ارائه‌دهنده‌ی راهکارهای نرم‌ افزارهای سازمانی
ارائه‌دهنده‌ی راهکارهای نرم‌ افزارهای سازمانی

داستان موفقیت شرکت آب منطقه‌ای استان زنجان


سال تأسیس: ۱۳۷۲
تعداد کارکنان: ۱۸۸ نفر
تعداد کاربران سیستم: ۱۵۵ نفر
سیستم‌های مورد استفاده: اتوماسیون اداری تحت وب، بهای تمام شده، حسابداری، حسابداری دولتی
کنترل بودجه و تامین اعتبار، خزانه داری، دریافت و پرداخت دولتی، مدیریت دارایی‌ها، حقوق و دستمزد، حقوق و دستمزد دولتی، زیرسیستم صورت‌های مالی
سایت: www. znrw. ir

 

درباره آب منطقه‌ای استان زنجان

شرکت آب منطقه‌ای استان زنجان در سال ۷۲ فعالیت خود را به صورت مستقل آغاز کرد. پیش از آن، از زیر مجموعه‌های سازمان آب گیلان و تبریز بوده و در حال حاضر به نیابت از وزارت نیرو متولی مدیریت منابع آبی استان زنجان است.
مهندس حسین مهدی‌نژاد، معاون برنامه‌ریزی و بهبود مدیریت شرکت آب منطقه‌ای زنجان، فعالیت سازمان را در سه حوزه کاری تعریف می‌کند: اول حوزه طرح و توسعه که ساخت طرح‌های تأمین آب و شبکه‌های آبیاری را مدیریت می‌کند. حوزه دوم بهره برداری و حفاظت کمی و کیفی از منابع آب سطحی و زیر‌زمینی و جلوگیری از برداشت‌های غیرمجاز است، این سازمان در سومین حوزه در زمینه مسائل هوا‌شناسی و آب‌شناسی فعالیت‌های مطالعاتی انجام می‌دهد. دیگر بخش‌های عملیاتی سازمان نیز از این سه حوزه پشتیبانی می‌کنند.

اولین سازمان در زنجان

در دهه‌های اخیر تمامی سازمان‌ها ناگزیر به اجرای طرح مکانیزاسیون شده‌اند و سازمان آب زنجان هم از این امر مستثنی نبوده است. این شرکت در سال ۸۲ شروع به استفاده از اتوماسیون اداری و مکانیزاسیون دبیرخانه کرده و بعد از استقرار سیستم‌های همکاران سیستم تنها سازمانی در استان زنجان بوده که امور اداری خود را کاملا بدون کاغذ انجام می‌داده است.

چالش‌ها

مهدی‌نژاد با اشاره به مشکلات و چالش‌های موجود در سازمان پیش از استفاده از این سیستم‌های نرم‌افزاری مانند عدم دسترسی به نامه‌ها و بایگانی‌های متعدد آن‌ها گفت: برخی اوقات نامه‌ها مفقود می‌شدند و اطلاع دقیقی از چرخه صحیح‌ نامه در سازمان در دست نبود. در نتیجه، گاهی مکاتبات ماه‌ها به طول می‌انجامید. ولی بعد از مکانیزه شدن این چرخه عملکرد کارکنان قابل کنترل شده و افراد در اسرع وقت به نامه‌ها پاسخ می‌دهند چراکه امکان پیگیری نامه‌ها وجود دارد.

یکپارچگی سیستم‌های همکاران از اصلی‌ترین و مهم‌ترین ویژگی‌های آن است. این سیستم‌های یکپارچه مشکل نیاز  به پشتیبانی‌های متعدد و  عدم تطابق اطلاعات را حل کرده است

چرا همکاران سیستم؟

معاون برنامه‌ریزی و بهبود مدیریت شرکت آب منطقه‌ای زنجان مهم‌ترین دلیل انتخاب همکاران سیستم را داشتن نمایندگی‌های متعدد در سطح استان و کشور دانست و این امر را از مهم‌ترین برتری‌های همکاران سیستم نسبت به دیگر شرکت‌ها‌ی نرم‌افزاری نامید.
علاوه بر این مهدی‌نژاد دلایل دیگری نیز برای انتخاب همکاران سیستم داشت:
به گفته او در سال ۸۲ زمانی که برای اولین بار این سیستم‌ها در شرکت پیاده‌سازی شدند دفتر نمایندگی زنجان فعالیت بسیار خوبی در این امر و در زمینه آموزش و پشتیبانی انجام داد، همچنین پشتیبانی مدیریت دفتر در طول این مسیر از نکات حائز اهمیت بود.

منافع کمی

مهدی‌نژاد استفاده از سیستم‌های همکاران را از نظر کمی نیز در راستای منافع شرکت می‌داند و صرفه‌جویی در زمان و منابع را از مصادیق این امر برمی‌شمارد:
به عنوان مثال، در فرایند تهیه نامه در گذشته پرینت‌های متعددی از نامه گرفته می‌شد تا تمامی امضاهای مورد نیاز انجام شود. پروسه‌ای که حذف آن صرفه جویی در مصرف کاغذ را به دنبال داشته است و در مرحله ارجاع نامه هماهنگی مستقیم با مقام مافوق هر کارمند الزامی بود ولی در سیستم جدید فرد تنها ملزم به فرستادن گزارش نامه‌های انتقالی به کارتابل مدیران است امری که موجب صرفه‌جویی در زمان شده و در نتیجه آن، سرعت کار‌ها افزایش چشمگیری داشته است.

ویژگی‌ها

مهدی‌نژاد با اشاره به عدم محدودیت در ارجاع نامه‌ها در بعد جغرافیایی گفت: در امر مدیریت نیز فعالیت‌ها به مراتب بهبود یافته است. مثلا در فرایند دسترسی به مدارک با مشکلاتی مواجه بودیم که ناشی از اشتباهات فردی در امر بایگانی بوده یا حتی تغییر پست‌‌ها می‌توانست دسترسی به اطلاعات را محدود کند.

تحت وب شدن سیستم‌ها هم از دیگر ویژگی‌های مثبت به شمار می‌رود، از این جهت که می‌توانیم در هر جای دنیا به اطلاعات خود دسترسی داشته باشیم.
همچنین یکپارچگی سیستم‌های همکاران سیستم از اصلیترین و مهم‌ترین ویژگی‌های آن است، چرا که تطابق ورودی و خروجی‌های نرم‌افزار‌ها و منقطع نبودن آن‌ها، نسبت به مسائل دیگر در اولویت است. در واقع این سیستم یکپارچه مشکل پشتیبانی‌های متعدد و عملا عدم تطابق اطلاعات را حل کرده است.