نام مشتری: شرکت نمایشگاه‌های بین‌المللی استان اصفهان
کسبوکار: خدماتی
راهکار: دفترکل، مدیریت دارایی‌ها، دریافت و پرداخت، انبار، جبران خدمات
در یک نگاه
شرکت نمایشگاه‌های بین‌المللی استان اصفهان به‌منظور برگزاری نمایشگاه‌های تخصصی و ارائه هر چه بهتر توانمندی‌های استان اصفهان در سال ۱۳۷۲ آغاز به کار کرده است.
این شرکت برنامه‌های توسعه‌ی کوتاه‌مدت و میان‌مدت خود را پشت سر گذاشته است و با برگزاری صدها نمایشگاه تخصصی داخلی و بین‌المللی و حضور در نمایشگاه‌های خارجی به‌عنوان نماینده‌ی جمهوری اسلامی ایران، هم‌چنین اعزام تورهای تخصصی بازدید و هیئت‌های تجاری–بازاریابی از نمایشگاه‌های برتر جهان، در بدو شروع برنامه‌ی بلندمدت توسعه است.
نیاز کسبوکار
شرکت نمایشگاه‌های بین‌المللی استان اصفهان از سیستم‌های جزیره‌ای استفاده می‌کرد که مشکلات بسیاری را در سازمان پدید می‌آورد:
- عدم یکپارچگی اطلاعات
- موازی‌کاری کاربران
- عدم وجود شرح‌های ثابت برای اسناد و ورود سلیقه‌ای شرح‌ها
- محاسبات عیدی و سنوات به‌شکل غیرسیستمی و با کمک Excel
- عدم یکپارچگی میان واحدهای اداری و مالی
- گزارش‌گیری مالی فقط تا سطح ۴ تفصیلی
- تفصیلی‌های متعدد برای یک طرف مقابل و عدم شناور و منحصربه‌فرد بودن تفصیلی‌ها
- مشکل در گزارش‌گیری از اسناد دریافت و پرداخت
این مجموعه برای حل این مشکلات راهکاران همکاران سیستم را به‌کار گرفت.
نتایج به‌کارگیری راهکاران
با یکپارچگی اطلاعات در راهکاران به‌همراه گزارش‌گیری‌های متنوع و دقیق، عملیات در واحدهای مالی و اداری شرکت نمایشگاه‌ها با سرعت و دقت درخور توجهی انجام می‌شود.
یکپارچگی راهکاران مشکل جزیره‌ای بودن سیستم‌ها را رفع کرد و به واحد مالی کمک کرد تا بتواند اطلاعات مربوط به دریافت و پرداخت، جبران خدمات، انبار و سایر عملیات خود را یک‌جا ثبت کند و با ارسال اسناد آن‌ها به دفتر کل راهکاران، گزارش‌های مالی دقیق و کاملی از عملیات شرکت تهیه کند.
- گزارش‌گیری در دفترکل؛ دفتر کل راهکاران با دارا بودن ۶ سطح تفصیل این امکان را به واحد مالی داد تا اسناد را با جزئیات بیش‌تری ثبت کند و درنهایت بتواند گزارش‌های جزئی‌تر و دقیق‌تری از این اسناد تهیه کند. هم‌چنین شناور و منحصربه‌فرد بودن تفصیلی‌ها، باعث کاهش تعداد تفصیلی و تجمیع گردش‌های حساب یک شخص یا شرکت در یک حساب و درنهایت باعث سرعت و دقت بیش‌تر در گزارش‌گیری شده است.
- اطلاعات دقیق و روشن از وضعیت نقدینگی؛ امکان ثبت درخواست پرداخت و دستور پرداخت در راهکاران، سبب شده است فرآیند پرداخت‌های شرکت از شکل کاغذی خارج شود و تاییدیه‌های پرداخت کاملا سیستمی انجام شود. هم‌چنین ثبت اطلاعات دریافت و پرداخت کمک کرده است واحد مالی اطلاعات روشنی از مانده بدهی‌ها و بستانکاری‌های سازمان به طرف‌های مختلف داشته باشد تا درنهایت بتواند وضعیت نقدینگی خود را به‌شکل دقیق تحلیل کند و نسبت به دریافت یا پرداخت‌های سازمان تصمیم‌گیری بهتری داشته باشد.
- تسهیل مدیریت سرمایه انسانی؛ با به‌کارگیری راهکاران، روند محاسبات از Excel خارج و در قالب سیستمی تعریف و اجرا شده است. در نتیجه از اشتباهات کاربری در محاسبات دستی جلوگیری می‌شود. هم‌چنین ارتباط بین جبران خدمات و دفترکل و صدور اسناد حسابداری جبران خدمات به‌شکل سیستمی، منجر به سرعت عمل و افزایش بهره‌وری واحد اداری شده است.
از زبان مشتری
محسن پناهنده؛ مدیر امور مالی و قراردادها
تا پیش از راهکاران، جزیره‌ای بودن هر یک از سیستم‌های حسابداری و زیرسیستم‌های مربوطه باعث موازی کاری‌های زیاد و کنترل‌های مجدد فرآیندها شده بود که از کارشناسان زمان و انرژی زیادی برای ثبت و ضبط اسناد حسابداری می‌گرفت.
به‌کارگیری راهکاران همکاران سیستم و ارتباط مستقیم همه‌ی زیرسیستم‌ها با سیستم حسابداری، باعث کوتاه شدن فرآیند کاری و کنترل‌های زیاد برای مدیر مالی شده است؛ هم‌چنین امکان گزارش‌گیری از سطوح مختلف تفضیلی باعث شده تا گزارش‌های مورد نظر مدیریت در اسرع وقت تهیه شود.