نام شرکت: شهاب شمس
سال تاسیس: ۱۳۷۳
فعالیت: تولید‌کننده قطعات خودرو
میزان تولید قطعه: 2.5 میلیون شیشه بالابر در سال
نام مدیرعامل: آقای داوود حاجی‌لو
تعداد کارمند: ۲۵۰ نفر
تعداد کاربران نرم‌افزارهای همکاران سیستم: ۵۰ نفر
نرم‌افزارهای همکاران سیستم: حسابداری، حقوق، انبار، فروش، خزانه داری، دارایی ثابت، تدارکات داخلی، سفارشات خارجی، اتوماسیون اداری
درباره شرکت شهاب شمس
شرکت شهاب شمس در سال ۱۳۷۳ با هدف طراحی و تولید شیشه بالابرهای برقی انواع خودرو تاسیس شد.
اولین محصول این شرکت، شیشه بالابرهای برقی پژو ۴۰۵ و پراید بود که در سال ۱۳۷۶ نمونه‌های آن از PSA فرانسه تائید گرفت.
این شرکت، اولین تولیدکنندهٔ شیشه بالابر برقی تمامی خودرو‌ها در کشور است. شرکت شهاب شمس، از نظر تولید، بیشترین سطح خودکفایی در میان تمام قطعه‌ساز‌ها در ایران را داراست.
بسیاری از قطعه‌ساز‌ها، صرفا به مونتاژ قطعات وارداتی اکتفا می‌کنند. شهاب شمس همواره با تفکر ساخت داخل پیش رفته است تا بتواند خودش را با نیازمندی مشتری ایرانی، مطابقت دهد.
شرکت شهاب شمس، دارای Grade B در میان قطعه‌سازهاست که در بین رقبای این شرکت، بهترین سطح تلقی می‌شود. این شرکت از نظر سیستم کیفیت و همچنین IT، Grade A دارد.
تاریخچه استفاده از نرم‌افزار
در سال‌های آغازین فعالیت شرکت شهاب شمس، میزان تولید و فروش آن کم و تراکنش‌های مالی آن نیز محدود بود. به همین دلیل بسیاری از کار‌ها از طریق اکسل و برخی نرم‌افزارهای دیگر انجام می‌شده است. آقای افشین هوشنگ، قائم مقام مدیرعامل شرکت شهاب شمس، می‌گوید: «از سال ۷۸، اولین نرم‌افزارهای همکاران سیستم برای شرکت خریداری شد. این نرم‌افزار‌ها عبارت بودند از حقوق، انبار، حسابداری و فروش تحت Dos همکاران سیستم. تا سال ۸۷ از سیستم‌های تحت Dos همکاران سیستم استفاده می‌شد. سیستم‌های دیگری نیز به صورت جزیره‌ای در شرکت وجود داشت. سال ۸۷، سیستم‌های یکپارچهٔ تحت ویندوز همکاران سیستم خریداری شد تا یکپارچگی بین نرم‌افزار‌ها ایجاد و استفاده از سیستم‌های جزیره‌ای متوقف شود.»
قائم مقام مدیرعامل شرکت شهاب شمس: «از اثرات استفاده از سیستم‌های یکپارچه همکاران سیستم، می‌توان به کاهش نیروی انسانی، کاهش ساعات کارکرد، کاهش چشمگیر بوروکراسی و نهایتا افزایش بهره وری سازمان اشاره کرد.»
هدف از به کارگیری سیستم‌های یکپارچه نرم‌افزاری
آقای هوشنگ می‌گوید: «ما با یک هدف از پیش تعیین شده، سیستم‌های یکپارچه را به خدمت گرفتیم. عزم موجود در شرکت برای رشد، باعث شد که به فکر استفاده از ابزارهایی باشیم که منجر به افزایش بهره‌وری شود و بستر لازم برای رشد ما را فراهم آورد. ما معتقد بودیم سازمان‌هایی می‌توانند رشد کنند و رشد را در خود تثبیت کنند که سیستم‌های دقیق داشته و خطا را در سازمانشان به حداقل می‌رسانند. بدین ترتیب انرژی و تلاش تیم ما، معطوف به کارهای با ارزش افزوده بالاتری می‌شد.»
چالش‌های پیش از استفاده از نرم‌افزارهای یکپارچه
در بحث مالی، صحت اطلاعات و به روز بودن آن‌ها، از اهمیت خاصی برخوردار است. همچنین، قدرت تهیه گزارش‌های به موقع و دقیق نیز از عوامل موثر این حوزه به شمار می‌رود.
آقای هوشنگ می‌گوید: «دور بودن مسافت دفتر مرکزی و کارخانه، برای واحد مالی ما مشکلات زیادی را ایجاد کرده بود. ما ناچار بودیم اطلاعات را به صورت کاغذی از کارخانه دریافت کرده و آن‌ها را پردازش و ثبت کنیم. این فرآیند باعث می‌شد که ما ۴۵ روز تا دو ماه تاخیر در ثبت اطلاعات داشته باشیم و نمی‌توانستیم گزارش‌های به موقعی به مدیریت بدهیم.»
همچنین در سال‌های گذشته، برای اطمینان از صحت اطلاعات و رفع مغایرت حساب‌ها زمان و انرژی زیادی از تیم مالی شرکت شهاب شمس گرفته شده است.
آقای هوشنگ می‌گوید: «ما برای برگزاری مجامع شرکت نیز با مشکلات زیادی مواجه بودیم که نهایتا باعث می‌شد نتوانیم مجامع را در زمان دلخواه برگزار کنیم و معمولا با کار شبانه‌روزی تیم مالی، مجمع در اواخر خرداد یا اوایل تیر برگزار می‌شد.»
اثرات استفاده از سیستم‌های یکپارچه نرم‌افزاری
آقای هوشنگ می‌گوید: «اثرات استفاده از سیستم‌های یکپارچهٔ نرم‌افزاری همکاران سیستم در سال‌های ۸۸ و ۸۹ نمایان شد. ما برای اولین بار توانستیم در اواسط اردیبهشت ماه، مجمع شرکت را برگزار کنیم که این موضوع در تاریخ فعالیت شرکت بی‌سابقه بود.
کارکنان شرکت شهاب شمس با استفاده از سیستم‌های یکپارچه همکاران سیستم، علاوه بر ثبت و ضبط اطلاعات، قابلیت تحلیل اطلاعات را نیز پیدا کرده‌اند و کار کار‌شناسی، جای کار اپراتوری را گرفته است.
همچنین، با استفاده از سیستم‌های یکپارچه، اطلاعات حساب‌ها از منبع اصلی به دست واحد مالی می‌رسد و صحت آن برای آن‌ها تضمین شده است. بر این اساس، بحث رفع مغایرت از کار ما حذف شده است و زمان و انرژی زیادی از این جهت برای ما ذخیره می‌شود.
از دیگر اثرات استفاده از سیستم‌های یکپارچه همکاران سیستم، می‌توان به کاهش نیروی انسانی، کاهش ساعات کارکرد، کاهش چشمگیر بوروکراسی و نهایتا افزایش بهره وری سازمان اشاره کرد. کارکنان شرکت شهاب شمس، در حال حاضر با استفاده از سیستم‌های یکپارچه نرم‌افزاری، علاوه بر ثبت و ضبط اطلاعات، قابلیت تحلیل اطلاعات را نیز پیدا کرده‌اند و کار کار‌شناسی، جای کار اپراتوری را گرفته است.»
درباره آقای هوشنگ:
افشین هوشنگ ۳۹ ساله و فارغ التحصیل دانشگاه تهران است. وی از سال ۱۳۷۵ در شهاب شمس به عنوان کار‌شناس سیستم‌ها مشغول به کار شده است. طی این سال‌ها در سمت‌های مدیر تضمین کیفیت؛ معاونت مهندسی و کیفیت؛ معاونت بازرگانی و مدیر کارخانه شهاب شمس فعالیت می‌کرده و در حال حاضر نیز قائم مقام مدیر عامل این شرکت است.