ویزیتور یکی از کلیدی‌ترین نقش‌ها در کسب‌وکار پخش مویرگی است. این افراد شروع‌کننده فرایند توزیع در سازمان‌ها هستند و عملکرد آنها در فروش سازمان بسیار موثر است. عمده فعالیت ویزیتورها معمولا در صنایع پخش مواد غذایی، آرایشی و بهداشتی، نوشیدنی و آشامیدنی، لوازم خانگی و شرکت‌هایی از این قبیل است.
آنچه از فعالیت‌ها و وظایف ویزیتور در ذهن ما نقش بسته؛ معمولا تصور افرادی است که به شکل حضوری و با چند کاتالوگ در دست به پایانههای فروش مختلف مانند مغازه‌ها و فروشگاه‌ها مراجعه میکنند و محصولات مختلف را به آنها عرضه کرده و اقدام به سفارش‌گیری میکنند.
اما وظایف و اصول ویزیتوری بسیار بیشتر از این تصور کلی است. چرا که آنها با طیف وسیعی از مشتریان، انواع پایانههای فروش و محصولات مختلف سروکار دارند. همین موضوع به پیچیدگی وظایف آنها می‌افزاید.
گذشته از این موارد، در سالیان اخیر تکنولوژی، ابزارها و نرم‌افزارهایی را در اختیار آنها قرار داده که به قاطعیت می‌توان گفت موفقیت در ویزیتوری تا حد زیادی در گرو توجه به این ابزارها است.
در این مقاله با ما همراه باشید تا به اصول و وظایف ویزیتوری، نقشه راه و تکنیک های ویزیتوری برای یک ویزیتور موفق اشاره کنیم.
ویزیتور کیست و چه نقشی در کانال فروش دارد؟
برای آنکه بدانیم ویزیتور کیست و چه مسئولیت‌هایی بر عهده دارد. بهتر است ابتدا به نقش آنها در کانال فروش و سیستم توزیع مویرگی اشاره کنیم.
استخوان خرد‌کرده‌های بازار بهتر می‌دانند که فروش قلب تپنده هر سازمان و به عبارتی مانند لوکوموتیو پیش‌روی قطاری است که سایر واحدها را نیز به دنبال خود می‌کشد و پایان فروش را می‌توان مترادف با پایان یا مرگ یک کسب‌وکار دانست.
کسب‌وکارها برای پیش‌برد برنامه‌های فروش خود هر کدام بنا به فاکتورهای مختلف کانال‌های فروش متفاوتی را در نظر میگیرند. از جمله این کانال‌ها می‌توان به فروش اینترنتی، فروش از طریق فروشگاه‌های زنجیره‌ای، فروش نمایشگاهی، فروش تلفنی در کنار کانال فروش مویرگی اشاره کرد.
کانال‌های توزیع مجموعه‌ای در هم آمیخته از سازمان‌ها یا افراد است که وظیفه مهیا کردن کالا و خدمات را برای مصرف‌کننده نهایی بر عهده دارند و تعادل منطقی بین منافع این نهادها، تضمین‌کننده عمر کانال است. یک کانال توزیع زمانی کارآمد است که بتواند شش اصل را رعایت کند؛ یعنی بتواند محصول را در زمان مناسب به میزان مناسب، در شرایط مناسب با هزینه‌های مناسب، در مکان مناسب به دست فرد مناسب برساند.
حال یکی از نقش‌های کلیدی در فرایند توزیع که می‌تواند تاثیر بسزایی در کارآمد بودن کانال توزیع داشته باشد، بدون شک ویزیتور است.
شرکت‌های پخش از کانال پخش و فروش مویرگی استفاده میکنند که فرایند رساندن کالا یا خدمات به مشتری را بر عهده دارد. در این روش معمولا تولیدکننده یا توزیع‌کننده محصولات خود را طبق یک برنامه مشخص در تمام بخش‌های بازار توزیع می‌کند.
امروز بسیاری از کالاها از جمله کالاهای تند مصرف و Fmcg، محصولات غذایی، دارویی، پزشکی، آرایشی بهداشتی، دخانیات از این طریق به دست پایانههای فروش و سپس مصرف‌کنندگان نهایی می‌رسد.
ابتدا تولیدکنندگان یا توزیع‌کنندگان کالا با استخدام نیروهای فروش حرفه‌ای، کالاها و محصولات خود را در بین انواع خرده فروشی و پایانههای فروش توزیع میکنند و سپس آنها نیز محصولات را به دست مصرف‌کننده نهایی می‌رسانند. بنابراین ویزیتورها از طریق بازاریابی و فروش حضوری و به شکل رو در رو اقدام به توزیع کالاها و محصولات میکنند.
ویزیتور یکی از کلیدی‌ترین نقش‌ها در کسب‌وکار پخش مویرگی است که شروع‌کننده فرایند توزیع در سازمان‌ها هستند
ویزیتور یکی از اصطلاحات فروش مویرگی و شرکت‌های پخش است که برگرفته از کلمه ویزیت و به معنای دیدار و ملاقات است. این اصطلاح به این دلیل انتخاب شده که آنها از تکنیک‌های بازاریابی حضوری استفاده کرده و به شکل رو در رو با مشتریان صحبت میکنند.
اما به نظر می‌رسد اصطلاح Sales representative اصطلاح مناسب‌تری باشد که معمولا به عنوان نماینده فروش است. اگرچه بازدید میدانی و مراجعه حضوری شاکله وظایف ویزیتور را شکل می‌دهد، اما آنها از کانال‌های دیگر فروش مانند رسانه‌های دیجیتال یا فروش تلفنی نیز استفاده میکنند.
شاید بتوان در ساده‌ترین پاسخ به سوال « کار ویزیتور چیست؟ » بتوان گفت ویزیتورها از طریق مراجعه حضوری به انواع پایانههای فروش، علاوه بر معرفی محصولات و نفوذ به بازار و افزایش آگاهی مشتریان از برند، معمولا سفارشهای آنها را نیز دریافت میکنند تا از طریق انتقال به بخش فروش این سفارشها تامین شود.
برنامه ویزیتورها معمولا از قبل مشخص است. آنها معمولا لیست و کاتالوگی از محصولات سازمان را همیشه به همراه دارند و باید کامل نسبت به آن اشراف داشته باشند. سپس براساس برنامه مسیربندی، برای هر ویزیتور منطقه‌ای به عنوان محدوده فعالیت در نظر گرفته می‌شود. مسیر بندی معمولا از طریق نرم افزار پخش مویرگی یا به کمک نرم افزار جی آی اس (GIS) انجام می‌شود.
ویزیتورها از کانال‌های مختلف با مشتریان ارتباط برقرار کرده و سفارشها را از آنها دریافت می کنند. درخواست‌ها و سفارشهای ثبت شده توسط ویزیتورها به واحد فروش سازمان اعلام می‌شود و بر این اساس فرایند فروش به مشتریان شکل می‌گیرد.
این فرایند می‌تواند به دو روش مجزا انجام شود که به آنها فروش سرد و گرم گفته می‌شود. پخش یا فروش گرم به انجام همزمان دو مرحله سفارش‌گیری و تحویل اجناس اشاره دارد. اما در پخش یا فروش سرد ابتدا سفارش‌گیری انجام شده و سپس بعد از گذشت 24 تا 72 ساعت تحویل کالا انجام می‌شود که البته این زمان بسته به صنایع مختلف می‌تواند متفاوت باشد.
بنابراین در فروش گرم، راننده پخش یا موزع همراه ویزیتور حضور دارد و کار توزیع همزمان انجام می‌شود. در این روش معمولا ویزیتورها فرصت کمتری برای بازاریابی و صحبت با مشتری دارند. اما از طرف دیگر آنها می‌توانند در این روش کار توزیع را با سرعت بیشتری انجام دهند.
آیا ویزیتور همان بازاریاب است؟ تفاوت ویزیتور و بازاریاب چیست؟
معمولا در بسیاری از آگهیهای استخدام ویزیتور و بازاریاب را یکی در نظر میگیرند. در واقع در بسیاری اوقات منظور از استخدام بازاریاب همان ویزیتور است. اما این دو قطعا با هم تفاوت دارند. بهتر است واحد منابع انسانی سازمان به وسیله یک شرح شغل مناسب، این دو را از یکدیگر تفکیک کند. البته ویزیتور و بازاریاب شباهت‌ها و وظایف مشابهی را نیز انجام می‌دهند. اما چند تفاوت عمده دارند که شامل موارد زیر است:
- سطح فعالیت: مهمترین تفاوت ویزیتور و بازاریاب را می‌توان در این نکته دانست که بازاریاب معمولا در لایه بالاتری از ساختار سازمان فعالیت می‌کند. اما بیشتر فعالیت‌ها و کار ویزیتور به شکل میدانی و در ارتباط حضوری با مشتریان است و معمولا در سطح عملیاتی‌تری از ساختار سازمان فعالیت می‌کند.
- سطح اختیارات: ویزیتورها معمولا دخالت چندانی در تعیین قیمت، سیاست‌های مربوط به تخفیف، چگونگی وصول مطالبات و مواردی از این قبیل ندارند. این در حالی است که یک بازاریاب معمولا می‌تواند در تصمیم‌گیری اینگونه موارد دخالت داشته باشد.
مهمترین چالش‌ها و سختی های ویزیتوری
یک فروشنده تازه‌کار همواره این سوال را در ذهن دارد که چگونه ویزیتوری کنیم؟ برای اکثر آنها ترس از ویزیتوری وجود دارد که با کسب تجربه به مرور زمان از بین می‌رود. اما آشنایی با چالش‌های این شغل به ویزیتورهای تازه‌کار کمک می‌کند تا سختی های شغل ویزیتوری را کمتر کرده و برای رویارویی با مسائل آینده بهتر خود را آماده کنند. برخی از این چالش‌ها ناشی از عملکرد نامناسب شرکت‌های پخش و برخی دیگر مربوط به جامعه و دیدگاه نامناسب آنها به این شغل است.
- دیدگاه منفی بخشی از جامعه: یکی از سختی های شغل ویزیتوری ، وجود دیدگاه منفی نسبت به این شغل در جامعه است. متاسفانه به دلیل عدم آگاهی کافی، برخی از افراد دیدگاه مناسبی در مورد ویزیتوری ندارند و آن را هم‌ردیف با مشاغل سطح پایین در نظر میگیرند. البته در چند سال اخیر این دیدگاه به مرور در حال تغییر و ترک خوردن است.
- عملکرد نامطلوب شرکت‌های پخش: در برخی مواقع شرکت‌های پخش عملکرد نامطلوبی در قبال نیروهای فروش دارند. از جمله این موارد می‌توان به عدم پرداخت به موقع حقوق و پورسانت فروش، عدم بیمه کارکنان و در نظر نگرفتن اضافه کاری، کاهش اختیارات آنها و گاها برخوردهای توهین‌آمیز اشاره کرد.
- انتظارات نامعقول از ویزیتورها: از دیگر سختی های شغل ویزیتوری است است که گاهی ممکن است مدیران یا سرپرستان فروش و شرکت‌های پخش انتظارات نامعقولی از آنها داشته باشند. از جمله می‌توان به فروش بالا در ماه‌های ابتدایی فعالیت، فعالیت بدون پرداخت هزینه ایاب و ذهاب کافی، منوط کردن پرداخت حقوق به تسویه حساب کامل با مشتریان اشاره کرد.
مهمترین اصول و وظایف ویزیتوری که هر ویزیتور باید بداند چیست؟
وظایف ویزیتور می‌تواند بسته به نوع سازمان متفاوت باشد. برای نمونه وظایف و اصول وزیتوری در یک شرکت پخش دارویی در برخی مواقع با وظایف آنها در یک شرکت پخش مواد غذایی متفاوت است. از جمله اینکه ویزیتور شرکت پخش دارویی باید بتواند با نمایندگان علمی یا مدیکال رپ سازمان ارتباط و هماهنگی داشته باشد. این در حالی است که این وظیفه در شرکت پخش مواد غذایی برای ویزیتور تعریف نشده است.
با این حال، ما دو بخش از وظایف فروشندگان حضوری اشاره می‌کنیم. بخش اول وظایف کلی آنها و بخش دیگر وظایف تخصصی‌تر مربوط به وزیتوری است. بهتر است این وظایف به شکل کتبی توسط شرکت یا مدیر فروش مویرگی و سرپرست فروش مشخص شود.
وظایف ویزیتور می‌تواند بسته به نوع سازمان متفاوت باشد. برای نمونه وظایف و اصول وزیتوری در یک شرکت پخش دارویی در برخی مواقع با وظایف آنها در یک شرکت پخش مواد غذایی متفاوت است.
شرح وظایف عمومی یک ویزیتور و کارشناس فروش حضوری
وظایف ویزیتور می‌تواند بسته به نوع سازمان متفاوت باشد. برای نمونه وظایف و اصول وزیتوری در یک شرکت پخش دارویی در برخی مواقع با وظایف آنها در یک شرکت پخش مواد غذایی متفاوت است.
- مراجعه حضوری به مشتریان از پیش تعیین شده
- توانایی مذاکره موثر و ایجاد زمینه‌های فروش در پایانههای فروش
- تسلط کامل بر محصولات و ارائه توضیحات مناسب به مشتریان
- پاسخگویی تلفنی به مدیران سازمان یا مشتریان
- شناسایی مشتریان جدید و اضافه کردن آنها به لیست مشتریان
- ثبت و پیگیری تغییرات مربوط به منطقه فروش، مشتریان و شرایط بازار و سپس ارائه گزارش به مدیر فروش
- ایجاد سرنخ فروش و تلاش برای تبدیل سرنخ به فرصت از طریق پیگیری و ترغیب مشتریان
- دریافت مبلغ یا تسویه حساب فاکتورهای فروخته شده در زمان مقرر آنها
- حضور در شرکت در مواقع نیاز و شرکت در دوره‌های آموزشی در صورت نیاز
- ثبت و ضبط نیازها و دغدغه‌های اصلی مشتریان و ارائه گزارش آن به شکل مکتوب
- بررسی و کنترل وضعیت موجودی و آمار فروش در دوره‌های مختلف
- زمان‌بندی یک دوره بازدید متناسب با تعداد مبادی فروش
بخش مهمی از وظایف ویزیتور در حین مسیر تعیین شده باید انجام شود. در واقع اصلی‌ترین و عملیاتی‌ترین فعالیت‌های کارشناس فروش حضوری در طول مسیر ویزیت است که به برخی از آنها اشاره می‌کنیم:
- ارائه اطلاعات کامل مربوط به مشتریان به سازمان، از جمله نام متصدی، اطلاعات تماس و آدرس و وضعیت مالکیت یا مستاجر
- دریافت سفارش محصولات از مشتریان و ارسال آنها به واحد فروش
- مراجعه به تمام پایانههای فروش و فروشگاه‌ها طبق برنامه تور ویزیت و مسیربندی ویزیت براساس مسیربندی ویزیت، برای هر کارشناس فروش یک منطقه مشخص تعیین می‌شود که باید آن را پوشش دهد. با این کار سازمان‌ها از پوشش مناطق فروش اطمینان حاصل میکنند.
- معمولا سازمان‌ها اهدافی برای فروش مبلغی و میزان پوشش فروش در منطقه تعریف میکنند که لازم است این اهداف توسط ویزیتورها دنبال شود.
- یکی از مهمترین وظایف ویزیتورها، آشنایی با محصولات سازمان و پروموشن‌های آنها است. بنابراین ویزیتور لازم است از تغییرات قیمت و سایر پروموشن‌ها مطلع باشد و آنها را به عرض مشتری برساند.
تکنیک های ویزیتوری که هر وزیتور موفق باید بداند
واقعیت آن است که کار ویزیتوری پیچیده‌تر از آن است که بخواهیم صرفا با برخی موارد کلی وظایف آن را مشخص کنیم. اما برای داشتن یک ویزیت مناسب، باید چندین گام را در ذهن داشته باشید که در ادامه به آنها اشاره می‌کنیم.
1. آماده‌سازی (Preparation): این گام بیشتر در ذهن ویزیتور شکل می‌گیرد. در این مرحله باید اطلاعاتی کامل از مسیر، جایگاه‌های فروش به دست آورد و زمان‌بندی هر ویزیت مشخص شود. در این مرحله باید بتوان به این سوالات پاسخ داد که هدف از این ویزیت چیست و چه دستاوردی قرار است داشته باشد؟ کدام کالاها را قرار است معرفی کنیم، لیست تخفیف‌ها به چه شکل است و مواردی از این قبیل.
2. بررسی موقیعیت جایگاه فروش (Qualifying): برای ویزیت موثر باید درک درستی از جایگاه فروش از جنبه‌های مختلف داشت و گردآوری تمام اطلاعات مختلف از جایگاه به فروش بهتر کمک می‌کند. از جمله اینکه تصمیم‌گیرندگان جایگاه چه کسانی هستند؟ چه محصولاتی باید به آنها عرضه شود و نیازهای خاص آنها چیست؟
3. تماس اولیه و معرفی محصول (Greeting and Inroduction): اولین تماس با جایگاه فروش اهمیت بسزایی دارد. در این مرحله ضمن معرفی خود، سازمان و محصول، باید بتوان شناخت خوبی از مشتری نیز به دست آورد. شناخت مخاطب اصلی در جایگاه، توجه به چیدمان و دکور جایگاه، اطلاع از چشم‌انداز آنها برای آینده، توجه و تاکید بر نقاط مشترک طرفین و زمینه‌سازی فروش در این مرحله باید انجام شود.
4. بررسی دیدگاه مشتری (Surveying): یکی از تکنیک های ویزیتوری مهم، درک کردن مشتری و استفاده از قانون پارتو برای اختصاص 80 درصد زمان به گوش دادن به صحبت‌های مشتری است. تمرکز یک ویزیتور موفق در این مرحله باید این باشد که مشکلات، موضوعات و چالش‌های مهم برای مشتری چیست؟ تکنیک‌های مذاکره و برقراری ارتباط موثر در این مرحله می‌تواند بسیار کمک کند.
5. مدیریت اعتراضات (Handling Objections): یک ویزیتور موفق همواره باید برای اعتراضات و انتقادات مشتری از محصول یا سازمان آماده باشد و تلاش کند تا آنها را از جایگاه واگرایی به جایگاه همگرایی سوق دهد. از این رو بهتر است ضمن داشتن آمادگی، از دانش کافی در مورد محصولات و سازمان خود و احیانا مشکلات مربوط به آنها اطلاع داشته باشد. راهکارهای خود را برای رفع این مشکلات ارائه دهد و از همه مهم‌تر پیگیر مشکلات مشتریان باشد.
6. چگونگی معرفی محصول (Presentation): تاکید بر مزایای اصلی محصول و خدمات شرکت، وظیفه اصلی یک ویزیتور موفق در این مرحله است. در این مرحله ویزیتور باید از صحبت‌های کلی پرهیز کرده و بیشتر بر روی مزایای محصول برای مشتری صحبت کند. چنانچه در مراحل قبل نیاز مشتری را به خوبی درک کرده باشد، در این مرحله بهتر می‌تواند محصولات خود را در راستای پاسخ به نیاز آنها ارائه کند.
7. جمع‌بندی و قطعی کردن فروش (Conclusion): این مرحله در واقع ماحصل تمام اقداماتی است که در مراحل قبل انجام داده که همان سفارش کالا توسط مشتری است. بنابراین باید دقت کرد که بر سر سفارش چه محصولاتی و برای چه زمانی توافق شده است؟
8. موجودی‌گیری و رسیدگی به وضعیت کالاها در جایگاه (Merchandising & Inventory): در این مرحله پس از کسب اجازه از مدیر فروشگاه، اقدام به انجام برخی فعالیت‌های درون فروشگاهی می‌شود. با مشاهده چیدمان و محصولات درون فروشگاه می‌توانید به اطلاعات خوبی دست پیدا کنید. از جمله تعداد و نوع چیدمان رقبا، برآورد موجودی لازم تا ویزیت بعدی، اجرای اقدامات لازم برای در دسترس قرار دادن کالا طبق توافق طرفین، فضاسازی و نمایش کالاها در محیط فروشگاه و مواردی از این قبیل.
9. گزارش‌گیری و ارزیابی عملکرد (Assessment & Reporting): بعد از پایان ویزیت حتما باید اسناد، فرم‌ها و گزارش‌های موجود به ویزیت تکمیل شوند. در غیر این صورت صحبت‌ها و مکالمات انجام شده فراموش می‌شود. ارزیابی عملکرد فردی و ارزیابی عملکرد سازمانی معمولا در این مرحله انجام می‌شود.
10. ارتباط با مشتریان (Follow up & Customer Maintenance): ایجاد ارتباط دائمی با مشتریان، توجه به دغدغه‌ها و نیازهای در حال تغییر آنها و تمرکز بر روی وفادارسازی مشتریان از جمله اهدافی است که یک ویزیتور خوب در این مرحله باید مدنظر داشته باشد.
مهمترین ملزومات همراه یک ویزیتور چیست؟
یک ویزیتور بر حسب نیاز و براساس نوع فعالیت ممکن است که ملزومات مختلفی همراه خود داشته باشد. ما به شکل کلی به برخی از مهمترین آنها اشاره می‌کنیم.
- کارت ویزیت یا کارت شناسایی: لازم است ویزیتورها برای جلب اعتماد مشتریان، کارت ویزیت سازمانی داشته باشند.
- نمونه محصول: برخی اوقات برای آشنایی مشتریان با محصولات جدید، بهتر است نمونه‌ای از محصولات همراه ویزیتور باشد.
- نقشه‌های منطقه‌ای: برای دسترسی به مشتریان مناطق فروش، بهتر است ویزیتورها از ابزار مسیربندی و نمایش نقشه استفاده کنند. این کار علاوه بر جلوگیری از اتلاف زمان ویزیتور، فرایند سفارش‌گیری را آسان می‌کند.
- تبلت و موبایل: ویزیتورها برای ثبت سفارشات و اطلاعات مشتریان، نیاز به همراه داشتن یک گوشی همراه هوشمند یا تبلت دارند که اطلاعات مورد نیاز سازمان را در برنامه ویزیت ثبت کنند. در این زمینه نرم افزار اپلیکیشن ویزیتوری می‌تواند در فرایندهای فروش و پخش سازمان ها عملکرد مثبت و بسزایی داشته است.
- کاتالوگ و لیست محصولات: از دیگر ملزومات مهم، آگاهی از محصولات و به همراه داشتن کاتالوگ آنها، لیست قیمت و پروموشن‌ها برای عرضه به مشتریان است.
راز موفقیت در ویزیتوری؛ مهارت‌های مورد نیاز یک ویزیتور حرفه‌ای چیست؟
یک ویزیتور حرفه‌ای باید از چندین جنبه شایستگی‌ها و توانایی‌های لازم را داشته باشد. بخشی از آن مربوط به ویژگی‌های شخصیتی و همچنین ویژگی‌های تکنیکی است. از طرف دیگر یک ویزیتور موفق باید از برخی مهارت‌ها برخوردار باشد تا بتواند فعالیت ویزیت را به خوبی پیش ببرد.
داشتن اطلاعات کافی از محصولات و ارائه مناسب این اطلاعات به مشتریان یکی از مهمترین تکنیک های ویزیتوری است.
مهارت‌های فنی فروش و فروشندگی
اقدامات و فعالیت‌هایی که در صورت انجام به موقع و درست آنها منتج به نتیجه مشخص یعنی فروش می‌شود. این مهارت‌ها با سعی و خطا، کسب تجربه و همچنین شرکت در دوره‌های آموزشی کسب می‌شود.
مهارت محصول شناسی
یک ویزیتور حرفه‌ای باید محصولات شرکت را به خوبی بشناسد و بتواند مزایای مختلف آنها را برای مشتریان بازگو کند. برای تسلط بر ویژگی‌های فنی محصول و عملکرد و کارکرد آنها برای پاسخ به نیاز مشتری بهتر است که ویزیتورها در دوره‌های آموزشی مرتبط شرکت کنند.
مهارت منطقه شناسی
یکی از مهمترین مهارت‌ها و تکنیک های ویزیتوری این است که نسبت به بازار، محله، شهر، منطقه و استان محل فعالیت خود تسلط کامل داشته باشد و بتواند مناطق را براساس فاکتورهای مختلف دسته‌بندی کند.
مهارت شرکت شناسی
هر کدام از شرکت‌های پخش، ماموریت‌ها و اهداف خاص خود را دارند که درک آنها توسط ویزیتور بسیار مهم است. مطالعه آیین‌نامه‌های داخلی، بیانیه و چشم‌انداز ماموریت در کنار آشنایی با چارت سازمانی شرکت پخش مویرگی و شرح وظایف افراد می‌تواند در این زمینه کمک کند.
ویژگی‌های شخصیتی و تکنیکی یک ویزیتور خوب
موفقیت در ویزیتوری علاوه بر داشتن برخی مهارت‌ها، نیازمند برخی ویژگی‌های شخصیتی و کسب برخی تکنیک‌ها نیز است. این ویژگی‌ها و تکنیک های ویزیتوری می‌توانند از یک صنعت و سازمان نسبت به سازمان پخش دیگر اندکی با هم متفاوت باشند. با این حال، ما به برخی از مهمترین ویژگی‌های یک ویزیتور موفق اشاره می‌کنیم.
- ویژگی‌های ظاهری ویزیتور: پوشش و ظاهر مناسب می‌تواند نقش به سزایی در ایجاد ارتباط اولیه با مخاطب داشته باشد. معمولا توصیه ویزیتورهای حرفه‌ای این است که لباس مرتب و متناسب با عرف جامعه پوشیده شود. لباسی که در عین راحتی حین کار، با استانداردهای عرفی جامعه و همچنین سازمان نیز همخوانی داشته باشد. برای نمونه بهتر است از لباس بسیار غیررسمی، اسپرت، انواع زیورآلات و همچنین آرایش غلیظ پرهیز کرد.
- قدرت ارتباطات و توانایی مذاکره موثر: توانایی برقراری ارتباط و مذاکره موثر نقش اساسی در کار ویزیتوری دارد. او باید بتواند با طیف وسیعی از مشتریان در مناطق مختلف شهر و با فرهنگ‌ها و ویژگی‌های مختلف ارتباط برقرار کند. از این رو یک ویزیتور موفق باید تا حد قابل قبولی از فن سخنوری، نقدپذیری و فن بیان برخوردار باشد. برای نمونه یک فرد برون‌گرا معمولا شانس بیشتری به نسبت یک فرد درون‌گرا برای موفقیت در ویزیتوری دارد.
- گوش دادن موثر و روحیه پرسش‌گری: یکی از مهمترین تکنیک های فروش ویزیتوری توانایی گوش دادن موثر است. در مذاکره با مشتریان بهتر است با استفاده از قانون پارتو، حدود 80 درصد زمان را به گوش دادن اختصاص داده و 20 درصد باقیمانده را صرف صحبت کردن کرد. البته هرگونه صحبت کردنی نمی‌تواند موثر باشد. ویزیتور باید یاد بگیرد که سوالات درست و به جا از مشتری بپرسد. تقویت روحیه پرشسگری به موقع کمک می‌کند تا نیازهای مشتریان را بهتر شناسایی کرد.
- تسلط به نامه‌نگاری و فروش تلفنی: تسلط به نامه‌نگاری حرفه‌ای، توانایی نوشتن و رعایت قواعد نامه‌نگاری یکی دیگر از ویژگی‌های ضروری است که یک ویزیتور موفق باید آن را در خود تقویت کند. ضمن آنکه در بسیاری از مواقع ممکن است که مشتریان در خارج از ساعات اداری با ویزیتورها تماس بگیرند. بنابراین یادگیری اصول فروش تلفنی و حتی تسلط به برخی ابزارهای دیجیتال مانند شبکه‌های اجتماعی نیز امروزه بسیار حائز اهمیت شده است.
- قدرت برنامه‌ریزی: برنامه‌ریزی نقش به سزایی برای موفقیت در ویزیتوری دارد. بهتر است یک برنامه و روتین روزانه تهیه کرده و هر روز براساس آن پیش رفت. برنامه‌ای که در آن مسیرهای روزانه برای ویزیت مشخص بوده و نکات مهم مرتبط با هر مسیر و جایگاه فروش در نظر گرفته شود. این کار معمولا توسط مدیر فروش یا سرپرست فروش و به کمک نرم افزار پخش انجام می‌شود.
- احترام به فرهنگ رایج مشتریان: در اکثر اوقات ویزیتورها به مناطقی مراجعه میکنند که الزاما محل سکونت آنها نیست. از این رو باید از قبل با بافت فرهنگی آن مناطق و ویژگی‌های اجتماعی آن آشنا شوند. این موضوع خصوصا برای تهران و کلان‌شهرها که بافت اجتماعی محلات مختلف با هم تفاوت دارد، بسیار حائز اهمیت است.
- عدم ایجاد مزاحمت در فروش مشتری: ممکن است به هنگام مراجعه به پایانههای فروش، مسئولان فروشگاه با مشتریان خود در حال گفتگو باشند. در اینگونه مواقع بهتر است که به هیچ وجه مزاحمتی در فرایند فروش مشتری ایجاد نشود. بنابراین بهتر است زمانی به مدیر پایانه فروش مراجعه کرد که معمولا خلوت‌تر بوده و مشتریان کمتری دارند.
راهکار پخش همکاران سیستم؛ دستیار مناسب ویزیتورها و مدیران پخش
در کنار همه موارد ذکر شده، داشتن یک سیستم سفارش‌گیری جامع و یکپارچه می‌تواند سرعت عمل ویزیتور را بالا برده و به او در حفظ آرامش، دموی محصولات، آگاهی از آخرین وضعیت مشتریان و پروموشن‌های فروش کمک کند.
مجموعه نرم افزار پخش راهکاران، از جمله سیستم‌های یکپارچه است که فرایند ثبت اطلاعات مشتریان، سفارش‌گیری، تهیه گزارش از آخرین وضعیت مشتریان، آگاهی از موجودی محصولات در لحظه، آگاهی از آخرین تغییرات قیمت محصولات و پروموشن‌ها و سایر موارد را تسهیل کرده است.
این مجموعه شامل نرم افزار پخش مویرگی (با پوشش فرایندهای سرد و گرم)، موبایل سرویس ویزیت و سفارش‌گیری، موبایل سرویس توزیع، وصول و فروش گرم، سهمیه‌بندی محصولات، مدیریت ظروف امانی، مدیریت اطلاعات جغرافیایی مشتریان و نرم افزار محاسبه پورسانت است. برای دریافت اطلاعات و مشاوره رایگان با ما در تماس باشید.
در پایان باید اشاره کنیم که چنانچه در مورد فعالیت ویزیتوری، اصول، وظایف و سایر نکات مرتبط با این مقاله سوال یا ابهامی دارید حتما در بخش نظرات این مقاله برای ما ارسال کنید که به آن پاسخ دهیم.
منابع:
- مدیریت کانال‌های توزیع و فروش؛ با تاکید بر پخش مویرگی. تالیف: دکتر محمد حقیقی، رضا نویدی نکو، محمود زمانی
- مهندسی فروش، نگرشی نو بر فرایند فروش و پخش مویرگی با رویکرد بازار ایران. احمد صفار، فرامرز عیب‌پوش
نویسنده همکار: فاطمه فراهانی