واقعی می‌تواند دشوار باشد. مهم است که کل تیم خود را در یک مدار نگه دارید.

راهکار: همانطور که پیش از این نیز گفته شد، بهترین روش این است که قبل از پیاده‌سازی و پس از انتخاب، تیم‌های خود را از یک سیستم جدید مطلع کنید. در کنار آموزش و پشتیبانی، که معمولاً توسط شریک ERP شما ارائه می‌شود، تیم‌های شما مطمئناً با ابزارهای جدید آشنا خواهند شد و از آنها استفاده خواهند کرد.

مقایسه BPM و ERP؛ تفاوت‌های مهم

سیستم‌های BPM و ERP از مهم‌ترین نرم افزارهای سازمانی هستند که در بهبود فرایندها به کسب و کارها کمک می‌کنند و اگرچه در برخی عملکردها همپوشانی دارند، اما کاربردهای متفاوتی ارائه می‌کنند. در اصل ERP بستری برای ذخیره و اشتراک داده‌های سازمانی فراهم می‌کند، در حالی که BPM مدیریت، بهینه‌سازی و خودکارسازی فرآیندها را ممکن می‌سازد. تفاوت کلیدی در تمرکز آنهاست: ERP بر متمرکزسازی داده‌ها تأکید دارد، در حالی که BPM بر جریان داده‌ها متمرکز است.

در عمل از ERP برای ایجاد دسترسی متمرکز به داده‌ها استفاده می‌شود تا واحدهای مختلف بتوانند اطلاعات را در یک محل ثبت کنند، در حالی که BPM مدیریت دقیق‌تر فرآیندها را بر عهده گرفته و اطمینان حاصل می‌کند که مراحل مختلف توسط افراد مشخص و به ترتیب صحیح انجام شوند.

ERP به عنوان هسته مرکزی داده‌ها، برای یکپارچه‌سازی عملیات اصلی کسب‌وکار مناسب‌تر است، اما BPM امکان بهبود فرآیندهای انتها به انتها و سفارشی‌سازی گردش کار را فراهم می‌آورد.

BPM	ERP
خودکارسازی	یکپارچه‌سازی
تولید	مدیریت موجودی
حسابداری	مدیریت منابع انسانی
مقیاس‌پذیری	هوش تجاری

در واقع این دو سیستم مکمل یکدیگرند – ERP زیرساخت داده را ایجاد می‌کند و BPM از این داده‌ها برای بهینه‌سازی فرآیندها استفاده می‌کند. سازمان‌های پیشرو امروزی معمولاً از ترکیب این دو سیستم برای حداکثر بهره‌وری بهره می‌برند.

آیا می‌توان از هر دو سیستم ERP و BPM استفاده کرد؟

اگرچه به نظر می‌رسد ERP و BPM دو راهکار متضاد برای نیازهای سازمان شما هستند، اما در واقع ممکن است اینطور نباشد. سازمان شما ممکن است به راهکاری نیاز داشته باشد که هر دو قابلیت ERP و BPM را پوشش دهد، مانند نیاز به سازماندهی کارها در قالب فرآیندها، در حالی که تمام تیم از جریان داخلی داده‌ها مطلع باشند.

برای دستیابی به این هدف، باید یک راهکار BPM را به طور هوشمندانه در کنار ابزار ERP قرار دهید. شما می‌توانید تعادل را حفظ کنید و در واقع بدون فداکردن عملکرد، سرعت یا قابلیت‌ها، به اهداف کسب‌وکار خود دست پیدا کنید.

کدام یک برای کسب‌وکار شما مناسب است؟

از یک طرف، BPM برای شرکت‌هایی که به دنبال خودکارسازی و مقیاس‌پذیری فرآیندهای تکرارپذیر هستند عالی عمل می‌کند. از طرف دیگر، ERP در مدیریت منسجم حجم عظیمی از داده‌ها در یک منبع معتبر، عملکرد ممتازی دارد.

پس چگونه انتخاب کنید؟ چگونه تعیین می‌کنید که کدام راهکار برای کسب‌وکار شما بهترین کارایی را دارد؟ در ادامه چند نکته برای کمک به تصمیم‌گیری ارائه شده است.

اول از همه، مهم است بدانید که BPM برای کمک به کارهای سریالی طراحی شده است. اگر شرکت شما:

• با مجموعه‌ای از فرآیندهای تکرارپذیر کار می‌کند،
• کارها را به صورت سریالی انجام می‌دهد،
• از مراحل متعددی استفاده می‌کند که نیازمند تکمیل توسط کارکنان خاصی به ترتیبی مشخص است،

در این صورت BPM معمولاً بهترین گزینه برای سازمان شما خواهد بود.

BPM به سازمان‌ها این توانایی را می‌دهد که کارهای پیچیده را با دقت انجام دهند از طریق:

• تجزیه آن به مراحل کوچک‌تر
• دنبال کردن فرآیند به صورت سریالی
• بازگشت برای اعمال تغییرات تا زمانی که نتیجه مطلوب حاصل شود

از سوی دیگر، اگر کسب‌وکار شما:

• دارای حجم بیشتری از داده است،
• داده‌ها به شکل تصادفی توسط کارکنان در بخش‌های مختلف استخراج می‌شوند،
• نیاز به شفافیت داده بیشتر برای عملکرد بهینه کارکنان دارد،
• باید حجم پیچیده‌ای از داده‌های در تعامل با یکدیگر، در سراسر سازمان مدیریت شوند،

در این صورت متوجه خواهید شد که ERP به خوبی پاسخگوی نیازهای سازمان شماست.

ERP مناسب نیازهای سازمان‌های بزرگتری است که در آنها داده‌ها به صورت تصادفی استفاده می‌شوند و به یک منبع واحد و به‌روز در سراسر سازمان نیاز است.

بسیاری از سازمان‌های بزرگ از هر دو سیستم BPM و ERP استفاده می‌کنند. سیستم ERP تمام نیازهای پایگاه داده را مدیریت کرده و سیستم BPM جریان داده‌ها بین سیستم ERP و سایر ابزارهای ضروری را کنترل می‌کند.

همانطور که سازمان شما رشد می‌کند، این دو سیستم‌ اهمیت پیدا خواهند کرد، بنابراین پیاده‌سازی زودهنگام آنها به تیم شما کمک می‌کند تا از بهترین فناوری‌ها برای توسعه کسب‌وکارتان بهره ببرند.

سخن نهایی

همان‌طور که در این مقاله به آن اشاره شد، مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) یکی از مهم‌ترین ارکان اصلی استراتژی هر کسب‌وکاری به شمار می‌‌رود که با به‌کارگیری آن‌ می‌توانند سیستم‌های مورد نیاز خود را توسعه داده و در عین حال، یکپارچگی آن‌ها را با ERP اصلی در سازمان خود حفظ کنند.با کمک نرم افزار فرایار همکاران سیستم می‌توانید سیستم‌های جزیره‌ای را با یکدیگر و با راهکاران همکاران سیستم مرتبط و یکپارچه کنید. به‌این ترتیب فرایندها در سطح سازمان شما با سرعت و دقت بیش‌تر و صرف هزینه کم‌تری اجرا خواهد شد. برای کسب اطلاعات بیشتر با ما در تماس باشید.