شرکت گلسار فارس در یک نگاه
شرکت گلسار فارس با 34 سال فعالیت و 180 نماینده فروش جزء پیشگامان صنعت چینی آلات بهداشتی است که با تولید سالانه 17000 تن محصول نهایی ( بیش از 100 نوع محصول مختلف) یکی از بزرگترین تولید کنندگان داخلی و همچنین یکی از صادر کنندگان موفق این محصول به 13 کشور جهان در بازارهای خارجی محسوب می شود.
این شرکت در حال حاضر با بیش از 500 نفر پرسنل، فعالیت دارد و موفق به اخذ گواهینامه های بسیاری از جمله Santech Design ، استاندارد اتحادیه اروپا CE و صادر کننده نمونه کشوری در چند سال متوالی باشد. همچنین این شرکت دارنده رتبه زرین اتاق بازرگانی و واحد نمونه صنعتی کشور می باشد.
نیازمندی‌های نرم‌افزاری شرکت
شرکت گلسار فارس دارای یک کارخانه در شهر شیراز و دفتر مرکزی فروش در شهر تهران است. با توجه به ابعاد این شرکت، تعداد زیادی نماینده فروش در سراسر کشور با این شرکت کار می‌کنند. پس از نهایی شدن درخواست نمایندگان فروش، درخواست‌های فروش به انبار مرکزی در محل کارخانه ارسال شده و از این طریق، مطابق با درخواست‌های نمایندگان، کالاها برای نمایندگان ارسال می‌شود. با توجه به این فرآیند، نیازهای استراتژیک این شرکت به شرح زیر است.
- افزایش سرعت فرآیند و کاهش هزینه سفارش محصول از زمان ثبت سفارش تا لحظه تحویل محصول به درب انبار نمایندگان فروش
- بهبود صحت عملکرد پرسنل واحدهای فروش و انبار و همچنین کاهش ارتباطات غیرسیستمی تا حد امکان
- کنترل اعتبار مشتریان در زمان ثبت فاکتور فروش و جلوگیری از اشتباهات انسانی
- تهیه گزارشات مقایسه ای طی چند سال مالی در حوزه های مختلف
- کوتاه شدن مدت زمان محاسبه بهای تمام شده
- ابزارهای کنترلی جهت اتکا و اعتماد بیشتر سازمان به قیمت محاسبه شده محصولات
- یکپارچه سازی اطلاعات دفتر فروش و کارخانه
- امکان پایش و اندازه گیری فرآیندها
- سوییچ از سیستم های MIS به حوزه ERP و اجرای فرآیندهای درون سازمانی و برون سازمانی و همچنین تسهیل فرآیندهای موجود
اهداف پیادهسازی
- سرعت بخشی به فرایند فروش و یکپارچه سازی اطلاعات فروش و مالی
- تسهیل مدیریت انبار: تسهیل ارتباط بین انبار و واحد فروش از جمله صدور برگ خروج بر مبنای حواله فروش، صدور فاکتور بر مبنای برگ خروج و همچنبن فرآیندهای برگشت از فروش که باعث می شود انبار از حالت کنترل‌های دستی خارج شود و مدیریت انبار برای مسئولین انبار ساده شود.
- دقت بخشی برنامه ریزی و مدیریت تدارکات و بهبود ارتباط با انبار مواد، محصول و فنی با سیستم مالی
- ارتباط با مشتریان به صورت یکپارچه (از درخواست کالا و پرداخت الکترونیک تا پیگیری درخواست و پیش فاکتور و فاکتورها و بررسی میزان تراکنش مالی و همچنین گزارش بارگیری لحظه ای …)
- اجرای فرایندها به صورت گردش کار فرآیندهای ذینفعان داخلی سازمان مانند فرآیندهای خرید داخلی، احکام کارگزینی، ماموریت و مرخصی و نیز فرآیندهای مرتبط با ذینفعان بیرونی مانند نمایندگان فروش همانند صدور اتوماتیک پیش فاکتور بر مبنای بر مبنای سفارش ثبت شده در پرتال مشتریان، صدورحواله فروش بر مبنای پیش فاکتور، صدور برگ خروج بر مبنای حواله فروش، صدور اتوماتیک فاکتور بر مبنای برگ خروج تایید شده، انتشار فاکتور به پرتال مشتریان، ارسال پیام به خریداران جهت اطلاع از محصول ارسالی آنها که شامل تاریخ خروج، شماره حواله، شماره تحویل، نام راننده و… به صورت فرآیندی و سیستمی پیادهسازی شود.
- اجرای ارزیابی اولیه و ثانویه تامین کنندگان به کمک نرم افزار تدارکات و نگهداری سوایق ارزیابی ها
- قابل اتکاتر شدن محاسبات بهای تمام شده محصولات
- آماده سازی زیر ساخت های هوشمندی تجاری از جمله تهیه شاخص های حوزه فروش و مالی و پاسخگویی صریح و دقیق به مدیران ارشد شرکت
- یکپارچه سازی اطلاعات دو دفتر فروش و کارخانه و کاهش هزینه انتقال اطلاعات
دستاوردهای پیادهسازی
- به کمک یکپارچگی ماژول‌های انبار، پرتال مشتریان و فروش نمایندگان فروش از بارگیری محصولات در لحظه مطلع می شوند و پیگیریهای مالی خود را بدون واسطه انجام می دهند و این موضوع باعث افزایش رضایت نمایندگان فروش شده است.
- محاسبه بهای تمام شده به صورت ماهیانه و در مواقع لزوم کمتر از یک ماه امکان پذیر شده است.
- مرحله ای شدن محاسبات بهای تمام شده که این موضوع باعث می شود خطاهای هر مرحله در همان مرحله شناسایی و رفع شود
- به کمک گزارش تسهیم هزینه مراکز به تفکیک عامل هزینه به حسابرسان شرکت پاسخگویی دقیقی انجام می شود
- به کمک گردش کار در فرآیند بهای تمام شده، صحت محاسبات بهای تمام شده کنترل می شود و این موضوع قیمتهای محاسبه شده را قابل اتکاتر می‌کند.
- به کمک فرایار راهکاران فرآیندهای فروش، خرید، انبار و احکام کارگزینی، ماموریت، و قواعد کسب و کار مربوط به هریک از فرآیندها پیاده سازی شده است و همچنین سایر فرآیندها از جمله خدمات پس از فروش نیز در فازهای آتی پیاده سازی خواهد شد.
- با بکارگیری راهکاران کنترل و نظارت کامل فرایندهای مالی از جمله کنترل اعتبار مشتریان در زمان صدور پیش فاکتور فراهم شده است .
- مدیریت دارایی‌های تحت تملک به همراه محاسبات عمر مفید و استهلاک آنها امکان‌پذیر شده است.
- با استفاده از عامل کنترل موجودی درجه بندی محصولات، کاهش اصلاحات اسناد انبار ایجاد شده است.