شرکت عمران گستر امداد در یک نگاه
شرکت عمران گستر امداد، زیر نظر مجتمع اقتصادی کمیته امداد امام خمینی (ره) مشغول به فعالیت است و مسئولیت پروژه‌های عمرانی در حوزه‌های مسکونی، تجاری و اداری را به عهده دارد.
چالش‌های قبل از همکاران سیستم
پیچیدگی در پیگیری مکاتبات، وجود اشتباهات در فرایند مکاتبات و کندی گردش فرایند‌ها در حوزه اتوماسیون اداری
کندی فرایند و روند پیچیده استخدام و پیچیدگی‌های محاسباتی در نظام‌های پرداخت
دستاوردهای بعد از استقرار
افزایش سرعت و دقت در مکاتبات و گردش اطلاعات در حوزه اتوماسیون اداری
تسهیل فرایند استخدام، انجام محاسبات اتوماتیک توسط سیستم و کاهش دوباره‌کاری‌ها
مجتمع اقتصادی کمیته امداد، زیر نظر کمیته امداد مرکز، فعالیت خود را از سال ۱۳۶۹ آغاز کرد. بخشی از فعالیت‌های این مجتمع، انجام پروژه‌های عمرانی بود. شرکت عمران گستر امداد، از سال ۱۳۹۰ به صورت یک شرکت مستقل و زیر نظر مجتمع اقتصادی، کار خود را آغاز کرده و پروژه‌های عمرانیِ مسکونی، تجاری و اداری را پیش می‌برد.
سرعت و دقت در مکاتبات و گردش اطلاعات
پیش از استفاده از اتوماسیون اداری، عمران گستر مشکلاتی در زمینه مکاتبات و ارتباطات داخلی داشته است. به گفته آقای ناخدای‌گلی، رئیس امور اداری شرکت عمران گستر، اینکه یک نامه به صورت فیزیکی نوشته شود و در شرکت به گردش در بیاید، هم امکان اشتباه را بالا می‌برد و هم سرعت گردش و پیگیری را کاهش می‌دهد.
آقای ناخدای‌گلی، رئیس امور اداری شرکت عمران گستر امداد می‌گوید: «برای خرید اتوماسیون، هم ما و هم تیم مجتمع اقتصادی، تحقیقاتی را انجام دادیم. نهایتا، به خاطر کارکرد راحت نرمافزار اتوماسیون همکاران، پشتیبانی خوب و با توجه به اینکه این سیستم امتحانش را پس داده بود، اتوماسیون اداری همکاران سیستم را انتخاب کردیم.»
با راه‌اندازی سیستم اتوماسیون اداری تحت وب، اشتباهات کاهش پیدا کرده، گردش مکاتبات راحت‌تر شده و در مصرف کاغذ هم صرفه‌جویی زیادی شده است. همچنین، ردیابی مکاتبات هم بسیار آسان انجام می‌شود.
آقای ناخدای‌گلی می‌گوید: «خود‌ِ من که در بخش اداری کار می‌کنم، تفاوت را احساس کرده‌ام. کار برای مراجعان هم راحت‌تر شده است. پیش از این باید برای دریافت پاسخ نامه‌های خود به بخش‌های مختلف سازمان مراجعه می‌کردند ولی الان با مراجعه به یک نفر، در می‌یابند که نامه آن‌ها در چه بخشی است، در رابطه با آنچه اقدامی باید انجام شود، چه پاسخ‌هایی داده شده و چه اقداماتی انجام شده است.»
کاهش دوباره‌کاری با استفاده از راهکار مدیریت منابع انسانی
پیش از استفاده از نرمافزار، امور مربوط به استخدام افراد، صدور حکم، محاسبه حقوق و دستمزد و ثبت کارکرد‌ها، دستی انجام می‌شد. با اجرایی شدن نظام خدمات کشوری، عوامل موثر بر محاسبات حقوق و دستمزد افزایش پیدا کرد و پیچیدگی‌ها زیاد شد.
آقای ناخدای‌گلی می‌گوید: «ما برای راحت‌تر شدن کار به سراغ یک نرمافزار رفتیم. اطلاعات را در آن نرمافزار وارد می‌کردیم ولی باید احکام را دستی صادر می‌کردیم. همچنین به دلیل عدم یکپارچگی این نرمافزار با نرم‌افزارهای مالی، ما ناچار بودیم هر ماه اطلاعات مرتبط را روی کاغذ به تیم مالی بدهیم و آن‌ها مجددا اطلاعات را وارد نرمافزار کنند و محاسبات حقوق و پرداخت‌ها را انجام بدهند. عدم یکپارچگی سیستم مذکور با سیستم‌های مالی، منجر به کنارگذاری آن سیستم شد و ما به سراغ همکاران سیستم رفتیم.»
با استفاده از سیستم منابع انسانی همکاران سیستم و یکپارچگی آن با سیستم‌های مالی، دوباره‌کاری کاهش پیدا کرده است. به گفته آقای ناخدای‌گلی، اکنون با ورود اطلاعات به سیستم منابع انسانی، همان اطلاعات در سیستم‌های مالی و حقوق و دستمزد هم دیده می‌شود و دیگر نیازی به مبادلهٔ کاغذی و دستی اطلاعات نیست.
آقای ناخدای‌گلی با اشاره به تسهیل محاسبات می‌گوید: «در قانون پرداخت خدمات کشوری، هر فردی که وارد سیستم می‌شود، بر اساس تحصیلات و سوابق، امتیازبندی می‌شود و این امتیازات، مبنای اجرای روش‌های محاسبات احکام برای هر فرد قرار می‌گیرد. در سیستم مدیریت منابع انسانی، با ورود اطلاعات اولیه شخص، سیستم به صورت اتوماتیک باقی محاسبات را انجام می‌دهد و حکم صادر می‌شود. اگر استثناهایی هم وجود داشته باشد، فرمول‌ها قابل تغییر بوده و سیستم انعطاف‌پذیر است.»