نرمافزار خدمات الکترونیک کارمند و مدیر بخش عمومی
امروزه بیشتر سازمانها در تکاپوی ایجاد یک بستر تعاملی مناسب با کارکنانشان هستند. استفاده از امکانات سیستمی برای انجام فعالیتهای معمول کارکنان که در ارتباط با سازمان انجام میشود از یک سو و لزوم کاهش مراجعات حضوری به واحدها از سوی دیگر، استفاده از «خدمات الکترونیکی ِکارمند و مدیر» را به یک نیاز مهم در حوزه نیازهای سیستمی تبدیل کرده است.
در نرم افزار خدمات الکترونیک، کارمندان میتوانند اطلاعات مرتبط با خود را مشاهده و گزارشگیری کنند. همچنین میتوانند از امکان ثبت درخواست و انجام بخشهایی از فرایندهای سازمان که لازم است توسط آنان انجام میشود، استفاده کنند. خدمات الکترونیکی مدیر یک محیط یکپارچه، متمرکز و کاربرپسند از بخشهای مختلفی که یک مدیر برای انجام کارهای مرتبط با سرپرستی حوزه تحت مسئولیت خود نیاز دارد را فراهم میکند.
استفاده از زیرساخت کمحجم و مناسب، در کنار طراحی ساده و قابلفهم برای طیفهای مختلف کارکنان، این نرم افزار را به یک ابزار مناسب برای رسیدن به اهداف سازمانها در ایجاد بستر مکانیزه اطلاعاتی و ارتباطی با کارکنان تبدیل کرده است.
منافع و مزایا
مهمترین ویژگیهای نرم افزار خدمات الکترونیک کارمند و مدیر
حذف برخی کارهای دستی در پیشبُرد فرآیندهای حوزه
از مهمترین مشکلات در تعامل کارکنان سازمان و واحدهای مرتبط با فعالیتهای پرسنلی کارکنان، حجم بالای فعالیتها، نیازهای پرسنل سازمان و در نتیجه نیاز به استخدام کارمند برای انجام این امور است. ضمن آنکه همواره با اجرای فرآیندها و درخواستها بهشکل دستی با درصدی از خطاها و اشتباهات ناگزیر، روبهرو هستیم که با حذف بخشی از فرآیندهای دستی و استفاده از این ماژول، میتوان حجم کارهای کارکنان این واحدها را کاهش داده و از ظرفیتهای آنها در سایر فعالیتهای سازمان بهره برد. ضمن آنکه با استفاده از این ماژول میتوان خطاها و مشکلات مربوط به انجام فعالیتهای مرتبط با پرسنل را بهطور فزایندهای کاهش داد.
کاهش زمان انجام فرآیندهای حوزه
با استفاده از امکانات این ماژول، کارکنان بهطور مستقیم و بدون واسطه، امکان ثبت درخواستها و استخراج گزارشهای مورد نیاز خود از سیستم را خواهند داشت. بنابراین، هر یک از آنان، در هر زمان که نیاز باشد، میتواند درخواست مورد نظر خود را ثبت کرده و در همان لحظه کارمند مسوول را از درخواست خود آگاه کند. همچنین برای اطلاع از آخرین وضعیت درخواست خود میتواند از همین امکان استفاده کند. به علاوه مدیران نیز می توانند در خدمات الکترونیک مدیر درخواستهای پرسنل زیر مجموعه خود را تایید کنند.
کاهش میزان مراجعه کارمندان به واحدهای مرتبط با فعالیتهای حوزه پرسنلی
با استفاده از ماژول خدمات الکترونیکی کارمند، هر یک از پرسنل سازمان میتوانند درخواستها و نیازهای پرسنلی خود را در سیستم ثبت کرده و بدون مراجعه به واحدهای مربوطه، گزارشهای مورد نظر خود را از سیستم دریافت کنند. در نتیجه حجم مراجعهی غیرضروری به واحدها به میزان درخور توجهی کاهش یافته و هزینهای که از این بابت به سازمان و پرسنل تحمیل میشد، حذف میشود.
دسترسی سریع کارمندان به اطلاعات مورد نظر و ثبت درخواستها
امکانات و بستر ارتباطی موجود در اکثر سازمانها، به همراه استفاده از امکانات این نرم افزار، دسترسی سریع و مستقیم کارکنان به سیستم و استفاده از آن را در هر زمان و هر مکانی امکانپذیر میکند. به این ترتیب محدودیتی بابت مراجعه در ساعات کاری یا مراجعه حضوری به مسوول مورد نظر وجود نداشته و از این بابت امکان ارزشمندی در اختیار پرسنل سازمان قرار میگیرد.
سهولت کاربری و سادگی در کار
با توجه به طراحی و زیرساخت استفاده شده در این نرم افزار، برای استفاده از امکانات آن نیاز به آموزش و برخورداری از تخصصهای ویژه نبوده و امکان استفاده از آن برای طیفها و تخصصهای متنوع از پرسنل وجود دارد.
امکانات و ابزارها
مهمترین امکانات نرم افزار خدمات الکترونیک کارمند و مدیر
خدمات الکترونیک کارمند
- استخراج گزارشها و مشاهده اطلاعات فردی
- ثبت درخواست تغییر اطلاعات پرسنلی
- مشاهده حکمهای سازمانی
- ثبت درخواست مرخصی
- مشاهده کاردکس مرخصی
- ثبت درخواست ماموریت
- ثبت درخواست تصحیح اطلاعات تردد
- ثبت درخواست تغییر گروه کاری
- گزارش وضعیت تردد روزانه
- ثبت درخواست مجوزهای حضور و غیاب
- ثبت درخواست دوره آموزشی
- مشاهده شناسنامه آموزشی
- تکمیل فرمهای ارزیابی اثر بخشی آموزش
- مشاهده فیش حقوقی و انواع فیشهای پرداختی (پرداخت های بین ماه ) در سازمان
- مشاهده وضعیت تمام درخواستهای ثبت شده توسط کارمند
خدمات الکترونیک مدیر
- مشاهده و تایید درخواستهای پرسنل زیرمجموعه
- تکمیل و تایید فرمهای ارزیابی اثر بخشی برای پرسنل زیرمجموعه
- ثبت درخواست از طرف پرسنل زیرمجموعه
- ثبت درخواست دوره آموزشی برای پرسنل زیرمجموعه
- ثبت مجوز گروهی برای پرسنل زیرمجموعه
- مشاهده و دریافت گزارشها مرتبط با زیرمجموعه
- مشاهده و استخراج فیش حقوقی پرسنل زیرمجموعه
- مشاهده و استخراج احکام کارگزینی پرسنل زیرمجموعه
- مشاهده وضعیت تردد و حضور و غیاب پرسنل زیرمجموعه