مشتری: دانشگاه سوره
راهکار: اتوماسیون اداری تحت وب و پرتال مکاتبات الکترونیک
در یک نگاه
دانشگاه سوره در سال ۱۳۸۹ پس از ۱۷ سال فعالیت در قالب موسسه آموزش عالی غیرانتفاعی، با کسب موافقت اصولی موسسه آموزش عالی، به دانشگاه تبدیل شد. اکنون با سه دانشکده‌ی «هنر»، «معماری و شهرسازی» و «فرهنگ و ارتباطات» به سه هزار دانشجو خدمات آموزشی را در دو مقطع کارشناسی و کارشناسی ارشد عرضه می‌کند.
نیاز کسب‌وکار
دانشگاه سوره به‌طور میانگین روزانه ۳۰ تا ۴۰ فرم درخواست از دانشجویان دریافت می‌کرد، رسیدگی و پاسخ‌گویی به این تعداد فرم در کنار سایر کارهای آموزشی و اداری زمان بسیاری را از کارشناسان دانشگاه و دانشجویان می‌گرفت. دانشجویان برای پی‌گیری یک فرم درخواستی نیازمند مراجعه‌ی حضوری به دانشگاه و صرف زمان برای انجام کار اداری بودند. افزون‌بر این، با انجام هر کار اداری برای دانشجو و تحویل فرم مهر و امضا شده به او، دیگر هیچ سابقه‌ای از فرم‌های پذیرفته شده در امور اداری دانشگاه به‌شکل سیستمی ثبت نمی‌شد و امکان مرور و گزارش‌گیری براساس کارهای انجام شده برای هر دانشجو در دست نبود.
دانشگاه به راهکار نرم‌افزاری نیاز داشت تا با کاهش مراجعات دانشجویی، کیفیت تعامل با دانشجویان را بهبود ببخشد و بتواند سریع‌تر به درخواست‌های آنان پاسخ دهد.
نتایج بهره‌گیری از پرتال مکاتبات الکترونیک اتوماسیون اداری تحت وب
دانشگاه سوره «پرتال مکاتبات الکترونیک اتوماسیون اداری تحت وب همکاران سیستم» را برای پاسخ به این نیاز به‌کار گرفت. اکنون دانشجویان با استفاده از ۲۵ فرم قرار گرفته در پرتال، درخواست‌شان را بی‌نیاز از مراجعه‌ی حضوری و در هر زمان، ثبت می‌کنند و فرم تکمیل شده در کارتابل کارشناسان مربوطه در دانشگاه دریافت می‌شود؛ به این ترتیب، هیچ‌یک از درخواست‌ها در صف انتظار گم نمی‌شود و واحدهای مرتبط براساس فرم‌های دریافتی و تایید شده، اطلاعات کاملی از کارهای انجام شده برای هر دانشجو در این ارتباط را در قالب سیستمی در اختیار دارند.
هم‌چنین با ثبت شماره‌ی درخواست به‌شکل سیستمی و اتوماتیک، حجم کاری دبیرخانه‌ی دانشگاه بسیار کم شده است و تنها در مواردی که فرم نیاز به پی‌گیری‌های دانشگاه داشته باشد، دبیرخانه درگیر این فرآیند می‌شود، مانند زمانی‌که دانشجویی نیازمند دریافت ریزنمراتش از دانشگاه قبلی خود -حتی در شهرستان‌ها- باشد، که با انتخاب دانشجو به هنگام پر کردن فرم، انجام مابقی کارهای اداری را دانشگاه سوره پیش خواهد برد و دانشجو دیگر نیاز به مراجعه‌ی حضوری به آن دانشگاه را نخواهد داشت. تا پیش از به‌کارگیری پرتال الکترونیک، دانشجویان برای انجام چنین کاری باید به دانشگاه مراجعه می‌کردند و پس از دریافت فرم تایید شده به دانشگاه قبلی رفته و روال کار را خودشان پیش می‌بردند. با این ابزار درخواست‌های دانشجویان در زمان کوتاه و بی‌دردسر انجام می‌شود.
پیاده‌سازی پرتال مکاتبات الکترونیک همکاران سیستم مزایای زیر را برای دانشگاه سوره فراهم کرد:
- حذف فرم‌ها و فرآیندهای دستی
- کم کردن مراجعات
- ساده شدن فرآیندها و افزایش سرعت پاسخ‌گویی به درخواست‌ها
- ارتباط مستقیم با کارتابل کارشناسان مربوطه
- ارائه‌ی تمام فرم‌های مورد نیاز دانشجویان بدون محدودیت
- بهبود ارتباط با دانشجویان
- ثبت سابقه‌ی کارهای انجام شده برای هر دانشجو در قالب سیستمی
از زبان مشتری
کاوه نوروزی؛ مسوول انفورماتیک دانشگاه سوره
با پرتال مکاتبات الکترونیک همکاران سیستم، دانشجویان می‌توانند بدون محدودیت مکانی و زمانی، درخواست ثبت کنند. اکنون در ابتدای روز شنبه که به سر کار می‌آییم، ۵۰-۶۰ فرم ثبت شده در روزهای تعطیل را داریم که به انجام سریع‌تر کارهای دانشجویی کمک می‌کند. در واقع روند کارهای پیشین با نظم و مدیریت بهتری رسیدگی می‌شود. مسوول هر رشته می‌تواند درخواست‌های ثبت شده را در کارتابل خود ببیند و بدون کاغذبازی‌های متداول اداری، به آن‌ها رسیدگی کند. ثبت این سابقه‌ها در کارتابل، کمک می‌کند تا مشخص باشد که چه فرم‌هایی و به چه تعدادی، از طرف چه کسانی و با چه اطلاعات تماسی آمده است و دیتای سالمی برای تهیه‌ی گزارش‌های مورد نیاز دردسترس قرار گرفته است.
پس از به‌کارگیری این پرتال در دانشگاه سوره توانستیم تنها در یک ماه، ۱۵۰۰ فرم دریافتی را تایید کنیم و در اختیار دانشجویان قرار دهیم.