دسترسی آسان از هر نقطه‌ی جغرافیایی و کارتابل آفلاین

به‌کارگیری اتوماسیون اداری تحت وب همکاران سیستم، به همراه کارتابل آفلاین، امکان دسترسی آسان به مکاتبات از هر نقطه جغرافیایی را برای کاربران فراهم می‌کند.

 به این ترتیب، با این سیستم تحت وب می‌توانید به‌جای کارتابل‌ها و زونکن‌های فیزیکی از کارتابل‌های مجازی سود ببرید. دسترسی به کارتابل شما از طریق اینترنت محدودیت‌های مکانی را از بین می‌برد و لزومی به حضور همیشگی در محیط کار جهت رسیدگی به مکاتبات وجود ندارد. این امر به تحقق دورکاری کمک می‌کند.

افزون بر این و در صورت عدم دسترسی به اینترنت شما می‌توانید از کارتابل آفلاین سود ببرید. با این ابزار، می‌توانید در هر نقطه‌ای از جهان به نامه‌ها و ارجاع‌های خود دسترسی داشته باشید و عملیاتی از قبیل دیدن نامه‌ها و ارجاع کارها به همراه پاراف را بدون نیاز به اینترنت انجام دهید. سپس و در اولین دسترسی به اینترنت انتقال مجموعه عملیاتِ انجام شده به سیستم تحت وب امکان‌‌پذیر خواهد بود.

افزایش بهره‌وری و صرف وقت برای کارهای کلیدی در سازمان

سیستم یکپارچه مکاتبات اداری با مدیریت گردش انواع نامه‌ها و فرم‌ها و ساماندهی جلسات و قرار‌ها موجب آسان‌سازی در امور سازمانی و صرفه‌جویی در هزینه و زمان می‌شود. 

از جمله امکانات سیستم اتوماسیون اداری تحت وب همکاران سیستم برای افزایش بهره‌وری در سازمان، عملیات اتوماتیک است. با این امکان، کارهای روزانه شما به صورت خودکار انجام می‌شود و گردش کارها تسهیل می‌گردد. به این ترتیب، شما می‌توانید از زمان خود برای انجام فعالیت‌های مهم‌تر در سازمان سود ببرید. در واقع عملیات خودکار، امکان انجام چند کار تکراری را تنها با زدن یک دکمه ممکن می‌سازد.

همچنین با سامانده شخصی شما می‌توانید تنظیم، ثبت و نگهداری، برگزاری و پیگیری جلسات را همراه با امکاناتی از قبیل جستجوی زمان آزاد، دعوت و ارسال دستورجلسه، یادآوری به دعوت‌شدگان، بایگانی صورت‌جلسات، تخصیص فعالیت‌های مرتبط به کاربران، کنترل پیشرفت وظایف محوله و ... با سیستم انجام دهید.

افزون بر این، فرمساز موجود در سیستم اتوماسیون تحت وب همکاران سیستم ابزاری قوی در جهت تولید، ثبت، نگهداری، گردش و بازیابی اطلاعات است. با استفاده از این ابزار مدیر سیستم به راحتی و در محیطی با زبان فارسی و به شیوه‌ای آسان فرم‌ها را طراحی کرده و اطلاعات وارد شده را مدیریت و کنترل می‌کند.

تعریف جریان کاری، این امکان را می‌دهد تا فرم‌ها به طور خودکار در مسیر تعریف شده با توجه به دسترسی‌ها اعمال شده گردش داشته باشند و در هر مرحله با توجه به وضعیت فرم تکمیل گردند.

تعامل الکترونیک برون‌سازمانی با امنیت بالا

ارسال‌ و پیگیری نامه‌های ارباب رجوع از طریق زیرسیستم گیشه‌ی مکاتبات الکترونیک و استفاده از تبادل الکترونیک مکاتبات با سازمان‌های طرف مکاتبه دامنه کاربرد نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب همکاران سیستم را تا خارج از مرزهای سازمان گسترش داده است.

امکانات سیستم برای دولت الکترونیک

از جمله امکانات سیستم اتوماسیون اداری تحت وب همکاران سیستم برای ارتباطات برون‌سازمانی گیشه مکاتبات الکترونیک ارباب رجوع است. این زیرسیستم، درگاهی است برای برقراری ارتباط ارباب رجوع یا مشتریان با سازمان. با این زیرسیستم، شما می‌توانید فرم‌های مورد نیاز خود را طراحی و در اختیار مشتری یا ارباب‌رجوع قرار دهید. از جمله ویژگی‌های آن قابلیت دسترسی در همه جای کشور با استفاده از اینترنت است. علاوه بر این، اطلاع‌رسانی آن از طریق سایت، تلفن گویا و یا پست الکترونیکی صورت می‌گیرد. 

امکان ارجاع بین سیستم‌های اتوماسیون اداری همکاران سیستم، سازمان‌های مادر را قادر می‌سازد تا سریع‌تر و آسان‌تر و به طور مستقیم با اشخاص سازمان‌های زیرمجموعه خود مکاتبه نمایند.

همچنین با تبادل الکترونیک مکاتبات، گامی اساسی در حرکت به سمت دولت الکترونیک برداشته شده است .ارسال و دریافت نامه‌ها از طریق پست الکترونیک و بر اساس پروتکل ECE امکان تعامل الکترونیک با دیگر سازمان‌ها را در سیستم اتوماسیون تحت وب همکاران سیستم فراهم کرده است. از دیگر امکانات این سیستم امکان اتصال به سیستم پیام دولت است.

امکانات سیستم برای امنیت مکاتبات

سیستم اتوماسیون اداری تحت وب همکاران سیستم با تمهیدات امنیتی چون احراز هویت دو عامله، رویدادنگاری، کنترل دسترسی به منابع و قابلیت استفاده از بسترهای امن ارتباطی صحت و امنیت مکاتبات سازمان را تامین می‌کند:

• احراز هویت امن

  سیستم اتوماسیون اداری تحت وب همکاران سیستم با امکان تصدیق هویت دو‌عامله، امنیت سیستم را بالا برده به کاربران امکان می‌دهد که با اطمینان بیشتری کار کنند. در این راه‌حل از توکن‌های سخت‌افزاری، به عنوان عامل دوم امنیت، افزون بر کلمه عبور کاربر استفاده می‌شود. از توکن می‌توان برای امضای دیجیتال نیز استفاده کرد. این امضا به منظور تایید دیجیتال اسناد در گردش سازمان و تعیین هویت امضا کننده است.

• رویدادنگاری

  تمامی رویداد‌های سیستم از ورود و خروج کاربران تا عملیات ویرایش و حذف موجودیت‌های سیستم، همراه با زمان، نام کاربری و شرح انجام آن به طور خودکار در سیستم ثبت می‌شود.

• حقوق دسترسی به منابع

  انواع دسترسی به منابع سیستم به طور کلی و جزئی (در سطح رکورد) در دو سطح کاربران و گروه‌های کاربری قابل تعریف است.

  ایجاد بستر امن ارتباطی- با استفاده از پروتکل امن SSL، می‌توان امنیت انتقال داده‌ها را در نرم‌افزار اتوماسیون اداری تحت وب همکاران سیستم تامین کرد.