گردش مکاتبات اداری
اتوماسیون اداری راهکار رهایی از هزینه های ناشی از استفاده از کاغذ برای گردش و نگهداری مکاتبات اداری است. جایگزین شدن اتوماسیون اداری و انجام کارها به صورت الکترونیک به جای فرایندهای طولانی و تکراری تهیه، گردش و نگهداری مکاتبات و اسناد اداری به صورت دستی موجب افزایش سرعت و دقت در امور خواهد شد.
به این ترتیب، با این سیستم تحت وب می‌توانید به‌جای کارتابل‌ها و زونکن‌های فیزیکی از کارتابل‌های مجازی سود ببرید. دسترسی به کارتابل شما از طریق اینترنت محدودیت‌های مکانی را از بین می‌برد و لزومی به حضور همیشگی در محیط کار برای رسیدگی به مکاتبات وجود ندارد. این امر به تحقق دورکاری کمک می‌کند.
منافع و مزایا
استفاده بهینه از زمان
سیستم یکپارچه مکاتبات اداری با مدیریت گردش انواع نامه‌ها و فرم‌ها و ساماندهی جلسات و قرار‌ها موجب آسان‌سازی در امور سازمانی و صرفه‌جویی در هزینه و زمان می‌شود.
از جمله امکانات سیستم اتوماسیون اداری تحت وب همکاران سیستم برای افزایش بهره‌وری در سازمان، عملیات اتوماتیک است. با این امکان، کارهای روزانه شما به صورت خودکار انجام می‌شود و گردش کارها تسهیل می‌گردد. به این ترتیب، شما می‌توانید از زمان خود برای انجام فعالیت‌های مهم‌تر در سازمان سود ببرید. در واقع عملیات خودکار، امکان انجام چند کار تکراری را تنها با زدن یک دکمه ممکن می‌سازد.
همچنین با سامانده شخصی شما می‌توانید تنظیم، ثبت و نگهداری، برگزاری و پیگیری جلسات را همراه با امکاناتی از قبیل جستجوی زمان آزاد، دعوت و ارسال دستورجلسه، یادآوری به دعوت‌شدگان، بایگانی صورت‌جلسات، تخصیص فعالیت‌های مرتبط به کاربران، کنترل پیشرفت وظایف محوله و ... با سیستم انجام دهید.
انجام کارهای اداری از هر نقطه جغرافیایی
به‌کارگیری اتوماسیون اداری تحت وب همکاران سیستم، به همراه کارتابل آفلاین، امکان دسترسی آسان به مکاتبات از هر نقطه جغرافیایی را برای کاربران فراهم می‌کند.
به این ترتیب، با این سیستم تحت وب می‌توانید به‌جای کارتابل‌ها و زونکن‌های فیزیکی از کارتابل‌های مجازی سود ببرید. دسترسی به کارتابل شما از طریق اینترنت محدودیت‌های مکانی را از بین می‌برد و لزومی به حضور همیشگی در محیط کار برای رسیدگی به مکاتبات وجود ندارد. این امر به تحقق دورکاری کمک می‌کند.
افزون بر این و در صورت عدم دسترسی به اینترنت شما می‌توانید از کارتابل آفلاین سود ببرید. با این ابزار، می‌توانید در هر نقطه‌ای از جهان به نامه‌ها و ارجاع‌های خود دسترسی داشته باشید و عملیاتی از قبیل دیدن نامه‌ها و ارجاع کارها به همراه پاراف را بدون نیاز به اینترنت انجام دهید. سپس و در اولین دسترسی به اینترنت انتقال مجموعه عملیاتِ انجام شده به سیستم تحت وب امکانپذیر خواهد بود.
امکانات و ابزارها
ویرایشگر داخلی html
ویرایش متن نامه
ویرایشگر html تعبیه شده در نسخه جدید اتوماسیون اداری تحت وب، دارای امکانات متنوع برای طراحی الگوهای متن است که نسبت به راهکار فعلی راحتی کاربری بیشتری را برای راهبران اتوماسیون اداری در سازمان‌ها فراهم می‌کند. به علاوه محیط ویرایش متن نامه نیز در راهکار جدید امکانات قابل قبولی را از جمله تغییرات قلم ، فرمت، چیدمان، پاراگراف و غیره، برای تهیه نامه با ظاهر مناسب فراهم می‌آورد. همچنین قراردادن تصویر یا جدول نیز در این محیط به راحتی امکانپذیر است. قابلیت جای‌گذاری خودکار مقادیر عنوان ، موضوع، امضا، شماره و تاریخ نامه و غیره نیز در این راهکار در نظر گرفته شده است تا تمامی امکانات نسخه‌های قبلی را پوشش دهد.
از جمله امکانات ویرایشگر جدید اتوماسیون اداری، امکان انتخاب فونت‌های دلخواه در بخش تنظمیات سیستم توسط راهبر است که می‌تواند زیرمجموعه‌ای از فونت‌های نصب شده روی سرور را به عنوان فونت‌های قابل استفاده برای کاربران در ویرایشگر html انتخاب کند. بدین ترتیب در صورتی که فونت مورد نظر روی کلاینت نصب نشده باشد نامه نهایی و پیش نمایش آن با فونت مورد نظر و بدون بهم‌ریختگی نمایش داده می‌شود.
نمایش متن نامه
برای مشاهده متن نامه نیز نمایشگر جدید، قابلیت مشاهده متن نامه را در کنار امکاناتی از قبیل ویرایش و چاپ فراهم می‌کند. برای مشاهده متن نامه کاربر می‌تواند در تنظیمات کاربری یکی از دو نحوه نمایش html یا pdf را انتخاب کند که برای مشاهده هیچ‌کدام نیازی به نصب ابزار یا انجام تنظیم روی کلاینت ندارد. در صورت انتخاب مشاهده متن نامه در محیط PDF، تبدیل متن نامه از html به pdf سمت سرور انجام خواهد شد و نیازی به نصب ابزار و انتجام تنظمیمات روی کلاینت وجود ندارد.
چاپ متن نامه
در صورتی که کاربر از الگوی html استفاده کرده باشد می‌تواند از داخل نمایشگر یا داخل صفحه مشخصات نامه آن را چاپ کند. در راهکار جدید نیز امکانات متنوع چاپ متن نامه از قبیل چاپ با امضا، چاپ با رونوشت، چاپ نامه برای گیرندگان متعدد، چاب با سربرگ، چاپ با هامش و غیره در نظر گرفته شده است. برای چاپ متن نامه کاربر می‌تواند در بخش تنظیمات کاربری نحوه چاپ اسناد را با فرمت tiff یا pdf انتخاب کند که در هر دو صورت نیازی به نصب ابزار برای تبدیل متن روی کلاینت وجود ندارد. برای چاپ رسید نامه نیز امکان تعریف الگوی html فراهم شده است.
قابلیت خودکار سازی عملیات با استفاده از عملیات اتوماتیک
از جمله امکانات سیستم اتوماسیون اداری تحت وب همکاران سیستم برای افزایش بهره‌وری در سازمان، عملیات اتوماتیک است. با این امکان، کارهای روزانه شما به صورت خودکار انجام می‌شود و گردش کارها تسهیل می‌گردد. به این ترتیب، شما می‌توانید از زمان خود برای انجام فعالیت‌های مهم‌تر در سازمان سود ببرید. در واقع عملیات خودکار، امکان انجام چند کار تکراری را تنها با زدن یک دکمه ممکن می‌سازد.
پشتیبانی از پروتکل ECE و پیام دولت برای ارتباط با سایر سازمان‌ها
همچنین با تبادل الکترونیک مکاتبات، گامی اساسی در حرکت به سمت دولت الکترونیک برداشته شده است. ارسال و دریافت نامه‌ها از طریق پست الکترونیک و بر اساس پروتکل ECE امکان تعامل الکترونیک با دیگر سازمان‌ها را در سیستم اتوماسیون تحت وب همکاران سیستم فراهم کرده است. از دیگر امکانات این سیستم امکان اتصال به سیستم پیام دولت است.
قابلیت اطلاع‌رسانی با استفاده از پیام کوتاه
با فعال شدن پیام کوتاه در تنظیمات کاربر، سیستم به ازای کارهای ارجاع شده یا جلسات تنظیم شده به شخص توسط پیام کوتاه اطلاع می‌دهد. ویژگی ارسال پیام کوتاه در برنامه اتوماسیون اداری تحت وب به گونه‌ای طراحی و پیاده سازی شده است که مستقل از نرم افزارهای ارائه کننده سرویس پیام کوتاه باشد.
امکان ارسال و دریافت مکاتبات به طور مستقیم داخل سیستم از طریق پویش، دورنویس، پست الکترونیک و پرتال مکاتبات
در سیستم اتوماسیون اداری نامه‌ها و مستندات به شیوه های مختلفی ارسال و دریافت می شوند. در سیستم اتوماسیون اداری تحت وب همکاران سیستم برای سهولت ارسال و دریافت نامه‌ها و سایر مستندات اداری از راهکارهای متنوع یکپارچه با سیستم استفاده شده است. پویش آنلاین و آفلاین، مرکز دورنویس داخلی سیستم، مشاهده صندوق پست الکترونیک و پرتال مکاتبات از جمله این راهکارها به شمار می‌روند.
هشدار دریافت اسناد و پیگیری نامه‌ها داخل و خارج از برنامه
از آنجاییکه انجام کارهای اداری به موقع و در زمان معین همواره مورد توجه سازمان‌ها بوده است، لذا در سیستم اتوماسیون اداری تحت وب همکاران سیستم هشدارهایی برای اطلاع رسانی به کاربران و همچنین راهنمایی آنها به انجام به موقع امور طراحی شده است. از جمله این موارد می توان به هشدار دریافت ارجاع یا فرم جدید در کارتابل، سررسید تاریخ انتظار پاسخ ارجاعات ارسالی، هشدار شروع تاریخ پیگیری، هشدار برگزاری جلسه جدید، یادآوری و .. اشاره کرد.
سایر امکانات:
- تطابق با انواع دبیرخانه‌ها و بایگانی‌ها اعم از متمرکز، نیمه متمرکز و غیر متمرکز
- امکان اطلاع رسانی از طریق پیام کوتاه، تلفن گویا، پست الکترونیک و پرتال مکاتبات
- کارتابل مشترک برای تمامی اسناد سازمانی با قابلیت مدیریت شخصی
- قابلیت تعریف دسترسی‌ها به صورت کاملا انعطاف پذیر در سطح رکوردها روی منابع
- امکان تفویض اختیار بر اساس پست های سازمانی و انتقال حقوق دسترسی
- قابلیت تعریف تنظیم قوانین کارتابل برای مدیریت خودکار کارهای دریافتی
- قابلیت انتقال کارتابل با تغییر پست های سازمانی و نگهداری سوابق
- امکان تعریف و به اشتراک گذاری پرونده شخصی به ازای هر کاربر
- رویدادنگاری وقایع سیستمی در سه سطح کم ارزش، متوسط و پر ارزش
- در دسترس بودن راهنمای آنلاین داخل برنامه به صورت متنی و چند رسانه ای
- احراز هویت دو عامله و امضای دیجیتال با توکن
- امکان تعریف انواع ارجاعات با دسترسی و الگوهای ارجاع متفاوت برای تعریف روابط مجاز برای مکاتبات
- امکان استفاده از قلم نوری به منظور هامش گذاری بر روی متون نامه های وارده در هنگام ارجاع کار
- امکان تعیین مهلت زمان پاسخ و دوره پیگیری بر روی کارها
- امکان اعمال تنظیمات در سطح سیستم و کاربر
- تهیه انواع گزارش‌های مورد نیاز سازمان با استفاده از گزارش ساز
- امکانات نظارت و کنترل فرایندهای کاری مانند کنترل ارجاعات و کنترل کارتابل
- امکان تعریف و استفاده از کلیدواژه و جستجوی نامه‌ها بر اساس آن