ارائه‌دهنده‌ی راهکارهای نرم‌ افزارهای سازمانی
ارائه‌دهنده‌ی راهکارهای نرم‌ افزارهای سازمانی

مفاهیم فناوری اطلاعات:مدیریت محتوای سازمانی (ECM)؛ ویژگی‌ها و اهداف

همکاران سیستم- مدیریت محتوای سازمانی (ECM)، به خودی خود، تنها یکی از بسیار اصطلاح موجود در زمینه مدیریت محتوا است. اصطلاح عمومی مدیریت محتوا، خود جنبه‌های بسیار زیادی دارد و مدیریت محتوای وب، انتشار محتوا، مدیریت دارایی‌های دیجیتال و به طور طبیعی مدیریت محتوای سازمانی را نیز در بر می‌گیرد.
مساله مهم این است که آیا اصطلاح ECM برای کاربران کاربرد و مزیت دارد یا نه؛ که این موضوع به زیرمجموعه‌های ECM بستگی دارد. با این توضیحات در ‌‌نهایت می‌توان گفت «مدیریت محتوای سازمانی» عبارت است از یک دیدگاه، یک استراتژی یا حتی یک صنعت جدید؛ اما در عین حال باید اضافه کرد که ECM یک محصول مشخص و متمایز نیست. به عبارت دیگر، ECM مجموعه ابزار‌ها و روش‌هایی است که شرکت‌ها، آژانس‌ها یا سازمان‌ها آن را بکار می‌گیرند تا اطلاعات بسیار مهم برای فعالیت‌های خود را به دست آورند و سپس این اطلاعات را سازماندهی و ذخیره کنند. ابزار‌ها و استراتژی‌های ECM، امکان مدیریت اطلاعات یک سازمان را که ساختاربندی نشده‌اند، در هر جایی که این اطلاعات وجود داشته باشد، فراهم می‌‌کنند.

 مجموعه ابزار‌ها و روش‌هایی است که شرکت‌ها، آژانس‌ها یا سازمان‌ها آن را بکار می‌گیرند تا اطلاعات بسیار مهم برای فعالیت‌های خود را به دست آورند و سپس این اطلاعات را سازماندهی و ذخیره کنند. ابزار‌ها و استراتژی‌های ECM، امکان مدیریت اطلاعات یک سازمان را که ساختاربندی نشده‌اند، در هر جایی که این اطلاعات وجود داشته باشد، فراهم می‌‌کنند.

در نگاه اول به نظر می‌رسد که ECM، تنها روشی برای انتقال تکنولوژی‌های موجود باشد. اما از سال ۲۰۰۳، انجمن مدیریت اطلاعات و تصویر، ECM را این‌گونه تعریف کرده است:
 «تکنولوژی‌هایی که اطلاعات را تصرف، مدیریت، ذخیره‌سازی، انتقال و حفظ می‌کنند تا از فرآیندهای کسب ‌و کار پشتیبانی کنند.»
در سال ۲۰۰۵ تغییری در این تعریف به وجود آمد که عنصر فرآیند را حذف کرده بود: «مدیریت محتوای سازمانی عبارت است از تکنولوژی‌ها، ابزار‌ها و روش‌هایی که برای تصرف، مدیریت، ذخیره‌سازی، حفظ و انتقال محتوا در داخل یک سازمان مورد استفاده قرار می‌گیرند.»
در واقع، تصرف، مدیریت، ذخیره‌سازی، حفظ و انتقال اطلاعات، اجزای اصلی ECM هستند.
اهداف اصلی ECM ایجاد سهولت در دسترسی اطلاعات، حذف محدودیت‌ها، بهینه‌سازی امنیت، حفظ یکپارچگی و به حداقل رساندن هزینه‌ها است.

ویژگی‌ها و مزایای استفاده از ECM

اهداف اصلی ECM ایجاد سهولت در دسترسی اطلاعات، حذف محدودیت‌ها، بهینه‌سازی امنیت، حفظ یکپارچگی و به حداقل رساندن هزینه‌ها است.

مزایای استفاده از سیستم مدیریت محتوای سازمانی در سه ایده کلیدی خلاصه می‌شود:
• مدیریت محتوای سازمانی به عنوان یک میان‌افزار تلفیقی:
ECM دیگر محدودیت‌های اپلیکیشن‌های عمودی قبلی را ندارد و کاربر هنگام استفاده در واقع مطلع نیست که از راهکار ECM استفاده می‌کند. ECM زیرساخت لازم برای دنیای جدید تکنولوژی اطلاعات را ارایه می‌دهد.
• اجزای مدیریت محتوای سازمانی به عنوان خدمات مستقل:
ECM بدون توجه به منبع اطلاعات، آن را مدیریت می‌کند و در واقع خدماتی است که از طریق کلیه انواع اپلیکیشن‌ها قابل استفاده است. مزیت یک مفهوم خدماتی این است که برای هر کارایی مفروض تنها یک سرویس کلی در دسترس است. بنابراین از خدمات زائد، گران و مشکل برای به دست آوردن عملکردهای مشابه، اجتناب می‌شود.
• مدیریت محتوای سازمانی به عنوان مخزن یکنواخت برای کلیه انواع اطلاعات:
 ECM به عنوان یک مخزن محتوایی (هم مخزن داده و هم مخزن اسناد) استفاده می‌شود که همه اطلاعات موجود در شرکت را در یک مخزن با یک ساختار یکنواخت ترکیب و ذخیره می‌کند. اطلاعات زائد، پرهزینه و مشکلات همراه با آن خود به خود حذف می‌شوند. کلیه اپلیکیشن‌ها محتوای خود را به یک مخزن واحد می‌فرستند که این مخزن هم به نوبه خود اطلاعات مورد نیاز را به کلیه اپلیکیشن‌ها ارایه می‌کند.
بنابراین ECM مجموعه‌ای از اجزای زیرساختی است که با یک مدل چند لایه‌ای سازگار می‌شود و کلیه تکنولوژی‌های مرتبط با اسناد (DRT) را برای بکارگیری، انتقال و مدیریت داده‌هایی که ساختار ضعیف دارند، در برمی‌گیرد.

اصطلاحاتی در توصیف ECM

پنج اصطلاح مهم و رایج برای توصیف محیط کاربردی ECM عبارتند از:
۱) محتوا  
 مفهوم محتوا، هر مفهوم الکترونیکی شامل سوابق، داده‌ها، فراداده‌ها و همچنین اسناد و وب‌سایت‌ها را در برمی‌گیرد. این محتوا فقط اطلاعات بدون ساختار یا با ساختار ضعیف نیست، بلکه اکنون داده‌های ساختاربندی شده که از طریق راهکار ECM مدیریت می‌شوند را نیز در شامل می‌شود. بر این اساس، دو نوع محتوا بر حسب نوع استفاده و چرخه حیات آن‌ها وجود دارد. محتوای دینامیک که می‌تواند تغییر کند و محتوای استاتیک یا غیرقابل تغییر که در آرشیو نگه داشته می‌شود. کار ECM این است که محتوا را به دست آورد، به صورت امنی آن را مدیریت کند و آن را برای پردازش فراهم کند. محتوا تنها زمانی ارزش دارد که به عنوان دانشی در پردازش اطلاعات قابل استفاده باشد. یعنی فقط مدیریت محتوا کافی نیست. اگرچه دسترسی صحیح به یک سند یا سابقه مهم است، اما شرکت‌ها باید فرا‌تر از این عمل کنند. محتوا باید به گونه‌ای مدیریت شود که بتوان از آن برای تحقق اهداف کسب ‌و کار استفاده کرد. در مرکز این استراتژی ابزار‌ها و تکنولوژی‌های ECM وجود دارد که چرخه حیات کامل محتوا را از تولد تا مرگ آن مدیریت می‌کند.
۲) همکاری  
 ECM با فراهم کردن اطلاعات مورد نیاز، فارغ از زمان و مکان آن، از فرآیندهای همکاری و رویکردهای مختلف کار گروهی و ارتباطی پشتیبانی می‌کند. این رویکرد‌ها عبارتند از:
• ارتباط مستقیم از طریق گفت‌وگو، برگزاری مجمع‌ها، پیام‌های فوری، ویدئو کنفرانس و تکنولوژی‌های دیگر
• حمایت از چرخه پردازش، از طریق فراهم کردن اطلاعات در پردازش
• پشتیبانی از کار پروژه‌ای با ابزارهای مختلف
• پشتیبانی از مدیریت دانش از طریق مکان هدفمند و آماده‌سازی اطلاعات مورد نیاز
۳) تبعیت 
تبعیت یکی از محرک‌های بازار برای ECM است. اجرای ملزومات قانونی و تنظیمی با مستندسازی فرآیند، ذخیره‌سازی ایمن و قابلیت پیگیری معاملات نیازی حیاتی برای هر بنگاه اقتصادی یا دفتر اداری است. البته این موضوع فقط به تبعیت از مقررات مربوط نمی‌شود، بلکه تبعیت از اطلاعات در فرآیند‌ها را نیز شامل می‌شود.
۴) پیوستگی 
پیوستگی کسب‌ و کار، اصطلاحی است که اهمیت آن در زمینه ECM هنوز اعتبار کافی به دست نیاورده است. امروزه نیاز ما به قابلیت دسترسی و صحت اطلاعات الکترونیکی بیشتر و بیشتر می‌شود. اطمینان از دسترسی اطلاعات امری پر هزینه است. ECM تکنولوژی‌ها و روش‌هایی را برای ذخیره‌سازی امن اطلاعات فراهم می‌کند و بر این اساس، امکان پیگیری معاملات را به وجود می‌آورد، اطلاعات را از دسترسی‌های غیرمجاز حفاظت می‌کند، امکان بازیافت آن را در پایگاه‌های داده و موتورهای جستجو به وجود می‌آورد، آن را در فولدرهای الکترونیکی مجازی ارایه می‌کند، داده‌ها را در اپلیکیشن‌ها ذخیره می‌کند و از ابزارهای «ریکاوری» برای ذخیره‌سازی اطلاعات در مواقع بحرانی استفاده می‌کند.
۵) هزینه 
صرفه‌جویی در هزینه، همراه با توسعه کارآمد و ایجاد حوزه‌های جدید کسب‌ و کار، یک اولویت مهم است. ECM فی نفسه بسیار هزینه‌بر است، به ویژه در مرحله اجرا. اما سرمایه‌گذاری در آن، از طریق جمع آوری اطلاعات مورد نیاز، پشتیبانی از همکاری و پردازش‌ها، ساده‌سازی عملیات و مدیریت، توسعه روش‌های کاری و بسیاری راهکارهای دیگر هزینه‌های خودش را تامین می‌کند. ECM اطلاعات را از منابع مختلف جمع ‌آوری کرده و آن‌ها را کنترل می‌کند و بنابراین هزینه‌ها را در حوزه‌های هسته‌ای ECM و نیز هر حوزه دیگری از تکنولوژی اطلاعات بنگاه کاهش می‌دهد. وقتی این فاکتور را در نظر می‌گیریم، تمرکز اصلی ما نباید بر بازگشت سرمایه اولیه باشد، بلکه ایجاد دگرگونی پایدار در بنگاه مهم‌تر است. ECM زیرساختی لازم برای بهینه‌سازی عملیات در کسب ‌و کار است.

چشم‌انداز ECM
در سال‌های اخیر، ECM، به دلایل مختلف به طور فزاینده اهمیت یافته و پیچیده شده است. کلاهبرداری‌های مالی و رخنه در داده‌های دیگران، در کنار مجموعه قوانینی که برای جلوگیری از این جرایم طراحی شده، مدیریت موثر اطلاعات را به امری ضروری تبدیل کرده است.

در سال‌های اخیر، ECM، به دلایل مختلف به طور فزاینده اهمیت یافته و پیچیده شده است. کلاهبرداری‌های مالی و رخنه در داده‌های دیگران، در کنار مجموعه قوانینی که برای جلوگیری از این جرایم طراحی شده، مدیریت موثر اطلاعات را به امری ضروری تبدیل کرده است.

به همین منظور، تکنولوژی‌های سند مدیریت محتوای سازمانی، مورد استفاده قرار می‌گیرند تا روش‌های قدیمی پردازش داده را تکمیل کنند. این ابزار‌ها اطلاعات ساختاربندی شده، با ساختار ضعیف و بدون ساختار را گردآوری می‌کنند. هر شرکت، آژانس دولتی و سازمانی باید با این موضوع روبه‌رو شود. اگر برنامه‌ای فوری برای اجرای چنین سیستمی وجود نداشته باشد، این سیستم به دلیل نیاز به، به‌روزرسانی مجوز سرور‌ها، نصب سری جدید نرم‌افزار آفیس و یا ارتقای پایگاه داده یا ERP، خود به خود به داخل سازمان‌هایی که با آن‌ها سازگاری دارد سرایت می‌کند. در بسیاری از شرکت‌ها که چشم‌انداز نامتجانسی از تکنولوژی اطلاعات دارند، بیشتر به این اهمیت می‌دهند که کدام محصول موجود کاربردپذیری دارد و مورد استفاده قرار می‌گیرد و به سرمایه‌گذاری در یک سیستم نرم‌افزاری جدید اهمیت کمتری می‌دهند. اما باید بدانیم مهم‌ترین کار این است که اطلاعات داخلی یک سازمان را تحت کنترل داشته باشیم و به این منظور این پرسش‌ها را مطرح کنیم: هزارن هزار ایمیل موجود را کجا ذخیره کنیم، با ارتباطات تجاری الکترونیکی ثبت شده چه کنیم، داده‌های مربوط به مسایل مالیاتی را در کجا نگهداری کنیم، چگونه اطلاعات را از فایل‌های سازماندهی نشده انتقال دهیم، اطلاعات را چگونه در یک مخزن یکپارچه‌سازی کنیم تا هر کسی به راحتی بتواند از آن استفاده کند، چگونه یک فضای یکنواخت برای کلیه اطلاعات ورودی ایجاد کنیم و چگونه مطمئن شویم که هیچ اطلاعاتی از بین نمی‌رود یا بدون استفاده قرار می‌گیرد.
تکنولوژی‌های سند نقش مهمی در پاسخگویی به همه این سوالات ایفا می‌کنند. راهکارهای ECM اجزایی ضروری برای بسیاری از اپلیکیشن‌ها هستند.
هر کاربر احتمالی قبل از اینکه در مورد استفاده از یک سیستم تصمیم‌گیری کند، به طور طبیعی به نیازهای فردی خودش فکر می‌کند. اما هر بار که در تصمیم به استفاده از این ابزار‌ها غفلتی صورت گیرد، حجم اطلاعات کنترل نشده و استفاده نشده افزایش می‌یابد و مشکلات بیشتر می‌شوند. در بسیاری از صنایع، استفاده از تکنولوژی سند در رقابت‌پذیر ماندن سازمان‌ها تفاوت ایجاد می‌کند. مدیریت محتوای سازمانی باید بخشی از هر زیرساخت تکنولوژی اطلاعات مدرن باشد.

منابع

searchwinit.techtarget
project-consult

دیدگاه خود را ثبت کنید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *