ارائه‌دهنده‌ی راهکارهای نرم‌ افزارهای سازمانی
ارائه‌دهنده‌ی راهکارهای نرم‌ افزارهای سازمانی

داستان موفقیت شرکت برق منطقه‌ای مازندران و گلستان


در یک نگاه
شرکت سهامی برق منطقه‌ای مازندران و گلستان از سال ۱۳۴۵ با ماموریت تحویل تدریجی تأسیسات و مدیریت برق کلیه نقاط استان مازندران، تعویض شبکه‌های فرسوده سابق و احداث خطوط استاندارد جدید آغاز به کار کرد.

دستاوردهای پس از استقرار

تسریع در انجام کار‌ها، سرعت دادن به درخواست‌های مشتریان، افزایش دقت در مکاتبات، گسترش فرهنگ استفاده از فناوری اطلاعات در سازمان

درباره برق منطقه‌ای مازندران و گلستان
شرکت سهامی برق منطقه‌ای مازندران و گلستان در سال ۱۳۴۳ به عنوان یکی از واحد‌های تابعه وزارت نیرو هویت حقوقی یافت و با اقداماتی که این شرکت انجام داد در سال ۱۳۴۶ برق مازندران به شبکه سراسری برق کشور پیوست.
در حال حاضر این شرکت با ۱۳۱ ایستگاه به ظرفیت ۱۲۴۲۹ مگاولت آمپر و ۵۶۶۶ کیلومتر مدار خطوط انتقال و فوق توزیع، تامین برق مطمئن، مستمر و اقتصادی توام با جلب رضایت همه ذینفعان دو استان مازندران و گلستان را بر عهده دارد.
برق منطقه‌ای مازندران و گلستان، از شرکت‌های پیشرو در زمینه استفاده از فناوری اطلاعات است. این شرکت یکی از اولین سازمان‌های دولتی در کل کشور است که دوره‌های ICDL را برای کارکنانش برگزار کرده و داشتن مدرک آن را پیش نیاز استخدام قرار داده است.

«با توجه به قابلیت استفاده از اتوماسیون تحت وب بر روی تبلت، مدیران ما روی تبلت‌هایشان و در خانه نیز از اتوماسیون استفاده می‌کنند.»
سید خدایار علوی- مدیر فناوری اطلاعات

حرکت به سمت استفاده از اتوماسیون اداری
به دنبال ابلاغ آئین نامه گسترش کاربرد فناوری اطلاعات و ارتباطات کشور به سازمان‌ها در سال ۸۱، دفتر فناوری اطلاعات و ارتباطات ماموریت یافت تا آئین‌نامه را دقیقاً مورد مطالعه و بررسی قرار داده و در مورد اجرای آن در صنعت برق مازندران و گلستان راهکارهای لازم را تهیه و ارائه کند. آقای علوی در این ارتباط می‌گوید: «اگر می‌خواستیم فناوری اطلاعات را در سازمان گسترش دهیم، باید از شیوه‌ای استفاده می‌کردیم که همه سازمان را در این توسعه درگیر کنیم. با بررسی‌های انجام شده به این نتیجه رسیدیم که برای موفقیت در این کار، هیچ فعالیتی به اندازه مکانیزه کردن مکاتبات اداری سازمان نمی‌توانست مناسب باشد چراکه تعداد زیادی از کارکنان را در بر می‌گرفت. بنابراین هدف کاملاً مشخص شد: استقرار سیستم اتوماسیون اداری در سازمان» به گفته آقای علوی راه اندازی اتوماسیون اداری در برق منطقه‌ای، آغازی برای گسترش استفاده از فناوری اطلاعات در این مجموعه بود.

همکاران سیستم و برق منطقه‌ای مازندران و گلستان
آقای علوی می‌گوید: برای انتخاب شرکت ارائه دهنده نرم افزار اتوماسیون اداری، شاخص‌های مختلفی مد نظر قرار گرفت. از مهم‌ترین این شاخص‌ها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
داشتن شعبه یا نمایندگی در استان، داشتن رتبه بالا در صنعت نرم افزار، گردش مالی مناسب شرکت ارائه دهنده، کادر تخصصی توانمند و امکانات فنی نرم افزار.
با توجه به شاخص‌های فوق، برق منطقه‌ای مازندران و گلستان، شرکت همکاران سیستم را به عنوان ارائه دهنده نرم افزار انتخاب کرد.

عوامل موثر بر موفقیت اتوماسیون اداری در برق منطقه‌ای مازندران و گلستان
برای استقرار اتوماسیون اداری در این شرکت، اقدامات پیش از استقرار و حین استقرار مشخص شدند.
ارتقاء شبکه LAN، خرید کامپیو‌تر و ارتقاء کامپیوترهای موجود و مشخص کردن دامنه طرح، از جمله مهم‌ترین اقدامات پیش از استقرار بود که توسط دفتر فناوری اطلاعات شرکت برق منطقه‌ای انجام شد. در زمان استقرار نیز یک راهبر و ۱۶ نفر کمک راهبر، برای راه اندازی اتوماسیون آموزش دیدند، دوره‌های آموزشی برای کارکنان برگزار شد و نظام‌نامه اتوماسیون اداری در سازمان تدوین شد.
راه‌اندازی آزمایشی اتوماسیون اداری در تاریخ ۱۸ بهمن ۱۳۸۲، در برق منطقه‌ای آغاز و در تاریخ ۱۸ خرداد ۱۳۸۳، این سیستم در کل سازمان عملیاتی شد.
آقای علوی در این ارتباط می‌گوید: «همه چیز با برنامه مشخص پیش رفت. زمان راه اندازی سیستم، مدیر عامل سازمان کار با اتوماسیون را با سرکشی به تک تک اتاق‌ها پیگیری می‌کرد. حمایت مدیر عامل از راه اندازی اتوماسیون، عامل مهمی در تشویق کارکنان به استفاده از اتوماسیون بود در عین حال ما سعی کردیم مقاومت کارکنان را با استفاده از آموزش و فرهنگ‌سازی از بین ببریم.» به گفته علوی، همکاران سیستم نیز در طول فرایند پیاده‌سازی اتوماسیون، مانند مشاور در کنار برق منطقه‌ای حضور داشت.

ارتقاء به اتوماسیون تحت وب و اثرات آن بر سازمان
به دنبال تحت وب شدن نرم افزار اتوماسیون اداری، این قابلیت برای مدیران و کارکنان ایجاد شده است که از نقاط خارج از سازمان نیز به کارتابل خود دسترسی داشته باشند و کار‌هایشان را پیش ببرند. علوی در این ارتباط می‌گوید: «مدیران شرکت الان کار‌هایشان را در خانه نیز دنبال می‌کنند. همچنین با توجه به قابلیت استفاده از اتوماسیون تحت وب بر روی تبلت، مدیران ما روی تبلت‌هایشان نیز از اتوماسیون استفاده می‌کنند.»

فرهنگ استفاده از فناوری اطلاعات در برق منطقه‌ای
آقای علوی می‌گوید: «عادت کردن کارکنان به اتوماسیون اداری، در واقع کار را برای استفاده از فناوری در سایر حوزه‌ها نیز راحت‌تر کرده است. الان اولین کار همکاران ما بعد از ورود به شرکت، ابتدا روشن کردن کامپیو‌تر و بعد روشن کردن چراغ اتاق است. اهمیت اتوماسیون در سازمان ما به شدت بالاست به نحوی که اگر اتوماسیون نباشد، کار سازمان دچار مشکل می‌شود.»
در حال حاضر تمامی مکاتبات برق منطقه‌ای مازندران و گلستان از طریق اتوماسیون انجام می‌شود. سرعت کار بسیار بالا رفته و رسیدگی به درخواست مخاطبان هم سریع‌تر شده است.