ارائه‌دهنده‌ی راهکارهای نرم‌ افزارهای سازمانی
ارائه‌دهنده‌ی راهکارهای نرم‌ افزارهای سازمانی

داستان موفقیت شرکت برق منطقه‌ای زنجان


در یک نگاه
شرکت برق منطقه‌ای زنجان، از شرکت‌های تابعه شرکت توانیر است. ماموریت این شرکت تامین، تولید، انتقال، توزیع و فروش برق مطمئن در دو استان زنجان و قزوین است.

 چالش‌های قبل از همکاران سیستم
استفاده‌ی قابل توجه از کاغذ، اختصاص فضاهای اداری به بایگانی مکاتبات کاغذی، استفاده از پرسنل نامه‌رسان، تشکیلات دفتری و پیگیری برای دفا‌تر و دبیرخانه شرکت

دستاوردهای پس از استقرار
کاهش چشم‌گیر هزینه‌های کاغذ و سایر هزینه‌های مرتبط با مکاتبات از جمله نگهداری و تعمیرات چاپگر و دستگاه‌های فکس، تسریع در ارسال و دریافت نامه‌ها، پیگیری سادهٔ مکاتبات، انجام کار‌ها از راه دور و از طریق وب

شرکت برق منطقه‌ای زنجان، از شرکت‌های پیشروی استان در استفاده از فناوری اطلاعات است. به سبب علاقه‌مندی مدیران شرکت به استفاده از این فناوری، شرکت برق منطقه‌ای از سال ۸۰، استفاده از سیستم اتوماسیون را در دستور کار خود قرار داد. در حال حاضر، این شرکت بیش از ۱۰ سال سابقهٔ استفاده از اتوماسیون اداری همکاران سیستم را دارد و از حدود ۷۹۰ نفر پرسنل این شرکت ۴۰۰ نفر کاربر اتوماسیون هستند.

دستاوردهای استفاده از راهکار اتوماسیون اداری
گسترده بودن فعالیت شرکت، حجم زیادی از مکاتبات کاغذی را به برق منطقه‌ای زنجان تحمیل کرده بود. آقای نظمی، معاون منابع انسانی و رئیس کمیته‌ی اتوماسیون اداری برق منطقه‌ای زنجان، در این‌باره می‌گوید: «به دلیل گسترده بودن مکاتبات، فضاهای زیادی به دفا‌تر و دبیرخانه جهت انجام امور و بایگانی مکاتبات اختصاص داده شده بود. افراد زیادی هم در این خصوص به کارهای دفتری و نامه‌رسانی اشتغال داشتند و در عین حال هزینه‌های زیادی صرف کاغذ و سایر لوازم از قبیل چاپگر و فکس می‌شد.»
اعتقاد مدیریت شرکت برق منطقه‌ای به استفاده از فناوری، باعث شد که این شرکت به سمت استفاده از اتوماسیون اداری حرکت کند. به گفتهٔ آقای نظمی، بعد از انجام بررسی در مورد شرکت‌های ارائه دهندهٔ نرم‌افزار اتوماسیون، نرم‌افزار اتوماسیون اداری همکاران سیستم انتخاب شد.

در حال حاضر، استفاده از سیستم اتوماسیون اداری در شرکت برق منطقه‌ای کاملا همه‌گیر شده است. آقای نظمی در ارتباط با دستاوردهای استفاده از اتوماسیون می‌گوید: «ما توانستیم بحث مصرف کاغذ را به طور قابل ملاحظه‌ای در سازمان کاهش دهیم و همچنین از هزینه‌هایی مانند خرید دفا‌تر اندیکاتور، ایجاد فضاهای بایگانی، استخدام نامه‌رسان و… جلوگیری کنیم. ما در حال حاضر، دریافت و ارسال فکس را نیز از طریق اتوماسیون تحت وب انجام می‌دهیم. تمامی مکاتبات به صورت الکترونیک انجام می‌شود و هیچ نامه‌ای به صورت فیزیکی دریافت نمی‌شود.»
به گفته وی «مدیران شرکت از امکانات تفویض اختیار و جانشینی در سیستم به خوبی استفاده می‌کنند. همکاران ما الان آنقدر به این سیستم عادت کرده‌اند که اگر یک روز بخواهیم سیستم را برای مدت کوتاهی از دسترس خارج کنیم، همه نگران می‌شوند. چون حتی در روزهای تعطیل و در ساعات غیر اداری نیز همکاران ما از طریق وب به اتوماسیون وصل هستند و کار‌هایشان را پیش می‌برند.»

انتقال به نسخهٔ تحت وب
از سال ۱۳۸۷، شرکت برق منطقه‌ای زنجان، اتوماسیون اداری تحت وب همکاران سیستم را جایگزین نسخهٔ ویندوزی کرد. آقای نظمی در ارتباط با تغییرات حاصل از این جایگزینی می‌گوید: «استفاده از فناوری‌های تحت وب در این نسخه، تنظیمات سیستم را ساده‌تر کرده است. دیگر نیاز نیست که به ازاء هر کاربر، یک بار سیستم روی دستگاه نصب و تنظیم شود. بلکه سیستم یک بار روی سرور راه‌اندازی می‌شود و صرفا تنظیمات لازم به کاربران اعلام می‌شود.»

استفاده از راه دور و ارتباط با سایر سازمان‌ها
مدیران عملیاتی شرکت برق منطقه‌ای، تمایل داشتند که بتوانند در ماموریت‌ها و مسافرت‌های کاری، به اتوماسیون اداری متصل شوند و کارهای محوله را پیش ببرند. اکنون با استفاده از اتوماسیون اداری تحت وب، دسترسی به سیستم از هر نقطه از طریق وب امکان‌پذیر است.
آقای نظمی در این‌باره می‌گوید: ‌ «امکان راه‌اندازی نسخهٔ جدید اتوماسیون روی تبلت نیز امکان جالبی است. در حال حاضر مدیرعامل برق منطقه‌ای زنجان، اتوماسیون را روی تبلتش می‌بیند و همواره به سیستم دسترسی دارد.»
از سوی دیگر در حال حاضر، تمامی مکاتبات برق منطقه‌ای در داخل سازمان و بخشی از مکاتبات برون سازمانی به صورت الکترونیکی انجام می‌شود. آقای نظمی در این ارتباط می‌گوید: «با استفاده از امکان ارجاع بین سازمانی در نسخهٔ جدید اتوماسیون همکاران سیستم، ارتباطات ما با سایر شرکت‌های مجموعه که از این اتوماسیون استفاده می‌کنند نیز از طریق اتوماسیون و به صورت الکترونیکی انجام خواهد شد.»

استفاده از فرم‌ساز و گردش فرم
دفتر فناوری شرکت برق منطقه‌ای، با استفاده از امکان فرم‌ساز و گردش فرم در نسخهٔ جدید اتوماسیون، فرایند مرخصی و ماموریت را الکترونیکی کرده است و آن را به صورت آزمایشی در دفتر فناوری به اجرا درآورده است. به گفتهٔ آقای نظمی، شرکت برق منطقه‌ای در نظر دارد این فرایند را در کل شرکت طراحی و پیاده‌سازی کند.

تجربهٔ کار با همکاران سیستم
حضور همکاران سیستم در استان زنجان، دسترسی به شرکت در مواقع لازم را راحت کرده است. آقای نظمی می‌گوید: «در راه‌اندازی و آموزش اتوماسیون، همواره از حمایت همکاران سیستم برخوردار بودیم. نیاز‌هایمان را با دفتر همکاران سیستم زنجان مطرح می‌کردیم و با پیگیری آن‌ها با دفتر تهران، موضوعاتمان به نتیجه می‌رسید. در طی سال‌های گذشته، تجربهٔ همکاری خوبی را با شرکت همکاران سیستم و دفتر زنجان داشته‌ایم.»