داستان موفقیت دانشگاه ملایر

درباره دانشگاه ملایر

دانشگاه ملایر در سال 1370 با عنوان دانشکده تربیت دبیر ملایر و در ادامه با عنوان مجتمع  آموزش  عالی ملایر  فعالیت خود را آغاز و از سال 1384 با هدف معرفی دانشگاهی الگو برای تربیت نیروهای متعهد، متخصص و توسعه متوازن علم و پژوهش، رسما به دانشگاه ملایر ارتقاء یافت. این دانشگاه دستاورد دو دهه اخیر انقلاب اسلامی است که در مدت کوتاهی به نگین علمی شهرستان تبدیل شده است.

در سال 1397 دانشگاه ملایر با تغییر ماموریت آموزشی و پژوهشی به دانشگاه جامع تبدیل شد. در سال 1401با صدور مجوز هیات امنا؛ بالاترین رکن دانشگاه و هیات ممیزه به عنوان رکن علمی دانشگاه، به استقلال کامل دست یافت.

 دانشگاه ملایر با داشتن بیش از  193 عضو هیأت علمی جوان، نخبه و با انگیزه و 142 یاور علمی توانمند، محیط علمی-پژوهشی پویا و مناسبی برای تحصیل و آموزش دانشجویان فراهم آورده است.

این مجموعه همکاری خود را با شرکت همکاران سیستم از سال 1388 و با سیستم اتوماسیون اداری تحت وب آغاز کرد. از سال 1403 نیز برای نیازمندی‌های این حوزه به سیستم مدیریت مکاتبات راهکاران مهاجرت کرده است.

نیازهای نرم‌افزاری دانشگاه ملایر

به گفته خانم صفری، راهبر اتوماسیون اداری:

با توجه به حجم بالای مکاتبات سازمانی، سیستم مدیریت مکاتبات به یکی از مهم‌ترین سامانه‌های دانشگاه تبدیل شده است. موضوعات مهمی نظیر ابلاغ‌ها، درخواست‌ها، پاسخ‌های اداری، ارجاعات، پیگیری امور واحدها و گردش اسناد از طریق این سیستم جریان یافته، ثبت و پیگیری می‌شود.

این سامانه با ایجاد بستر مناسب برای ثبت، ارجاع، رهگیری و بایگانی مکاتبات، نقش مؤثری در بهبود فرایندهای اداری ایفا کرده است.

تا پیش از وجود سیستم مکاتبات، نامه‌ها باید دستی بین واحدها جابه‌جا می‌شدند و در خیلی از مواقع که پیشبرد کارها نیازمند تایید معاونین و مدیران بود و آنها در جلسه و سفر بودند، روند کارها متوقف می‌شد.

هر قرارداد چندین بار چاپ و بین واحدها پخش می‌شد. با هر تغییر جزئی، نسخه‌های تازه‌ای چاپ می‌شد و پیدا کردن آخرین نسخه در میان انبوه نسخه‌ها دشوار بود. به مرور، این روش دستی و پراکنده، انرژی زیادی از تیم‌ها می‌گرفت. نامه‌ها دیر می‌رسیدند، تصمیم‌ها عقب می‌افتادند و سرعت سازمان پایین آمده بود.

ارزش افزوده‌های سیستم مکاتبات اداری راهکاران

به گفته خانم صفری، راهبر اتوماسیون اداری:

۱. افزایش سرعت و دقت (کارایی عملیاتی)

حذف فرآیندهای دستی: تایپ، چاپ، امضاء دستی و جابه‌جایی فیزیکی نامه‌ها حذف شده و جای خود را به گردش کار دیجیتال داده که این کار زمانِ چرخه حیات یک نامه را به شدت کاهش داده است.

خطای انسانی کمتر: با استفاده از قالب‌های استاندارد و سیستم‌های کنترل هوشمند، خطاهایی مانند جابه‌جایی نامه‌ها، گم شدن اسناد یا اشتباه در آدرس‌دهی به حداقل رسیده است.

۲. صرفه‌جویی در هزینه‌ها

کاهش چشمگیر مصرف کاغذ و ملزومات: حذف پرینت، کپی، زونکن و کاغذ، هزینه‌های جاری سازمان را به‌طور قابل توجهی کاهش داده است.

کاهش هزینه‌های بایگانی: نیاز به فضاهای فیزیکی بزرگ برای بایگانی اسناد کاغذی حذف و هزینه‌های نگهداری و مدیریت آرشیو به شدت کاهش یافته است.

۳. مدیریت و دسترسی به اطلاعات

دسترسی سریع و لحظه‌ای: در سیستم مکاتبات راهکاران، جستجو در بین هزاران نامه تنها با چند کلمه کلیدی (شماره نامه، تاریخ، موضوع، فرستنده) در چند ثانیه انجام می‌شود.

بایگانی الکترونیک امن: اسناد به شکل دسته‌بندی شده و سازمان‌یافته ذخیره می‌شوند و برخلاف نسخه‌های کاغذی، به مرور زمان فرسوده یا مفقود نمی‌شوند.

۴. بهبود نظارت و پیگیری (شفافیت)

رهگیری وضعیت نامه‌ها (Tracking): مدیران و کارمندان می‌توانند در هر لحظه مشاهده کنند نامه در کدام مرحله از گردش کار قرار دارد، چه کسی آن را مشاهده کرده و چه اقدامی روی آن انجام شده است.

کاهش تأخیر در پاسخگویی: با تعیین «مهلت اقدام» برای نامه‌ها و سیستم‌های یادآوری خودکار، احتمال فراموشی یا تعویق در پاسخگویی به نامه‌ها از بین می‌رود.

۵. افزایش امنیت و محرمانگی

سطوح دسترسی: در سیستم مکاتبات راهکاران می‌توان تعیین کرد که هر فرد فقط به نامه‌های مرتبط با حوزه کاری خود دسترسی داشته باشد. این سطح از امنیت در سیستم‌های سنتی تقریبا غیرممکن است.

ثبت وقایع (Log): سیستم تمام فعالیت‌های کاربران را ثبت می‌کند؛ اینکه چه کسی نامه را باز کرده، چه زمانی ویرایش کرده یا به چه کسی ارجاع داده است. این امر باعث افزایش مسئولیت‌پذیری در سازمان می‌شود.

۶. تسهیل دورکاری و هماهنگی

ارتباط یکپارچه: فارغ از اینکه کارمندان در دفتر هستند یا دورکار، گردش نامه‌ها به شکل لحظه‌ای انجام می‌شود. امضاء الکترونیکی نیز امکان تأیید نامه‌ها از راه دور را فراهم می‌کند. کارکنان یا همکارانی که در سایر شهرها یا خارج از کشور هستند، می‌توانند به کارتابل خودشان دسترسی داشته باشند و مکاتبات خود را بدون نیاز به حضور در سازمان پیش ببرند.

7. امکان تفویض اختیار

قابلیت تفویض اختیار سیستم مکاتبات این امکان را ایجاد کرد که همه‌چیز در لحظه، از هرجا و برای افراد مجاز در دسترس قرار بگیرد. در حال حاضر اگر مدیر در جلسه یا سفر کاری باشد، مسئول دفتر با داشتن تفویض اختیار امکان دسترسی به کارتابل مدیر و پیشبرد کارها با هماهنگی او را خواهد داشت. با این قابلیت پیشبرد فرایندها به حضور یک نفر وابسته نیست و کارها بدون معطلی انجام می‎شود.

9. تجربه کاربری مثبت

رابط کاربری در سیستم جدید مکاتبات راهکاران مدرن‌تر شده و منجر به بهبود تجربه کاربری شده است. برای مثال، امکان دانلود تمامی پیوست‌های نامه به شکل یکجا فراهم شده یا مدیریت  ECEها باتوجه به وضعیت نامه بهبود یافته است.