در سال‌های اخیر، نظام مالیاتی کشور وارد مرحله‌ای تازه از دیجیتال‌سازی شده است؛ مرحله‌ای که هدف آن شفاف‌سازی هرچه بیشتر درآمدها، جلوگیری از فرار مالیاتی و تسهیل فرآیندهای مالیاتی برای مودیان است. در همین راستا، سامانه مودیان به‌عنوان یکی از مهم‌ترین ابزارهای تحول در نظام مالیاتی ایران معرفی شده است.
- ◀ ارسال هم به صورت مستقیم و هم از طریق معتمد
- ◀ جلوگیری از ارسال مجدد صورتحساب
- ◀ افزایش بهره‌وری تیم مالی
این سامانه نه‌تنها نحوه ثبت و ارسال اطلاعات مالی و صدور صورتحساب‌ها را دگرگون کرده، بلکه تعهدات قانونی جدیدی نیز برای مودیان به همراه داشته است. بسیاری از کسب‌وکارها، شرکت‌ها و حتی اشخاص حقیقی ملزم شده‌اند که از طریق این سامانه فعالیت‌های مالی خود را به سازمان امور مالیاتی گزارش دهند. با این حال، پیچیدگی‌های فنی و قانونی این سامانه باعث شده که بسیاری از مودیان با پرسش‌ها و چالش‌هایی روبه‌رو شوند.
در این مقاله تلاش می‌کنیم به زبان ساده و به‌صورت کامل به این سؤال پاسخ دهیم که سامانه مودیان چیست، چه کسانی مشمول آن هستند، چگونه باید در آن ثبت‌نام کرد و چه نکاتی را هنگام کار با آن باید در نظر گرفت؟ در ادامه، گام‌به‌گام شما را با صفر تا صد سامانه مودیان آشنا خواهیم کرد.
سامانه مودیان چیست؟
سامانه مودیان، بستری الکترونیکی است که توسط سازمان امور مالیاتی کشور راه‌اندازی شده تا کلیه مودیان (اعم از اشخاص حقیقی و حقوقی مشمول مالیات) اطلاعات مالی و صورتحساب‌های فروش خود را به‌صورت الکترونیکی و یکپارچه به سازمان مالیاتی ارسال کنند. این سامانه بخشی از اجرای قانون «پایانه‌های فروشگاهی و سامانه مودیان» مصوب سال ۱۳۹۸ است و هدف اصلی آن، جلوگیری از فرار مالیاتی، افزایش شفافیت اقتصادی و ارتقای عدالت مالیاتی در کشور است.
پیش از این، فرآیند ثبت و ارسال اطلاعات مالی اغلب به‌صورت دستی، پراکنده و بدون فرمت استاندارد انجام می‌شد. این موضوع هم کار را برای سازمان امور مالیاتی دشوار می‌کرد و هم باعث می‌شد بسیاری از معاملات، به‌درستی در نظام مالیاتی ثبت نشوند. اما با راه‌اندازی سامانه مودیان، هر کسب‌وکار یا شخص مشمول باید با استفاده از نرم‌افزارهای مورد تأیید سازمان (که اصطلاحاً به آنها «سامانه‌های مؤدی» گفته می‌شود)، صورتحساب‌های الکترونیکی استاندارد صادر کرده و آنها را در لحظه برای سازمان مالیاتی ارسال کند.
این سامانه، هویت مالیاتی هر مودی را از طریق کد یکتای مالیاتی شناسایی می‌کند و اطلاعات تراکنش‌های تجاری، به‌صورت سیستمی در اختیار سازمان امور مالیاتی قرار می‌گیرد. به این ترتیب، نیازی به ارائه دستی فاکتورها یا گزارش‌های عملکرد در پایان دوره‌های مالی نخواهد بود و فرآیند رسیدگی مالیاتی، سریع‌تر و دقیق‌تر انجام می‌شود.
به بیان ساده، سامانه مودیان پل ارتباطی میان مودیان و سازمان امور مالیاتی است؛ پلی که هر فعالیت اقتصادی ثبت‌شده از آن عبور می‌کند و ردپای مالیاتی خود را به جا می‌گذارد.
تفاوت سامانه مودیان با سایر سامانه‌های مالیاتی
از سال‌ها پیش، سازمان امور مالیاتی با راه‌اندازی سامانه‌های مختلفی مانند سامانه مالیات بر ارزش افزوده و سامانه خدمات الکترونیکی مودیان (tax.gov.ir) تلاش کرده است که فرآیندهای مالیاتی را دیجیتالی کند. اما با وجود این زیرساخت‌ها، همچنان بسیاری از اطلاعات به‌صورت پراکنده، غیریکپارچه یا بدون نظارت لحظه‌ای جمع‌آوری می‌شد. در این میان، سامانه مودیان با رویکردی کاملاً متفاوت طراحی شده و تفاوت‌های کلیدی با سایر سامانه‌ها دارد:
لحظه‌ای بودن اطلاعات
سامانه مودیان به‌صورت بلادرنگ (real-time) کار می‌کند؛ یعنی به محض صدور صورتحساب، اطلاعات آن مستقیماً به سازمان امور مالیاتی ارسال می‌شود. در حالی‌که در سامانه‌هایی مثل ارزش افزوده، گزارش‌گیری‌ها به‌صورت دوره‌ای (مثلاً فصلی یا سه‌ماهه) انجام می‌شد.
صدور صورتحساب الکترونیکی استاندارد
در سامانه مودیان، تمام مودیان موظف‌اند صورتحساب‌ها را فقط با فرمت استاندارد سازمان و از طریق نرم‌افزارهای مجاز صادر کنند. این در حالی است که در سامانه‌هایی مانند TTMS یا ارزش افزوده، نوع فاکتور و قالب آن به اختیار مودی بود و تنها داده‌ها به‌صورت کلی ارسال می‌شدند.
استفاده از کد یکتای مالیاتی
سامانه مودیان بر پایه کد یکتای مالیاتی کار می‌کند که برای هر مودی به‌صورت اختصاصی تعریف می‌شود. این کد همان چیزی است که جایگزین شناسه اقتصادی شده و در هر صورتحساب باید درج شود. چنین چیزی در سامانه‌های پیشین الزام نبود یا به‌صورت محدود استفاده می‌شد.
لزوم استفاده از امضای دیجیتال
بر خلاف سامانه‌های قدیمی‌تر، برای فعالیت در سامانه مودیان داشتن توکن امضای دیجیتال الزامی است. تمام صورتحساب‌ها باید به‌صورت رسمی و الکترونیکی امضا شوند تا اعتبار قانونی پیدا کنند.
پوشش گسترده و هدف‌گیری مستقیم معاملات
در سامانه مودیان، تمرکز روی تک‌تک معاملات فروش و خرید است، نه صرفاً گزارش‌های کلی درآمد یا هزینه. این سامانه برای جلوگیری از فرار مالیاتی، دقیقاً همانجایی ورود می‌کند که تراکنش اتفاق می‌افتد.
نقش نظارتی مستقیم سازمان مالیاتی
در سامانه مودیان، سازمان امور مالیاتی در جریان تمام صورتحساب‌های ثبت‌شده است و با استفاده از الگوریتم‌های تحلیل داده، می‌تواند تخلفات، تناقضات یا گزارش‌های مشکوک را بلافاصله شناسایی کند؛ چیزی که در سامانه‌های قدیمی با تأخیر و صرف زمان زیاد ممکن بود.
در مجموع، سامانه مودیان نه‌تنها یک سامانه جدید است، بلکه رویکرد سازمان مالیاتی به تعامل با مودیان را کاملاً تغییر داده است؛ از گزارش‌گیری سنتی به نظارت لحظه‌ای و شفاف. این تفاوت‌ها باعث شده استفاده از آن هم حیاتی‌تر و هم چالش‌برانگیزتر شود.
چه کسانی مشمول سامانه مودیان هستند؟
طبق قانون پایانه‌های فروشگاهی و سامانه مودیان، تقریباً تمام مودیان مالیاتی، اعم از اشخاص حقیقی و حقوقی که فعالیت اقتصادی دارند، مشمول استفاده از این سامانه هستند. ذکر این نکته نیز ضروری است که سازمان امور مالیاتی با استفاده از اطلاعات تراکنش‌های بانکی، مجوزهای صنفی، کد اقتصادی و سایر داده‌های بیرونی، مودیان را شناسایی و در فراخوان‌های مرحله‌ای آنها را ملزم به ثبت‌نام در سامانه کرده است. اما برای درک دقیق‌تر، بهتر است این موضوع را در چند دسته بررسی کنیم:
اشخاص حقوقی (شرکت‌ها و مؤسسات)
تمامی شرکت‌های ثبت‌شده، صرف‌نظر از نوع فعالیت یا میزان درآمد، در صورتی که پرونده مالیاتی فعال دارند، موظف به ثبت‌نام در سامانه مودیان و صدور صورتحساب الکترونیکی هستند. این موضوع شامل موارد زیر است:
- شرکت‌های تولیدی، خدماتی، بازرگانی و پیمانکاری،
- مؤسسات فرهنگی، آموزشی یا درمانی دارای درآمد مشمول مالیات،
- دفاتر حقوقی و شرکت‌های مهندسی.
اشخاص حقیقی با فعالیت اقتصادی
بسیاری از مشاغل حقیقی که پیش از این صرفاً موظف به ثبت نام در سامانه ارزش افزوده یا ارائه اظهارنامه مالیاتی بودند، حالا باید به سامانه مودیان متصل شوند. از جمله:
- فروشگاه‌ها و خرده‌فروشان دارای دستگاه کارت‌خوان،
- پزشکان، وکلا، مهندسان، مشاوران، طراحان و سایر صاحبان مشاغل،
- فعالان حوزه خدمات آنلاین و کسب‌وکارهای اینترنتی.
افراد مشمول در فراخوان‌های جدید
از اواخر ۱۴۰۲ و در سال ۱۴۰۳، برخی گروه‌ها که پیش‌تر مشمول سامانه مودیان نبودند، مشمول شناخته شده‌اند. از جمله:
- اشخاص حقیقی با درآمد بالا،
- گروه‌هایی از مشاغل پزشکی، فنی، حمل‌ونقل و کارگاهی،
- شرکت‌های نوپا و استارتاپ‌هایی که تراکنش مالی بالایی دارند.
طبق قانون، حتی اگر فردی هنوز در فراخوان رسمی سازمان نباشد، به‌محض انجام فعالیت اقتصادی مستمر و دارای درآمد مشمول مالیات، مشمول سامانه مودیان محسوب می‌شود و مسئولیت ثبت‌نام بر عهده خود اوست. در حال حاضر، افراد زیر فعلاً مشمول سامانه مویان نیستند:
- اشخاص فاقد فعالیت اقتصادی مشمول مالیات،
- برخی کسب‌وکارهای خرد یا فاقد مجوز صنفی، در صورت نبود سابقه تراکنش بالا،
- اشخاص حقیقی با درآمد پایین (که از سوی سازمان مشمول اعلام نشده‌اند).
مزایا و معایب سامانه مودیان
با راه‌اندازی سامانه مودیان، تحول بزرگی در نحوه تعامل مودیان با سازمان امور مالیاتی ایجاد شده است. این سامانه در کنار مزایای قابل‌توجهی که برای دولت و مودیان دارد، چالش‌ها و نگرانی‌هایی هم برای کسب‌وکارها به همراه آورده است. در ادامه، نگاهی می‌اندازیم به مهم‌ترین مزایا و معایب این سامانه:
مزایای سامانه مودیان
- افزایش شفافیت اقتصادی: ثبت لحظه‌ای اطلاعات فروش و صدور صورتحساب الکترونیکی باعث می‌شود فعالیت‌های اقتصادی غیرشفاف کمتر شده و مبارزه با فرار مالیاتی مؤثرتر شود.
- کاهش نیاز به اظهارنامه‌نویسی پیچیده: چون اطلاعات فروش و مالیات در همان لحظه ثبت می‌شود، در پایان دوره‌های مالیاتی، نیازی به جمع‌آوری و ارسال مجدد گزارش‌ها به‌صورت دستی نیست.
- کاهش خطای انسانی در محاسبات مالیاتی: ساختار استاندارد صورتحساب‌ها، امکان اشتباه در محاسبه مالیات، ارزش افزوده یا حتی ثبت اشتباه کالا و خدمات را کاهش می‌دهد.
- تسریع در فرآیند رسیدگی مالیاتی: دسترسی سریع سازمان امور مالیاتی به اطلاعات واقعی و لحظه‌ای، رسیدگی و صدور برگ تشخیص را شفاف‌تر، منصفانه‌تر و سریع‌تر می‌کند.
- امکان بهره‌مندی از مشوق‌ها و بخشودگی‌ها: مودیانی که به‌موقع و به‌درستی از سامانه استفاده کنند، در بسیاری موارد مشمول بخشودگی جرایم یا مشوق‌های مالیاتی می‌شوند.
معایب و چالش‌های سامانه مودیان
- پیچیدگی فنی برای مشاغل کوچک: بسیاری از کسب‌وکارهای کوچک با اصطلاحات فنی، امضای دیجیتال، API و نرم‌افزارهای صورتحساب آشنایی ندارند و این باعث سردرگمی آنها شده است.
- هزینه‌های تجهیز و آموزش: خرید نرم‌افزار، دریافت توکن امضای دیجیتال، آموزش کارکنان و مشاوره مالیاتی، همه هزینه‌هایی هستند که به دوش مودیان افتاده‌اند.
- احتمال اختلال در سامانه یا عدم پاسخ‌دهی: گزارش‌هایی از کندی، اختلال یا خطا در ارسال صورتحساب‌ها از طریق سامانه، به‌ویژه در ساعات پرترافیک، منتشر شده که باعث نگرانی کسب‌وکارها شده است.
- ریسک جریمه در صورت اشتباه یا تأخیر: در صورت اشتباه در فرمت صورتحساب، تاخیر در ارسال یا عدم انطباق با استانداردها، مودی ممکن است مشمول جریمه‌های سنگین شود.
- ابهام در اجرای برخی بخشنامه‌ها و تغییرات پی‌در‌پی: برخی مودیان نسبت به اطلاع‌رسانی ضعیف، تفسیرهای متفاوت از مقررات و تغییرات مکرر در بخشنامه‌ها گلایه دارند؛ این موضوع روند انطباق را دشوار کرده است.
در مجموع می‌توان گفت سامانه مودیان گامی رو به جلو برای اصلاح ساختار مالیاتی کشور است؛ اما موفقیت آن در گرو حمایت سازمان مالیاتی از مودیان، آموزش گسترده، و ساده‌سازی فرآیندهای فنی و اجرایی خواهد بود.
مراحل ثبت‌نام در سامانه مودیان
ثبت‌نام در سامانه مودیان شامل چند مرحله اصلی است که مودی باید آنها را به ترتیب و با دقت طی کند. هر مرحله نیازمند احراز هویت، ثبت اطلاعات یا تهیه ابزارهای فنی خاصی است که در ادامه این مراحل را به‌صورت کامل توضیح می‌دهیم.
اما پیش از شروع، درباره مهلت ثبت‌نام در سامانه مودیان، ذکر چند نکته ضروری است:
- از سال ۱۴۰۲ تاکنون، سازمان در چند مرحله فراخوان مختلف، گروه‌های مختلفی را مشمول کرده است،
- بر اساس آخرین اصلاحیه قانون پایانه‌ها (۱۴۰۲)، اگر مودی مشمول فراخوان شده باشد و ثبت‌نام نکند یا صورتحساب ارسال نکند، مشمول جریمه خواهد شد،
- برخی مشمولان می‌توانند تا پایان سال ۱۴۰۳ از فرصت تسهیل استفاده کنند (صورتحساب را خارج از سامانه صادر کرده و بعداً اظهار کنند).
مرحله ۱: دریافت امضای الکترونیکی (توکن دیجیتال)
امضای دیجیتال یا توکن رمزنگاری‌شده، یکی از الزامات ورود به سامانه مودیان است که بدون آن امکان صدور صورتحساب وجود ندارد.
برای دریافت امضای دیجیتال چه باید کرد؟
- مراجعه به دفاتر ثبت‌نام (مانند دفاتر ثبت‌نام شرکت های صادرکننده گواهی امضا مانند مرکز ریشه یا CAهای معتبر)،
- ارائه مدارک هویتی (کارت ملی، شناسنامه، روزنامه رسمی و…)،
- دریافت توکن فیزیکی یا نرم‌افزاری.
نکته مهم در این مرحله این است که امضای دیجیتال باید به‌نام شخص مدیرعامل (در شرکت‌ها) یا شخص حقیقی مودی ثبت شده باشد.
مرحله ۲: ورود به سامانه مودیان و ثبت‌نام اولیه
برای ورود به سامانه کافی است به آدرسsamanemodian.tax.gov.ir مراجعه کنید و سپس:
- گزینه «ورود با امضای الکترونیکی» را انتخاب کنید،
- نرم‌افزار توکن را روی سیستم نصب کنید (در صورت نیاز)،
- پس از ورود، اطلاعات پایه مودی (حقیقی یا حقوقی) نمایش داده می‌شود.،
- صحت اطلاعات را بررسی کرده و در صورت نیاز، ویرایش کنید.
مرحله ۳: دریافت کد یکتای مالیاتی
کد یکتای مالیاتی، شناسه‌ای است که به هر مودی اختصاص داده می‌شود و در تمام صورتحساب‌های الکترونیکی باید درج شود. پس از ورود موفق، سامانه به شما یک کد یکتا می‌دهد که این کد به شکل خودکار، با اطلاعات پرونده مالیاتی شما هماهنگ می‌شود.
مرحله ۴: تعیین نقش‌ها و معرفی اعضای شرکت
در این مرحله (برای اشخاص حقوقی):
- باید مدیرعامل، نماینده مالیاتی، حسابدار یا سایر نقش‌ها را معرفی کنید،
- هر فرد معرفی‌شده باید امضای دیجیتال معتبر خود را داشته باشد.
مرحله ۵: ثبت اطلاعات سامانه‌های مؤدی (نرم‌افزار صدور صورتحساب)
در این مرحله باید مشخص کنید از چه نرم‌افزار یا سیستمی برای صدور فاکتور استفاده می‌کنید:
- نام شرکت ارائه‌دهنده نرم‌افزار را وارد کنید،
- شناسه فنی سامانه یا اطلاعات API را ثبت نمایید (این اطلاعات را شرکت نرم‌افزاری به شما می‌دهد)،
- سامانه مودیان پس از بررسی، شناسه پایانه فروشگاهی اختصاص می‌دهد.
توجه داشته باشید که اگر نرم‌افزار ندارید، باید از یکی از سامانه‌های واسط مورد تأیید سازمان امور مالیاتی استفاده کنید یا از سامانه رایگان سازمان (در نسخه محدود) بهره ببرید.
مرحله ۶: فعال‌سازی اتصال و تست ارسال صورتحساب
پس از ثبت اطلاعات در سامانه مؤدیان:
- می‌توانید وارد بخش تست ارسال شوید و صورتحساب آزمایشی صادر کنید،
- در صورت موفقیت‌آمیز بودن ارسال، وضعیت اتصال به حالت «فعال» تغییر می‌کند.
مرحله ۷: شروع صدور صورتحساب الکترونیکی واقعی
حالا شما آماده‌اید که فاکتورهای فروش واقعی را در قالب صورتحساب الکترونیکی استاندارد صادر و به سامانه مودیان ارسال کنید.
توجه داشته باشید که در هر فاکتور:
- باید امضای دیجیتال اعمال شود،
- کد یکتای مالیاتی و شناسه پایانه درج شود،
- اطلاعات خریدار، کالا/خدمت، مالیات و عوارض با ساختار سازمان همخوانی داشته باشد.
آموزش کامل کار با سامانه مودیان
پس از ثبت‌نام در سامانه مودیان و معرفی نرم‌افزار صورتحساب، نوبت به استفاده روزمره از سامانه می‌رسد. در این بخش، گام‌به‌گام توضیح می‌دهیم که چگونه وارد سامانه شوید، صورتحساب صادر کنید، اطلاعات را ارسال و وضعیت آن را پیگیری نمایید.
مرحله اول: ورود به سامانه
- وارد سایت samanemodian.tax.gov.ir شوید،
- گزینه «ورود با امضای الکترونیکی» را انتخاب کنید،
- توکن امضای دیجیتال را به سیستم متصل کنید و رمز آن را وارد کنید،
- پس از احراز هویت، وارد پنل کاربری خود می‌شوید (به‌صورت «کارپوشه مودی» شناخته می‌شود).
مرحله دوم: مشاهده داشبورد و وضعیت اتصال
در داشبورد اصلی می‌توانید:
- وضعیت سامانه مؤدی (نرم‌افزار صورتحساب) خود را ببینید (فعال/غیرفعال)،
- آخرین صورتحساب‌های ارسالی را مشاهده کنید،
- پیام‌های سازمان امور مالیاتی و وضعیت رسیدگی را دریافت کنید.
مرحله سوم: صدور صورتحساب الکترونیکی
صدور صورتحساب از طریق یکی از این دو روش انجام می‌شود:
- روش اول: از طریق نرم‌افزار واسط (نرم‌افزار حسابداری یا صندوق فروشگاهی)
- اطلاعات فاکتور (نام خریدار، کد ملی/شناسه ملی، کالا یا خدمات، مالیات و…) را در نرم‌افزار وارد می‌کنید،
- نرم‌افزار به سامانه متصل شده و به‌صورت خودکار صورتحساب را به سامانه ارسال می‌کند،
- سامانه به هر صورتحساب، کد رهگیری اختصاصی می‌دهد که نشانه موفقیت‌آمیز بودن ارسال است.
- روش دوم: از طریق سامانه وب (ویژه مودیان با حجم فعالیت کم یا فاقد نرم‌افزار)
- در پنل کاربری سامانه، وارد بخش «ثبت صورتحساب» شوید،
- فرم استاندارد صورتحساب را کامل کنید،
- صورتحساب را ثبت کرده و با امضای دیجیتال تایید نهایی کنید.
مرحله چهارم: بررسی وضعیت صورتحساب‌ها
در سامانه مودیان می‌توانید وضعیت هر صورتحساب را در سه دسته مشاهده کنید:
- تایید شده: سازمان مالیاتی صورتحساب را دریافت و ثبت کرده است،
- در انتظار تایید: صورتحساب ارسال شده اما هنوز بررسی نهایی نشده است،
- مردود شده: به‌دلیل نقص اطلاعات یا فرمت اشتباه، صورتحساب برگشت خورده است.
توصیه ما این است که صورتحساب‌های مردود را بررسی و اصلاح کنید تا مشمول جریمه نشوید!
مرحله پنجم: ابطال صورتحساب (در صورت نیاز)
در صورتی‌که صورتحسابی اشتباه صادر شود، برای اصلاح آن باید:
- وارد لیست صورتحساب‌ها شوید،
- روی گزینه «ابطال» یا «ویرایش» کلیک کنید،
- دلیل ابطال را وارد و تایید کنید.
توجه داشته باشید که امکان ابطال تنها تا مهلت قانونی اعلام‌شده در آیین‌نامه‌ها وجود دارد. پس از آن، باید از طریق «تعدیل فاکتور» یا «اصلاح دفاتر» اقدام شود.
مرحله ششم: دریافت گزارش و سوابق
مودیان می‌توانند از بخش‌های مختلف سامانه مودیان گزارش‌هایی نظیر موارد زیر را دریافت کنند:
- گزارش فروش روزانه، ماهانه یا فصلی
- وضعیت اتصال سامانه‌ها
- اطلاعیه‌ها و پیام‌های سازمان امور مالیاتی
- بررسی اعتبار فاکتورهای صادرشده
همچنین در نسخه جدید سامانه (۴.۱)، قابلیت استعلام وضعیت مالیاتی نیز فراهم شده است.
در نهایت، از نکات فنی مهم که هنگام کار با سامانه مودیان باید مورد توجه قرار دهید، می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- فاکتورهای ارسال‌شده باید با نسخه ۷.۳ سازمان امور مالیاتی همخوانی داشته باشند،
- اطلاعات خریدار در صورتحساب باید دقیق باشد (شناسه ملی برای حقوقی‌ها، کد ملی برای حقیقی‌ها)،
- مبلغ مالیات و عوارض باید جداگانه مشخص شود،
- هیچ فاکتوری بدون امضای دیجیتال معتبر پذیرفته نمی‌شود.
نرم‌افزارهای مورد تایید سامانه مودیان
برای ارسال صورتحساب الکترونیکی، استفاده از یک سامانه مؤدی (نرم‌افزار واسط) الزامی است. این سامانه‌ها نقش پل ارتباطی بین کسب‌وکار شما و سامانه مودیان را دارند و باید به تأیید سازمان امور مالیاتی رسیده باشند. در همین راستا، سازمان امور مالیاتی فهرستی از شرکت‌های نرم‌افزاری مورد تأیید خود منتشر کرده است که نرم‌افزارهای آنها ویژگی‌های زیر را دارند:
- اتصال امن و پایدار به سامانه مودیان،
- قابلیت امضای دیجیتال فاکتورها،
- رعایت نسخه‌های استاندارد صورتحساب (مثلاً ۷.۳ و بالاتر)،
- ثبت دقیق زمان ایجاد و ارسال صورتحساب،
- امکان گزارش‌گیری جامع و مدیریت سوابق،
آخرین لیست این شرکت‌ها از طریق لینک رسمی سامانه مودیان بخش «لیست شرکت‌های مجاز» قابل مشاهده است.
بنابراین انتخاب نرم‌افزار مناسب برای اتصال به سامانه مودیان، اهمیت زیادی دارد چون مستقیماً بر کیفیت صدور و ارسال صورتحساب‌های الکترونیکی تأثیر می‌گذارد. نرم‌افزار باید متناسب با نوع کسب‌وکار، حجم معاملات، امکانات فنی و بودجه شما باشد تا ضمن کاهش خطاها و صرفه‌جویی در زمان، به‌خوبی پاسخگوی نیازهای مالیاتی‌تان باشد. در ادامه، نکات مهمی برای انتخاب درست این نرم‌افزار را بررسی می‌کنیم.
- نوع فعالیت و حجم عملیات:
- اگر فروشگاه کوچک یا خدماتی هستید، نرم‌افزارهای ساده‌تر و ارزان‌قیمت کفایت می‌کنند،
- برای شرکت‌های تولیدی، وارداتی یا با فروش بالا، نرم‌افزارهای ERP و حرفه‌ای مناسب‌ترند.
- سازگاری با سیستم فعلی: اگر از قبل نرم‌افزار حسابداری دارید (مثل راهکاران، سپیدار، هلو، پارمیس و…) بررسی کنید آیا نسخه جدید آن به سامانه مودیان متصل شده یا نیاز به ماژول جدا دارد.
- پشتیبانی فنی و به‌روزرسانی مداوم: از آنجا که استانداردها و بخشنامه‌ها مدام تغییر می‌کنند، نرم‌افزاری را انتخاب کنید که به‌روزرسانی‌های سریع و خدمات پشتیبانی قوی دارد.
- قیمت و مدل پرداخت: بعضی نرم‌افزارها فروش دائمی دارند، برخی مانند راهکاران ابری، اشتراکی هستند. هزینه را با امکانات موردنیاز خود مقایسه و سپس انتخاب کنید.
- میزان سفارشی‌سازی: اگر نیاز به گزارش‌های خاص یا اتصال به دیگر سیستم‌های داخلی دارید، نرم‌افزار باید انعطاف‌پذیر باشد.
برخی از برندهای شناخته‌شده در بازار ایران که تا تابستان ۱۴۰۴ به سامانه مودیان متصل شده‌اند، عبارتند از:
| نام نرم‌افزار | مدل اتصال | مناسب برای | وضعیت تأیید |
| راهکاران | اتصال مستقیم API | شرکت‌ها و کسب‌وکارهای متوسط و بزرگ | تأییدشده |
| راهکاران ابری | پلتفرم ابری و API | کسب‌وکارهای کوچک تا بزرگ | |
| سپیدار سیستم | مستقیم با افزونه | شرکت‌های کوچک و متوسط | تأییدشده |
| هلو | نسخه ویژه مودیان | فروشگاه‌ها و خدمات | تأییدشده |
| فرداد | مبتنی بر ERP | شرکت‌های بزرگ و پخش | تأییدشده |
| رایورز | ماژول فاکتور آنلاین | سازمان‌های بزرگ | تأییدشده |
| پارمیس پرو | با گواهی امضای دیجیتال | فروشگاه‌ها | تأییدشده |
در انتخاب نرم‌افزار دقت داشته باشید که استفاده از نرم‌افزارهای متفرقه و غیرمتصل، منجر به مردود شدن صورتحساب‌ها و مشمولیت جریمه عدم ارسال خواهد شد. پس حتماً نرم‌افزار تاییدشده و معتبر را برای کسب‌وکار خود انتخاب کنید.
مهم‌ترین قوانین و بخشنامه‌های سامانه مودیان و جریمه‌ها
سامانه مودیان بر اساس قانون پایانه‌های فروشگاهی و سامانه مودیان (مصوب سال ۱۳۹۸ و اصلاحات بعدی) ایجاد شده و سازمان امور مالیاتی هر ساله بخشنامه‌ها و دستورالعمل‌های متعددی برای اجرایی شدن و به‌روزرسانی آن منتشر می‌کند. در ادامه به مهم‌ترین این قوانین و تبعات عدم رعایت آنها اشاره می‌کنیم:
- قانون پایانه‌های فروشگاهی و سامانه مودیان (۱۳۹۸)
- مودیان موظف به صدور صورتحساب الکترونیکی از طریق سامانه مودیان هستند،
- صدور صورتحساب کاغذی بدون ثبت در سامانه ممنوع است.
- اصلاحیه‌های قانون در سال ۱۴۰۲
- مهلت ثبت‌نام و ارسال صورتحساب برای گروه‌های مختلف به صورت مرحله‌ای تمدید و فراخوان صادر شد،
- امکان ارسال صورتحساب خارج از سامانه برای برخی مودیان تا پایان ۱۴۰۳ به‌صورت موقت فراهم شد،
- بخشودگی جرایم مالیاتی برای مودیانی که به‌موقع سامانه را راه‌اندازی کنند.
- بخشنامه‌های مهم سازمان امور مالیاتی
- بخشنامه آبان ۱۴۰۳: بخشودگی ۱۰۰٪ جرایم در صورت عدم انجام تکالیف خارج از اختیار مودی،
- دستورالعمل صدور الکترونیکی نسخه ۷.۳ و نسخه‌های بعدی با الزام استفاده از قالب استاندارد،
- اطلاعیه‌های مکرر درباره الزام استفاده از امضای دیجیتال و اصلاح اطلاعات فاکتورها.
- جریمه‌های عدم رعایت تکالیف سامانه مودیان
- جریمه نقدی برای عدم صدور صورتحساب الکترونیکی مطابق با قانون،
- جریمه برای ارسال دیرهنگام یا ناقص اطلاعات،
- احتمال اعمال جریمه‌های مضاعف در صورت تکرار تخلفات،
- رد شدن هزینه‌های مرتبط با خریدها و فروش‌ها در محاسبات مالیاتی به دلیل عدم ثبت صحیح در سامانه.
- مهلت‌ها و تکالیف
- مودیان موظف‌اند تغییرات شغل و محل فعالیت خود را ظرف ۱۰ روز در سامانه ثبت کنند،
- صدور صورتحساب‌های الکترونیکی باید بلافاصله پس از انجام معامله انجام شود،
- ارسال گزارش‌های دوره‌ای از طریق سامانه برای تطبیق با اظهارنامه مالیاتی الزامی است.
اشتباهات رایج و نکات مهم در کار با سامانه مودیان
با راه‌اندازی سراسری سامانه مودیان، بسیاری از صاحبان کسب‌وکار وارد فضای جدیدی از الزامات مالیاتی شده‌اند. در این مسیر، اشتباهات رایجی وجود دارد که ممکن است منجر به جریمه‌های مالی، برگشت هزینه‌های قابل قبول مالیاتی و حتی مسدود شدن کد اقتصادی شود. آشنایی با این اشتباهات و رعایت نکات کلیدی، می‌تواند از بروز مشکلات جدی جلوگیری کند.
ثبت نکردن صورتحساب در سامانه
برخی مودیان هنوز هم تصور می‌کنند صدور فاکتور به‌صورت دستی یا فایل PDF برای مشتری کفایت می‌کند. اما طبق قانون، تمامی صورتحساب‌های فروش باید به شکل الکترونیکی و از طریق سامانه مودیان صادر و ثبت شوند. حتی اگر نرم‌افزار حسابداری مورد استفاده شما صدور فاکتور را انجام دهد، تا زمانی که این فاکتور به سامانه ارسال نشود، معتبر نیست. نکته مهم این است که فاکتورهایی که در سامانه مودیان ثبت نشده باشند، توسط سازمان امور مالیاتی به‌عنوان هزینه قابل قبول شناخته نمی‌شوند.
تأخیر در ارسال صورتحساب
یکی از پرتکرارترین اشتباهات، ارسال دیرهنگام فاکتورها است. بر اساس مقررات، صورتحساب باید در لحظه انجام معامله (یا نهایتاً در همان روز) در سامانه مودیان ثبت شود. نگه داشتن فاکتورها و ارسال دسته‌جمعی در پایان هفته یا ماه تخلف محسوب می‌شود و مشمول جریمه خواهد بود.
عدم استفاده یا تمدید نکردن امضای دیجیتال
بدون امضای دیجیتال معتبر، فاکتورهای صادرشده فاقد وجاهت قانونی هستند فاکتور بدون امضای دیجیتال، معادل با عدم ارسال فاکتور است. متاسفانه بسیاری از کاربران:
- نصب توکن روی سیستم را درست انجام نمی‌دهند یا درایور مربوطه را نصب نمی‌کنند.
اشتباه در وارد کردن کد اقتصادی و شناسه ملی خریدار/ فروشنده
بسیاری از مغایرت‌های مالیاتی ناشی از وارد کردن اشتباه اطلاعات هویتی طرف معامله است. اشتباه در:
- نام اشخاص حقیقی یا حقوقی،
می‌تواند باعث رد شدن اعتبار فاکتور، یا عدم تطابق گزارش‌های خرید و فروش دو طرف شود.
استفاده از نرم‌افزارهای نامعتبر یا غیرمتصل به سامانه
برخی کسب‌وکارها همچنان از نرم‌افزارهایی استفاده می‌کنند که قابلیت اتصال به سامانه مودیان را ندارند یا به‌روزرسانی نشده‌اند. این باعث می‌شود:
- اطلاعات ناقص یا مغایر ارسال شود.
بی‌توجهی به نسخه‌های جدید سامانه و استانداردها
سازمان امور مالیاتی مرتباً قالب‌ها و استانداردهای صدور فاکتور را تغییر می‌دهد. اشتباه رایج در این مورد، استفاده از قالب‌های قدیمی یا عدم تطبیق نرم‌افزار با نسخه جدید سامانه است که منجر به خطا در پذیرش فاکتورها می‌شود. برای مثال:
- برخی پارامترها مثل «کد کالا»، «نوع خدمت»، «نحوه تسویه» یا «کد رهگیری» اجباری شده‌اند.
عدم دریافت رسید نهایی پذیرش صورتحساب
هنگام کار با سامانه مودیانفقط ارسال فاکتور به سامانه کافی نیست؛ باید رسید نهایی پذیرش موفق نیز دریافت شود و به‌صورت مستند نگهداری شود. درواقع بدون رسید، امکان دفاع در برابر حسابرس وجود ندارد. در برخی موارد:
- فاکتور ثبت شده ولی پذیرش نهایی توسط سامانه انجام نشده.
| نکته کلیدی | توضیح مختصر |
| هر فاکتور باید در روز صدور ثبت شود | تأخیر در ثبت مشمول جریمه است |
| حتماً از امضای دیجیتال معتبر استفاده کنید | گواهی امضا باید به‌روز و متعلق به خود شخص یا شرکت باشد |
| رسید نهایی فاکتور را ذخیره کنید | فقط فاکتور دارای رسید معتبر محسوب می‌شود |
| از نرم‌افزارهای تأییدشده استفاده کنید | نرم‌افزار باید به سامانه متصل باشد و قالب فاکتور را درست تولید کند |
سخن نهایی
با اجرای قانون پایانه‌های فروشگاهی و راه‌اندازی سامانه مودیان، ساختار ثبت و مدیریت اطلاعات مالیاتی در ایران دچار تحول اساسی شده است. این سامانه با هدف شفاف‌سازی تراکنش‌های اقتصادی، کاهش فرار مالیاتی و تسهیل نظارت طراحی شده و استفاده از آن برای اغلب مودیان مالیاتی الزامی است. در این مقاله، از تعریف اولیه سامانه گرفته تا نحوه ثبت‌نام، اتصال نرم‌افزارها، صدور صورتحساب الکترونیکی و الزامات قانونی، همه مراحل و نکات کلیدی را بررسی کردیم.
در این مسیر، استفاده از نرم‌افزارهای مورد تأیید و مجهز به ماژول اتصال به سامانه مودیان اهمیت زیادی دارد. یکی از نمونه‌های موفق در این زمینه، راهکاران و راهکاران ابری است که با ارائه ماژول اختصاصی سامانه مودیان، امکان صدور و ارسال خودکار صورتحساب الکترونیکی، دریافت رسید مالیاتی و نگهداری سوابق را برای کسب‌وکارهای متوسط و بزرگ فراهم می‌کند. استفاده از چنین ماژول‌هایی، به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا بدون خطا و با تطبیق کامل با مقررات، فرآیند مالیاتی خود را مدیریت کنند و از ریسک جریمه‌های مالیاتی یا رد دفاتر جلوگیری شود.