متن کامل نشست تخصصی آنلاین با موضوع «نقش نرم‌افزار در مدیریت هوشمند فرایندهای پخش در شرکت‌های پخش لبنیات»
در این نشست سهند فردی، مدیر پروژه بازاریابی شرکت همکاران سیستم با مهمانان صاحب‌نظران مختلف از صنعت پخش لبنیات کشور به گفت‌وگو پرداخت.
احمد اصلاح، مدیر راهکار صنعت پخش همکاران سیستم، دکتر ریاضی فعال بخش لبنیات و مدیر عامل فعلی شرکت پخش مجموعه کوهرنگ، فزونی سرپرست فروش فراروده‌های لبنی رضوی، جلیل محرابی معاونت فروش شرکت دومینو و مصطفی میرعلایی مدیر راهبری و تبیین فرایندها در شرکت دوشه آمل (هراز) میهمان این نشست بودند.
در این نشست که به شکل آنلاین برگزار شد، درباره‌ی ویژگی‌های صنعت پخش لبنیات، چالش‌های مدیران و تاثیر فراگیری ویروس کرونا بر مدل‌های کسب‌و‌کار در این بخش و چالش‌های منابع انسانی در پیاده‌سازی سیستم‌های نرم‌افزاری گفتگو شده است.
ویژگی‌های صنعت پخش لبنیات
دکتر ریاضی با توجه به سابقه و تجربه خود در صنعت پخش به ویژه لبنیات از چالش‌های مهم این صنعت به عنوان اصلی‌ترین چالش‌های فرایند پخش می‌گوید:
صنعت پخش به ویژه بخش لبنیات ویژگی‌هایی دارد از جمله اینکه :
• حجم فعالیت در این صنعت خیلی بالاست.
• فرایندهای نسبتا پیچیده‌ای نسبت به صنایع مشابه دارد .
• به دلیل حجم بازار و مصرف، گردش مالی بالاتری دارد .
• فرکانس انجام کار بیشتر و زمان محدود است.
• سازماندهی کار به دلیل تعداد بالای نیروی انسانی، سخت‌تر و پیچیده‌تر است.
• ورود و خروج نیروی انسانی در این صنعت بالاست.
چالش‌های مدیران در صنعت پخش لبنیات
به گفته آقای ریاضی ، چالش‌های پیش روی مدیران در این صنعت پخش ، به 5 دسته اساسی تقسیم‌بندی می‌شوند:
1- مدیریت هزینه
2- کنترل و پایش
3- تصمیم‌گیری و سرعت
4- مدیریت منابع انسانی
5- مدیریت مالی
در قسمت مدیریت هزینه ، 65 تا 70 درصد هزینه‌ها در صنعت پخش در بخش منابع انسانی اتفاق می‌افتد. در صنایع لبنی و غذایی، 3 تا 6 درصد هزینه‌ها مرتبط با نیروی انسانی است. در حالی که در صنعت پخش همین مواد، 65 تا 70 درصد هزینه‌ها صرف نیروی انسانی می‌شود.
20 الی 25 درصد شامل هزینه‌های لجستیک و حملونقل می‌شود و 5 الی 10 درصد هم شامل هزینه‌های امور اداری و تشکیلاتی یا همان administration می‌شود.
طبیعتأ مدیریت و آنالیز درست هزینه‌ها در هر یک از این بخش‌ها می‌تواند کمک زیادی به مدیران فعال در این صنعت جهت کنترل هزینه‌ها کند.
بخش دوم یا کنترل و پایش برای نمونه شامل گزارش‌های فروش می‌شود که همین مسئله به هدف‌گذاری صحیح مدیران از جمله آگاهی از مناطق خالی، مناطق پرفروش، مناطقی که فروش افت کرده و مواردی از این دست کمک می‌کند.
بخش وصول مطالبات، کنترل اعتبارات و پایش موجودی و روندهای کلان از دیگر بخش‌های مهم در قسمت کنترل هستند. برای نمونه موجودی کالاها و آستانه کم شدن موجودی انبارها، اطلاعاتی هستند که از پایش موجودی به دست می‌آیند.
روندهای کلان، نشان‌دهنده سیاست‌های شرکت هستند، از جمله سیاستی که از سهم فروش زنجیره‌ای کم شده و به سهم مویرگی اضافه شود. اعداد و ارقام ریزی که در اینجا به آن نیاز پیدا می‌شود، کار خیلی از نرم‌افزارهای مرتبط در این بخش است.
در بخش تصمیم‌گیری سریع، طرح‌های ویژه یک روزه، ساده و با قابلیت اجرای سریع و کم اشتباه مد نظر هستند. برای نمونه اینکه فاکتور اشتباهی صادر نشود و ضرر و زیانی متوجه شرکت یا مشتری نشود.
در صنعت لبنیات، ممکن است قیمت‌گذاری‌ها به شکل هفتگی تغییر کند و این ویژگی محاسبه ساده و سریع، در این شرایط به خوبی خودش را نشان می‌دهد. تعداد کالاها در این صنعت بالاست و مارکت‌های مختلف زنجیره‌ای، ارگان و مویرگی وجود دارد و برای نمونه تغییر قیمت مواد اولیه، روی کل این بخش‌ها تاثیرگذار است.
خیلی اوقات، نیاز است بسیاری از مشکلات این صنعت برای نمونه موجودی‌های بحرانی ، افزایش کرایه حمل و سایر موارد به سرعت توسط مدیر شناسایی شوند.
در بخش مدیریت منابع انسانی، اغلب نرم‌افزارهای موجود در ایران تا به حال در بخش حقوق و دستمزد یا محاسبه پورسانت نیروهای فروش بوده و پورسانت در این صنعت کمی پیچیده‌تر است. زیرا آیتم‌های بیشتری در محاسبه آن دخیل هستند و ممکن است تنوع زیادتری داشته باشد و بنابراین نیاز به نرم‌افزارهای قدرت‌مندی جهت محاسبه این موارد احساس می‌شود.
در جذب و استخدام، آموزش و ارتقا و کلا بخش توسعه منابع انسانی به علت حجم و تعداد بالای منابع انسانی، نیاز به ماژول‌های بیشتری در نرم‌افزارهای مرتبط برای شرکت‌های این بخش احساس می‌شود که تا به حال کمتر دیده شده است.
در بخش مدیریت مالی نیز شرکت‌های پخش به این دلیل که باید تامین سرمایه انجام دهند و لازم است همیشه موجودی نگهداری کنند و به دلیل هزینه‌های بالای حقوق و دستمزدی که باید پرداخت کنند، باید مدیریت مالی خوبی داشته باشند. بنابراین بودجه‌ریزی در این کار بنیان اساسی در سیاست‌گذاری و برنامه‌ریزی محسوب می‌شود.
تاثیرات فراگیری ویروس کرونا بر مدل‌های کسب‌و‌کار در حوزه پخش لبنیات
ما از سال گذشته وارد شرایط پاندمی شدیم و تغییرات زیادی در شرایط زندگی و کسب‌و‌کارها رخ داده است. از طرفی صنعت پخش مواد لبنی، یکی از کسبوکارهای بسیار چابک محسوب می‌شود و از طرف دیگر مصرفی بودن کالاهای این بخش نیز شرایط خاص خودش را دارد.
تمایل خریداران نسبت به خریدهای آنلاین این قسمت بیشتر شده و رفتار مصرف‌کنندگان این بخش کمی تغییر کرده است. به نظر می‌رسد نیازهای مدل‌های فروش و کسب درآمد در این بخش مطابق با تغییر الگوهای مصرف مردم، دچار تغییراتی شود.
در مقاطعی در شرایط پاندمی سال گذشته، قوانین و محدودیت‌هایی اعمال می‌شد که حتی خارج از کنترل شرکت‌ها و فروشگاه بود و شرکت‌ها ملزم به رعایت آن‌ها بودند. فضای ارتباطی و حفط فاصله‌های فیزیکی، در پاندمی مطرح شد.
در این دوران هدف جدا کردن آدم‌ها از یکدیگر از منظر فیزیکی است و گزینه‌های دورکاری فروشندگان، دورکاری واحد مالی و اپلیکیشن فرسان از جمله اقداماتی بود که در این مدت انجام شد. اما افرادی که محبور به حمل و جابه‌جایی فیزیکی کالا بودند، باید به فعالیت فیزیکی در این ایام ادامه می‌دادند.
ارائه‌کنندگان راه‌حل‌های نرم‌افزاری لازم است با رصد پیوسته شرایط و تغییراتی که شرکت‌ها در فضای کسب‌و‌کار تجربه می-کنند، اقدام مناسبی در به کارگیری بخشی از راهکارهای جدید انجام دهند.
تاثیر تغییرات سبک خرید و زندگی مردم بر مدل‌های کسب‌و‌کار در شرکت‌های لبنی :
در 20 سال گذشته در بخش فروش و توزیع تحولات زیادی ایجاد شده و حتی در کانال‌های فروش تغییرات زیادی رخ داده است. برای نمونه در گذشته در دومینوی درصد سهم فروش در فروشگاه‌های زنجیره‌ای همانند افق کوروش، جانبو، دیجی‌کالا و اسنپ فود در مقایسه با کانال‌های فروش مویرگی بیشتر شده است.
خدماتی که به مشتری مویرگی ارائه می‌شود با خدمات ارائه شده به فروشگاه‌های زنجیره‌ای متفاوت است و وقتی سهم بیشتری گرفته می‌شود، روز به روز تحولات زیادی هم در بخش نرم‌افزاری برای نمونه نوع سفارش‌گیری مطرح می‌شود.
برای مثال گردش عملیات دومینو با فروشگاه‌های زنجیره‌ای به حدی رسیده که اگر از نرم‌افزارها برای مغایرت‌گیری استفاده نشود، قطعا مدیران بازاریابی و مالی از مدیریت آن‌ها ناتوان هستند. این نرم‌افزارها در مدیریت گردش‌های مالی بالای این صنعت، به شرکت‌های پخش لبنی کمک زیادی می‌کنند.
در بحث فروش محصولات لبنی در بازارهای دیجیتال خود با دو قسمت خدمات‌رسانی به مشتری نهایی یا END USER و خدمات‌رسانی به فروشگاه‌هایی که قصد خرید از شرکت‌های پخش را دارند، مواجه هستیم.
بحث توزیع سفارشات و مسیربندی‌های توزیع و تمرکز فروش و توزیع، در بخش دیجیتال دستخوش تغییراتی شده است. بیشتر از فروش، سیستم توزیع دچار چالش شده و به نظر می‌رسد کمک‌های نرم‌افزاری در این بخش بسیار لازم است.
هر چه فرایندهای سیستم‌های پخش و ثبت سفارشات به صورت نرم‌افزاری انجام شود، کمک خوبی به واحد تولید در آگاهی از میزان تولید می‌کند و در نهایت به فروش بهتر منجر می‌شود.
اپلیکیشن فرسان، برای ارتباط فروشگاه‌ها با شرکت‌های پخش، جهت سفارش‌گیری در شرایط پاندمی، راه‌اندازی شد و در بخش فروش سرد، سفارشات بدون مراجعه و حضور فیزیکی ویزیتور، تحویل داده شد. از این فضا خیلی استقبال شد و قابلیت‌ها و فرصت‌هایی ایجاد شد.
ویزیتور، فروشنده، نیروهای ستادی و سایر نیروها همه باید بتوانند عملیات‌ها و کارهای خود را به واسطه راهکارهای نرم‌افزاری راحت‌تر انجام دهند و ارتباط‌های فیزیکی کاهش پیدا کند.
برای نمونه، فروشگاه‌هایی مثل بروزرسان یا دیجی‌کالا از شرکت‌های پخش خرید می‌کنند. دیجی‌کالا ، کالاها را دریافت کرده و در انبار خود دپو می‌کند و فروش را براساس موجودی خودش انجام می‌دهد. اما فروشگاه‌های دیگری در ایران مانند برورسان هستند که از موجودی فرضی فروشگاه شما، فروش را انجام می‌دهند.
از جمله مصرف‌کننده، ماست دلال هراز را از منزل خود از سایت بروزرسان سفارش می‌دهد و سایت سفارش را به فروشگاه موجود در آن شهر ارجاع می‌دهد. اگر آن کالا در فروشگاه موجود نباشد و بروزرسان از آن مطلع نباشد، این فروش به هر دو طرف آسیب می‌رساند.
فروش‌های امانی و قطعی در شرکت‌های پخش لبنی و نقش سیستم‌های نرم‌افزاری :
در این شرایط لازم است بسترهای نرم‌افزاری بتوانند ارتباط‌دهنده خوبی جهت ثبت سفارش و ثبت موجودی و رزرو کالا باشند. مشابه کاری که سهمیه‌بندی سیستم پخش انجام می‌دهد. یکی از دغدغه‌های شرکت‌های پخشی که به خصوص به شکل گسترده در حال فعالیت زنجیره‌ای هستند، بحث فروش‌های امانی است.
فروش‌های زنجیره‌ای دو نوع هستند:
1- فروش قطعی
2- فروش امانی
در فروش‌های قطعی به دلیل صدور فاکتور و کسر از موجودی و سایر شرایط، فرایند کمی ساده‌تر هست. اما در فروش امانی ، سیستم مالی به کل درگیر می‌شود. برای مثال واحد مالی ذهنیتی از موجودی انبار و موجود مالی در نظر دارد در حالی که واحد فروش تمامی کالاهای موجود در انبار را هم به صورت کالای فروش رفته امانی در نظر می‌گیرد. عملیات حسابرسی ، حسابداری و محاسبات مالی در این شرایط ، دچار دغدغه‌های زیادی می‌شوند.
در این شرایط، همیشه واحد مالی طلب‌کار و واحد فروش بدهکار در نظر گرفته می‌شود. پیش‌تر در سیستم سنتی، اکسل در تلاش برای جبران این ارتباط بین دو واحد بود. در حالی که با رویکردهای جدید، نرم‌افزارهای سیستمی می‌توانند خیلی کمک‌کننده باشند.
برای مثال فروشگاه رفاه، اعلام می‌کند که موجودی‌های کالاهای من تا 90 درصد به واسطه سیستم نرم‌افزاری به‌روز و درست هستند. در حالی که این کار طبیعتا با دست قابل انجام نیست.
در عصر جدید، ارتباطات از داخل زنجیره یک شرکت به زنجیره‌های بیرونی دیگر نیز راه می‌یابد. با توسعه زنجیره‌ای و توسعه فروشگاه‌های آنلاین، نیاز به ارتباط نرم‌افزاری وجود دارد و از طرفی به یکپارچگی بین واحدهای مختلف شرکت‌های پخش، به لحاظ نرم‌افزاری نیاز مبرمی احساس می‌شود.
در این شرایط، نرم‌افزارهای یکپارچه یا ERP به دلیل یکپارچگی و به‌روز بودن و در دسترس بودن اطلاعات‌شان، می‌توانند کمک‌کننده باشند.
البته نکته مهم در نرم‌افزارهای یکپارچه ، این است که لازم نیست اطلاعات مهم شرکت‌ها و فروشگاه‌ها در اختیار یکدیگر قرار گیرد ، بلکه نکته مهم این است که اطلاعات قابل پخش و کمک‌کننده ، قابلیت تبادل داشته باشند و با ایجاد دسترسی‌ها امکان کمک به هر دو طرف مهیا شود.
نقش بسترهای نرم‌افزاری در مدیریت عملیات شرکت‌های بزرگ لبنی
هر چه شرکت‌های پخش گستردگی حجم و جغرافیایی بیشتری پیدا کنند که عملا بسیار اتفاق می‌افتد ، به ویزه در صنعت لبنیات و شرکت‌های بزرگ به علت تند مصرف بودن کالاها و اینکه انبارهای این کالا حتی بعضا به صورت روزانه چندین بار پر و خالی می‌شود ، ثبت دستی عملیات توسط پرسنل فروش و پرسنل مالی و وصول مطالبات و … دیگر به سادگی گذشته نیست.
دستی بودن اینگونه ثبت‌ها می‌تواند سرعت و دقت انجام این فرایندها را تحت تاثیر قرار دهد که در شرایط امروز دیگر پذیرفته نیست. یکی از چالش‌های پیش روی شرکت‌های پخش ، مغایرت‌گیری‌ها است.
مثلا شرکت‌های پخش به علت گردش مالی بسیار بالایی که دارند ، مغایرت‌گیری با بانک‌ها هم در این بین مطرح است و به دلیل یکپارچه شدن نرم‌افزارها ، الگوهایی برای یکپارچه شدن با وب‌سرویس‌های این بخش وجود دارد. برای نمونه شرکت همکاران سیستم با توسعه سیستم OPEN BANKING توانسته قدم خوبی در این راستا بردارد و خیلی راحت تنها با یک کلیک می‌توان به حساب بانکی وصل شد ، گردش حساب‌ها را استخراج کرد و اطلاعات سیستم مغایرت‌گیری شده و اطلاعات در اختیار کاربر قرار می‌گیرد.
تعامل نرم‌افزاری که شرکت پخش و فروشگاه زنجیره‌ای استفاده می‌کند ، نیاز به یک زبان مشترک و تعامل دارد که می‌تواند در قالب وب‌سرویس ها اتفاق بیفتد. به گونه‌ای که سیستم پا را فراتر از سازمان گذاشته و با ایجاد ارتباط بین ذی‌نفعان مختلف یک سازمان ، با خرید کاربر ، مسئله سرعت و دقت حل شده در نظر گرفته شود.
مشتری‌های زنجیره‌ای که به شکل امانی کار می‌کنند ، خیلی اوقات جریان نقدینگی شرکت‌های پخش را برهم می‌زنند زیرا واحد مالی بر اساس داشته‌ها ، میزان وصولی‌های هر ماه را پیش‌بینی می‌کند.
ولی خیلی اوقات هوشمندسازی یا توسعه نرم‌افزاری می‌تواند ، روند ماه‌های قبل را هم در تصمیم‌گیری‌ها پیشنهاد دهد که برای مثال شما X ریال فروختید اما Y ریال وصول شده و هر ماه تقریبا اینطور بوده و این مسئله می‌تواند کمک زیادی به تصمیم‌گیری‌های مالی مدیران شرکت‌های پخش کند. در واقع این امر می‌تواند میزان انحراف از پیش‌بینی وصول مطالبات را کاهش دهد.
البته بخشی از فرایند پیش‌بینی ورودی‌ها حتی با وجود قراردادهای امانی محاسبه نمی‌شود و ممکن است حتی خیلی از این-ها هنوز صدور فاکتور نشده و واحد مالی آن‌ها را به عنوان درآمد محاسبه نکرده باشد. اما این مشکل می‌تواند با هوش تجاری یا Business Intelligence حل شود . این جریان ورودی می‌تواند در جریان نقدینگی از طریق جریان‌های مشابه ماه های گذشته یا در نظر گرفتن نرخ تبدیلی از جریان ارسال امانی ماهانه کالا ، برآورد شود.
رشد فروشگاه‌های زنجیره‌ای و فروش شرکت‌های پخش به آن‌ها ، مغایرت‌های زیادی برای شرکت‌های پخش ایجاد کرده -است.
این شرکت‌ها مقداری از اجناس به صورت روزانه در مقیاس وسیع به این فروشگاه‌ها تحویل می‌دهند. دیتا و اطلاعات تحویلی این فروشگاه‌ها براساس ساختار خودشان است و اگر شرایطی مهیا شود که دیتاها در قالب ساختار آن‌ها تحویل گرفته و به ساختار مورد نظر شرکت‌های پخش توسط راهکارهای نرم افزاری بدل شود ، می‌تواند نقش خیلی خوبی در پیش‌برد ارتباط با این واحدها ایفا کند.
دیده شدن ماژولی برای پوشش فرایند فروش‌های امانی ، در نرم‌افزارهای مختلف مثل راهکاران، به شدت توصیه می‌شود زیرا برنامه‌ریزی کردن مثلا گزارش‌های فصلی ، بستن حساب‌ها ، محاسبه پورسانت فروش برای پرسنل بر اساس فروش‌های قطعی ، می‌تواند مشکل‌زا باشد : زیرا فروش امانی تعداد و حتی مبلغ ریالی خیلی مشخصی ندارد و مغایرت‌گیری ، بعد از فروش قطعی اتفاق می‌افتد.
راهکار دیگر ، فشار آوردن به فروشگاه‌های زنجیره‌ای و بخش‌های دیگر برای خارج شدن از وضعیت فروش امانی است که همکاری افراد فعال در این بخش را می‌طلبد. البته خیلی اوقات در این مدل فروش ، قرار نیست کالا به شرکت پخش عودت داده شود و بلکه بیشتر تاخیر در تسویه توسط فروشگاه‌ها ، مطرح است.
در ادامه به برخی چالش‌های دیگر پخش لبنیات اشاره می‌کنیم :
کوتاه بودن دوره‌های پروموشن و قیمت‌گذاری و تخفیفات ، منجر به بالا بودن تغییرات در پخش لبنیات می‌شود.
میزان نفر ساعت نیروی انسانی جهت تعریف و کنترل این تغییرات ، بالاتر از صنایع دیگر است.
محدودیت‌های برنامه‌ریزی برای ارسال کالا به علت فاسدشدنی بودن کالا خصوصأ در مسافت‌های دور ، از محدودیت‌های شرکت‌های پخش لبنیات است.
مسیربندی توزیع در شرکت‌های پخش عمدتا براساس فضای جغرافیایی صورت می‌گیرد در حالی که در شرکت‌های پخش لبنیات ، موقعیت جغرافیایی مشتری اولویت ثانیه است و پارامترهای دیگری در این بین دخیل هستند که به نظر می‌رسد ، در حال حاضر امکان پیاده‌سازی نرم‌افزاری آن‌ها وجود ندارد.
تنوع تورهای ویزیت در صنایع پخش لبنی بسیار بیشتر از صنایع دیگر است. در بیزینس‌های دیگر ، 90 درصد طبق استانداردهای تعریف شده ، عمل می‌کنیم در حالی که در این صنعت اینطور نیست.
یک مسئله دیگر فراخوان جمع‌آوری یک محصول خاص از بازار است که عکس‌العمل حیاتی این جمع‌آوری جهت جلوگیری از آسیب به مصرف‌کننده نهایی ، بسیار مهم است.
ضایعات و برگشتی‌های این صنعت نیز که گاهی توسط فروشنده انجام می‌شود ، حتی به برند شرکت تولیدکننده آسیب می‌رساند. مدیریت و سازماندهی این ضایعات هم بسیار مهم است.
به عنوان پیشنهادهای آتی جهت بسط نرم‌افزارهای این بخش ، ارسال فاکتور دیجیتال برای فروشگاه‌های زنجیره‌ای می‌تواند گزینه نرم‌افزاری مناسبی باشد .هوشمندسازی در بحث قیمت‌گذاری آنی کالاها می‌تواند اقدام مثبتی در این زمینه جهت کاهش خطاهای شرکت‌های پخش باشد.
تاثیر مدل‌های فروش سرد و گرم بر مدل‌های کسب‌و‌کار لبنی و بسترهای نرم‌افزاری
در مدیریت تور ویزیت ، شرکت‌های لبنی دو طیف هستند:
– مبتنی بر مدل‌های فروش سرد
– مبتنی بر مدل‌های فروش گرم
این مسئله در سرکشی‌های روزانه تاثیر می‌گذارد و تعریف مسیرها و تعریف برنامه‌ریزی تورها پیچیدگی بیشتری پیدا می‌کند. با مدل سنتی تعریف مسیر ، این امر امکان‌پذیر نیست. زیرا در مدل سنتی، تور ویزیت فقط براساس منطقه جغرافیایی تعیین می‌شود. در حالی که در این مدل ما ترکیبی از منطقه جغرافیایی و چرخه ویزیت مشتری (سر زدن هر روزه به مشتریان ، روزهای زوج و سه روز یک بار و …) را داریم.
در موضوع مرجوعی‌ها و برگشت دادن کالا ، هر چقدر سیستم بتواند در کنترل مرجوعی یا حتی پیش‌گیری از مرجوعی‌ها کمک کند، می‌تواند در کاهش مرجوعی‌ها و مدیریت هزینه‌ها موثر باشد.
در ادامه این نشست تخصصی آقای اصلاح به بیان نقطه نظرات خود پرداخت. او می‌گوید:
شاید در شرکت‌های دیگر موضوع بیشتر فروختن هنر باشد. اما در شرکت های لبنی ، درست فروختن یعنی فروش متناسب با پتانسیل فروشگاه اهمیت دارد که این امر با داشتن آمار سیستمی از المان‌هایی همچون مقدار موجودی فروشگاه ، میزان خریدهای قبلی فروشگاه میسر است. سیستم می‌تواند پیشنهادهای مفیدی در جهت حجم فروش داشته باشد.
در فروش گرم که ترکیبی از کالاهای مختلف به درخواست مشتری از انبار تحویل گرفته می‌شود و به مشتری داده می‌شود ، مهم است که فروشنده برای فروش امروز ، چه ترکیبی از کالاها را درخواست داشته باشد و در حال حاضر این به شیوه سنتی و ذهنی انجام می‌شود.
در این حالت اگر خودرو یا پیمانکار شرکت پخش برگردد و خودرو خالی باشد ، این ایده‌آل است و مرجوعی ایجاد نشده است. اما از بعد ظرفیت تولید و فروش ، ممکن است بخشی از فروش از دست رفته باشد زیرا وقتی خودروی خالی مراجعه می‌کند دو حالت اتفاق می‌افتد:
– توان فروش آن خودرو در همان میزان فروش بوده و موجودی به اتمام رسیده است.
– شرکت توان بیشتری در فروش داشته که به علت عدم موجودی ماشین‌ها در آن روز ، این فروش سوخت شده‌است.
با تحلیل سیستمی اطلاعات و پیش‌بینی تقاضای مسیرهای روزانه ، کالا می‌تواند به فروشنده گرم تحویل شود.
وی در ادامه می‌گوید : فروش سرد در صنایع لبنی مدت زیادی نیست که شروع شده و شرکت‌های رهبر بازار ، مسیر اصلی را برای پیروها تعیین می‌کنند و در اینجا نقش شرکت‌های نرم‌افزاری بیشتر از صنایع دیگر خواهد بود. او معتقد است عنوان فروش سرد و گرم شاید دقیقا درست نباشد و بتوان از اصطلاح نیمه‌گرم و نیمه‌سرد استفاده کنیم. زیرا در این صنعت حتی محصول تولیدی یک روز قبل در روز بعد لازم است توزیع شود و این با فسلفه فروش سرد مغایرت دارد. مثل مشکل میکروبی که در تولید شیر اتفاق می‌افتد.
بهینه‌سازی روند توزیع (تحویل بر اساس بعد مسافت ، مسیر بهینه و بار ماشین) و صحت‌سنجی پوینت‌گذاری مشتریان می-تواند از مواردی باشد که نرم‌افزارها به آن بپردازند. برخی شرکت‌ها تلاش کرده‌اند ، حتی برخی پیام‌های مشتریان را به پوینت تبدیل کنند.
اما در ادامه آقای فزونی در مورد مدیریت فروش گرم می‌گوید: ما در بحث نرم‌افزار سعی کردیم بیشتر به سمت فروش سرد برویم و تقریبا سه سالی هست که از طریق کنترل بازاریاب‌ها در مناطق جغرافیایی از طریق GIS ، کنترل‌هایی اعمال کردیم.
بدین ترتیب فروش و نحوه فاکتور زدن و درست فروختن برای مشتریان می‌تواند کنترل شود تا در ادامه در فروش گرم هم بتوانیم موفق باشیم. از آنجایی که رقابت زیادی بین شرکت‌های لبنی جریان دارد و اقلام این شرکت‌ها نیز تنوع بالایی دارند ، ایجاد راهکاری نرم‌افزاری برای فروش گرم می‌تواند بسیار موثر باشد.
یکی از مشکلات فروش سرد در صنایع لبنی ، این است که براساس تخفیفات حجمی ، برنامه‌ریزی توزیع روزانه انجام می-دهید و بنا به دلیلی روز قبل ، تولید مناسبی نمی‌رسد. پس آزاد نشدن محصولات و اعمال سریع تغییرات و بروزرسانی تغییرات بر اساس فاکتورها ، از دغدغه‌های صاحبان کسبوکارهای لبنی بوده است.
گاهی به علتی خاص ، تولید محصولی انجام نمی‌شود و لازم است تمامی این فاکتورهای صادر شده قبل از چاپ یا توزیع اصلاح شوند.
در واقع در صنعت لبنیات سفارش‌گیری بر روی موجودی اتفاق می‌افتد که هنوز تولید نشده و اگر تولید از لحاظ فنی به مشکل برخورده باشد ، باید بررسی کرد که چطور می‌توانیم با این چالش‌ها کنار بیاییم و چطور کالای مد نظر مشتری را به دست وی برسانیم.
این مسئله در حال حاضر از لحاظ نرم‌افزاری این گونه مرتفع شده که بعد از جمع‌آوری و صدور و تایید سفارشات توسط ویزیتورها ، صدور حواله فروش به زمانی موکول می‌شود که موجودی کالا مشخص شده باشد و این حواله تعدیل می‌شود و در صورت عدم موجودی یک کالا ، آن را از حواله کسرکرده و حذف می‌کند.
نقش نرم‌افزارها در برنامه‌ریزی تولید و تخفیفات حجمی در شرکت‌های لبنی
مشکل موجود در این بخش ، محاسبه تخفیفات حجمی جدید است. برای مثال کالای جایگزین جایزه در شرایط جدید شامل کدام کالاها می‌شود. در این حالت می‌توان قوانینی را به صورت هوشمند برای این بخش اعمال کنیم. تمام این موارد به علت عدم امکان دپوی محصولاتی که منقضی و خراب می‌شوند مثل محصولات لبنی ، اتفاق می‌افتند.
اگر سفارشات شعب و بخش‌های مختلف در قالب برنامه‌ریزی تولید قرار می‌گیرند و تولید اتفاق بیفتد ، حال اگر در تولید مغایرتی با برنامه‌ریزی‌ها داشته باشیم ، ما در ارسال کالاها طبق فاکتورهای مورد نیاز مشتری مشکل خواهیم داشت.
ازطرفی در ایران به علت عدم وجود شرکت‌های توزیع‌کننده قوی و مستقل ، بسیاری از شرکت‌های لبنی ، خود توزیع‌کننده محصولات‌شان هستند. بنابراین بسیاری از آن‌ها از سیستم‌های یکپارچه همچون راهکاران استفاده می‌کنند.
در این حالت ، شعبه‌ای که قدرت بیشتری دارد مثل تهران و مشهد و سایر کلان‌شهرها با چانه‌زنی ، می‌تواند کالای بیشتری را از آن خود کند و این امر به صورت مذاکره انسانی هم‌اکنون در حال اتفاق است. سهمیه‌بندی کالاها از کارخانه به شعب و سهمیه‌بندی بین فروشندگان شعب هر دو لازم است در قالب ماژول‌های نرم‌افزاری اتفاق بیفتد.
چالش‌های منابع انسانی در پیاده‌سازی سیستم‌های نرم‌افزاری
از طرفی چالش‌هایی پیش‌روی پیاده‌سازی سیستم‌های نرم‌افزاری در شرکت‌های پخش وجود دارد . هماهنگی بین واحدها و تغییر سیستم همگی می‌توانند چالش‌هایی پیش‌روی پیاده‌سازی‌های نرم‌افزاری باشد. یکی از مهم‌ترین المان‌ها در مدیریت پروژه‌های مدیریت تغییر یا تحول‌های این چنینی ، نگاه و رفتار مدیریت ارشد به این تغییر است.
نکته دوم پذیرش و رفتار راهبران سیستم است. اجرای پروژه نیاز به نگاه حتمی بودن انجام پروژه و قبول اجرایی کردن آن دارد. اگرچه لازم است با ریسک‌های کمتری به سراغ تغییر برویم.
اما در بخش دیگری از نشست آقای محرابی از پیاده‌سازی نرم‌افزارهای پخش در واحد فروش می‌گوید :
برگزاری جلسات با مدیران آی‌تی شرکت‌ها می‌تواند بسیار موثر باشد. راه‌اندازی سیستم راهکاران مدتی است که در شرکت دومینو استارت خورده و نگاه ما به این مسئله فقط در قالب تغییر روش نیست. بلکه این تغییر را به مثابه فرصتی برای تغییر در فروش در نظر می‌گیریم. ما نشان می‌دهیم که با پیاده‌سازی نرم‌افزار جدید به قدرتی در افزایش فروش خواهیم رسید.
یکی از مشکلات در صنعت پخش لبنی این است که دیتای اولیه جهت تست نرم‌افزار ، دیتای خوب و قابل قبولی نیست . شرکت دومینو طی چهار ماه با ایجاد یک قرارداد پستی بین مشتریان هدف شرکت با شرکت پست توانسته دیتاهای به‌روزتر و درست‌تری از مشتریان دریافت کند. حتی در تعریف اسم مشتری نیز استانداردهایی به کار گرفته شده و تمام تیم منافع خودش را در راه‌اندازی سیستم‌های نرم‌افزاری ملاحظه می‌کند تا رغبت بیشتری به کمک برای پیاده سازی آن داشته باشد.
آقای میراعلایی نیز از تجربه خودش در پیاده‌سازی سیستم‌های نرم‌افزاری و چالش‌های آن می‌گوید. از دید وی مهم‌ترین چالش ، مدیر پروژه شرکت است. مدیر مالی ، مدیر آی‌تی یا مدیر فروش نمی‌توانند مدیر پروژه‌های موفقی باشند. زیرا این افراد در چیدمان فرایندها و پیاده‌سازی آن‌ها به صورت ناخواسته ، براساس اولویت فرایندهای خودشان عمل می‌کنند. بهتر است فردی مجزا از پروژه استقرار که با فرایندهای شرکت آشنایی دارد یا فردی به نمایندگی از شرکت توسعه‌دهنده نرم‌افزار به صورت چند ماه در قالب مسئول اجرایی پروژه در خدمت شرکت‌های پخش باشند.
این امر به کاهش هزینه‌های بهینه‌سازی بعدی در اجرای پروژه‌های نرم‌افزاری در شرکت‌ها کمک زیادی خواهد کرد. به عقیده وی مرحله شناخت یکی از مراحل مهم در صنایع لبنی در پیاده‌سازی نرم‌افزارها است.
اهمیت آموزش منابع انسانی در استقرار سیستم‌های نرم‌افزاری
آقای فزونی پیرو صحبت‌های انجام شده برای استقرار نرم‌افزار از اهمیت آموزش به موزعین و بازاریابان تازه‌وارد می‌گوید. طبق گفته‌های او این آموزش‌ها بهتر است توسط نمایندگانی از بخش آی‌تی انجام شود و در شرکت ایشان سعی شده ادغام و همکاری بین واحدها صورت گیرد تا فرایندهای مجاب شدن ضرورت هماهنگی بین رانندگان و بازاریابان نیز پررنگ‌تر از قبل گردد.
آقای اصلاح نیز از حمایت مدیریت در سازمان‌ها از مدیران ارشد گرفته تا مدیران میانی می‌گوید و معتقد است سهم هر فرد از دادن اطلاعات درست برای پیاده‌سازی موفق نرم‌افزار ، بسیار مهم است. داشتن نگاه کیفی به قضیه برای ورود اطلاعات دقیق اولیه در نرم‌افزار علیرغم فشارهای بالا به پایین مدیران ارشد ، نیز بسیار مهم است تا در سال‌های آینده ، کمک‌کننده به پیاده‌سازی موفق نرم‌افزارها باشد.
نکته دیگر مدیریت تغییر بوده که لازم است از فرایندها و واحدهای مختلف سازمان ، نگاه یکپارچه‌ای به این پروژه وجود داشته باشد. افرادی از واحدهای مختلف درگیر تصمیم‌گیری باشند تا اجرای این پروژه حالت تک بعدی پیدا نکند تا در نهایت شرکت بتواند استفاده بهینه‌ای از این تغییرات ببرد.
آشنایی با ماهیت شرکت‌های پخش و تخصص، تجربه و کامل بودن راهکار نرم‌افزار ، همگی از فاکتورهای مهم در اجرای موفق پروژه‌های نرم‌افزاری هستند.
همان‌طور که قبلا نیز اشاره شد ، 20 الی 30 درصد هزینه‌های شرکت‌های لبنی در توزیع و پخش این محصولات است و 3 الی 7 درصد هزینه‌های کل به حمل‌ونقل‌های بین‌شهری اختصاص دارد. موضوع تعمیر نگهداری پیش‌گیرانه در حملونقل و تولید ، نیاز به ماژول‌های نرم‌افزاری دارند. این بخش به دلیل سو استفاده‌هایی که بعضأ اتفاق می‌افتد ، بخش هزینه‌بری برای شرکت‌ها محسوب می‌شود ، بنابراین اهمیت پیاده‌سازی راهکارهای نرم‌افزاری در آن هم مهم است.
بهینه‌سازی سیستم‌های توزیع با توجه به فروش‌های گرم و سرد ، از طریق برنامه‌ریزی صحیح توزیع به خودروهای مختلف با در نظر گرفتن ظرفیت ، وزن بار ، زمان مورد انتظار تحویل بار به مشتری و پیش‌بینی ترافیک ، همه می‌توانند منجر به بهینه-سازی جریان‌های توزیع شوند.
کاهش مسافت و کاهش زمان تحویل به میزان 20 درصد در پروژه‌های اجرایی منجر به کاهش اصطحلاک خودرو می‌شود ، کاهش تعداد بار ارسال شده منجر به استفاده کمتر از وسایل توزیع می‌شود که همین امر منجر به کاهش سرمایه دپو شده در قالب خرید وسایل حملونقل نیز می‌شود.
جمع‌بندی:
توصیه‌های نهایی جهت بهبود عملکرد در این بخش این است که ما توجه کافی به 5 عنصر اشاره شده داشته‌باشیم تا تصمیم‌گیری مدیران بتواند در بهینه‌ترین حالت ممکن اتفاق بیفتد.
تغییراتی که در این بخش اتفاق می‌افتد ، باید بیشتر به سمت مکانیزه شدن پیش بروند و بیشتر زمان نیروهای انسانی صرف برنامه‌ریزی و خلاقیت در کار شود.
لازم است راهکارهای نرم‌افزاری در قالب تبلت و سیستم‌های دیگر نیز دیده شود تا کم کم ، فروشندگان فروشگاه‌ها فقط فروشنده نباشند و با وصل شدن به دیتابیس شرکت‌های پخش بتوانند ثبت سفارش داشته باشند و علاوه بر کار فروش ، کارهای بازاریابی را نیز انجام دهند.
فروشگاه‌ها لازم است بتوانند با راهکارهای نرم‌افزاری در جریان پروموشن‌های لحظه‌ای و تعدیل قیمت شرکت‌ها قرار گیرند تا در لحظه تعامل فروشندگان شرکت‌ها با فروشگاه‌ها ، ثبت سفارش‌های درست‌تری اتفاق بیفتد.
انعطاف‌پذیری نرم‌افزاری جهت پیاده‌سازی مسیربندی‌های جغرافیایی و پروموشن‌های تخفیفی و پوینت‌گذاری و ایجاد ارتباط بین مشتریان جهت تعامل بهتر برای خرید اجناس و برگشت آن، از جمله ایده‌آل‌های ذهنی کنونی شرکت‌های پخش لبنیات است.
برگزاری این نشست و تعامل نزدیک افراد فعال در این صنعت با توسعه‌دهندگان نرم‌افزاری این بخش‌ها از جمله راهکاران سیستم ، نقطه امیدبخشی در تعامل‌های سازنده جهت ارایه راهکارهای مناسب نرم‌افزاری بود و تبادل نظرات مثبتی اتفاق افتاد.