سیستم خدمات الکترونیک سازمان
امروزه بیش‌تر سازمان‌ها در تکاپوی ایجاد یک بستر تعاملی مناسب با ذی‌نفعان درون سازمانی هستند. استفاده از امکانات سیستمی برای انجام فعالیت‌های معمول کارکنان که در ارتباط با سازمان انجام می‌شود از یک سو و لزوم کاهش مراجعات حضوری به واحدها از سوی دیگر، استفاده از «خدمات الکترونیکی سازمان» را به یک نیاز مهم در حوزه نیازهای سیستمی تبدیل کرده است.
ماژول خدمات الکترونیکی سازمان راهکاران، با بهره‌گیری از بستر ارتباطی موجود در سازمان‌ها، امکان ارائه خدماتی گسترده، سریع، امن و آسان را در انجام بخشی از فرآیندهای کارکنان، استخراج گزارش‌ها و مشاهده اطلاعات مربوط به آنها، فراهم می‌سازد.
استفاده از زیرساخت کم‌حجم و مناسب، در کنار طراحی ساده و قابل‌فهم برای طیف‌های مختلف کارکنان، این ماژول را به یک ابزار مناسب برای رسیدن به اهداف سازمان‌ها در ایجاد بستر مکانیزه اطلاعاتی و ارتباطی با کارکنان تبدیل کرده است.
مزایای سیستم خدمات الکترونیک سازمان
- کاهش مراجعه حضوری کارکنان به واحدهای مربوطه
- تسریع در پیشبرد فعالیت ها و امور جاری سازمان
- دسترسی مدیران هر واحد به اطلاعات پرسنل زیرمجموعه
- کاهش بروکراسی سازمانی و حذف کاغذ از فرآیندهای سازمانی
- دسترسی سریع کارمندان به اطلاعات مورد نظر و ثبت درخواست‌ها
- سهولت کاربری و سادگی در کار
ویژگی‌های سیستم خدمات الکترونیک سازمان
ایجاد بستر یکپارچه برای پیشبرد امور جاری سازمان
با توجه به یکپارچگی اطلاعاتی و فرایندی ماژول خدمات الکترونیک سازمان با سایر حوزه‌های سرمایه انسانی، ارتباطات سازمانی، مدیریت کارخانه و انبار و لجستیک؛ هر یک از پرسنل سازمان می‌توانند درخواست‌ها و نیازهای پرسنلی خود را در سیستم ثبت کرده و بدون مراجعه به واحدهای مربوطه، گزارش‌های موردنظر خود را از سیستم دریافت کنند. در نتیجه حجم مراجعه غیرضروری به واحدها به میزان درخور توجهی کاهش‌یافته و هزینه‌ای که از این بابت به سازمان و پرسنل تحمیل می‌شد، حذف می‌شود.
حذف برخی کارهای دستی در پیش‌بُرد فرآیندهای حوزه
از مهم‌ترین مشکلات در تعامل کارکنان سازمان و واحدهای مرتبط با فعالیت‌های پرسنلی کارکنان، حجم بالای فعالیت‌ها، نیازهای پرسنل سازمان و در نتیجه نیاز به استخدام کارمند برای انجام این امور است. همواره با اجرای فرآیندها و درخواست‌ها به‌شکل دستی با درصدی از خطاها و اشتباهات ناگزیر، روبه‌رو هستیم که با حذف بخشی از فرآیندهای دستی و استفاده از این ماژول، می‌توان حجم کارهای کارکنان این واحدها را کاهش داده و از ظرفیت‌های آنها در سایر فعالیت‌های سازمان بهره برد. از طرفی با استفاده از این ماژول می‌توان خطاها و مشکلات مربوط به انجام فعالیت‌های مرتبط با پرسنل را به‌طور فزاینده‌ای کم کرد.
ثبت درخواست‌های کارکنان به شکل مستقیم و بی‌واسطه
با استفاده از امکانات این ماژول، کارکنان به طور مستقیم و بدون واسطه، امکان ثبت درخواست‌ها و استخراج گزارش‌های موردنیاز خود از سیستم را خواهند داشت. بنابراین، هر یک از آنها، در هر زمان که نیاز باشد، می‌تواند درخواست موردنظر خود را ثبت کرده و در همان لحظه کارمند مسئول را از درخواست خود آگاه کند. هم‌چنین برای اطلاع از آخرین وضعیت درخواست خود می‌تواند از همین امکان استفاده کند.
دسترسی سریع کارمندان به اطلاعات موردنیاز در هر زمان و مکان
امکانات و بستر ارتباطی موجود در اکثر سازمان‌ها، به همراه استفاده از امکانات این ماژول، دسترسی سریع و مستقیم کارکنان به سیستم و استفاده از آن را در هر زمان و هر مکانی امکان‌پذیر می‌کند. به این ترتیب محدودیتی بابت مراجعه در ساعات کاری یا مراجعه حضوری به مسوول مورد نظر وجود نداشته و از این بابت امکان ارزشمندی در اختیار پرسنل سازمان قرار می‌گیرد.
سهولت کاربری و سادگی در کار
با توجه به طراحی و زیرساخت استفاده شده در این ماژول، برای استفاده از امکانات آن نیاز به آموزش و برخورداری از تخصص‌های ویژه نبوده و امکان استفاده از آن برای طیف‌ها و تخصص‌های متنوع از پرسنل وجود دارد.
امکانات و ابزارهای سیستم خدمات الکترونیک سازمان
اطلاعات پایه
- تغییر اطلاعات کارمند (شامل اصلاح اطلاعات شناسنامه‌ای، سوابق شغلی، تحصیلی، جانبازی، ایثارگری و…)
کارگزینی
- مشاهده و پرینت احکام کارگزینی
- مشاهده و تایید احکام کارگزینی توسط مدیر
جبران خدمات
- مشاهده و پرینت فیش حقوق
- مشاهده و پرینت فیش خاص کاربر
- امکان مشاهده و پرینت فیش پرداخت دوره‌ای
- مشاهده و کنترل فیش حقوق توسط مدیر
- مشاهده و کنترل فیش خاص کاربر توسط مدیر
- مشاهده و کنترل فیش پرداخت دوره‌ای توسط مدیر
تردد
- مشاهده و ثبت درخواست تصحیح اطلاعات تردد
- مشاهده و ثبت درخواست انواع مجوز
- مشاهده و ثبت درخواست تغییر گروه کاری
- مشاهده وضعیت تردد
- مشاهده مرور کارکرد
- مشاهده و تایید/رد گروهی درخواست تصحیح اطلاعات تردد کارکنان توسط مدیر
- مشاهده و تایید/رد گروهی درخواست انواع مجوز توسط مدیر
- مشاهده و تایید/رد گروهی درخواست تغییر گروه کاری کارکنان توسط مدیر
- مشاهده وضعیت تردد کارکنان توسط مدیر
- مشاهده مرور کارکرد کارکنان توسط مدیر
- مشاهده گزارش تردد روزانه به تفکیک کارمندان زیرمجموعه توسط مدیر
مرخصی
- ثبت مرخصی برای خود یا کارمندان زیرمجموعه
- مشاهده و تایید/رد گروهی مرخصی کارکنان توسط مدیر
- مشاهده کاردکس مرخصی برای خود یا کارمندان زیرمجموعه
ماموریت
- ثبت ماموریت برای خود یا کارمندان زیرمجموعه
- مشاهده و تایید/رد گروهی ماموریت کارکنان توسط مدیر
انبار
- ثبت درخواست کالا از انبار
- مدیریت درخواست‌های ثبت شده
نگهداری تعمیرات
ثبت اعلان‌های تعمیراتی شامل اطلاعات زیر:
- اعلام خرابی تجهیزات و دستگاه‌ها
- مشخص کردن حالت خرابی (Failure mode) توسط ایجادکننده اعلان
- درخواست تعمیرات و خدمات عمومی از همه واحدهای سازمانی
- مشاهده درخواست‌ها و امکان تایید آن توسط مدیر
- امکان بستن درخواست‌ها توسط کاربر ایجادکننده
گزارشات
- اخذ گزارشات ساخته شده در سیستم
مدیریت عملکرد
- موافقتنامه
- پروفایل عملکرد من