تفاوت BPM ،BPMN و BPMS؛ مقایسه و بررسی مزایا

بهینه‌سازی و خودکارسازی فرایندهای کاری یکی از الزامات اصلی تحول دیجیتال است. در این مسیر، مفاهیمی مانند BPM، BPMN  و BPMS نقشی بسیار کلیدی دارند. این سه مفهوم اگرچه شباهت‌هایی با یکدیگر دارند اما در عمل هر کدام به فرایند و فعالیتی خاص اشاره دارند. در این مقاله به تفاوت‌‌های کلیدی آنها اشاره می‌کنیم.

  BPM چیست؟ مدیریت فرایندهای کسب و کار

مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPM) یک رویکرد مدیریتی برای طراحی، تحلیل، بهبود و کنترل فرایندهای سازمانی است.
در واقع، BPM مثل یک «چارچوب فکری و اجرایی» است که سازمان را وادار می‌کند به فرایندهای خود نگاه ساختاریافته‌تری داشته باشد و به‌جای فعالیت‌های پراکنده، بهینه‌سازی مستمر را در دستور کار قرار دهد.

فرض کنید سازمانی در حوزه خدمات پس از فروش فعالیت می‌کند. با استفاده از BPM، ابتدا فرایند «پاسخ‌گویی به شکایت مشتری» مستندسازی می‌شود، سپس گلوگاه‌ها و تأخیرها شناسایی شده و در نهایت طرحی برای اصلاح و بهبود اجرای آن پیاده‌سازی می‌شود، بدون آنکه نیاز به ابزار نرم‌افزاری خاصی باشد.

اجزای کلیدی BPM را می‌توان اینگونه در نظر گرفت:

• شناسایی و مستندسازی فرایندها
• تحلیل و شناسایی نقاط ضعف
• بازطراحی و بهبود فرایند
• پیاده‌سازی و کنترل اجرای فرایند
• ارزیابی عملکرد و دریافت بازخورد

 BPMN چیست؟ مدلسازی فرایندهای کسب و کار

BPMN یا زبان مدلسازی فرایندهای کسب‌وکار (Business Process Model and Notation) یک استاندارد جهانی برای ترسیم گرافیکی فرایندهای سازمانی است. این زبان، با استفاده از نمادها و اشکال مشخص، به ما اجازه می‌دهد تا فرایندها را به شکلی قابل‌فهم برای تمام ذی‌نفعان از یک مدیر تا توسعه‌دهنده سیستم، مدل‌سازی کنیم.
برای مثال، در همان سازمان خدماتی که قبلا به آن اشاره کردیم، تحلیلگر فرایند، با استفاده از BPMN، مسیر درخواست مشتری، بررسی توسط کارشناسان، ارجاع به مدیر و پاسخ نهایی را با نمادهایی مثل دایره (شروع)، مستطیل (فعالیت) و لوزی (شرط) ترسیم می‌کند تا تصویری روشن از جریان کاری به‌دست آید.

اجزای کلیدی BPMN را می‌توان اینگونه در نظر گرفت:

• رویدادها (Events) : شروع، پایان یا اتفاقی در مسیر فرایند
• فعالیت‌ها (Activities) : کارهایی که باید انجام شوند
• دروازه‌ها (Gateways) : شرایط یا تصمیماتی که مسیر فرایند را تغییر می‌دهند
• جریان‌ها (Flows) : اتصال‌دهنده بین اجزای فرایند
• شناسه‌ها (Swimlanes) : تفکیک نقش‌ها و واحدهای سازمانی در اجرای فرایند

BPMS چیست؟ سیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار

نرم افزار BPMS یک پلتفرم است که امکان طراحی، اجرا، نظارت، و بهینه‌سازی فرایندهای سازمانی را به شکل خودکار فراهم می‌کند.
نرم افزار BPMS فراتر از ابزار مدل‌سازی است؛ این سیستم فرایندهای طراحی‌شده را قابل اجرا می‌کند، کاربران را در جریان کار قرار می‌دهد و عملکرد را با داشبورد و گزارش‌های تحلیلی پایش می‌کند.

در ادامه مثال قبل، پس از طراحی فرایند رسیدگی به شکایت مشتری در BPMN، این مدل وارد یک نرم‌افزار BPMS می‌شود. فرم‌های ثبت شکایت، اعلان وظایف به کارشناسان، تایید مدیر و ارسال پاسخ نهایی، همگی در سیستم انجام شده و وضعیت هر درخواست در لحظه قابل پیگیری است.

اجزای کلیدی BPMS شامل موارد زیر است:

  موتور گردش کار (Workflow Engine): اجرای فرایندها بر اساس مدل

فرم‌ساز:  طراحی فرم‌های مورد نیاز در مسیر اجرا

داشبورد و گزارش‌گیری: مانیتورینگ فرایندها، KPIها و هشدارها

  مدیریت نقش‌ها و دسترسی‌ها: تعیین سطح دسترسی کاربران مختلف

  یکپارچه‌سازی با سیستم‌های دیگر: اتصال  به نرم افزار ERP، نرم افزار CRM ، پایگاه داده و…

تفاوت BPM، BPMN  و BPMS در سه سطح اصلی

اگر بخواهیم با یک مثال تفاوت BPM، BPMS و BPMN را توضیح دهیم، می‌توان گفت که BPM مانند یک استراتژی معمارانه‌ است که مشخص می‌کند یک ساختمان چرا و چطور ساخته شود. این در حالی است که BPMN مانند نقشه‌های فنی و دقیق آن ساختمان است. در نهایت BPMS همان تیم اجرایی و ابزاری است که این ساختمان را از روی نقشه‌ها در دنیای واقعی می‌سازد. با این حال، در ادامه تفاوت این سه را بیشتر بررسی می‌کنیم.

تفاوت در ماهیت و هدف

هر یک از این سه مفهوم، ماهیت متفاوتی دارند و هدف آن‌ها در مسیر مدیریت فرایند نیز متمایز است. BPM یک رویکرد مدیریتی است. یعنی یک چارچوب ذهنی و تحلیلی که کمک می‌کند سازمان فرایندهای خود را شناسایی، بررسی، تحلیل و بهینه‌سازی کند. در واقع BPM دنبال خودکارسازی نیست، بلکه هدفش بهبود و بازطراحی فرایندهاست.

این در حالی است که BPMN  یک زبان مدلسازی است؛ نه ابزار، نه رویکرد. مهم‌ترین کاری که انجام می‌دهد این است که جریان فرایندها را به شکل بصری، قابل‌درک و دقیق نمایش می‌دهد. زبان مدلسازی فرایندها، یک استاندارد است، یعنی تمام ذی‌نفعان با دیدن نمودار BPMN، یک برداشت مشابه دارند.

در نهایت BPMS یک  ابزار نرم‌افزاری است. یعنی همان چیزی که در نهایت قرار است فرایند را اجرا کند، فرم ایجاد کند، وظیفه تخصیص دهد، هشدار بفرستد، و خروجی را ثبت کند.

با یک مثال ملموس تفاوت BPM، BPMS و BPMN را در ماهیت و هدف بیشتر بررسی می‌کنیم. تصور کنید سازمانی قصد دارد فرایند «تأیید درخواست خرید» را بهینه کند. در BPM، مدیر فرآیند بررسی می‌کند که چرا این فرایند کند است، چه گلوگاه‌هایی دارد، آیا تمام تأییدها ضروری‌اند؟

اما در BPMN، تحلیل‌گر، این فرایند را ترسیم می‌کند و نشان می‌دهد که مسیر فعلی چه مراحلی دارد، نقش‌ها چگونه تعریف شده‌اند و در طراحی جدید چه تغییراتی داده شده. همچنین در BPMS، فرایند تأیید خرید دقیقا همان‌طور که در مدل BPMN پیاده‌سازی شده، با فرم درخواست، نوتیفیکیشن‌ها، کنترل دسترسی‌ها و گزارش‌گیری، اجرایی می‌شود.

 تفاوت نقش در سازمان و کاربران اصلی

BPM معمولا در سطح مدیریت ارشد و واحدهای بهبود فرآیند تعریف می‌شود. یعنی آنجا که تصمیم گرفته می‌شود چه فرآیندی نیاز به اصلاح دارد. کاربران آن مدیران، مشاوران فرآیند و تصمیم‌گیران‌اند.

این در حالی است کهBPMN در سطح تحلیل‌گران کسب‌وکار و توسعه‌دهندگان استفاده می‌شود. برای اینکه فرایندها را دقیق‌تر و شفاف‌تر برای دیگر واحدها توضیح دهند.

BPMS در اختیار کاربران نهایی، کارکنان عملیاتی، مدیران فناوری اطلاعات و افرادی است که باید با سامانه کار کنند و فرآیند را در محیط واقعی جلو ببرند.

فرض کنید در یک کسب‌وکار بزرگ،مدیر ارشد عملیات تصمیم می‌گیرد فرایند پرداخت کارمزد نمایندگان را اصلاح کند که این همان BPM است. در بخش دیگرتحلیل‌گر، فرایند این مسیر را به شکل نمودار BPMN مستند می‌کند و تغییراتی مانند حذف دوباره‌کاری‌ها و ساده‌سازی گام‌ها را اعمال می‌کند. در نهایت نیزتیم فناوری با کمک BPMS فرایند جدید را پیاده‌سازی کرده و کاربران مالی از طریق نرم‌افزار جدید، پرداخت‌ها را مدیریت می‌کنند.

تفاوت در کاربردهای عملیاتی در سازمان

 یکی دیگر از تفاوت BPM، BPMN و BPMS را می‌توان تفاوت در کاربردهای عملیاتی دانست. BPM درک سیستماتیکی از فرایندها ایجاد می‌کند. برای مثال، به کمک آن می‌توانیم درک کنیم چرا مشتریان از تأخیر در پاسخ‌گویی ناراضی‌اند یا چرا یک فرایند پرهزینه است.

اما BPMN ابزاری است برای گفتگو و مستندسازی بین واحدها. هنگامی که باید به تیم توسعه توضیح دهیم فرایند فعلی چیست و باید چه تغییری کند، BPMN  راه ارتباطی دقیق و قابل اتکاست.

در نهایت BPMS وارد فاز اجرا می‌شود. یعنی همان فرایندی که طراحی شده، در محیط واقعی سازمان با تخصیص وظایف، فرم‌ها، تاییدها، کنترل‌ها و هشدارها اجرا می‌شود. می‌توان نتایج را سنجید، عملکرد را تحلیل کرد و حتی تغییرات بعدی را اعمال کرد.

 یک شرکت بیمه را در نظر بگیرید. این شرکت به وسیله BPM، فرایند ارزیابی خسارت را بازنگری می‌کند تا زمان پاسخ‌گویی کاهش یابد. از طریق BPMN، مدل جدیدی طراحی می‌کند که نشان می‌دهد چگونه ارزیاب، کارشناس مالی و مدیر تأیید درگیر هستند.

سپس این شرکت با BPMS، این مدل را وارد سیستم می‌کند و از این پس، کاربران با فرم دیجیتال گزارش خسارت کار می‌کنند و سیستم زمان‌بندی پیگیری و هشدار را انجام می‌دهد.

در جدول زیر تلاش کرده‌ایم مهم ترین تفاوت BPM، BPMS و BPMN را به شکل خلاصه بیان کنیم:

موضوع	BPM	BPMN	BPMS
ماهیت	رویکرد مدیریتی	زبان مدلسازی	ابزار نرم‌افزاری
هدف	تحلیل و بهبود فرآیند	مستندسازی شفاف فرایند	اجرای خودکار و پایش فرآیند
کاربرد اصلی	تصمیم‌گیری و بازطراحی	مدل‌سازی و ارتباط بین واحدها	اجرا، کنترل و مانیتورینگ فرایند
کاربران اصلی	مدیران، مشاوران فرایند	تحلیل‌گران، توسعه‌دهندگان	کاربران سیستم، مدیر IT
خروجی نهایی	تصمیم و اقدام اصلاحی	نمودار فرآیند	فرایند اجرایی و گزارش عملکرد

نقش سیستم‌های ERP در ارتباط  با BPM، BPMN و BPMS

ممکن است این پرسش مطرح شود که نرم افزار ERP چه ارتباطی با مفاهیمBPM ، BPMN   و BPMS دارد؟ در حالی که هر کدام از این مفاهیم به‌نوعی در دنیای مدیریت فرآیندها مطرح‌  هستند،  ERP به‌عنوان سیستم مرکزی مدیریت عملیات سازمان می‌تواند نقش کلیدی در اجرا، هماهنگی و بهره‌برداری از این سه مفهوم داشته باشد.

نقش ERP در کنار BPM: بهبود فرایند در بستر واقعی

BPM به ما کمک می‌کند تا فرایندها را تحلیل و بازطراحی کنیم، اما این تغییرات باید در ERP پیاده‌سازی شوند. در عمل، ERP محیطی است که بسیاری از فرایندهای اصلی سازمان از فروش و تدارکات تا مالی و منابع انسانی در آن انجام می‌شود. بنابراین هر تغییری که از طریق BPM طراحی می‌شود (مانند حذف یک مرحله تأیید یا کاهش سطح اختیارات)، در نهایت باید در نرم افزار ERP اجرا شود.

اگر در چارچوب BPM تصمیم گرفته شود فرآیند سفارش‌گذاری مواد اولیه ساده‌سازی شود، ممکن است بخشی از آن در نرم افزار تدارکات نیاز به پیکربندی مجدد داشته باشد.

نقش ERP در ارتباط با  BPMN: ارتباط بین طراحی و اجرا

BPMN نقشه فرایندها را ترسیم می‌کند، اما برای اجرای آن باید با ERP هماهنگ باشد. در بسیاری از سازمان‌ها، BPMN  برای مدلسازی فرایندهایی استفاده می‌شود که یا قرار است با ERP ادغام شوند، یا اساسا بر پایه ERP عمل می‌کنند. در اینجا، مدل‌های BPMN به توسعه‌دهندگان و پیکربندی‌کنندگان ERP کمک می‌کند تا دقیقا درک کنند فرایند مدنظر سازمان چیست و آن را در ساختار سیستم‌های ERP پیاده‌سازی کنند.
برای مثال، یک فرایند تأمین کالا که در BPMN مدل‌سازی شده، شامل مراحل درخواست، بررسی موجودی، تأیید مالی و سفارش‌گذاری است. تمام این مراحل، اگر در ERP اجرا می‌شوند، باید به‌طور دقیق با مدل BPMN  تطابق داشته باشند تا از انحراف فرایند جلوگیری شود.

نقش ERP در یکپارچگی با BPMS: محیط اجرای فرایندهای ترکیبی

BPMS‌ها معمولا نیاز دارند با ERP یکپارچه شوند، چون بخش بزرگی از داده‌ها و فرایندهای سازمانی در ERP جریان دارد.

در واقع، BPMS به‌تنهایی نمی‌تواند همه فرایندها را اجرا کند؛ برای بسیاری از فعالیت‌ها نیاز به تبادل داده با ERP دارد: دریافت اطلاعات مشتری، ارسال درخواست خرید، ثبت فاکتور، مدیریت بودجه و…

به همین دلیل، بسیاری از سیستم‌های BPMS امکان اتصال مستقیم با ERP را دارند تا فرایندهای طراحی‌شده در BPMS بتوانند به شکل زنده با داده‌های ERP در ارتباط باشند.
در یک BPMS فرآیند بررسی درخواست سفر طراحی شده است. پس از تأیید نهایی، اطلاعات هزینه باید به طور خودکار به ماژول هزینه‌یابی در ERP منتقل شود. این تبادل فقط با یکپارچگی BPMS و ERP ممکن است.

مدیریت فرایندهای کسب و کار با «فرایار»؛ از طراحی تا اجرا در بستر ERP

نرم‌ افزار BPMS «فرایار» همکاران سیستم، به‌عنوان یک ابزار یکپارچه با نرم افزار  ERP راهکاران، نقش مهمی در طراحی، مدل‌سازی و اجرای فرآیندهای کسب‌وکار ایفا می‌کند. این نرم‌افزار به سازمان‌ها امکان می‌دهد تا فرآیندهای خاص و منحصر به‌فرد خود را بدون نیاز به توسعه نرم‌افزارهای جداگانه یا کدنویسی پیچیده، طراحی و اجرا کنند.

«فرایار» با پشتیبانی از رویکرد مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار (BPM) و استفاده از زبان مدل‌سازی BPMN، به تحلیل‌گران و طراحان فرآیند امکان می‌دهد تا جریان‌های کاری را به شکل گرافیکی و قابل‌فهم ترسیم کنند. پس از مدل‌سازی، این فرآیندها مستقیم در محیط ERP اجرا می‌شوند، بدون نیاز به تبدیل‌های پیچیده یا توسعه‌های اضافی.

یکی از ویژگی‌های برجسته «فرایار»، قابلیت توسعه فرم‌ها و گردش‌های کاری به شکل Low-code است. کاربران می‌توانند با استفاده از ابزارهای گرافیکی، فرم‌های موردنیاز خود را طراحی کرده و گردش‌های کاری مرتبط با آن‌ها را تعریف کنند. این فرم‌ها و گردش‌ها به‌ طور یکپارچه با ماژول‌های ERP مانند نرم افزار حسابداری، نرم افزار منابع انسانی یا تدارکات عمل می‌کنند.

با توجه به اینکه بسیاری از سازمان‌ها دارای فرآیندهای خاص و منحصر به‌فرد هستند، «فرایار» این امکان را فراهم می‌کند تا این فرآیندها به شکل دقیق و متناسب با نیازهای سازمان طراحی و اجرا شوند. این ویژگی به سازمان‌ها کمک می‌کند تا بدون نیاز به توسعه نرم‌افزارهای جداگانه، فرآیندهای خاص خود را در بستر ERP پیاده‌سازی کنند.

«فرایار» به طور کامل با راهکار ERP راهکاران یکپارچه است. این یکپارچگی به سازمان‌ها امکان می‌دهد تا فرآیندهای خود را در بستر یکپارچه‌ای اجرا کنند که شامل تمامی ماژول‌های ERP و سایر سیستم‌های مرتبط می‌شود. این ویژگی باعث افزایش کارایی، کاهش خطاها و بهبود هماهنگی بین واحدهای مختلف سازمان می‌شود.

در مجموع، نرم‌افزار BPMS فرایار ، به‌عنوان یک ابزار قدرتمند برای طراحی، مدل‌سازی و اجرای فرآیندهای کسب‌وکار، نقش مهمی در پیاده‌سازی موفق رویکرد BPM در سازمان‌ها ایفا می‌کند. با استفاده از این نرم‌افزار، سازمان‌ها می‌توانند فرآیندهای خاص خود را بدون نیاز به کدنویسی پیچیده، در بستر ERP اجرا کرده و از یکپارچگی کامل بین فرآیندها و سیستم‌های عملیاتی خود بهره‌مند شوند.