فرایندها، شریان‌های حیاتی هر سازمان هستند. هرچه این شریان‌ها شفاف‌تر، منسجم‌تر و قابل‌کنترل‌تر باشند، حرکت سازمان به‌سوی اهدافش روان‌تر و اثربخش‌تر خواهد بود. اما در بسیاری از سازمان‌ها، هنوز هم مدیریت فرایندها بر پایه ابزارهای پراکنده، تصمیم‌های سلیقه‌ای و فعالیت‌های دستی انجام می‌شود؛ وضعیتی که نه‌تنها بهره‌وری را کاهش می‌دهد، بلکه زمینه‌ساز اشتباه، دوباره‌کاری و اتلاف منابع است.
یک نرم افزار BPMS به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرایندها را طراحی، مستندسازی، خودکار و پایش کنند. این ابزارها فراتر از یک نرم‌افزار اتوماسیون ساده عمل می‌کنند و با ایجاد جریان‌های کاری هوشمند، ارتباط بین واحدها را تسهیل کرده، خطاها را کاهش داده و قابلیت تصمیم‌گیری مبتنی‌بر داده را برای مدیران فراهم می‌سازند. به نوعی می‌توان گفت عملکرد این نرم‌افزارها، اتوماسیون فرایندهای کسب و کار است. همین مزایا باعث شده بازار جهانی نرم‌افزارهای BPMS طی سال‌های اخیر با رشد قابل توجهی مواجه شود.
با این حال، تنوع بالای نرم‌افزارهای موجود در بازار، انتخاب را برای سازمان‌ها دشوار کرده است. هر نرم افزار BPMS ویژگی‌ها، امکانات و مدل‌های پیاده‌سازی خاص خود را دارد و این تصور که همه آن‌ها عملکرد مشابهی دارند، اشتباه است.
در چنین شرایطی، آنچه اهمیت پیدا می‌کند، انتخاب بهترین نرم افزار BPMS متناسب با نیازهای واقعی سازمان و ساختار محیط است. به‌ویژه برای سازمان‌های ایرانی، استفاده از یک نرم افزار BPMS فارسی که هم‌راستا با نیازهای بازار داخلی طراحی شده باشد، مزایای بسیاری خواهد داشت: از پشتیبانی کامل از زبان فارسی و تطابق با قوانین و رویه‌های رایج گرفته تا امکان سفارشی‌سازی بر اساس فرایندهای خاص هر صنعت.
در ادامه این مقاله، ابتدا نگاهی دقیق‌تر به تعریف و کارکرد نرم افزار BPMS خواهیم داشت، سپس با بررسی مهم‌ترین معیارهای انتخاب بهترین نرم افزار BPMS، گزینه‌های مطرح در سال ۲۰۲۴ را با یکدیگر مقایسه خواهیم کرد و در نهایت، یکی از بهترین نرم افزارهای bpms ایرانی را معرفی می‌کنیم. با ما همراه باشید.
نرم افزار bpms چیست؟
نرم افزار BPMS یا سیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار ابزاری است که به سازمان‌ها کمک می‌کند فرایندهای خود را به‌صورت ساختاریافته طراحی، اجرا، پایش و بهبود دهند. برخلاف نرم‌افزارهای ساده اتوماسیون، BPMS نگاهی جامع به چرخه‌ی کامل فرایندها دارد؛ از ترسیم مرحله‌به‌مرحله‌ی فعالیت‌ها تا خودکارسازی گردش کار، پایش عملکرد و در نهایت بهینه‌سازی فرایند بر اساس داده‌های واقعی.
ویژگی‌های اصلی بهترین نرم افزار BPMS را می‌توان در چند محور کلیدی خلاصه کرد:
- مدل‌سازی فرایند: طراحی بصری و دقیق مراحل مختلف فرایند، تصمیم‌گیری‌ها و نقش افراد در جریان کار.
- اجرای خودکار فرایندها: حذف کارهای تکراری و دستی مانند ارجاع، بررسی یا تایید، و جایگزینی آن با گردش کار هوشمند.
- پایش و تحلیل: ارائه داشبوردها و گزارش‌های تحلیلی برای شناسایی گلوگاه‌ها، اندازه‌گیری شاخص‌ها و تصمیم‌گیری مبتنی‌بر داده.
- بهبود مستمر: امکان بازطراحی یا به‌روزرسانی فرایندها با هدف افزایش بهره‌وری و کاهش زمان و هزینه انجام کارها.
معیارهای انتخاب بهترین نرم افزار bpms
هر کسب‌وکاری نیازهای خاص خود را دارد و موفقیت در انتخاب یک سیستم مدیریت فرایند کسب و کار (BPMS) زمانی رقم می‌خورد که این انتخاب بر پایه درک درست از مسائل، اهداف و ظرفیت‌های سازمان انجام شود. در ادامه، به مهم‌ترین معیارهایی اشاره می‌کنیم که در ارزیابی و انتخاب یک نرم افزار BPMS ایرانی یا خارجی باید مدنظر قرار گیرد:
شناسایی مسئله واقعی کسب‌وکار
اولین گام، درک دقیق مسئله‌ای است که نرم‌افزار قرار است برای شما حل کند. آیا هدف فقط اتوماسیون کارهای تکراری است یا نیاز به یکپارچه‌سازی پیچیده با سایر سامانه‌ها دارید؟ پاسخ به این سؤال‌ها مشخص می‌کند که کدام قابلیت‌ها در اولویت هستند و از کدام گزینه‌ها می‌توانید صرف‌نظر کنید. بسیاری از کسب‌وکارها ممکن است به دلیل نیاز محدود به این سیستم، از نرم افزارهای bpms رایگان استفاده کنند، اما نرم افزارهای رایگان bpms توانایی پاسخ به نیازهای پیچیده کسب‌وکارها را ندارند.
سهولت استفاده و تجربه کاربری
نرم‌افزاری که کاربر نتواند به راحتی با آن کار کند، خیلی زود کنار گذاشته می‌شود. بررسی سطح دانش فنی کاربران، تعیین می‌کند که به سراغ یک ابزار ساده و بصری بروید یا یک سیستم حرفه‌ای‌تر و با امکانات پیچیده‌تر را انتخاب کنید.
قابلیت تحلیل و گزارش‌گیری
یکی از مزایای مهم نرم افزارهای BPMS، توانایی پایش عملکرد فرایندهاست. نرم‌افزاری که امکان تحلیل داده‌ها، تولید گزارش‌های خودکار و شناسایی گلوگاه‌ها را فراهم می‌کند، به تصمیم‌گیری بهتر و بهبود مستمر کمک می‌کند. همچنین با اتصال نرم افزار bpms با نرم افزار BI، این امکان فراهم است تا داده‌های مختلف از فرایندها را به‌صورت گرافیکی یا داشبوردهای مدیریتی ترسیم کنید.
مشارکت‌پذیری تیم و امکان مدیریت
بهترین نرم افزار BPMS آن است که نه‌تنها توسط کاربران نهایی، بلکه توسط تیم‌های مدیریتی نیز به‌درستی مدیریت و پشتیبانی شود. وجود قابلیت‌هایی مانند ثبت سوابق، کنترل نسخه‌ها و پشتیبانی فنی، برای اطمینان از پایداری و ردیابی تغییرات ضروری است.
فناوری و توسعه‌پذیری
نرم‌افزار انتخابی باید مقیاس‌پذیر و قابل توسعه باشد. ابزارهای مبتنی بر low-code یا no-code این امکان را فراهم می‌کنند تا بدون وابستگی کامل به تیم توسعه، فرایندها را تغییر دهید یا قابلیت‌های جدید اضافه کنید. نرم افزار فرم ساز همکاران سیستم به شما کمک می‌کند بدون نیاز به کدنویسی یا دانش خاصی از برنامه‌نویسی، فرایندها و سیستم‌های مدنظر خود را طراحی کنید.
هزینه و بازگشت سرمایه
هزینه اولیه اهمیت دارد، اما مهم‌تر از آن، نرخ بازگشت سرمایه (ROI) است. نرم‌افزاری که بهره‌وری را بالا ببرد، هزینه‌ها را کاهش دهد و سریع‌تر به سوددهی برسد، ارزش سرمایه‌گذاری را دارد، حتی اگر در ابتدا کمی گران‌تر به‌نظر برسد.
قابلیت یکپارچه‌سازی
یکی از وظایف اصلی نرم افزار BPMS، اتصال سامانه‌های مختلف سازمان به یکدیگر است. اگر نرم‌افزار انتخابی از API، وب‌هوک و سایر مسیرهای استاندارد ادغام پشتیبانی نمی‌کند، نمی‌تواند نقش خود را به‌درستی ایفا کند.
ابری (Cloud) یا درون سازمانی (On-premise)
انتخاب بین نسخه ابری یا درون‌سازمانی به نیاز و امکانات سازمان بستگی دارد. نسخه‌های ابری معمولا مقرون‌به‌صرفه‌تر و انعطاف‌پذیرترند، در حالی که نسخه On-Premise به‌دلیل نصب در سازمان، کنترل بیشتری در اختیار شما می‌گذارد اما با هزینه و پیچیدگی بالاتر.
پشتیبانی پس از فروش
حتی بهترین نرم‌افزارها هم بدون پشتیبانی مناسب، بی‌استفاده خواهند بود. خدمات پشتیبانی فنی، راهنمایی در پیاده‌سازی، آموزش و پاسخ‌گویی سریع به مشکلات، باید بخشی جدایی‌ناپذیر از نرم‌افزار انتخابی باشد.
بهترین نرم افزارهای bpms در سال 2024
نرم افزارهای متعددی در حوزه مدیریت فرایندهای کسب و کار وجود دارند که فقط تعدادی از آن‌ها ویژگی‌های کاملی را شامل می‌شوند که کسب‌وکارها به آن نیاز دارند. در این بخش چند مورد از بهترین نرم افزارهای BPMS را معرفی می‌کنیم.
Bizagi
Bizagi یک پلتفرم صنعتی برای خودکارسازی فرایندهای پیچیده است. با پشتیبانی از استاندارد مدل‌سازی BPMN و موتور اتوماسیون قدرتمند، امکان شبیه‌سازی فرایند (digital twin) پیش از اجرا فراهم می‌شود. همچنین داشبوردهای متمرکز برای مدیریت مستندات و گزارش‌های کنترل کامل دارند.
BonitaSoft
این ابزار متن‌باز و low-code بوده و برای ایجاد سریع اپلیکیشن‌های فرایندی طراحی شده است. محیط بصری Bonita Studio همراه قابلیت اتصال به سیستم‌های مختلف و تولید رابط کاربری تطبیق‌پذیر، ساخت فرایندهای پویا و هوشمند را ساده می‌کند .
Camunda
یکی از محبوب‌ترین گزینه‌ها با بیش از ۱۰۰,۰۰۰ توسعه‌دهنده و جامعه فعال است . مبتنی بر جاوا و استاندارد BPMN، دارای موتور قوی، REST API، رابط کاربری Tasklist و ابزارهای تحلیل Optimize است. این نرم افزار هم در نسخه ابری و هم در نسخه On-premise موجود است.
ProcessMaker
ProcessMaker با رویکرد low-code برای سازمان‌های کوچک و بزرگ طراحی شده‌است. رابط کاربری drag and drop، فرم‌ساز انعطاف‌پذیر و نسخه موبایل، به‌همراه قابلیت‌ها و یکپارچگی قوی از جمله Rest API و پشتیبانی از BPMN 2.0 آن را به گزینه‌ای مقرون‌به‌صرفه تبدیل کرده است.
Kissflow
ابزاری کاربرپسند با ویژگی‌هایی مثل ساخت داشبورد با درگ‌اند‌دراپ، تعریف شرط‌های پیشرفته، تحلیل زمان واقعی و دسترسی موبایل. برای تیم‌های کوچک تا متوسط با رویکرد low-code بسیار مناسب است، اگرچه امکانات گزارش‌گیری پیشرفته در آن محدودتر هستند.
نرم افزار BPMS فرایار همکاران سیستم
بر بستر مجموعه نرم‌افزارهای راهکاران، فرایار به‌عنوان ماژولی اختصاصی برای مکانیزه‌سازی فرایندها طراحی شده است. این ابزار علاوه بر امکان اتصال یکپارچه به سیستم‌هایی همچون ERP، CRM و منابع انسانی راهکاران، امکان مستندسازی، گردش‌کار، نظارت و تحلیل فرایندها را فراهم می‌کند. ویژگی‌های برجسته فرایار عبارتند از:
- یکپارچگی کامل با سیستم‌های داخلی (مالی، پرسنلی و …)
- پشتیبانی از زبان فارسی و تطبیق با استانداردهای جاری در سازمان‌های ایرانی
- قابلیت تحلیل داده از طریق یکپارچگی با نرم افزار هوش تجاری
- پیاده سازی سیستم‌های متنوع بدون کدنویسی با استفاده از فرم ساز
این ترکیب باعث می‌شود فرایار نه‌تنها گزینه‌ای قابل رقابت با ابزارهای خارجی باشد، بلکه پاسخ‌دهی به نیازهای واقعی سازمان‌های ایرانی را پوشش دهد.
محدودیت bpmsهای خارجی در برابر bpms همکاران سیستم
در نگاه اول، برخی از نرم‌افزارهای BPMS خارجی ممکن است با امکانات متنوع و ظاهر کاربرپسند خود جذاب به‌نظر برسند؛ اما در عمل، استفاده از آن‌ها در فضای کسب‌وکار ایران با موانع و چالش‌های قابل توجهی روبه‌رو است. این محدودیت‌ها، به‌ویژه در شرایط تحریمی و نیاز به انطباق با ساختارها و فرایندهای داخل کشور، موجب شده تا استفاده از یک نرم افزار BPMS ایرانی مانند فرایار به گزینه‌ای معقول‌تر و پایدارتر برای سازمان‌ها تبدیل شود.
در ادامه به مهم‌ترین محدودیت‌هایی اشاره می‌کنیم که نرم‌افزارهای BPMS خارجی در ایران دارند:
محدودیت‌های دسترسی و تحریم‌ها
بسیاری از ابزارهای خارجی BPMS به‌واسطه تحریم‌های بین‌المللی، امکان ارائه خدمات مستقیم به مشتریان ایرانی را ندارند. این موضوع نه تنها موجب مشکلات در دریافت به‌روزرسانی و پشتیبانی فنی می‌شود، بلکه ریسک‌هایی در زمینه پایداری سیستم در بلندمدت ایجاد می‌کند. حتی در مواردی، دسترسی به نسخه‌های جدید نرم‌افزار یا افزونه‌های موردنیاز نیز عملاً غیرممکن می‌شود.
نبود پشتیبانی محصولی و پاسخ‌گویی سریع
نرم‌افزارهای خارجی معمولاً فاقد نمایندگی رسمی یا تیم پشتیبانی معتبر در ایران هستند. بنابراین در زمان بروز خطا، نیاز به سفارشی‌سازی یا تغییر در فرایندهای کسب‌وکار، پاسخ‌گویی به‌موقع فراهم نیست.
ناسازگاری با زبان فارسی و تقویم شمسی
اکثر سیستم های مدیریت فرایند کسب و کار خارجی از زبان فارسی و تقویم شمسی پشتیبانی نمی‌کنند. این موضوع استفاده از آن‌ها را برای کاربران ایرانی دشوار می‌سازد، خصوصاً در حوزه‌هایی مانند مدیریت منابع انسانی، اسناد مالی و گردش‌کارهای بین‌واحدی.
مشکلات امنیت اطلاعات و میزبانی داده‌ها
بسیاری از نرم‌افزارهای BPMS خارجی به‌صورت SaaS و مبتنی بر فضای ابری ارائه می‌شوند. برای سازمان‌های ایرانی، این رویکرد با نگرانی‌های امنیتی و الزامات قانونی ذخیره داده در داخل کشور همراه است. اما فرایار با امکان نصب درون‌سازمانی (On-Premise) و میزبانی در دیتاسنترهای داخلی، امنیت و انطباق با سیاست‌های حاکمیتی را تضمین می‌کند.
هزینه‌های ارزی بالا و محدودیت در خرید لایسنس
پرداخت هزینه‌های ارزی برای خرید، تمدید یا ارتقای نرم‌افزارهای BPMS خارجی همواره یکی از دغدغه‌های مالی سازمان‌ها در ایران بوده است. در بسیاری از موارد، حتی امکان پرداخت مستقیم نیز وجود ندارد. این در حالی است که نرم افزار BPMS فرایار با مدل مالی ریالی و کاملاً متناسب با ظرفیت‌های اقتصادی داخلی ارائه می‌شود.
| معیار مقایسه | نرم افزارهای خارجی BPMS | نرم افزار فرایار همکاران سیستم |
| دسترسی پایدار در ایران | به دلیل تحریم‌ها دچار محدودیت هستند. | بدون محدودیت، قابل‌دسترسی در تمام نقاط ایران |
| خدمات پس از فروش | بدون نمایندگی رسمی یا پشتیبانی | تیم پشتیبانی تخصصی، پاسخ‌گو و دردسترس |
| پشتیبانی از زبان فارسی | پشتیبانی ضعیف یا نیاز به سفارشی‌سازی اضافی | پشتیبانی کامل از زبان فارسی |
| امنیت اطلاعات | اطلاعات روی سرورهای خارجی و خارج از کنترل | امکان استقرار کامل در دیتاسنترهای داخلی سازمان |
| یکپارچگی با سیستم‌های داخلی | نیاز به توسعه پیچیده برای اتصال به سامانه‌های ایرانی | اتصال با نرم‌افزارهای راهکاران و سایر سیستم‌های داخلی |
| هزینه | پرداخت ارزی، گران و پرریسک در ایران | قیمت‌گذاری ریالی و مقرون‌به‌صرفه |
| پوشش مقررات داخلی | عدم تطابق با مقررات داخلی | طراحی شده براساس الزامات و مقررات داخلی |
| آموزش و استقرار در شرکت | فاقد محتوای آموزشی فارسی و تیم استقرار داخلی | تیم آموزش و استقرار حرفه‌ای و مستندات فارسی کامل |
نرم افزار فرایار همکاران سیستم؛ مناسب کسب و کارهای ایرانی
در مسیر بررسی و انتخاب بهترین نرم افزار BPMS، به این نتیجه می‌رسیم که موفقیت در مدیریت فرایندهای کسب و کار، تنها به داشتن ابزار پیشرفته وابسته نیست؛ بلکه به تناسب ابزار با ساختار، نیازها و محدودیت‌های محیط کسب‌وکار نیز بستگی دارد. در این مقاله، ضمن معرفی مفهوم BPMS و اهمیت آن برای سازمان‌ها، نگاهی به معیارهای کلیدی انتخاب یک سیستم مدیریت فرآیند حرفه‌ای داشتیم و گزینه‌های پرکاربرد در سال ۲۰۲۴ را بررسی کردیم.
نرم افزار فرایار همکاران سیستم با بهره‌گیری از فناوری روز دنیا، پشتیبانی فنی و یکپارچگی کامل با سایر راهکارهای سازمانی، گزینه‌ای کارآمد و اطمینان‌بخش برای سازمان‌های ایرانی است.
ویژگی‌های کلیدی نرم افزار فرایار:
- ابزار فرم‌ساز پیشرفته برای ساخت فرم‌های تحت وب بدون نیاز به کدنویسی
- گردش‌ساز حرفه‌ای برای مدل‌سازی و اجرای فرایندهای سازمان
- قاعده ساز هوشمند برای پیاده‌سازی قوانین پیچیده کسب‌وکار و منطق تصمیم‌گیری
- کارنما (کارتابل یکپارچه) برای مدیریت وظایف، پیگیری کارها، و تعامل موثر بین کاربران
- ابزار یکپارچه‌ساز برای اتصال امن به سیستم‌های دیگر
شما می‌توانید برای دریافت اطلاعات بیشتر درباره نرم افزار فرایار همکاران سیستم، با کارشناسان ما در ارتباط باشید.