راهکار صنعت پیمانکاری

راهکار ویژه صنعت پیمانکاری

با راهکار همکاران‌سیستم برای صنعت پیمانکاری، ریسک‌ها و انحراف‌های پیمان را کاهش دهید.

درباره صنعت پیمانکاری

با توجه به اهمیت صنعت پیمانکاری در کشور و با شناخت ویژگی‌های آن، شرکت همکاران‌سیستم راهکار نرم‌افزاری خاصی برای شرکت‌های پیمانکاری تولید کرده است. در عرضه این راهکار، ویژگی‌های این صنعت به شرح ذیل در نظر گرفته شده است:

  • پروژه‌محور بودن
  • استفاده از انبارهای غیر متمرکز در سطوح پروژه‌ها
  • به‌کارگیری ماشین‌آلات عظیم و پر‌هزینه
  • تمرکز نیروی انسانی در سطح پروژه‌ها
  • اهمیت بالای تأمین مواد و قطعات با مشخصات فنی پیچیده از خارج از کشور
  • فعالیت پرسنل در بیش از چند پروژه و اهمیت بالای تایم‌شیت
  • ارتباط با پیمانکاران پرشمار پایین‌دستی و بالا‌دستی (کارفرمایان) و تعدد استفاده از اسناد اعتباری (‌ضمانت‌نامه‌ها)
  • نگهداری حساب‌ها در سطوح تفصیلی به‌منظور محاسبه هزینه‌ها به تفکیک مراکز هزینه، پروژه، فعالیت،پیمانکار، و ساختار شکست پروژه
  • انطباق ساختار شکست پروژه بر سطوح تفصیلی با استفاده از حسابداری چند‌سطحی

مسائل و نیازهای خاص صنعت پیمانکاری

صنعت پیمانکاری با توجه به ویژگی‌های خاص خود، با مسائل متعددی رو‌به‌روست که در ادامه به برخی از آن‌ها اشاره می‌شود:

  • موقعیت جغرافیایی نامناسب پروژه‌ها: پروژه‌های اجرایی و راهبردی این صنعت اغلب در نقاط دور‌افتاده واقع شده است و به‌علت فاصله زیاد از فضاهای شهری، افراد در محل پروژه به امکانات مخابراتی مانند اینترنت، تلفن و موبایل دسترسی ندارند.
  • استفاده از ماشین‌آلات گران‌قیمت: بخش اعظمی از هزینه‌های پیمانکار در یک پروژه، هزینه ماشین‌آلات است. محاسبة هزینه استهلاک این ماشین‌آلات از چالش‌های بزرگ پیمانکاران است و گاهی مدیریت‌نکردن آنها ضررهای جبران‌ناپذیری به همراه خواهد داشت. از سوی دیگر، ماشین‌آلات مشغول به کار در یک پروژه معمولا زیاد و متنوع است. به همین سبب، هر پیمانکار بسته به نوع پروژه اعم از نفت و گاز، آب، نیرو، و راه از ماشین‌آلات ویژه آن پروژه استفاده می‌کند و به سبب همین تنوع معمولا به جای خرید ماشین‌آلات، آن‌ها را به‌صورت استیجاری تهیه می‌کند. به این ترتیب، تداوم فعالیت آن ماشین در شبانه‌روز اهمیت بسیاری دارد و توقف فعالیت یک ماشین حتی برای چند ساعت بسیار پر‌هزینه خواهد بود.
  • تمرکز بالای نیروی انسانی در پروژه‌ها:شرکت‌های پیمانکاری پروژه‌محور عمل می‌کنند و معمولاً متشکل از دفتر مرکزی و چند پروژه با فواصل جغرافیایی متفاوت‌اند. تعداد پرسنل دفتر مرکزی کم و معمولاً زیر۱۰۰ نفر است و بیشترین گردش نیروی انسانی در محل پروژه‌هاست؛ پروژه‌هایی که در استان‌های متعددند و شرایط کاری و قوانین حقوقی و مالیاتی متفاوتی نیز دارند. با توجه به ارزش پروژه و سیاست‌های سازمانی، جذب نیرو یا در محل پروژه انجام می‌شود یا دفتر مرکزی (بیشتر نیروهای متخصص) و یا به‌صورت تلفیقی از هر دو. بیشتر نیروهای ستادی پروژه، شامل مدیر پروژه، مهندسان و تکنسین‌ها را دفتر مرکزی انتخاب یا تایید می‌کند، ولی کارگران را مدیر پروژه، به‌صورت فصلی جذب می‌کند. نحوه پرداخت حقوق پرسنل نیز به این صورت است که حقوق نیروهای ستادی دفتر مرکزی و ستادی پروژه را دفتر مرکزی پرداخت می‌کند و حقوق کارگران در محل پروژه پرداخت می‌شود. به همین منظور، پرداخت به‌موقع حقوق در پروژه‌ها و رعایت‌کردن قوانین بیمه و مالیات، ارائة گزارش به دفا‌تر بیمه محلی و مدیریت پرداخت در پروژه‌ای که چند‌صد کیلومتر از مدیریت شرکت فاصله دارد از مسائل مهم شرکت‌های پیمانکاری است
  • مدیریت تأمین پروژه: یکی از ارکان مهم پروژه‌های پیمانکاری تأمین مواد و قطعات لازم آن است. دریافت نیازهای پروژه‌ها، سفارش کالا و تجهیزات با خصوصیات گوناگون و زمان‌بندی متفاوت سفارش، مدیریت سفارش در راه و جلوگیری از سفارش کالاهای اضافی در مقابل کالاهای ضروری و استراتژیک اهمیت بسیاری دارد. این موضوع وقتی مهم‌تر می‌شود که پروژه‌های نیروگاهی و نفت و گاز و پتروشیمی از فناوری روز بهره می‌برند و به همین سبب بسیاری از تجهیزات به‌کار رفته در این پروژه‌ها از خارج از کشور تأمین می‌شود. در چنین شرایطی مدیریت خریدهای خارجی و سفارش‌ها با اعتبار ارزی نیز اهمیت خواهد داشت.
  • بالا بودن هزینه استهلاک ماشین‌آلات و تجهیزات: با توجه به اینکه تجهیزات شرکت‌های تولید کننده سیمان، سرمایه بر هستند اجرای کارآمد نگهداری و تعمیرات و برنامه‌ریزی مناسب تعمیرات پیشگیرانه می‌تواند نقش مهمی در افزایش اثربخشی تجهیزات و ماشین آلات داشته باشد.
  • مدیریت پیچیده مواد و قطعات در سطح پروژه: بخش اعظم بهای تمام‌شده پروژه را هزینه مواد تشکیل می‌دهد. در پروژه‌های پیمانکاری، یکی از چالش‌های بزرگ، کنترل کالای تحویلی به پروژه است. نبود افراد متخصص تمام‌وقت، دوری از مرکز و قیمت بالای بعضی از کالا‌ها، کنترل بر انبار پروژه را ضروری می‌کند. وجود مکانیزم انبارگردانی در پروژه‌ها و کنترل ورود و خروج مواد پروژه در دفتر مرکزی اهمیت بسیاری دارد که در بیشتر مواقع بی‌توجهی به آن باعث افزایش بی‌رویه هزینه مواد در پروژه‌ها می‌شود. 
  • تعدد اسناد اعتباری در گردش‌ کوتاه‌مدت و بلند‌مدت: شرکت‌های پیمانکار در یک پروژه با شرکت‌های بسیار دیگری همکارند. این همکاری در قالب پیمانکارهای زیردست یا کارفرمایان و شرکت‌های مشاور است. مدیریت تعداد زیاد اسناد اعتباری، اعم از چک‌های در گردش کوتاه‌مدت و بلند‌مدت، تضامین و تسهیلات گوناگون، مدیریت منابع و مصارف، مدیریت موجودی نقدی، و تخصیص اعتبار به پروژه‌ها بر اساس دریافت از کارفرما از عمده نیازهای اساسی مدیران مالی در پروژه‌هاست.
  • بهای تمام‌شده پروژه: مهم‌ترین نیاز شرکت‌های پیمانکار به‌دست آوردن بهای تمام‌شده پروژه‌هاست. گوناگونی پروژه‌ها، تعدد و تفکیک‌ناپذیری فرایند‌های اجرایی از یک سو و چالش گردآوری اطلاعات از سطح پروژه‌ها از سوی دیگر باعث می‌شود بهای تمام‌شده پیمانکاری همچنان بزرگ‌ترین چالش این صنعت به‌شمار آید.

راهکار همکاران‌سیستم برای صنعت پیمانکاری

همکاران‌سیستم، با اتکا به تجربه چندین‌ساله در صنعت پیمانکاری، ضمن تاسیس یک شرکت تخصصی برای حوزه پیمانکاری، راهکار خاصی را نیز برای آن عرضه کرده که به شرح زیر است:

  • گردآوری اطلاعات پروژه‌ها در دفتر مرکزی با استفاده از ابزار انتشار اطلاعات همکاران‌سیستم: اگر‌چه پروژه‌های پیمانکاری گاهی کمترین امکانات مخابراتی را دارند، ولی به کمک ابزار انتشار اطلاعات همکاران‌سیستم می‌توان اطلاعات دور‌افتاده‌ترین پروژه‌ها را، براساس سناریوهای مختلفِ برگرفته از تجارب اجرایی در شرکت‌های پیمانکاری و با حفظ سیاست‌های سازمان در دفتر مرکزی، گردآوری کرد. به این ترتیب، امکان نظارت و مدیریت پروژه‌ها، متناسب با هر پروژه و نیازهای اطلاعاتی آن، مهیا خواهد بود. همچنین حقوق دسترسی قابل اجراست و دسترسی افراد به هر پروژه، بر اساس نوع فعالیت آن‌ها و ارزش اطلاعات، تنظیم می‌شود.
  • مدیریت ماشین‌آلات با استفاده از سیستم نگهداری و تعمیرات: وجود ماشین‌آلات ارزشمند و پرهزینه از یک سو و پراکندگی این‌گونه دارایی‌ها در پروژه‌های متفاوت و جابه‌جایی آن‌ها از سوی دیگر، به راهکار مناسبی برای مدیریت آن‌ها نیاز دارد. وجود سیستم‌ نگهداری و تعمیرات درکنار سیستم مدیریت دارایی‌ها، با قابلیت نگهداری گردش اطلاعات در سطوح مراکز هزینه و پروژه‌ها، اجرای اقدامات پیشگیرانه و اضطراری نگهداری ماشین‌آلات، به‌مثابه مهم‌ترین دارایی‌های شرکت، و تحلیل مالی آن‌ها را تسهیل می‌‌کند. همچنین با استفاده از ابزارهایی مانند حداقل و حداکثر موجودی و نیز مقدار با‌صرفة سفارش علاوه بر اینکه موجودی انبار‌ها کنترل می‌شود از وجود قطعات مهم و ضروری ماشین‌آلات در پروژه اطمینان حاصل می‌شود
  • تعیین هزینه حقوق و دستمزد به تفکیک مراکز هزینه، پروژه‌ها و فعالیت با استفاده از سیستم کنترل صرف منابع: با توجه به پراکندگی نیروی انسانی در پروژه‌ها، یکی از نیازهای شرکت‌های پیمانکار تعیین هزینه حقوق و دستمزد به تفکیک ساعات کاری در پروژه‌هاست. به این ترتیب که در یک دوره مشخص، کارکنان در پروژه‌های متعدد کار می‌کنند و سازمان نیازمند مشخص‌کردن هزینه کارکرد پرسنل به تفکیک پروژه‌هاست. سیستم کنترل صرف منابع با کمک سیستم حقوق و دستمزد، علاوه بر پوشش این نیاز، قادر به پاسخگویی قوانین متفاوت بیمه و مالیات در مناطق متعدد کاری است؛ به‌صورتی که هم می‌توان از این سیستم در پروژه استفاده کرد و هم در دفتر مرکزی مدیریت هزینه حقوق پروژه‌ها را انجام داد.
  • مدیریت تأمین پروژه با استفاده از سیستم‌های تدارکات داخلی و سفارش‌های خارجی:آنچه به‌منزله مدیریت تأمین پروژه اهمیت دارد پاسخ‌گویی به نیازهای پروژه در کنار مدیریت سفارش‌هاست. سیستم‌های تدارکات داخلی و سفارش‌های خارجی در راهکار پیمانکاری، با ارتباط با انبارهای پروژه می‌توانند بر اساس درخواست‌های پروژه برای سفارش کالا و خدمات اقدام کنند. تحویل کالا هم در انبار و هم به‌صورت ارسال مستقیم به پروژه امکان‌پذیر است و مدیریت بازرگانی سازمان می‌تواند در هر لحظه کالای سفارش داده‌شده را ردیابی کند و با گزارش‌های مناسب به زمان‌های سفارش کالا دست یابد و به این ترتیب در برنامه‌ریزی تأمین پروژه از تأخیرهای احتمالی جلوگیری کند
  • مدیریت موجودی مواد و مصالح و قطعات ماشین‌آلات با استفاده از سیستم انبار و حسابداری انبار: در راهکار پیمانکاری، مدیریت انبارهای شرکت کاملا در اختیار دفتر مرکزی است. مطلع‌بودن از موجودی انبارهای پروژه امکان انتقال کالا بین انبار‌ها از دفتر مرکزی را امکان‌پذیر می‌کند. همچنین با اجرای انبارگردانی مکانیزه در سطح پروژه‌ها و امکان تجمیع اطلاعات در دفتر مرکزی، ردیابی رسید و مصرف کالا‌ها در پروژه‌ها و داشتن سابقة چند‌ساله، هر سازمان می‌تواند اطلاعات مصرف کالای هر پروژه را به‌دست آورد و از آن‌ها در اصلاح روند اجرای پروژه‌ها و تخمین زمان و اجرای پروژه‌های بعدی استفاده کند
  • مدیریت دریافت‌ها، پرداخت‌ها و تضامین با استفاده از سیستم خزانه‌داری: پیمانکاران، به‌سبب نوع کار خود، مرتباً از تسهیلات و تضامین بانکی استفاده می‌کنند. به‌علت تنوع تخصص‌های لازم در هر پروژه و بالطبع تعدد نیروهای متخصص آن‌ها، شرکت‌های پیمانکاری نیازمند به‌کارگیری اسناد اعتباری متعددی برای پرداخت هزینه‌ها هستند. در چنین حالتی، راهکار پیمانکاری با مدیریت دریافت و پرداخت با قابلیت پوشش ضمانت‌نامه‌ها و تسهیلات و همچنین مدیریت تنخواه پروژه‌ها، در کنترل وجوه نقد، نقدینگی و دستیابی به گزارش منابع و مصارف سازمان کمک شایانی می‌کند
  • مدیریت هزینه‌های پروژه با استفاده از سیستم تسهیم هزینه: مشخص‌شدن قیمت تمام‌شده پروژه‌ها و فعالیت‌ها در شرکت‌های پیمانکاری و مهندسان مشاور از الزامات مدیریت است. راهکار پیمانکاری با داشتن سیستم تسهیم هزینه‌ها و با استفاده از اطلاعات سایر سیستم‌ها مانند حسابداری مالی، حسابداری انبار، سیستم کنترل صرف منابع و محاسبات خود سیستم، با بهره‌گیری از آخرین متدولوژی‌های تسهیم اعم از یک‌طرفه و دوطرفه و همچنین با روش درصد پیشرفت کار، می‌تواند این امر را انجام دهد و گزارش‌های مالی لازم مدیران را تهیه کند.