|
|
معرفي
|
امروزه ارتباطات و مكاتبات اداري در سازمانها و موسسات اقتصادي به كلي متحول شده است، به گونهاي كه ديگر فرآيندهاي كند و زمانبر اداري پذيرفتني نيست. بر اين اساس، ضرورت دارد تا ابزاري فراهم شود كه با بهرهجويي از آن بتوان با سرعت و دقت به انجام فرآيندهاي اداري و پاسخگويي به موقع به آنها پرداخت.
بدين منظور، استفاده از سيستم اتوماسيون اداري به عنوان روشي نوين، از سويي به جريان كار سرعت ميبخشد و از سوي ديگر، با جمع آوري اطلاعات مجموعهي فعاليتهاي سازمان و طبقهبندي آنها، بستر مناسبي را براي سرعت بخشيدن به امور روزمره فـراهم ميسازد.
نرمافزار اتوماسيون اداري به عنوان بخشي از سيستم يكپارچه اطلاعات مديريت همكاران سيستم، با بررسي مدلهاي فعاليت سازمانهاي بخش عمومي و موسسات صنعتي و بازرگاني طراحي و توليد شده است و ميتواند به خوبي پاسخگوي نيازهاي ياد شده باش
|
|
امکانات و ويژگي هاي اصلي نرم افزار
|
- تعريف سازمان و تشكيلات، مشاغل و پستهاي سازماني
- معرفي طرف مكاتبات (اشخاص و شركتها)
- تنظيم شمارههاي انديكاتور بر حسب تركيبات مختلف توسط كاربر
- تعين حقوق دسترسي كاربران ( به صورت گروهي)
- پشتيباني دبيرخانههاي متمركز و غير متمركز
- تعريف فعاليتهاي مشخص همچون ارجاع خودكار رونوشت، ارجاع خودكار به مسئول چاپگر
- ثبت مشخصات نامههاي وارده
- خواندن نامه از طريق اسكنر و فاكس
- تعيين محرمانه بودن، اصل يا رونوشت بودن، عطف، پيرو، بازگشت و پيوستهاي نامههاي وارده
- توزيع نامه بين گيرندگان داخلي سازمان
- رديابي فيزيك نامه تا مرحله بايگاني يا خروج دوباره از بايگاني
- تعريف گيرندگان رونوشت نامه
- ثبت مشخصات نامههاي صادره و الصاق متن نامه ثبت شده در نرم افزار
- دريافت متن به صورت صدا، فايل و ...
- تعيين محرمانه بودن ، عطف، پيرو، بازگشت و پيوستها و شيوهي ارسال نامه هاي صادره
- ارسال نامهي صادره از طريق فاكس و پست الكترونيكي( Email ) و امضاي الكترونيكي آن
- استفاده از الگوهاي از پيش تعريف شده (Template) و (Bookmarks)
- ارسال و دريافت الكترونيكي نامه به سازمانهاي مختلف استفاده كننده از سيستم
- اتوماسيون اداري (Data Packeting )
- خواندن هر نوع فايل از طريق Browser
- پيگيري و كنترل مكاتبات داخلي بين واحدها
- طبقه بندي مكاتبات بر حسب موضوع و قراردادن نامهها در پروندههاي شخصي
- ارجاع كار توسط يك پست سازماني براي پستهاي ديگر و كنترل آن توسط حقوق
- دسترسي و تعيين پيگيري كنندهي كارها
- تعيين تاريخ شروع اقدام، تاريخ انتظار پاسخ، دوره پيگيري، اولويت انجام كار، وضعيت كار و انواع اقدام
- قرار دادن كار در پروندههاي شخصي
- ثبت يادآوري و پاسخهاي متعدد براي كار ارجاع شده
- تعريف كليدواژهها توسط كاربر
- تعيين شخص جانشين
- خلاصه كارتابل بر اساس اولويت و نوع ارجاع
- ارسال نامه به گيرندگان مختلف (Mail Merge)
- پاراف نامه با قلم نوري
- رعايت سلسله مراتب در ارجاعات
- پيوست كار (ضميمه)
- ارسال پيام اطلاعاتي در سطح گروها، واحدها و كاربران از طريق متن، صوت، تصوير و ...
- ايجاد يادداشتها و كارهاي شخصي
- تنظيم قرار در تقويم شخصي
- برنامه هشدار
- اتصال به شبكهي پيام دول
|
|
گزارش ها
|
- موسسات و افراد طرف مكاتبه
- دفتر انديكاتور
- گزارشهاي اجرايي ، نموداري و مديريتي
- مكاتبات بدون پاسخ
- پيامها و دستورات
- حقوق دسترسي نامهها
- گردش كلي نامه در سازمان
|