نام مشتری: گروه صنعتی صباح
کسب‌وکار: تولیدی
صنعت: مواد غذایی
راهکار: اتوماسیون اداری تحت وب
درباره‌ی گروه صنعتی صباح
گروه صنعتی صباح نزدیک به ۲۰ سال است که در حوزه‌ی تولید محصولات لبنی فعالیت می‌کند و اکنون روزانه هزار تن شیر از تمام کارخانه‌های زیرمجموعه‌اش دریافت می‌کند.
این گروه صنعتی با بهره‌برداری از کارخانه‌های گوناگون تولیدی لبنی و تاسیس شرکت‌های بازرگانی مورد نیاز از جمله صنایع شیر فجر گنبد، تولیدی فرآورده‌های لبنی گلستان، صنایع شیر فجر آساک قوچان، صباح پودر فجر، صنایع بسته‌بندی فجر گلستان، خوراک دام و طیور مینو صباح، صباح پخش فجر گنبد (شامل ۱۵ شرکت برای توزیع محصولات)، صباح شیر فجر، بازرگانی فجر صباح جهان، سردخانه تهران و شرکت نوین ظرف صباح، کسب‌وکار خود را توسعه داده است.
نیاز کسب‌وکار
تمام شرکت‌های گروه صنعتی صباح در سطح کشور و خارج از کشور، برای ارسال درخواست‌ها و انجام امور اداری، نیاز به ارسال نامه و فرم داشتند که انجام دستی آن بسیار زمان‌بر بود و انجام فرآیندهای کاربران را کند می‌کرد، امکان گم شدن فرم‌ها و نامه‌ها وجود داشت و پی‌گیری آن‌ها بسیار مشکل بود.
با توجه به پراکندگی جغرافیایی و حجم کار روزانه‌ی بین واحدها و شرکت‌ها، گروه صنعتی صباح به راهکار سیستمی نیاز داشت تا؛
- فرآیندهای سازمانی را یکپارچه و در لحظه کند.
- انجام مکاتبات اداری را به‌شکل الکترونیک از هر نقطه‌ی جغرافیایی با سرعت بالا، سهولت کاربری و در محیطی امن فراهم کند.
- پی‌گیری دقیق مکاتبات و گزارش اقدامات را امکان‌پذیر کند.
- قابلیت پشتیبانی از تعداد بالای کاربران را با کارایی مناسب داشته باشد.
بر همین اساس، گروه صنعتی صباح تصمیم گرفت تا اتوماسیون اداری تحت وب همکاران سیستم را به‌کار بگیرد.
اهداف پیاده‌سازی
- سرعت‌بخشی به فرآیند مکاتبات اداری در سطح گروه
- ثبت و گردش انواع فرم‌های سازمانی در سطح گروه
- تسهیل مدیریت جلسات
- امکان دسترسی مدیران ارشد به نامه‌ها و فرم‌ها از هر مکان جغرافیایی
- پی‌گیری مناسب و دقیق نامه‌ها و فرم‌های سازمانی و جلوگیری از گم شدن نامه‌ها و فرم‌ها در سطح گروه
نتایج به‌کارگیری اتوماسیون اداری تحت وب همکاران سیستم
با امکان تحت وب اتوماسیون اداری همکاران سیستم، تمامی مراکز عملیاتی سازمان، به‌شکل هم‌زمان و روی یک دیتابیس، اطلاعات را وارد می‌کنند و فرآیندهای مربوط به مکاتبات اداری، به‌طور خودکار در سطح سازمان به گردش در می‌آید و در کارتابل افراد قرار می‌گیرد.
اکنون ۴۰۰ کاربر با سیستم اتوماسیون اداری تحت وب همکاران سیستم، به‌طور هم‌زمان بررسی کارتابل و گردش فرآیندهای مکاتباتی را انجام می‌دهند که در نتیجه‌ی آن، اطلاعات درست و دقیق به‌شکل یکپارچه و در لحظه دردسترس است. هم‌چنین سرعت و هزینه‌ی پیش‌بُرد فرآیندهای مکاتباتی، بسیار بهینه شده است.
بهره‌مندی از اتوماسیون اداری تحت وب همکاران سیستم، توانست سرعت اجرای فرآیندهای سازمانی، هم‌چنین، تصمیم‌گیری و ابلاغ به افراد مورد نظر در سطح گروه صنعتی صباح را بالا ببرد. استفاده از کاغذ در سازمان حذف شد و اکنون؛
- گردش نامه‌ها و فرم‌ها به‌شکل سیستمی و در زمان مناسب انجام می‌شود.
- کنترل و نظارت کامل فرآیندها فراهم شده است
- دسترسی به اطلاعات درست، دقیق و در لحظه است.
از زبان مشتری
سید حسن حسینی؛ مدیر انفورماتیک گروه صنعتی صباح
با به‌کارگیری اتوماسیون اداری تحت وب همکاران سیستم، در یک بازه‌ی زمانی ۶ ماهه در گروه صنعتی صباح به نتایج بسیار خوبی رسیده‌ایم که بخش مهمی از آن‌ها به شرح زیر است:
۱. حذف حجم فیزیکی نگهداری از نامه‌های سازمان
۲. پشتیبانی آسان نرم‌افزار توسط کارشناسان واحد انفورماتیک، به‌دلیل تحت وب بودن این سامانه
۳. جلوگیری از انباشته شدن نامه‌ها و امور مربوط به مدیران ارشد سازمان با استفاده از قابلیت دورکاری
۴. دسترسی سریع و دقیق به آرشیو نامه‌های اداری و کاهش زمان جست‌وجو با استفاده از بایگانی الکترونیکی
۵. افزایش ضریب اطمینان از آرشیو نامه‌ها در مقابل بلایای طبیعی با استفاده از بایگانی الکترونیکی
۶. کاهش ۸۰ درصدی هزینه‌ی کاغذ و تعمیر و نگهداری چاپگر در یک دوره‌ی ۶ ماهه
۷. کاهش ۵۰ درصدی هزینه‌های تماس تلفنی در اثر استفاده از گردش نامه و پیام
۸. پی‌گیری امور واگذار شده به دیگران در کم‌ترین زمان ممکن
۹. جلوگیری از ازدحام افراد مراجعه کننده به مدیران ارشد سازمان و ذخیره‌ی زمان برای انجام سایر امور
۱۰. تسهیل و تسریع در انجام کارهای روتین سازمانی با استفاده از گردش فرم الکترونیکی
۱۱. تسریع در اطلاع‌رسانی مسائل مهم و حیاتی به تمام کاربران سازمان با استفاده از سیستم پیام‌رسان الکترونیکی
۱۲. کاهش هزینه‌های تعمیرات و نگهداری و تسهیل امور ارسال و دریافت فکس با استفاده از سیستم فکس الکترونیکی
۱۳. کاهش زمان پاسخ‌گویی به نامه‌ها با استفاده از عملیات خودکار اتوماسیون اداری
۱۴. شفاف‌سازی امور محوله به دیگران با استفاده از آرشیو الکترونیکی
۱۵. کاهش هزینه‌ی استفاده از اینترنت برای ارسال و دریافت اسناد و ایمیل‌های درون سازمانی بین مراکز جغرافیایی با استفاده از اتوماسیون در شبکه‌ی درون سازمانی