ارائه‌دهنده‌ی راهکارهای نرم‌ افزارهای سازمانی
ارائه‌دهنده‌ی راهکارهای نرم‌ افزارهای سازمانی

با BPM Tools راهکاران، در مواجهه با تغییرات کسب‌وکار چابک عمل کنید.

ابزارهای مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار (BPM Tools)

 

ابزارهای مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار (BPM Tools) راهکاران، می‌تواند فرآیندهای سازمانی را بر بستر ERP راهکاران، پیاده‌سازی، شبیه‌سازی، اجرا و مانیتور کند. با استفاده از امکانات BPM Tools امکان ایجاد انعطاف مناسب و یکپارچه‌سازی و هماهنگی مناسب بین‌واحدهای مختلف سازمان فراهم می‌شود. از طریق شناسایی فرآیندهای خاص سازمان و شفاف‌سازی آن‌ها مطابق با رویه‌های فعلی و یا بهبودیافته مدنظرتان می‌توانید تأییدها و قواعد کسب‌وکار خاص سازمان‌تان را در داخل راهکاران اضافه و یا بهبود داده و فرآیندهای سازمانی را تسریع ببخشید.

 

چرا BPM Tools ؟

امروزه مفهوم مدیریت فرآیندهای سازمانی، از اهمیت ویژه‌ای در سازمان‌ها برخوردار است. به منظور اعمال مدیریت بهتر فرآیندها سازمانی، این نیاز وجود دارد تا شناسایی دقیق فرآیندهای حیاتی، برنامه‌ریزی برای جریان یافتن هر چه سریع‌تر فعالیت‌ها در این فرآیندها، تخصیص مطلوب منابع به این فرآیندها و اعمال کنترل هوشمندانه برای اجرای صحیح این فعالیت‌ها انجام شود. این موارد در کنار تغییرات فراوان محیط پیرامون و نیازهای مشتریان و الزام تطابق و هم‌راستا شدن با این تغییرات برای سازمان‌ها، موجب می‌شود سازمان‌ها خود را به ابزارها و تکنولوژی‌های تسریع و انعطاف فرآیندهای سازمانی مجهز و از این طریق چابکی سازمانی را تقویت کنند.

 

 

گام‌های پیاده سازی BPM Tools راهکاران

برای استفاده از BPM Tools راهکاران در سازمان‌ها، نیاز به انجام گام به گام چرخه‌ی تصویر وجود دارد. لازم به ذکر این چرخه به صورت مداوم و پیوسته بوده و  نیاز به تغییرات آنی و یک‌باره در سازمان شما وجود ندارد.

  • شناسایی وضعیت موجود
    پس از برگزاری جلسات مختلف با ذی‌نفعان سازمان و بررسی روال‌های جاری سازمان شما، فرآیند فعلی سازمان در قالب شناسنامه‌‌های فرآیندی مستند شده و به تایید ذی‌نفعان خواهد رسید.
  • طراحی وضعیت مطلوب
    پس از تدوین شناسنامه‌ی فرآیند بر اساس تجارب قبلی همکاران سیستم در صنایع مشابه و جلسات فنی، طرح وضعیت مطلوب یا‌ آتی فرآیند کسب وکار تدوین خواهد شد. در این مرحله علاوه بر شناسنامه‌ی فرآیند وضع آتی یا مطلوب، نمودار فرآیند کسب‌وکار نیز نیز طبق استاندارد BPMN ۲.۰ کشیده می‌شود.
  • طراحی فرم
    در این فاز فرم‌های خاصی که خارج از محدوده‌ی راهکاران است با استفاده از ابزار فرم‌ساز طراحی و ایجاد می‌شود. این عمل می‌‌تواند توسط کارشناسان سازمان شما نیز انجام شود.
  • طراحی فرآیند
    در این بخش با استفاده از ابزار طراحی گردش کار در راهکاران نقش‌‌ها، پست‌‌ها و ساختار سازمانی اجرایی گردش کار در سازمان شما تعریف می‌‌شود.
  • شبیه سازی فرآیند
    بعد از طراحی فرایند، برای اطمینان از اجرای درست و کامل فرآیند و کنترل خطاهای پیش‌‌بینی نشده، در محیطی آزمایشگاهی، فرآیند طراحی شده توسط ابزار simulation تست خواهد شد.
  • پیاده‌‌سازی فرآیند
    در این فاز، فرآیندهای توافق شده به صورت واقعی پیاده‌‌سازی می‌‌شود. یکی از ابزارهای مهم در محیط اجرا، کارتابل راهکاران می باشد که از این طریق کارها در کارتابل افراد مربوطه خواهد چرخید.
  • پایش و مانیتورینگ
    فرآیند ابزارهای مانیتورینگ BPM راهکاران، قادر است گزارشات متنوع تحلیلی و اماری را به کاربران و مدیران سیستم ارائه دهد. این ابزارها شامل ابزار کاوشگر داده ها و داشبورد می‌‌باشد.
  • بهبود فرآیند
    در این فاز شما با استفاده از بستر فراهم شده می‌‌توانید فرایندهای سازمانی را بازبینی کرده و با شناسایی گلوگاه‌‌ها، نقاط قابل اصلاح و ساده‌‌سازی فرآیندها، بهبود مستمر سازمان‌‌تان را تضمین کنید.

ویژگی‌های بستر نرم‌افزاری BPM Tools

  • تنظیم شروع فرآیند بر اساس رخدادهای مختلف مربوط به فرم مانند ذخیره یک فرم، تغییر وضعیت یا سررسید یک تاریخ و ساعت خاص
  • تنظیم اجرای گردش کار از طریق سیستم‌های مورثی با استفاده از Web Service با پروتکل‌های REST و SOAP
  • تنظیم تاییدهای سلسله مراتبی بر اساس ساختار سازمانی
  • تعریف زیر فرایند و استفاده آن در گردش کارهای مختلف
  • تعریف Business Rule و شرط های پیچیده در گردش کار
  • متوقف کردن یک فرآیند و انتظار اجرای مجدد بر اساس رخدادهای متنوع
  • تعریف عملیات های اتوماتیک و اجرای action های مختلف موجود در راهکاران
  • تعریف عملیات دستی و ارسال کار به کارتابل یک شخص، پست، مدیر بالاسر یا مدیر یک واحد خاص
  • ارسال و دریافت پیغام با استفاده از SMS و ارسال پیغام از طریق ایمیل
  • ارسال کار به صورت خودکار بعد از زمان مشخصی از کارتابل شخص در صورت عدم انجام
  • تعریف ساختار سازمانی، سلسله مراتبی اجرایی گردش کار، به همراه پست ها و نقش ها و کاربران منتسب
  • مدیریت و کنترل نسخه‌های مختلف فرآیندهای کسب‌وکار در طول زمان ، گزارش مقایسه از نسخه‌های مختلف
  • طراحی فرم به صورت Master-Detail
  • طراحی یک سیستم خاص با چندین فرم و گزارش
  • ارتباط دوطرفه فرم های استاندارد راهکاران با فرم های ساخته شده فرم‌ساز
  • طراحی فرم های اطلاعات پایه و سندهایی که نیاز به گردش اطلاعات دارند.
  • تعریف قواعد کسب وکار به روی فرم ها مثلا کنترل موجودی حساب قبل از ذخیره سند
  • تعریف State chart بروی هر فرم
  • گزارشگری پویا بر اساس فرم‌های ساخته شده
  • ارتباط یک فرم ساخته‌شده با سیستم‌های دیگر توسط وب‌سرویس
  • اضافه کردن فیلدهای مختلف به فرم های استاندارد راهکاران
  • اضافه کردن فیلدهای ارجاعی به فرم های خاص مشتری یا فرم‌های دیگر راهکاران
  • اضافه کردن فیلدها از نوع لیست، عدد، تاریخ، شرح و …
  • استفاده از فیلدهای تعریف شده در ابزار گردش کار
  • شبیه‌سازی زمان‌های پرفشار نیروی انسانی مشغول در فرآیند
  • محاسبه کارایی پرسنل موجود در فرآیندهای کسب‌وکار
  • تعریف پارامترهای مختلف و تخصیص این پارامترها به هر عملیات
  • کنترل و تست حالت‌ها و مسیرهای مختلف یک شرط
  • نمایش خطاها و گلوگاه‌های فرآیندی بر اساس داده‌های استفاده شده در شبیه‌سازی
  • تعریف ساعت‌های کاری و تقویم کاری انجام‌دهنده‌های عملیات گردش کار
  • پوشه‌بندی فعالیت‌های جاری در کارتابل شخصی
  • تعریف کاربران و افراد داخل یک فرآیند در قالب ساختار سازمانی
  • نمایش فرم عملیاتی مرتبط به فرآیند تعریف‌شده از طریق کارتابل
  • انجام عملیات مانند تایید و رد در کارتابل
  • یادداشت به روی فعالیت‌ها در زمان ارسال به مرحله بعد
  • تعیین نفر جایگزین و ارسال فعالیت‌ها و کارها به نفر جایگزین
  • هشدار دریافت و انجام کارها و فعالیت‌ها و مشخص شدن کارهای در صف
  • ساخت گزارش‌های پویا و متنوع از فرآیندهای اجرا شده
  • نمایش گلوگاه‌های فرآیندی بر اساس اجراهای دوره های گذشته
  • استفاده از داشبوردهای نموداری برای پایش فرآیندهای اجرا شده در زمان مشخص
  • کنترل اجرای یک فرآیند و مشخص شدن مسیر اجرایی هر فرآیند
  • وجود گزارش‌های متنوع آماری و تحلیلی از فرآیندهای اجرا شده در سازمان
  • کنترل و تحلیل زمان اجرای فعالیت‌ها بر اساس SLA تعریف شده
  • گزارش از میزان تاخیرات عملیات فرآیندها، واحدهای سازمانی بر اساس زمان و درصد
  • تحت وب بودن زیرساخت راهکاران
  • امکان شخصی سازی نمایش راهکاران
  • امکان پشتیبانی از زبان های فارسی، انگلیسی و عربی
  • امکان تغییر و گسترش کارکرد نرم افزارهای استاندارد برای مشتری خاص با استفاده از ابزار ERA
  • وجود وب سرویس های متنوع برای ارتباطات بین راهکاران و سیستم های دیگر
  • پشتیبانی از Active Directory و SSO
  • امکان تنظیم Password police توسط مشتری
  • پشتیبانی از تکنولوژی SSL بر روی HTTPS برای اطمینان از عدم نفوذ در سیستم
  • امکان گزارش‌گیری پویا به روی سیستم های مختلف با استفاده از ابزار کاوشگر
  • استفاده از notification برای یادآوری رخدادهای راهکاران از طریق سامانه‌های ایمیل و SMS
  •  

     

     

     

    تسریع اجرای فرآیندهای سازمانی

  •  

     

     

     

    چابکی در مقابل تغییرات سازمانی

  •  

     

     

     

    بهبود سطح کنترل بر فرآیندها

  •  

     

     

     

    شفاف‌‌سازی شیوه اجرای فرآیندها

  •  

     

     

     

    شناسایی گلوگاه‌‌ها

  •  

     

     

     

    تسهیل ارتباط‌های بین‌‌واحدی

  •  

     

     

     

    امکان تخصیص بهینه منابع

 

تأثیر BPM Tools راهکاران بر حوزه‌های کسب‌و‌کار


فرآیند تدارکات

به‌کارگیری BPM Tools در فرآیند تدارکات کمک می‌‌‌کند که سازمان شما در کوتاه‌ترین زمان درخواست‌های افراد مختلف را کنترل و اجرا کرده و با مدیریت کارها به صورت سیستمی از دیرکرد و از صرف هزینه‌ی بیشتر جلوگیری کند. ابزار BPM کمک می‌‌‌کند تا افراد مختلف در زنجیره تامین سازمان شما به صورت یکپارچه با هم در تعامل باشند و در هر لحظه مشخص باشد کار تامین در دست چه فردی در سازمان قرار داد. در این حوزه زیرفرآیندهای درخواست کالا، درخواست خرید و … وجود دارند.

سیستم فروش BPM Tools

فرآیند فروش

با ابزار BPM، انواع اسناد مرتبط با فرآیندهای فروش، مکانیزه شده و در نتیجه ارجاع فروش در کوتاه‌ترین زمان ممکن به کارتابل کاربر مربوطه انجام شده و در نهایت ضمن تسهیل انجام فروش‌‌‌های سازمان شما و کاهش هزینه‌‌‌ها، زمان پاسخگویی به درخواست‌‌‌های مشتریان‌‌‌تان را نیز کاهش می‌دهد. این ابزار از زمان ثبت درخواست تا زمان صدور پیش‌‌‌فاکتور و تصمیم‌‌‌گیری و برنامه‌‌‌ریزی فروش، شرکت‌ را یاری می‌رساند. فرآیند فروش دربرگیرنده فرآیندهای فروش صادراتی، فروش پخش و … است.

 


فرآیندهای  سرمایه انسانی

به‌کارگیری ابزار BPM راهکاران در سازمان شما موجب می‌‌‌شود که فرآیندهای مربوط به سرمایه انسانی‌‌‌تان به صورت مکانیزه انجام شود. از مهم‌‌‌ترین فرآیندهای حوزه سرمایه انسانی تحت تأثیر توسط BPM Tools می‌‌‌توان به فرآیندهای مرخصی، مأموریت و تردد، درخواست و ارائه وام به کارمندان، خدمات رفاهی، حمل و نقل و ترابری، درخواست‌‌‌های خاص کارکنان در بخش‌‌‌های مختلف و … اشاره کرد.


فرآیند مالی

با توجه به ارتباط حوزه مالی با تمامی حوزه‌‌‌های کسب‌‌‌و‌کار می‌‌‌توان فرآیندهای مختلفی را با استفاده از BPM Tools ایجاد، بهبود و توسعه داد و یکپارچگی بین واحدی را تسهیل کرد. از جمله این فرآیندها می‌‌‌توان به فرآیند دریافت و پرداخت و ارتباط آن با فرآیندهای فروش و تدارکات، فرآیند درخواست تسهیلات، درخواست مساعده، دریافت وجه نقد و قراردادها، تأمین و تصویب بودجه سالیانه و … اشاره کرد.