مدیریت فرایندهای کسب‌ و کار (BPM) چیست؟

مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) روشی است برای مدل‌سازی، تحلیل و بهینه‌سازی فرآیندهای سازمانی که با هدف بهبود عملکرد و دستیابی به اهداف استراتژیک کسب‌وکار انجام می‌شود. رویکرد مدیریت فرایند کسب و کار به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرآیندهای موجود را ارزیابی کرده، و با شناسایی نقاط ضعف، فرایندها را با اهداف کلان کسب‌وکار همسو کنند.

 Business Process Management که به اختصار آن را BPM می‌نامیم،  با حذف روش‌های مدیریت جریان کار به‌صورت پراکنده و غیرساختاریافته، امکان بهینه‌سازی عملیات تجاری را فراهم می‌کند. روش مدیریت فرایندهای کسب و کار نه‌تنها بهره‌وری را افزایش می‌دهد، بلکه هزینه‌ها و خطاهای عملیاتی را نیز کاهش داده و در نهایت منجر به ارائه محصولات و خدمات باکیفیت‌تر به مشتریان می‌شود. به گفته گارتنر، اجرای صحیح BPM  میزان موفقیت پروژه‌ها را تا 70% بالاتر می‌برد، که نشان‌دهنده تأثیر قابل‌توجه مدیریت فرایندهای کسب و کار در بهبود عملکرد سازمان‌ها است.

با گذر زمان، فرآیندهای کسب‌وکار ممکن است دچار ایستایی و ناکارآمدی شوند. BPM از طریق ترکیب مشاهده، تحلیل، فناوری و راهبردهای اجرایی، این چالش‌ها را برطرف کرده و به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد که فرآیندهای خود را به‌صورت مداوم بهبود دهند.

در این مقاله، به معرفی  BPM، انواع آن، مزایای به‌کارگیری این رویکرد، نقش آن در تحول دیجیتال و تفاوت BPM با BPMS می‌پردازیم.

BPM چیست؟

BPM یک رویکرد ساختاریافته برای بهبود فرآیندهایی است که یک سازمان برای انجام فعالیت­‌ها، خدمت به مشتریان و ایجاد ارزش افزوده از آن استفاده می­‌کند. فرآیند کسب­‌وکار درواقع یک یا مجوعه­‌ای از فعالیت‌ها است که به تحقق اهداف سازمان مانند افزایش سود، کاهش هزینه‌­ها، مدیریت ریسک و به حداقل رساندن کارهای بیهوده کمک می­‌‎کند. BPM از روش‌های مختلفی برای بهبود فرآیند کسب­ وکار استفاده می‌­کند و با تجزیه­ و تحلیل کسب ­و کار و مدل‌سازی آن در سناریوهای مختلف، اعمال تغییرات، نظارت بر فرآیندهای جدید و بهبود مستمر توانایی خود، به سمت پیشبرد اهداف سازمان حرکت می‌کند.

BPM یک سیستم پویا است که به شما نشان می­‌دهد چگونه نقش‌های سازمانی، قوانین، تاکتیک‌­ها، اهداف کسب‌­وکار و سایر عوامل مربوطه دائما در حال تغییر هستند. BPM توانسته است در طول این سال‌ها انواع مختلفی از روش‌های بهینه‌­سازی، از شش سیگما (Six Sigma: یک نگرش منضبط، داده­‌محور و روشی برای حذف نقایص در هر فرآیند و محصول) گرفته تا مدیریت ناب (Lean management: در این نوع مدیریت، به جای کنترل کامل فرآیندهای کار، تمرکز بیشتر روی مسئولیت و رهبری مشترک است) را در خود جای دهد.

باتوجه به اینکه در برخی شرکت‌ها مدیریت فرایندهای کسب­ و کار بدون استفاده از ابزارهای اتوماسیون، پیچیده و دشوار می­‌شود، محصولات نرم‌افزاری BPM به منظور پشتیبانی از تغییرات به وجود آمده در کسب‌­وکارهای بزرگ، توسعه پیدا کرد.

فناوری‌­های BPM توانسته است به نوبه­ خود در پیشرفت هوش مصنوعی (AI)، یادگیری ماشینی (machine learning) و سایر فناوری‌­های به اصطلاح هوشمند نقش مهمی ایفا کند. چرا که این امکان را به شرکت‌ها داده است تا از داده­‌های موجود خود بهتر استفاده کنند، مشکلات احتمالی را پیش از وقوع شناسایی کرده و تصمیمات آگاهانه‌­تری اتخاد کنند. باظهور کسب‌­وکارهای دیجیتال، تمرکز اصلی BPM روی بهینه‌­سازی سیستم‌­های تعامل مشتریان و کارمندان است.

انواع مختلف مدیریت فرآیند کسب­ وکار (BPM)

مدیریت فرآیند کسب­ و کار بسیار گسترده است و از ابزارهای مختلفی استفاده می‌­کند. اما بسیاری از کارشناسان این رشته را در سه دسته‌­بندی زیر قرار می­‌دهند:

مدیریت فرآیند کسب­ و کار سیستم ­محور

این نوع از BPM روی فرآیندهای مربوط به گردش کاری در سیستم‌­های کسب­ وکاری تمرکز دارد که بدون دخالت انسانی عمل کرده و امکان ادغام و یکپارچه‌­سازی در سایر برنامه­‌های سازمانی را دارد. فرآیندهای اتوماتیک در مدیریت ارتباط با مشتری و سیستم‌­های برنامه‌­ریزی منابع سازمانی (نرم افزار ERP) دو نمونه از دسته‌­بندی سیستم‌­ محور هستند.

مدیریت فرآیند کسب­ و کار انسان ­محور

BPM می‌­تواند روی فرآیندهایی که توسط نیروی انسانی انجام می‌­شوند، تمرکز کند. این فرآیندها همان برنامه‌­هایی با ویژگی­‌هایی برای تعاملات انسانی هستند؛ مانند رابط کاربری با طراحی خوب، هشدارها و اعلان­‌ها.

مدیریت فرآیند کسب­ و کار سند محور

این رویکرد بر اسنادی مانند فرآیند قالب‌­بندی، امضا و تایید قراردادها تمرکز دارد. ابزارهای مدیریت فرآیند کسب ­و کار معمولا در یک کار خاص سند محور، مانند امضا کردن اسناد، تخصص پیدا کرده‌اند. مدیریت فرآیند کسب­ و کار سندمحور ، به کاربران کمک می­‌کند تا قبل از تصمیم‌گیری برای سرمایه‌­گذاری، ابتدا درک درست و بهتری از تحقیقات بازار داشته باشند.

BPM و مدیریت پروژه

مدیریت فرآیند کسب ­وکار (BPM) نوعی رویکرد استراتژیک به منظور مدیریت فرآیندهایی است که دارای ارزش بلندمدت هستند؛ اما مدیریت پروژه بیشتر ماهیت تاکتیکی و کوتاه­‌مدت دارد. BPM درواقع یک دید کلی از تمامی جوانب سیستم گردش کار را در یک سازمان ارائه می‌­دهد و معمولا در بخش‌های مختلف یک سازمان در رفت­‌وآمد است، درحالی‌که مدیریت پروژه بر وظایف فردی در یک حوزه­ خاص و در یک سیستم گردش کار بزرگتری در سازمان تمرکز دارد.

برای مثال، اگر روی بهبود خدمات مشتری در سازمان خود کار می­‌کنید، استراتژی BPM شما باید شامل تمامی جوانب چگونگی تعامل مشتریان با سازمان باشد؛ از اولین تماس تا تحویل محصول یا خدمات و همچنین خدمات پس از فروش. درحالی‌که مدیریت پروژه شما، به طور خاص روی بهبود عملکرد نیروی کال­ سنتر حین تعامل با مشتری تمرکز می­‌کند.

BPM یک دید کلی از تمامی جوانب سیستم گردش کار را در یک سازمان ارائه می‌­دهد، درحالی‌که مدیریت پروژه بر وظایف فردی در یک حوزه­ خاص و در یک سیستم گردش کار بزرگتری در سازمان تمرکز دارد.

چرا مدیریت فرآیند کسب ­وکار به نفع سازمان‌ها است؟

مدیریت فرآیند کسب ­و ­کار (BPM) روشی برای ساختاردهی به فعالیت‌های بیزینسی شما است تا بتوانید به اهداف خود دست پیدا کنید، عملکرد خود را بهبود ببخشید و ارزش سازمانتان را افزایش دهید.

BPM همانند اتوماسیون اداری با کاهش کارهای دستی، خودکارسازی وظایف تکراری و کاهش درصد خطا، به کاهش هزینه­‌ها کمک می­‌کند. هر چند که کارکرد BPM با اتوماسیون اداری متفاوت است. مدیریت فرآیند کسب­ و ­کار همچنین با ارائه­ چارچوبی برای آزمایش فرآیندهای جدید پیش از پیاده‌­سازی، میزان ریسک را به حداقل می‌­رساند. BPM می‌­تواند مسیر معامله­ مشتریان با شما را تسهیل کند یا تجربه­ لذت‌بخش و خوشایندی را برای مشتریان در طی معامله با شما رقم بزند و بدین ترتیب، باعث افزایش رضایت مشتریان شود. لازم به ذکر است که BPM فقط مختص سیستم‌های کامپیوتری نیست، بلکه می‌­توان از آن در مدیریت نیروهای انسانی نیز استفاده کرد.

مزایای بهره‌مندی از مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPM)

سازمان‌هایی که از مدیریت فرایندهای کسب و کار استفاده می‌کنند، نه‌تنها با افزایش بهره‌وری و کاهش هزینه‌ها مواجه می‌شوند بلکه مزایای دیگری را نیز برای خود ایجاد می‌کنند. در ادامه مزایایی که سازمان‌ها با بهره‌مندی از BPM به دست می‌آورند را بیان می‌کنیم:

• افزایش بهره‌وری و کارایی

یکی از مهم‌ترین مزایای BPM، بهینه‌سازی فرآیندها و افزایش بهره‌وری است. زمانی که فرآیندهای سازمان به درستی مدل‌سازی و خودکارسازی شوند، انجام وظایف برای کارکنان آسان‌تر و سریع‌تر خواهد شد. این موضوع باعث صرفه‌جویی در زمان، کاهش اشتباهات انسانی و بهبود عملکرد کلی کسب‌وکار می‌شود.

• کاهش هزینه‌ها

BPM  با ساده‌سازی عملیات، حذف فعالیت‌های زائد و خودکارسازی فرآیندهای تکراری، به کاهش هزینه‌های سازمان کمک می‌کند. کسب‌وکارها با مدیریت بهتر منابع، کاهش هزینه‌های نیروی انسانی و بهینه‌سازی مصرف مواد، بهره‌وری مالی خود را افزایش می‌دهند. علاوه بر این، با افزایش انعطاف‌پذیری، سازمان‌ها می‌توانند سریع‌تر به تغییرات بازار واکنش نشان دهند و رقابتی‌تر عمل کنند.

• بهبود رضایت مشتری

فرآیندهای کارآمد و بدون خطا، تجربه‌ای بهتر برای مشتریان ایجاد می‌کنند. BPM با تسریع روند ارائه خدمات و کاهش اشتباهات، به بهبود تعاملات مشتریان با سازمان کمک می‌کند. زمانی که مشتریان بتوانند خدمات موردنیاز خود را سریع‌تر و با کیفیت بالاتر دریافت کنند، احتمال بازگشت و وفاداری آن‌ها به برند افزایش می‌یابد.

• دقت بیشتر در داده‌ها و تصمیم‌گیری بهتر

با استفاده از BPM، داده‌های سازمانی به‌صورت دقیق‌تر جمع‌آوری و تحلیل می‌شوند. خودکارسازی و هماهنگ‌سازی فرآیندها، امکان ثبت و تجزیه‌وتحلیل بهتر اطلاعات را فراهم می‌کند. این امر به مدیران کمک می‌کند تا تصمیمات خود را بر اساس داده‌های واقعی و تحلیل‌های دقیق اتخاذ کنند، نه بر اساس حدس و گمان.

•  مقیاس‌پذیری آسان‌تر کسب‌وکار

رشد یک سازمان معمولاً نیازمند اضافه کردن فرآیندهای جدید و استخدام نیروهای بیشتر است. BPM با ایجاد ساختارهای استاندارد و خودکارسازی وظایف، این فرآیند را ساده‌تر می‌کند. کسب‌وکارها می‌توانند بدون ایجاد اختلال در عملیات جاری، به‌راحتی توسعه یابند و فرآیندهای جدید را با سرعت بیشتری پیاده‌سازی کنند.

• کاهش زمان انجام کارها

سرعت انجام کارها در هر سازمانی اهمیت زیادی دارد. BPM با حذف فعالیت‌های غیرضروری و بهینه‌سازی مسیرهای کاری، باعث کاهش زمان انجام فرآیندها می‌شود. این موضوع به سازمان‌ها امکان می‌دهد که سریع‌تر به نیازهای بازار پاسخ دهند و عملکرد کلی خود را بهبود بخشند.

•  رعایت بهتر الزامات و قوانین

در بسیاری از صنایع، رعایت مقررات و استانداردهای دولتی و صنعتی یک الزام حیاتی است. BPM  با ایجاد فرآیندهای استاندارد و مستندسازی دقیق، به سازمان‌ها کمک می‌کند تا به‌راحتی الزامات قانونی را رعایت کنند. همچنین، با استفاده از BPM، داده‌های مربوط به انطباق با قوانین ثبت و تحلیل می‌شود تا از رعایت کامل مقررات اطمینان حاصل شود.

چگونه BPM به تحول دیجیتال کمک می­‌کند؟

مدیریت فرآیند کسب­ و کار یکی از اصلی­‌ترین اجزای تحول دیجیتال است. BPM شما را قادر به ایجاد فرآیندهای قابل تکرار و استانداردی می‌سازد که در چندین برنامه و پلتفرم قابل اجرا باشد. به عنوان مثال، فرض کنید یک فرآیند خدمات مشتری دارید که در یک برنامه یا پلتفرم به خوبی کار می­‌کند. وقتی در یک پلتفرم خوب کار می‌­کند، پس در برنامه‌­ها و پلتفرم­‌های دیگر نیز عملکرد خوبی دارد؛ حتی در برنامه­‌های جدید یا برنامه­‌هایی که در حال توسعه هستند.

این موضوع بدان معنا است که وقتی تیم‌های IT می­‌خواهند محصول یا خدمت جدیدی را خلق کنند، دوباره مجبور به اختراع چرخ نشوند؛ بلکه بتوانند از همان فرآیندهای موجود به عنوان پایه و اساسی برای ایجاد و خلق فرآیندهای جدید بهره ببرند.

اطمینان حاصل کنید که تمامی نیروهایی که در ارائه­ خدمات دخیل هستند، در هر تعامل با مشتریان یا شریکان شما، از دستورالعمل‌های یکسانی پیروی می‌کنند.

اولین مرحله در تحول دیجیتال، درک درست از وضعیت فعلی کسب­‌وکار و شناسایی فرآیندهای مهم و چگونگی بهبود بخشیدن آنها است. می­‌توانید این کار را با بررسی سیستم‌های موجود نظیر ERP و CRM انجام دهید، اما این موضوع را فراموش نکنید که خودتان نیز باید آستین­‌ها را بالا بزنید، مستقیما وارد میدان شده و با مشتریان و کارمندانی که روزانه با این سیستم‌­ها سروکار دارند، در تعامل باشید.

یکی دیگر از مزایای BPM این است که رویکردی مقیاس‌­پذیر برای تحول دیجیتال ارائه می‌­دهد. می‌­توانید کار خود را با یک پروژه­ کوچک شروع کنید و اگر همه چیز خوب پیش رفت، به تدریج آن را بزرگتر کنید. یعنی برای سازگاری فرآیندهای کسب­ و کاری خود لازم نیست حتما زیرساخت‌هایی برای فناوری جدید ایجاد کنید یا یک سیستم یکپارچه بسازید؛ بلکه می‌­توانید از یک فرآیند در چندین برنامه و پلتفرم استفاده کنید.

مراحل مدیریت فرایندهای کسب و کار (چرخه­ عمر BPM)

در چرخه­ عمر BPM پنج مرحله وجود دارد:

• تجزیه و تحلیل
• طراحی
• مدل­‌سازی
• توسعه
• بهینه‌­سازی

در دو مرحله­ اول، تمرکز روی درک این موضوع است که سازمان شما برای رسیدگی به مشکلات یا فرصت‌های کسب­و­کاری به چه چیزهایی نیاز دارد. درواقع شما در این سه مرحله، فرصت‌های بالقوه­ بهبود فرآیند را شناسایی کرده و سپس پیش از حرکت به مرحله­ بعدی، آنها را امکان‌­سنجی می­‌کنید.

مرحله­ سوم درباره­ خلق یک برنامه­ دقیق برای پیاده‌­سازی راه­‌حل‌­های انتخابی­تان است. در این مرحله مشخصات هر فرآیندی که قرار است دوباره طراحی شود، نوشته می‌شود تا توسعه­‌دهندگان هنگام ساخت سیستم­‌ها یا برنامه‌­های نرم‌افزاری جدید در زمان توسعه محصول، دقیقا بدانند چه کاری باید انجام دهند.

مرحله­ چهارم مربوط به توسعه محصول است؛ اینجا همان مرحله­‌ای است که با نصب فناوری­‌های جدید در محیط تولید، تمام طرح‌های خود را عملی می­‌کنید.

درنهایت، در مرحله­ بهینه‌­سازی به دنبال راه‌هایی برای بهبود و بهینه‌­سازی فرآیندها خواهید بود تا در نتیجه آن، کارایی بالا رفته و نرخ خطا کاهش پیدا کند.

چرخه عمر BPM

استراتژی BPM

پیش از شروع کار با BPM، بهتر است در ابتدا تمامی مشکلات را به درستی بررسی و تعریف کنید. به هنگام تعیین اهداف خود، برای آنکه در مدت 1 تا 3 ماه به آنها برسید، تفکر جاه­‌طلبانه و در عین حال واقع‌­بینانه داشته باشید؛ یعنی اگر رسیدن به یک هدف کوتاه­‌مدت، بیشتر از 3 ماه طول می­‌کشد، آن را به اهداف کوچکتر تقسیم کنید.

اگر راه‌­های ملموسی برای سنجش موفقیت وجود داشته باشد، هر فردی که در پروژه کار می‌­کند، می­‌داند که چه زمانی به هدف خود می‌رسد یا چقدر راه تا رسیدن به هدف باقی مانده است. دلیل استفاده برخی از کسب‌وکارها از BPM این است که تمامی کارمندان­، در هر سطحی که هستند، در راستای اهداف مشترک سازمانی، مانند رضایت مشتری یا تارگت فروش، قدم بردارند.

بهترین شیوه ­ها در BPM

شیوه­‌های BPM مجموعه‌­ای از دستورالعمل­‌ها و توصیه­‌ها برای پیاده­‌سازی BPM است. این دستورالعمل‌ها، نحوه اجرای BPM را به طور مستمر و موثر توضیح می‌­دهد.

راهنمای بهترین شیوه­‌های BPM به شرح زیر است:

• مدل­‌سازی فرآیند که شامل این موارد است:
  • استفاده از نشانه­‌گذاری و نشانه­‌های استانداردی مانند نمادگذاری در مدل‌ سازی فرآیند کسب­ و کار (Business Process Model & Notation)،زبان مدل­ سازی یکپارچه: UML (Unified Modeling Language) زبانی شی­­­‌گرا برای ساخت و مستندسازی یک سیستم نرم‌­­افزاری است،
  • زبان گردش وب سرویس (WSFL (Web Services Flow Language: یک زبان برنامه‌­نویسی برای توصیف خدمات وب که در سال 2001 از سوی IBM ارائه شد.
• اجرای فرآیند، که شامل فناوری­‌های اتوماسیون فرآیند است، مانند:
  • موتور گردش کار (workflow engines): نرم‌­افزار کاربردی که مراحل تجاری را کنترل می‌کند،
  • موتور قوانین کسب­وکار (Rule Engine): به جزئی از نرم­‌افزار گفته می‌­شود که به افراد غیربرنامه‌­نویس اجازه می‌­دهد، بدون تغییر در کد برنامه، قوانین و مقرراتی را برای اجرا و استفاده در نرم‌­افزار معرفی کنند.
• هوش کسب ­و­ کار که معیارهای عملکرد فرآیند، مانند زمان یا هزینه­ هر واحد تولید شده را گزارش می­‌دهد.

کاربردهای BPM در سازمان‌ها

شما می‌­توانید از BPM برای بهبود عملکرد فرآیندهای کسب­ و­ کاری خود و همچنین افزایش کارایی سازمان استفاده کنید. BPM به شما کمک می­‌کند تا با بهبود حاشیه سود، کاهش هزینه­‌ها و بهبود رضایت مشتری، به مزیت رقابتی برسید.

چند نمونه از کاربردهای BPM:

• اتوماتیک کردن کارهای دستی: که درحال حاضر توسط کارمندان (یا پیمانکاران) انجام می‌­شود. البته باید به کارمندان آموزش داده شود که چگونه برخی از وظایف خاص را تنها با دانشی اندک در زمان مناسب انجام دهند،
• تجزیه و تحلیل فرآیندهای فعلی: با این کار می‌­دانید که در کجای کار، فضا برای بهبود و پیشرفت وجود دارد،
• کمک به تیم‌­های منابع انسانی در مدیریت فرآیندهای انتقال، استخدام و تعدیل کارمندان: مدیران منابع انسانی می‌­توانند با به کارگیری BPM تمام مراحل فرآیند استخدام را زیرنظر داشته باشند. درنتیجه آنها می‌­توانند بررسی کنند که کدام بخش نیاز به بهبود دارد تا کارکنان و سازمان به اهداف خود برسند و کارمندان را راضی نگه دارند،
• استفاده از BPM در دپارتمان مالی: BPM آنقدر گسترده است که می‌­توانید از آن برای بهبود تمام جنبه‌­های کسب‌­وکار خود استفاده کنید؛ البته که امور مالی از این قاعده مستثنی نیست! BPM به شرکت‌های مالی این امکان را می­‌دهد تا زمان مورد نیاز برای انجام کارهای روزمره، مانند تطبیق حساب‌ها را به طور قابل توجهی کاهش داده و درعین حال، دقت گزارش­‌های مالی خود را به حداکثر برسانند.
• استفاده از BPM در دپارتمان فروش: BPM می‌­تواند با ارائه­ راهکارهایی در سازمان­دهی و ساده‌سازی سفر مشتری، به دپارتمان فروش کمک فراوانی کند. درنتیجه تیم فروش می‌­تواند تمرکز بیشتری روی خدمات مشتری، بهبود قیف فروش و کسب درآمد با منابع کمتر داشته باشد.

با BPM به مزیت رقابتی دست یابید

همانطور که پیش از این هم بارها ذکر کردیم، BPM یکی از اجزای بسیار مهم در استراتژی هر کسب‌­وکاری به شمار می‌­رود. BPM به شما کمک می­‌کند تا به مزیت رقابتی خوبی دست پیدا کنید و این قدرت را به شما می‌­دهد تا نسبت به رقبایی که هنوز در فناوری‌های BPM سرمایه­‌گذاری نکرده‌­اند، واکنش سریع­تر و کارآمدتری داشته باشید. با این­‌حال مدیریت فرآیند کسب ­و کار تنها درباره­ اتوماتیک کردن فرآیندها نیست؛ بلکه در بهبود نتایج کسب‌­وکار نیز کارآمد است.

ابزارهای BPM به گونه‌­ای طراحی شده‌­اند تا به سازمان­‌ها در فرآیند تغییر و مدیریت آن کمک کنند، کارایی را بهبود ببخشند، هزینه‌­ها را کاهش دهند و از بروز ریسک­‌های مرتبط با فناوری‌­های جدید یا تغییرات نظارتی که بر فعالیت‌های یک سازمان تاثیر می­‌گذارد، جلوگیری کنند.

ابزارهای BPM با مدیریت فرآیند تغییر در سازمان‌ها، کارایی را بهبود می‌بخشند و هزینه‌­ها را کاهش می‌دهند.

تفاوت BPM و BPA

BPM و BPA شبیه به هم نیستند. BPM روشی برای مدیریت فرآیند است در حالی‌که BPA (Business process automation: اتوماسیون فرآیندهای کسب‌­وکار) یک ابزار اتوماسیون­‌سازی برای استفاده در مدیریت فرایندهای کسب و کاری است. تفاوت اصلی این دو در این است که BPM بر بهبود فرآیندهای موجود تمرکز می­‌کند، اما BPA فرآیندهای دستی موجود را اتوماتیک کرده و با اعمال اصلاحات باعث  کارآمدتر شدن آنها می‌شود.

ابزارهای BPM شامل سیستم‌­های مدیریت گردش کار یا نرم افزار تسک­‌منیجر (برنامه نظارت سیستمی) است که به شما در سازمان­دهی گردش کار کمک کرده و آن را کارآمدتر، پربازده‌­تر و آسان‌­تر می‌­کند. برای مثال، اگر شما پروژه­ای دارید که چندین نفر هم­زمان روی آن کار می­‌کنند (مثلا دو طراح همزمان روی یک پروژه کار می­‌کنند)، استفاده از ابزاری مانند ترلو (Trello) به هر دو طراح این امکان را می‌­دهد تا از روند کار یکدیگر مطلع باشند، بدون اینکه مشکلی در ارتباط میان آنها ایجاد شود. استفاده از چنین ابزارهایی از هرگونه تاخیر غیرضروری در روند تکمیل پروژه جلوگیری می‌­کند، چون تمام افراد حاضر در پروژه دقیقا می‌­دانند که در مرحله­ بعدی پروژه چه کاری باید انجام دهند.

BPMN چیست و چه کاربردی دارد؟

BPMN یا مدل سازی فرآیند کسب ­و کار (Business Process Model & Notation)، درواقع مجموعه‌­ای از نمادها و اشکال گرافیکی برای مدل­ سازی فرآیند کسب­ و ­کار است.

BPMN روشی را برای ساخت مدل‌­های فرآیندی تعریف می‌­کند که نشان می‌­دهد چگونه کارها در یک سازمان انجام می‌شود. BPMN دارای دو عنصر اصلی گره‌ها (nodes) و خطوط اتصال (connector lines) است که از آنها برای نمایش فعالیت‌ها، تصمیم‌ها و زیرفرآیندها (Sub-Process) استفاده می­‌کند.

می‌­توان از گره­‌ها برای توصیف دسته‌­ای وظایف یا رویدادهای مرتبط به هم استفاده کرد. هر گره نشان‌دهنده­ یک فعالیت یا رویداد است که توسط یک فرد در سازمان تکمیل شده و به سرانجام رسیده است؛ برای مثال، تایید گزارش هزینه، تماس با مشتری یا درست کردن یک فاکتور.

خطوط اتصال فعالیت­‌های مختلف را طی چند مرحله به یکدیگر مرتبط می­‌کند؛ مراحلی که باید برای تکمیل موفقیت‌­آمیز فرآیند انجام شوند. برای مثال، «تایید اطلاعات درج شده در فرم» مستقیما با «فرم درخواست بررسی» در ارتباط است، زیرا همیشه باید مرحله­ تایید پیش از مرحله­ بررسی وجود داشته باشد.

BPMS چیست و چه کاربردی دارد؟

نرم ­افزار مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS) به شرکت­‌ها کمک می­‌کند تا مجموعه‌­ای از فعالیت­‌ها و وظایف را طراحی، مدل­‌سازی، اجرا، اتوماتیک‌­سازی و بهبود ببخشند تا به یک هدف سازمانی مشترک دست پیدا کنند. BPMS یک محصول فناوری است که از مدیریت فرآیند کسب ­و کار (BPM) پشتیبانی می‌کند؛ تخصصی که هدفش بهبود فرآیندهای کسب­ و کار end to end است.

BPMS مجموعه‌­ای از فناوری­‌ها است که شامل موارد زیر می‌­شود:

• ابزارهای استخراج فرآیند برای کشف، نمایش و تحلیل وظایفی که فرآیندهای کسب‌ ­و کار را هدایت می­‌کنند،
• مدل سازی فرآیند کسب ­و کار برای نمودارسازی فرآیندهای کسب ­و کاری،
• موتورهای گردش کار برای اتوماتیک­‌سازی جریان کارهایی که یک فرآیند کسب ­و کاری را تکمیل می­‌کنند،
• موتورهای قانون کسب­ و کار (BREs) که کاربران نهایی را قادر می‌­سازد تا خودشان قوانین کسب و کار را بدون نیاز به برنامه‌­نویس تغییر دهند،
• ابزارهای شبیه‌­سازی و تست: برای مشاهده­ نحوه­ عملکرد فرآیندها بدون نیاز به کدنویسی اولیه.

در سال‌های اخیر شاهد ظهور سیستم هوشمند فرآیندهای کسب ­و ­کار (iBPMS) در بازار بوده‌ایم. iBPMS درواقع اصطلاحی است که گارتنر برای اشاره به فناوری­‌های پیچیده­‌ای مانند تحلیل بلادرنگ، پردازش رویدادهای پیچیده (CEP)، نظارت بر فعالیت­‌های کسب ­و کاری (BAM) و هوش مصنوعی (AI) معرفی کرده است. این فناوری‌­ها، اتوماتیک کردن فرآیندها را پویاتر و مبتنی بر داده کرده است. استفاده­ روزافزون BPMS از فناوری­‌های کم­‌کد/بدون کد (LCNC) بدان معنا است که دیگر کسب‌­وکارها برای بهینه‌­سازی فرآیندهای کسب ­و کاری خود به کدنویسان حرفه‌­ای وابسته نیستند.

تحلیلگران کسب­ و­ کار و حتی کاربران کسب‌­وکارها می­‌توانند با استفاده از BPMS با توسعه‌­دهندگان فرآیند و کارشناسان فناوری اطلاعات جهت پیدا کردن، بهبود و تغییر فرآیندهای کسب­‌وکاری خود همکاری کنند.

مزایای استفاده از BPMS در برنامه‌­های بهبود فرآیند

براساس تحقیقات موسسه­ BPMInstitute.org، پیاده‌­سازی یک برنامه­ موفق BPM به شرکت‌ها کمک می‌کند تا در موارد زیر به موفقیت دست پیدا کنند:

• تسریع زمان ورود به بازار
• بهبود هزینه، بهره‌­وری و کیفیت
• بهبود سطح خدمات و رضایت مشتری
• ساده­‌سازی فرآیندهای کسب ­و کاری
• مدیریت ریسک و تبعیت قانونی
• معرفی سریع‌­تر طرح‌­های ساختاری در فرآیندهای جدید
• کاهش هزینه‌­ها و افزایش درآمد

ابزارهای BPMS با ایجاد یک محیط عملیاتی، اهداف و مزایای BPM  را که در بالا  شرح داده شد، فعال می­‌کند.

این ابزارها به شرکت‌­ها کمک می‌کنند تا استراتژی‌های کسب‌­وکاری خود را، با هماهنگی تغییر و بهبود فرآیندهای کسب‌وکار در بخش‌های مختلف سازمان و حتی با شرکای خارجی، پیاده‌سازی کنند. این ابزارها باعث ایجاد یکپارچگی در سیستم‌­های سازمان و برنامه‌­های کاربردی سازمانی، مانند برنامه ­ریزی منابع سازمانی (ERP) و مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) می‌­شوند. ابزارهای BPMS با جمع­‌آوری داده­‌ها و تحلیل آنها به شرکت­‌ها، در فهم اینکه کدام بخش از فرآیندهای کسب ­و کار نیاز به اتوماسیون یا تغییر دارند، کمک می­‌کند.

اگر ابزارهای BMPS  به درستی اجرا شوند، می‌­توان با اتوماسیون فرآیندهای دستی و حل مشکلات موجود در فرآیندها و ارائه­ یک دید گسترده‌­تر به کارکنان درباره­ نحوه­ انطباق کار آنها در یک فرآیند بزرگتر،  بهره‌وری و روحیه­ کاری آنها را بهبود بخشید.

BPMS یکی از فناوری­‌هایی است که به شرکت‌ها کمک می‌کند تا با فراهم آوردن ابزارهایی که باعث بهینه‌سازی فرآیندهای کسب­‌وکاری موجود و ایجاد فرآیندهای جدید می­‌شوند، به اهداف تحول دیجیتال خود دست یابند.

BPMS به شرکت­‌ها کمک می­‌کند تا مجموعه‌­ای از فعالیت­‌ها و وظایف را طراحی، مدل­‌سازی، اجرا، اتوماتیک‌­سازی و بهبود ببخشند تا به یک هدف سازمانی مشترک دست پیدا کنند

مهم‌ترین ویژگی­‌های BPMS

اصلی‌­ترین ویژگی­‌های BPMS عبارتند از:

• موتور فرآیند برای مدل سازی فرآیندها و برنامه‌­های کاربردی وب
• جمع‌­آوری داده و تحلیل کسب ­و کار به منظور اعمال تغییرات هوشمند در فرآیندها
• سیستم مدیریت محتوا (CMS) برای ذخیره­ ایمن فایل­‌ها
• ابزارهای همکاری مانند نرم‌­افزارهای همکاری اجتماعی
• استقرار ابری یا فیزیکی ( on-premises)

با این اوصاف، مجموعه ویژگی‌های محصولات BPMS به سرعت در حال تکمیل شدن هستند، زیرا فروشندگان در تلاشند تا با خودکارسازی سریع فرآیندهای ساده و پیچیده، نیازهای مشتریان خود را رفع کنند، تغییرات لازم را بلادرنگ اعمال و از فناوری­‌های نوظهوری مانند اتوماسیون فرآیند رباتیک (RPA) و هوش مصنوعی برای کسب مزیت رقابتی استفاده کنند.

دن موریس (Dan Morris)، متخصص حوزه­ BPMS ، یک ساختار ایده­‌آل BPMS را نوعی «محیط ترکیبی» می­‌داند که از تغییرات بسیار سریع پشتیبانی می­‌کند، از تولید خودکار برنامه‌های کاربردی پشتیبانی کرده و به برنامه‌های ساخته‌­شده در هر پلتفرمی اجازه­ ادغام و یکپارچه شدن در راه­‌حل را می‌­دهد.

موسسه­ تحقیقاتی فارستر (Forrester Research) بازار BPMS را یک بازار در حال گذار توصیف کرده است. بر اساس یافته‌های این موسسه­ تحقیقاتی، اکثر فروشندگان به دلیل پروژه‌­های گران‌قیمت و پیچیده­ BPMS، که معمولا زمانبر هم هستند و ماه‌­ها و حتی گاهی سال‌ها طول می­‌کشد تا ارزش خود را نشان دهند، از آن چشم‌­پوشی می­‌کنند.

به همین دلیل، این موسسه­ تحقیقاتی BPM را به DPA (اتوماسیون فرآیند دیجیتال)­ تغییر نام داده است و آن را به دو بخش تقسیم می‌کند:

• DPA-deep: برای توصیف BPMS سنتی و با تمرکز بر اتوماسیون فرآیندهای پیچیده
• DPA-wide: برای اشاره به اتوماسیون فرآیندهای ساده­‌ترو ارزان‌­تر

نمونه­‌هایی از فرآیندهای کسب ­و کاری مورد استفاده در BPMS

فرآیندهای کسب ­و کاری که ابزارهای BPMS واقعا می‌­توانند به پیشرفت آن کمک کنند، باید تعدادی از این ویژگی­‌ها را داشته باشند:

• محدودیت­‌های سازمانی را در نظر بگیرند،
• مطابق با مقررات باشند،
• متکی بر چند فناوری باشند.

در ادامه به چند نمونه از فرآیندهای کسب­ و کاری که می‌­توانند باعث بهبود سیستم‌­­های BPMS شوند، اشاره می‌کنیم:

• مدیریت حساب
• مدیریت و پیگیری بودجه
• مدیریت مطالبات
• مدیریت انطباق
• سفارشات مشتری
• مدیریت موجودی
• پردازش فاکتور
• نظارت برعملکرد
• ردیابی پروژه
• ردیابی گردش کار
• معارفه سازمانی کارمندان جدید

به طور کلی، BPM یک رویکرد استراتژیک است که تمامی جوانب فرآیندهای سازمان شما را، از برنامه­‌ریزی و طراحی تا اجرا و پیاده‌­­سازی دربرمی‌­گیرد و به سازمان­‌ها کمک می­‌کند تا سریع‌­تر و راحت‌­تر به اهداف خود برسند.

معرفی سیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار همکاران سیستم (فرایار)

همان‌طور که در این مقاله به آن اشاره شد، مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) یکی از مهمترین ارکان اصلی استراتژی هر کسب‌وکاری به شمار می‌­رود که با به‌کارگیری آن‌ می‌توانند سیستم‌های مورد نیاز خود را توسعه داده و در عین حال، یکپارچگی آن‌ها را با ERP اصلی در سازمان خود حفظ کنند.

نرم افزار BPMS، مجموعه‌‍ای از ابزارهاست که با استفاده از آن می‌توانید سیستم‌های مد نظر خود را که پاسخ‌گوی نیازهای خاص شما در سازمان است، تولید کنید.

با کمک فرایار می‌توانید سیستم‌های جزیره‌ای را با یکدیگر و با راهکاران همکاران سیستم مرتبط و یکپارچه کنید. به‌این ترتیب فرایندها در سطح سازمان شما با سرعت و دقت بیش‌تر و صرف هزینه کم‌تری اجرا خواهد شد. برای کسب اطلاعات بیشتر با ما در تماس باشید.

---

منابع:

• techtarget.com
• processmaker.com
• lucidchart.com
• creately.com