پایان سال مالی دیگر یک کابوس نیست!

تهیه‌ و ارسال گزارش‌های قانونی که از الزامات هر کسب‌و‌کاری هستند، به سادگی قابل انجام نیست. مهم‌ترین اصل در تهیه‌ی این گزارش‌ها صحت و قابلیت اتکا آن‌هاست زیرا ارسال اطلاعات اشتباه، ممکن است پیامدهای سنگینی به همراه داشته باشد. همکاران سیستم با توجه به نیاز بازار، راهکاری جامع و یکپارچه برای کاهش نگرانی‌های مدیران مالی ارائه کرده است. در ادامه مهم‌ترین ویژگی‌های این راهکار را مرور می‌کنیم:

برای دریافت اطلاعات بیش‌تر با واحد مهندسی فروش همکاران سیستم  ۸۵۲۰ تماس بگیرید.

گزارش خلاصه‌ی معاملات فصلی و مالیات بر ارزش افزوده

یکی از اولین موضوعاتی که هر کسب‌وکاری در یک دوره‌ی مالی با آن برخورد می‌کند، گزارش خلاصه‌ی فصلی موضوع ماده 169 قانون مالیات‌های مستقیم و مالیات بر ارزش افزوده است. تغییرات در قوانین و جزئی‌تر شدن گزارش خلاصه‌ی معاملات فصلی، تهیه غیر سیستمی این گزارش را برای مودیان پیچیده‌تر کرده است. برای نمونه می‌توان به تهیه فایل اکسس بر اساس ریز فاکتورهای خرید و فروش، صادرات و واردات و فعالیت‌های چند وجهی اشاره کرد.

در راهکاران همکاران سیستم با اضافه شدن تجمیعی این گزارش و تهیه‌ی خروجی اکسس، سهولت کاربری قابل ملاحظه‌ای را به‌وجود آورده است. از آن‌جا که این گزارش ابعاد مختلفی دارد و تهیه‌ی تمام بخش‌های آن در یک نرم‌افزار به سختی امکان‌پذیر است، راهکار مالی راهکاران از طریق ایجاد یک پیش‌نویس از تهیه‌ی گزارش به کاربر اجازه اعمال تغییرات در بخش‌هایی که اطلاعات آن از طریق دیتای ثبت شده در نرم افزار قابل دریافت نبوده است را می دهد و کاربر می‌تواند آخرین تغییرات اعمال شده را در دیتای خود ذخیره داشته باشد تا در صورت نیاز بتواند به آن استناد داشته باشد و به موضوعات احتمالی با سهولت بیشتری پاسخ‌ دهد. از سوی دیگر ضروری است بعد از ارائه‌ی این گزارش‌ها اطلاعات ارائه شده غیر قابل تغییر باشند و هر گونه تغییری در قالب اصلاح و ردیابی برای دوره‌ی بعد باشد. در نتیجه یکی از ویژگی‌های این سیستم کنترل عدم تغییر اطلاعات مبنا بعد از ارائه گزارش است.

صورت‌های مالی

یکی از مهم‌‌ترین فعالیت‌های مالی، تهیه‌ی صورت‌های مالی است که به‌طور معمول در انتهای سال مالی و با فشردگی زیاد انجام می‌شود. بسیاری از شرکت‌ها برای تهیه‌ی صورت‌های مالی خود و یادداشت‌های همراه، از قبل فرمت‌هایی را در اکسل تهیه و بر اساس اطلاعات دوره‌ی گزارشی، آن را به‌روزرسانی می‌کنند. این راه‌حلی است که تا حدودی سرعت تهیه‌ی صورت‌های مالی را افزایش می‌دهد. اما الزاماً نمی‌تواند کیفیت اطلاعات و قابل اتکا بودن آن را تضمین کند. هم‌چنین، بین اطلاعاتی که در سیستم مالی وجود دارد و آن‌چه در اکسل جمع آوری شده است ارتباط نرم‌افزاری وجود ندارد، در نتیجه احتمال بروز خطای انسانی وجود دارد. از طرفی صورت‌های مالی صرفاً فراخوانی اطلاعات نیست بلکه بعد از تهیه‌ی صورتهای مالی اولیه، نیاز به انجام انواع تعدیلات مانند تعدیل طبقه‌بندی، تعدیلات سنواتی، تهاتر برخی حساب‌ها و رعایت سطح اهمیت اطلاعات در انواع یادداشت‌های قابل ارائه است که باعث پیچیده شدن این کار می‌شود. دشواری‌هایی که این فعالیت برای مسئولین مالی به همراه دارد، را می‌توان در فشردگی زمان تهیه، تعدد اصلاحیه‌ها، دردسترس بودن تغییرات و تعدیلات و استفاده از آن‌ها برای دوره‌ی جاری و وابستگی اطلاعات به نیروهای تهیه‌کننده خلاصه کرد.

در سیستم «صورت‌های مالی راهکاران»، تمام سرفصل‌های مورد نیاز، ساختار یادداشت‌های مالی و... با انعطاف‌پذیری قابل‌قبولی که بتواند تقریباً برای صورت‌های مالی هر شرکتی قابل استفاده باشد، هنگام استقرار نرم‌افزار تکمیل می‌شوند. در این راهکار تعدیلات طبقه‌بندی و سنواتی در سیستم به روش قابل درکی ذخیره شده و هنگام رجوع به روندهای مختلف، موضوع تعدیل قابل شناسایی است. بعد از تهیه‌ی صورت‌های مالی، کاربر می‌تواند روی صورت‌های مالی از سرفصل‌ها تا جزیی‌ترین بخش یادداشت‌ها مرور کند و دوباره به سطح اولی که قرار داشت بازگردد. تغییرات مورد نظر را اعمال و با فراخوانی دوباره نتیجه را به همراه تغییرات جدید مشاهده کند. این کار علاوه بر اطمینان از صحت اطلاعات، تهیه‌ی صورت‌های مالی را قابل اطمینان می‌کند.

تهیه‌ی دفاتر قانونی

یکی از موضوعات دیگری که واحد مالی با آن مواجه است تهیه‌ی دفاتر قانونی است. راهکار مالی علاوه بر کنترل‌های سیستمی با امکان تهیه‌ی گزارش‌های قانونی، سهولت در تهیه‌ی دفاتر قانونی را به همراه دارد. در راهکار مالی با استفاده از امکان صدور سند کل اسناد حسابداری بر اساس تاریخ یا بازه زمانی که نیاز به تهیه دفاتر قانونی (کل و روزنامه) وجود دارد، این اسناد را تجمیع کرده و گزارش‌هایی برای تهیه‌ی دفتر روزنامه و کل ارائه می‌کند.