در یک نگاه
- مشتری: شرکت بین‌المللی پتروتکسان
- کسبوکار: پیمانکاری
- صنعت: پالایشگاهی، پتروشیمیایی، نفت و گاز، نیروگاهی
- راهکار: دفتر کل، دریافت و پرداخت، جبران خدمات، انبار و دارایی
درباره‌ی شرکت بین‌المللی پتروتکسان
شرکت بین‌المللی پتروتکسان با بیش از ۲۰ سال فعالیت، جزو فعالان صنعت پیمانکاری است؛ طراحی، تامین، نصب و راه‌اندازی پروژه‌های پالایشگاهی و پتروشیمیایی، ذخیره‌سازی گاز و نفت و فرآورده، توسعه میادین نفتی خشکی، نمک‌زدایی نفت، خطوط انتقال نفت و گاز، نیروگاهی سیکل ترکیبی گازی و مقیاس کوچک، نیروگاهی زمین گرمایی، خورشیدی و بادی، صرفه‌جویی انرژی با استفاده از تکنولوژی پمپ‌های حرارتی، پست برق فشار قوی و متوسط و تجهیزات بنادر و جرثقیل زرافه‌ای، هم‌چنین ارائه خدمات مدیریت پیمان پروژه‌های نفت و گاز و پتروشیمی و نیروگاهی از جمله کارهای این مجموعه است.
این گروه شرکت، شامل هفت شرکت زیرمجموعه‌ی بین‌المللی پتروتکسان، تجاری بازرگانی پتروسیف، کارآمدان مدیریت پروژه، پیشتاز قطعه قشم، برنا فرآیند، بین‌المللی تجاری بازرگانی سی‌پی‌تی و نصب پتروتکسان است.
دسترسی شرکای ایرانی و خارجی پروژه ها، به اطلاعات پروژهها با سطح تعریف شده، بزرگ‌ترین مزیت استفاده از راهکاران برای شرکت بین‌المللی پتروتکسان است.
زهرا ابراهیمی؛ مدیر مالی شرکت بین‌المللی پتروتکسان
نیاز کسبوکار
شرکت بین‌المللی پتروتکسان بیش از ۱۰ سال از سیستم‌های ویندوزی همکاران سیستم استفاده می‌کرد. با گستردگی فعالیت‌ها و پراکندگی پروژهها میان شرکت‌های زیرمجموعه، شرکت برای نظارت، مدیریت و کنترل پروژهها به راهکاری نیاز داشت که اطلاعات پراکنده را به‌شکل یکپارچه و با قابلیت تحلیل در اختیار قرار دهد.
اهداف پیاده‌سازی
در پاسخ به نیازهای مجموعه، شرکت در سال ۹۳ تصمیم گرفت تا سیستم‌های پیشین همکاران سیستم را به راهکاران ارتقا دهد تا به اهداف زیر دست یابد:
- دسترسی در لحظه، ساده و آسان مدیران به اطلاعات پروژهها
- تعیین سطح دسترسی برای شرکای هر پروژه
- پیوست دیجیتالی مستندات پروژهها در سیستم به‌منظور تسهیل پاسخ‌گویی به نهادهای قانونی و ممیزی‌های داخلی
- بهره‌مندی از قابلیت چند ارزی و تسهیل مبادلات خارجی
- تسهیل مدیریت پرداخت‌ها در پروژهها
- کاهش هزینه‌های عملیاتی و غیرعملیاتی مرتبط با تعدد سخت‌افزارها و کاربران سیستم‌ها
- انجام سریع‌تر و راحت‌تر محاسبات مالیات بر ارزش افزوده
- دسترسی به تاریخچه‌ی تغییر وضعیت اسناد
دستاوردهای پس از استقرار
بهره‌مندی از راهکار یکپارچه‌ی راهکاران، توانست اطلاعات مورد نیاز شرکت را برای گزارش‌گیری در لحظه و آسان فراهم کند. با تعیین سطح دسترسی برای شرکای بیرونی هر پروژه، آنان می‌توانند صورت‌وضعیت‌ها، وضعیت انبار، مراودات فی‌مابین و… را در روند پروژه ببینند و اطلاعات مربوط به خود را ثبت کنند به این ترتیب امکان گزارش‌گیری سریع با حفظ نظارت کامل برای دفتر مرکزی فراهم شده است. هم‌چنین با ثبت در لحظه‌ی اطلاعات توسط کاربران در نقاط مختلف جغرافیایی، از ثبت دوباره‌ی اطلاعات در دفتر مرکزی بی‌نیاز شده، و صحت و سرعت دسترسی به اطلاعات افزایش یافته است. اکنون با امکان پیوست دیجیتالی مستندات هر پروژه، پاسخ‌گویی به نهادهای قانونی و ممیزهای داخلی ساده‌تر و سریع‌تر انجام می‌شود؛ با ویژگی چند ارزی راهکاران، تمام مبادلات خارجی کشور با ارز مرجع ثبت و محاسبه می‌شود؛ با کنترل در لحظه‌ی عملیات در قالب یک سیستم یکپارچه، مدیریت پرداخت‌ها در پروژهها راحت‌تر شده است؛ هم‌چنین شرکت از امکان محاسبه‌ی اتوماتیک مالیات بر ارزش افزوده و تهیه‌ی گزارش‌های قانونی مرتبط با آن برخوردار است.
چند ارزی بودن راهکاران؛ تسهیل مبادلات خارجی
شرکت بین‌المللی پتروتکسان نیاز داشت برخی قطعات و تجهیزات مورد نیاز پروژهها را از شرکای خارجی تهیه کند. در نبود یک سیستم چند ارزی، ثبت اطلاعات مربوط به خرید با تبدیل ارز انجام می‌شد که فرآیندی وقت‌گیر بود.
با ویژگی چند ارزی راهکاران، اکنون تمام خریدها با ارز مرجع ثبت و محاسبه‌ی تبدیل ارز توسط سیستم انجام می‌شود. به این ترتیب، فرآیند کار سریع‌تر و بدون خطا محاسبه می‌شود.
تحت وب بودن راهکاران؛ دسترسی در لحظه به اطلاعات پروژهها
با پراکندگی جغرافیایی پروژهها و مسافرت‌های متعدد مدیران، شرکت به راهکاری نیاز داشت تا امکان دسترسی در لحظه به اطلاعات پروژهها را بدون محدودیت زمانی و مکانی فراهم کند.
تحت وب بودن راهکاران، این امکان را در اختیار شرکت قرار داد تا در هر لحظه و هر مکان، به اطلاعات دقیق و به‌روز از پروژهها دسترسی داشته باشند و نظارت و کنترل پروژهها با دقت بیش‌تری انجام شود.
یکپارچگی راهکاران؛ مدیریت راحت‌تر پرداخت‌ها
فعالیت پروژه محور شرکت، لزوم تعریف تنخواه در پروژهها را به همراه دارد. در نبود یک راهکار یکپارچه، ثبت و دسترسی به این اطلاعات با تاخیر زمانی انجام می‌شد و با توجه به تعدد پروژهها، مدیریت خزانه‌داری برای دفتر مرکزی دشوار بود.
با یکپارچگی راهکاران، اکنون اطلاعات مربوط به صورت وضعیت‌ها و اسناد مرتبط با پرداخت‌ها در لحظه دردسترس است و دفتر مرکزی کنترل و عملیات در لحظه‌ای را در ارتباط با مدیریت پرداخت‌های پروژهها در اختیار دارد.
ثبت تاریخچه‌ی تغییر وضعیت اسناد در راهکاران؛ کنترل و نظارت کامل‌تر
انجام پروژه‌های شرکت، زمان طولانی را به خود اختصاص می‌دهد و در این زمان، اسناد بسیاری به پروژهها افزوده یا تغییر می‌کنند و دسترسی به تاریخچه‌ی این تغییرات برای دفتر مرکزی از اهمیت بالایی برخوردار است.
در راهکاران امکان ثبت تاریخچه‌ی تغییر وضعیت اسناد با نام کاربر و زمان تغییرات در کنار نگهداشت اسناد پیشین، فراهم شده است. به این ترتیب روند تغییرات اسناد در زمان پروژه محفوظ می‌ماند و نظارت بر این تغییرات به‌شکل کامل و مطمئن فراهم شده است.