دسترسي آسان از هر نقطه‌ي جغرافيايي و كارتابل آفلاين

به‌كارگيري اتوماسيون اداري تحت وب همكاران سيستم، به همراه كارتابل آفلاين، امكان دسترسي آسان به مكاتبات از هر نقطه جغرافيايي را براي كاربران فراهم مي‌كند.

 به اين ترتيب، با اين سيستم تحت وب مي‌توانيد به‌جاي كارتابل‌ها و زونكن‌هاي فيزيكي از كارتابل‌هاي مجازي سود ببريد. دسترسي به كارتابل شما از طريق اينترنت محدوديت‌هاي مكاني را از بين مي‌برد و لزومي به حضور هميشگي در محيط كار جهت رسيدگي به مكاتبات وجود ندارد. اين امر به تحقق دوركاري كمك مي‌كند.

افزون بر اين و در صورت عدم دسترسي به اينترنت شما مي‌توانيد از كارتابل آفلاين سود ببريد. با اين ابزار، مي‌توانيد در هر نقطه‌اي از جهان به نامه‌ها و ارجاع‌هاي خود دسترسي داشته باشيد و عملياتي از قبيل ديدن نامه‌ها و ارجاع كارها به همراه پاراف را بدون نياز به اينترنت انجام دهيد. سپس و در اولين دسترسي به اينترنت انتقال مجموعه عملياتِ انجام شده به سيستم تحت وب امكان‌‌پذير خواهد بود.

 افزايش بهره‌وري و صرف وقت براي كارهاي كليدي در سازمان

سيستم يكپارچه مكاتبات اداري با مديريت گردش انواع نامه‌ها و فرم‌ها و ساماندهي جلسات و قرار‌ها موجب آسان‌سازي در امور سازماني و صرفه‌جويي در هزينه و زمان مي‌شود. 

از جمله امكانات سيستم اتوماسيون اداري تحت وب همكاران سيستم براي افزايش بهره‌وري در سازمان، عمليات اتوماتيك است. با اين امكان، كارهاي روزانه شما به صورت خودكار انجام مي‌شود و گردش كارها تسهيل مي‌گردد. به اين ترتيب، شما مي‌توانيد از زمان خود براي انجام فعاليت‌هاي مهم‌تر در سازمان سود ببريد. در واقع عمليات خودكار، امكان انجام چند كار تكراري را تنها با زدن يك دكمه ممكن مي‌سازد.

همچنين با سامانده شخصي شما مي‌توانيد تنظيم، ثبت و نگهداري، برگزاري و پيگيري جلسات را همراه با امكاناتي از قبيل جستجوي زمان آزاد، دعوت و ارسال دستورجلسه، يادآوري به دعوت‌شدگان، بايگاني صورت‌جلسات، تخصيص فعاليت‌هاي مرتبط به كاربران، كنترل پيشرفت وظايف محوله و ... با سيستم انجام دهيد.

افزون بر اين، فرمساز موجود در سيستم اتوماسيون تحت وب همكاران سيستم ابزاري قوي در جهت توليد، ثبت، نگهداري، گردش و بازيابي اطلاعات است. با استفاده از اين ابزار مدير سيستم به راحتي و در محيطي با زبان فارسي و به شيوه‌اي آسان فرم‌ها را طراحي كرده و اطلاعات وارد شده را مديريت و كنترل مي‌كند.

 تعامل الكترونيك برون‌سازماني با امنيت بالا

ارسال‌ و پيگيري نامه‌هاي ارباب رجوع از طريق زيرسيستم گيشه‌ی مكاتبات الكترونيك و استفاده از تبادل الكترونيك مكاتبات با سازمان‌هاي طرف مكاتبه دامنه كاربرد نرم افزار اتوماسيون اداري تحت وب همكاران سيستم را تا خارج از مرزهاي سازمان گسترش داده است.  

امكانات سيستم براي دولت الكترونيك

از جمله امكانات سيستم اتوماسيون اداري تحت وب همكاران سيستم براي ارتباطات برون‌سازماني گيشه مكاتبات الكترونيك ارباب رجوع است. اين زيرسيستم، درگاهي است براي برقراري ارتباط ارباب رجوع يا مشتريان با سازمان. با اين زيرسيستم، شما مي‌توانيد فرم‌هاي مورد نياز خود را طراحي و در اختيار مشتري يا ارباب‌رجوع قرار دهيد. از جمله ويژگي‌هاي آن قابليت دسترسي در همه جاي كشور با استفاده از اينترنت است. علاوه بر اين، اطلاع‌رساني آن از طريق سايت، تلفن گويا و يا پست الكترونيكي صورت مي‌گيرد.

همچنين با تبادل الكترونيك مكاتبات، گامي اساسی در حركت به سمت دولت الكترونيك برداشته شده است .ارسال و دريافت نامه‌ها از طريق پست الكترونيك و بر اساس پروتكل ECE امكان تعامل الكترونيك با ديگر سازمان‌ها را در سيستم اتوماسيون تحت وب همكاران سيستم فراهم كرده است. از ديگر امكانات اين سيستم امكان اتصال به سيستم پيام دولت است.

امكانات سيستم براي امنيت مكاتبات

سيستم اتوماسيون اداري تحت وب همكاران سيستم با تمهيدات امنيتي چون احراز هويت دو عامله، رويدادنگاري، كنترل دسترسي به منابع و قابليت استفاده از بسترهاي امن ارتباطي صحت و امنيت مكاتبات سازمان را تامين مي‌كند:   

احراز هويت امن- سيستم اتوماسيون اداري تحت وب همکاران سيستم با امكان تصديق هويت دو‌عامله، امنيت سيستم را بالا برده به كاربران امكان مي‌دهد كه با اطمينان بيشتري كار كنند. در اين راه‌حل از توكن‌هاي سخت‌افزاري، به عنوان عامل دوم امنيت، افزون بر كلمه عبور كاربر استفاده مي‌شود.

رويدادنگاري- تمامي رويداد‌هاي سيستم از ورود و خروج كاربران تا عمليات ويرايش و حذف موجوديت‌هاي سيستم، همراه با زمان، نام كاربري و شرح انجام آن به طور خودكار در سيستم ثبت مي‌شود.

حقوق دسترسي به منابع- انواع دسترسي به منابع سيستم به طور كلي و جزئي (در سطح ركورد) در دو سطح كاربران و گروه‌هاي كاربري قابل تعريف است.

ايجاد بستر امن ارتباطي- با استفاده از پروتكل امن SSL، مي‌توان امنيت انتقال داده‌ها را در نرم‌افزار اتوماسيون اداري تحت وب همكاران سيستم تامين كرد.