داستان موفقیت شرکت پتروشیمی صدرا خوزستان

معرفی شرکت پتروشیمی صدرا خوزستان

شرکت پتروشیمی صدرا خوزستان، به عنوان زیرمجموعه پتروشیمی مارون، فعالیت خود را در سال ۱۴۰۲ آغاز کرد و طبق برنامه زمان‌بندی، قرار است در سال ۱۴۰۵ به بهره‌برداری برسد. در حال حاضر حدود ۳۰ نفر در این شرکت مشغول به فعالیت هستند و پس از بهره‌برداری، تعداد کارکنان به ۱۰۰ نفر خواهد رسید.

صدرا خوزستان مواد اولیه خود را از پتروشیمی مارون دریافت می‌کند و محصولات اصلی آن شامل بنزین معمولی و سوپر و همچنین بنزن خواهد بود. برای این شرکت، نرم‌افزار راهکاران جامع‌ترین گزینه موجود در بازار بود که می‌توانست نیازهای سازمان را به بهترین شکل پاسخ دهد. از این رو همکاری با همکاران سیستم از مرداد ۱۴۰۲ آغاز شد و نقطه عطفی در مدیریت فرآیندهای اداری شرکت رقم خورد.

ارزش افزوده‌‌های سیستم مکاتبات راهکاران از زبان سرپرست مالی، اداری و پشتیبانی شرکت پتروشیمی صدرا خوزستان:

مدیریت یکپارچه مکاتبات سازمان

با کمک راهکار مکاتبات همکاران سیستم، اکنون مکاتبات با ذی‌نفعان داخلی و خارجی به صورت یکپارچه مدیریت می‌شود. هر مدیر کارتابل مخصوص خود را دارد و فرآیند نامه‌ها که قبلا به شکل فیزیکی و جزیره‌ای انجام می‌شد، حالا به طور الکترونیکی و یکپارچه جریان دارد. هم‌اکنون ماهانه حدود ۱۵۰ نامه با ذی‌نفعان بیرونی ارسال می‌شود و این تعداد در آینده افزایش خواهد یافت.

جلوگیری از مفقود شدن مکاتبات و امکان نظارت بر فرایند تهیه تا توزیع نامه

قبلا امکان مفقود شدن برخی مکاتبات وجود داشت و دسترسی سریع به نامه‌ها دشوار بود. برای مثال، یک بار رسید یکی از نامه‌ها ثبت نشده و فرد مربوطه آن را انکار کرده بود. اما اکنون کل فرآیند دریافت و ارسال نامه‌ها تحت نظارت یک نفر و به صورت متمرکز درون سیستم مکاتبات انجام می‌شود و تمامی ذینفعان یک نامه امکان رصد آخرین وضعیت را دارند.

کنترل دسترسی و افزایش سرعت مکاتبات

سطح دسترسی‌ها و کنترل ارجاعات اکنون مشخص است و هر فرد تنها می‌تواند نامه‌ها را به افراد مجاز ارسال کند. این کنترل‌ها باعث شده تا نقش دقیق هر یک از افراد در فرآیند ارسال و دریافت نامه‌ها مشخص شود و علاوه بر جلوگیری از ایجاد موازی کاری، جریان مکاتبات سریع‌تر و روان‌تر شود.

شفافیت در تغییرات متن نامه

اکنون می‌توانیم به راحتی ببینیم هر نامه در طول فرآیند تهیه چه تغییراتی داشته است. تمامی تغییرات به صورت شفاف در خود نامه ثبت می‌شوند و هیچ موردی از دست نمی‌رود.

یکپارچگی محیط کاربری

ماژول مکاتبات در کنار سایر ماژول‌های سرمایه انسانی نظیر تردد و جبران خدمات راهکاران، این امکان را برای کارمندان فراهم کرده است تا تمامی امور روزانه اداری خود نظیر ثبت نامه، مدیریت کارتابل ارجاعات، مشاهده تردد‌ها، ثبت مرخصی و … را در یک محیط یکپارچه انجام دهد.

از زبان مشتری

مدیر مالی، اداری و پشتیبانی شرکت پتروشیمی صدرا خوزستان:

«با کمک راهکار مکاتبات همکاران سیستم، اکنون مکاتبات با ذی‌نفعان داخلی و خارجی به صورت یکپارچه مدیریت می‌شود. هر مدیر کارتابل مخصوص خود را دارد و فرآیند نامه‌ها که قبلا به شکل فیزیکی و جزیره‌ای انجام می‌شد، حالا به طور الکترونیکی و یکپارچه جریان دارد.»